모든 사업주가 알아야 할 근무 시간표 혜택

소개

현대의 비즈니스 환경에서 직원의 업무 시간을 추적하는 것은 매우 중요한 의미를 갖습니다. 리소스가 어떻게 활용되고 있는지, 다양한 프로젝트에서 직원들의 시간이 어떻게 소비되는지에 대한 인사이트를 얻을 수 있기 때문입니다.

전통적으로 기업들은 근무 시간을 추적하기 위해 표 형식으로 근무 시간 데이터를 캡처하는 작업표에 크게 의존해 왔습니다. 하지만 기술의 발전과 함께 많은 디지털 성숙 조직이 필수적인 기능으로 인해 디지털 작업표로 전환했으며, 수익과 프로젝트 납품이 크게 개선되는 것을 목격했습니다.

따라서 이 블로그에서는 직원을 위한 작업표 활용의 주요 이점과 급여 처리를 간소화하고 팀의 생산성을 개선하며 고객 및 팀과의 긍정적인 관계를 조성하는 데 어떻게 도움이 되는지에 대해 설명합니다.

작업표란 무엇인가요?

작업표는 특정 기간 동안 직원의 총 근무 시간을 추적하는 데 사용하는 도구입니다. 기업은 작업표의 직원 근무 시간 데이터를 사용하여 급여를 처리하고, 고객에게 청구하고, 프로젝트 납기를 예상하고, 결근 패턴을 추적할 수 있습니다. 주로 세 가지 유형의 작업표가 기업에서 널리 사용됩니다:

종이 기반

인쇄 가능한 출퇴근 카드, 펀치 카드, 기록부 등 종이 기반의 근무 기록표는 직원의 근무 시간을 기록하는 데 가장 많이 사용되는 전통적인 방식입니다. 하지만 이러한 구식 근무표는 수작업으로 시간을 입력해야 하고 인적 오류, 데이터 보안 및 시간 도난이 발생하기 쉽습니다.

스프레드시트

스프레드시트는 작업표 레이아웃을 개혁하여 시간 관리 프로세스를 보다 체계적이고 간소화하며 덜 바쁘게 만들었습니다. 표 형식, 단순성, 사용 편의성 덕분에 스프레드시트, 특히 Excel 형식의 스프레드시트는 기업에서 가장 많이 찾는 작업표 솔루션 중 하나입니다. 실제로 기업에서는 다양한 형식으로 제공되는 Excel 작업표 템플릿을 사용해 일일/주간/월간 단위로 직원의 근무 시간을 추적할 수도 있습니다.

디지털 작업표

종이 기반 시스템과 스프레드시트는 기능 면에서 여러 가지 한계가 있었고 시간 도용, 데이터 보안, 데이터 입력 오류에 취약했기 때문에 시간 데이터를 정확하게 캡처할 뿐만 아니라 상세한 보고, 승인 경로, 검증 등의 다양한 기능을 제공하는 시간 추적 소프트웨어와 같은 디지털 근무 기록표가 등장했습니다.

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앞으로는 기업이 온라인 작업표라고도 하는 시간 추적 소프트웨어를 활용해야 하는 이유와 이를 통해 수익성과 역량을 향상시킬 수 있는 방법에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

모든 비즈니스 소유자가 알아야 할 10가지 근무 시간표 혜택 {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* 고객에 대한 정확한 청구

회계, 프리랜서 등 어떤 회사든 여러 프로젝트에서 작업한 시간을 추적하여 여러 고객에 대한 송장을 계산하는 것은 매우 중요합니다.

시간 단위로 고객에게 요금을 청구하는 비즈니스의 경우, 작업표는 고객을 위한 기록으로 사용되며 정확한 청구서를 생성하는 데 도움이 됩니다.

디지털 작업표는 기업이 여러 프로젝트에 걸쳐 소요된 작업 시간 데이터를 상황에 맞게 파악하여 고객에게 정확하고 신속하게 비용을 청구할 수 있도록 도와줍니다. 이는 고객과 비즈니스 소유자 간의 건전한 관계를 유지하는 데 도움이 됩니다.

이러한 시간 추적 소프트웨어에는 시간 활용에 관한 세부 정보를 파악하고 고객이 자금이 어디에 사용되고 있는지, 잘 활용되었는지 파악할 수 있도록 도와주는 구성 가능한 보고 기능도 함께 제공됩니다.

고객은 상세 보고서를 통해 리소스가 프로젝트의 여러 부분을 완료하는 데 얼마나 많은 시간을 할애했는지 확인할 수 있으므로 청구 계산 및 정확성을 입증하는 데 도움이 됩니다.

* 간소화된 급여 계산

출퇴근 기록표는 시간제 근로자를 채용하는 조직에서 직원의 근무 시간을 추적하는 데 도움이 되므로 조직에 유용합니다.

