SaaS 애플리케이션 포트폴리오를 최적화하는 방법은?

소개

조직은 오늘날과 같이 경쟁이 치열한 시장에서 운영을 간소화하고 생산성을 높이며 고객 경험을 개선하기 위해 SaaS 애플리케이션에 크게 의존하고 있습니다. 하지만 이러한 앱의 관리가 간과되는 경우가 많습니다.

현재 기업에서 SaaS 애플리케이션의 확산은 분명합니다. Productiv의 연구에 따르면 2023년에는 기업에서 사용되는 평균 SaaS 애플리케이션 수가 371개에 달할 것으로 예상됩니다.

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하지만 문제는 이러한 애플리케이션을 얼마나 잘 관리할 수 있는가 하는 것입니다.

조직에서 사용하는 SaaS 앱의 수는 중요하지 않습니다. 중요한 것은 이러한 앱을 제대로 관리하지 않을 때 조직의 보안, 매출 및 성장에 어떤 영향을 미치는지입니다.

그렇다면 비즈니스 성공을 위해 SaaS 애플리케이션 포트폴리오를 효과적으로 관리하고 최적화하려면 어떻게 해야 할까요? 이 블로그에서는 관리되지 않는 SaaS 앱이 비즈니스에 미치는 부정적인 영향부터 시작하여 이러한 최적화를 달성하기 위한 단계를 안내합니다.

관리되지 않는 SaaS 애플리케이션: 비즈니스에 어떤 영향을 미칠까요?

관리되지 않는 SaaS 애플리케이션은 보안 및 재정적 번거로움을 야기하여 비즈니스 수익과 성장에 타격을 줄 수 있습니다. 관리되지 않는 SaaS는 기업이 SaaS 애플리케이션을 관리하기 위한 일관된 접근 방식이나 플랫폼이 없을 때 발생합니다.

IT 또는 재무 팀의 감독 없이 내부 팀 또는 단일 사용자가 애플리케이션을 구매하여 사용할 때 발생합니다.

이러한 관리되지 않는 앱은 오류가 발생하기 쉬운 스프레드시트를 사용하여 추적되는 경우가 많습니다. 이러한 수동 방식의 SaaS 관리 방식은 효율적이지도 생산적이지도 않습니다. 지출 증가, 규정 미준수, SaaS 확산과 같은 복잡성을 초래합니다.

50개 미만의 애플리케이션을 다룰 때는 수동 SaaS 앱 관리로 충분했지만, 200개 이상의 애플리케이션을 보유한 조직에는 적합하지 않습니다.

수동으로 관리하면 놓칠 수 있는 부분이 있습니다:

• 전체 SaaS 포트폴리오에 대한 포괄적인 보기
• 승인되지 않은 애플리케이션 구매 알림
• 부서별 SaaS 지출 인사이트
• 사용 패턴 분석
• 효율적인 사용자 프로비저닝 및 프로비저닝 해제

관리되지 않는 SaaS의 위험 이해

1. 섀도 IT로 인한 지출 증가

회사 신용카드로 구매한 승인되지 않은 SaaS 앱은 효과적으로 추적할 수 없습니다. 이로 인해 라이선스가 과도하게 지출되고 활용도가 낮아져 회사의 수익에 영향을 미칩니다. \

2. 중복되고 활용도가 낮은 앱의 증가

부실한 SaaS 관리와 중앙 집중식 가시성 부족으로 인해 중복, 무료, 중복 앱이 증가하여 ROI가 저하되고