시간 추적 소프트웨어는 총 근무 시간 및 초과 근무 시간을 추적하여 기업이 근무 시간에 따라 공정하고 정확하게 직원에게 보상할 수 있도록 도와줍니다.

또한 이 소프트웨어는 직원의 근무 시간, 휴가, 수당, 초과 근무, 휴일 수당 등을 관리하여 기업이 수당 및 추가 수당과 함께 직원 급여를 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줍니다.

또한, 고용주는 출퇴근기록부를 통해 초과 근무, 교대 근무 수당 등과 관련된 급여 관련 규정을 쉽게 준수하여 필수 법률을 준수할 수 있습니다.

또한 급여 처리에서 충돌이 발생하는 경우 고용주/관리자는 언제든지 작업표 데이터를 참조하여 근무 시간 및 특정 프로젝트에 투입된 총 시간을 확인할 수 있습니다.

이렇게 하면 디지털 작업표는 관리 작업에 소요되는 시간과 비용을 줄여 직원들이 시간 데이터 입력의 수작업 처리에서 벗어나 조직에 가치를 가져올 수 있는 보다 생산적인 업무에 집중할 수 있게 해줍니다.

* 미세 관리 방지

팀 관리자나 상사는 종종 직원들의 활동을 미세 관리하여 직원들이 어떤 작업을 하고 있는지, 작업을 완료하는 데 얼마나 많은 시간이 걸리는지 관리합니다.

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작업표의 도움으로 관리자는 직원을 세세하게 관리할 필요가 없으며, 직원이 어떤 작업을 하고 있는지, 작업을 완료하는 데 얼마나 많은 시간을 소비했는지, 리소스가 전반적으로 어떻게 활용되고 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다.

따라서 작업표는 관리자가 팀을 감독하고 세세하게 관리하지 않아도 되므로 관리자와 팀원 간의 갈등 가능성을 줄여줍니다.

* 더 나은 예측 및 추정

디지털 작업표 사용의 주요 장점 중 하나는 데이터를 사용하여 향후 프로젝트의 시간, 인건비, 비용 등의 자원을 예측할 수 있다는 점입니다.

예를 들어, 팀이 새 프로젝트를 시작하기 전에 타임라인, 마일스톤, 필요한 리소스 등 구체적인 사항을 추정해야 합니다. 이 경우 관리자는 작업의 성격이 현재 진행 중인 프로젝트와 유사한 이전에 작업한 프로젝트의 작업표 데이터를 활용할 수 있습니다.

따라서 기업은 이전에 작업한 프로젝트의 과거 데이터를 활용하여 향후 프로젝트의 인건비, 비용, 일정에 대한 예측을 개선하고 비용 초과를 방지하며 적시에 프로젝트를 납품할 수 있습니다.

* 작업 관리 및 우선순위 지정

"작업표는 조직이 워크플로를 더 잘 관리하고, 개선이 필요한 부분을 파악하며, 성공적인 프로젝트 납품에 기여하고 수익에 긍정적인 영향을 미칠 수 있도록 전략적으로 리소스를 할당할 수 있도록 지원합니다."

작업표는 작업의 성격과 일반적으로 완료하는 데 필요한 시간을 파악하는 데 유용한 도구입니다.

관리자는 작업표 데이터를 확인하여 어떤 프로젝트와 작업이 더 많은 직원 대역폭을 차지하는지, 어떤 프로젝트와 작업이 덜 차지하는지 파악할 수 있습니다. 이러한 분석을 통해 관리자는 작업 우선순위 지정, 할당 및 관리와 관련하여 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

예를 들어, 관리자와 고용주는 별다른 가치를 제공하지 않고 리소스의 대역폭을 더 많이 소모하는 프로젝트를 제거할 수 있습니다.

또한 관리자는 어떤 작업에 시간이 많이 걸리고 어떤 작업에 시간이 덜 걸리는지 파악할 수 있습니다. 이러한 분석은 작업의 우선순위를 지정하여 긴급한 작업을 먼저 처리하고 일정이 늦은 작업을 나중에 처리할 수 있도록 워크플로우를 개선하는 데 도움이 됩니다. 예를 들어, 영업팀에서 대역폭을 많이 소모하는 관리 및 홍보 작업을 하고 있지만 상대적으로 시간이 덜 걸리고 우선순위가 높은 고객을 위한 개인화된 콜드 이메일 작업을 해야 하는 경우, 이메일 작업을 먼저 하도록 요청할 수 있습니다.

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* 생산성 트렌드에 대한 인사이트

작업표는 직원의 근무 시간 데이터를 추적할 뿐만 아니라 관리자가 생산성 추세를 파악하고 직원이 뒤처지는 영역을 파악하는 데도 도움이 됩니다.

예를 들어, 관리자는 직원의 작업표 데이터를 살펴보고 어떤 작업이 최대 대역폭을 소비하는지, 어떤 작업을 비교적 빠르게 처리할 수 있는지 확인할 수 있습니다.

관리자는 이 데이터를 통해 직원들이 뒤처지는 부분과 뛰어난 부분을 발견할 수 있습니다. 관리자는 업무 수행에 소요된 시간에 따라 특정 요구사항이 있는 다양한 프로젝트에 활용할 수 있습니다.

또한 관리자는 다른 직원에 비해 일반 업무에 너무 많은 시간이 소요되는 리소스를 파악하여 해당 리소스의 성과를 개선하기 위한 필수 교육과 지침을 제공할 수 있습니다.

실제로 시간 추적 소프트웨어를 사용하면 관리자는 특정 영역에 맞는 보고서를 생성하여 직원의 성과, 생산성 추세, 업무량 수준을 더 잘 평가할 수 있습니다. 이러한 상세한 인사이트를 통해 리소스를 더 효과적으로 할당하고, 작업을 효과적으로 분배하며, 워크플로를 최적화하여 전반적인 생산성과 효율성을 개선할 수 있습니다.

* 최적의 리소스 활용

기업의 가장 큰 고민 중 하나는 직원들이 동등하게 업무에 집중하고 있는지, 업무 외 활동에 시간을 허비하고 있지는 않은지 여부입니다.

작업표는 직원이 어떤 프로젝트에서, 어떤 기간 동안, 어떤 작업을 했는지 추적합니다. 리소스 시간 데이터에 대한 명확한 가시성을 통해 리소스가 과소 활용되거나 과대 활용되지 않도록 하고, 필요한 경우 업무를 위임하여 직원들의 번아웃을 방지할 수 있습니다.

또한 관리자는 리소스의 대역폭이 최대한 활용되어 업무 분산을 위해 더 많은 리소스가 필요하다고 판단되면 임시 직원 또는 대량 채용의 필요성을 표시하고 그에 따라 경영진에게 추가 리소스 채용을 요청할 수 있습니다.

* 고객에게 프로젝트 진행 상황 파악하기

고객 대면 프로젝트의 경우, 작업표는 고객이 여러 작업에 소요된 시간을 자세히 분석하고 프로젝트의 진행 상황을 유추할 수 있게 해주므로 놀라운 효과를 발휘할 수 있습니다.

이 분석은 고객이 프로젝트의 복잡한 세부 사항을 파악하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 팀이 프로젝트 여정에 고객을 참여시켜 타임라인에 대한 고객의 기대치를 팀과 일치시키고 필요할 때마다 조정할 수 있도록 해줍니다.

* 더 나은 프로젝트 관리 및 적시 제공

작업표는 여러 작업에서 소요된 시간을 전체적으로 파악하고 프로젝트의 범위 증가를 완화할 수 있습니다.

따라서 관리자는 작업표 데이터를 통해 프로젝트 병목 현상을 해결하고, 필요한 경우 더 많은 리소스를 투입하고, 실제 일정과 예상 일정을 비교하고, 프로젝트가 궤도에서 벗어나지 않도록 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

작업표 데이터에 대한 실시간 가시성을 통해 관리자는 워크플로를 최적화하고 수시로 사전 예방적인 결정을 내려 프로젝트를 순조롭게 진행하고 적시에 납품할 수 있습니다.

* 계획되지 않은 결근 감소

직원 결근에 대한 확실한 기록이 없거나 수동 프로세스를 사용하여 결근을 기록하는 경우, 결근 패턴이 눈에 띄지 않아 직원에게 어떤 일이 예상되는지 알 수 없게 될 수 있습니다.

디지털 작업표는 계획되지 않은 결근을 추적하고 이러한 결근이 추세로 자리 잡았는지 여부를 표시합니다. 관리자는 일부 직원의 결근 패턴을 파악하여 결근 발생을 최소화하고 참여도를 개선하며 직원들이 조직의 필수 규칙과 규정을 준수할 수 있도록 사전 조치를 취할 수 있습니다.

결론

비즈니스 환경에서는 매 순간이 중요하며, 작업표는 기업이 직원의 업무 시간에 대한 데이터를 수집하고 이를 분석하여 정보에 입각한 의사 결정을 내릴 수 있는 길을 열어줍니다. 기업에서는 종이 기반이든 스프레드시트든 어떤 작업표든 사용할 수 있습니다. 하지만 오류, 시간 도용, 수동 처리에 취약하기 때문에 현대적인 용도로 사용하기에는 부적합하며 시간 추적 소프트웨어의 길을 열어줍니다. 앞서 언급했듯이, 이러한 최신 작업표는 기업의 리소스 활용도를 향상시킬 뿐만 아니라 더 나은 의사 결정을 위한 주요 비즈니스 지표에 대한 실시간 인사이트를 얻을 수 있도록 도와줍니다.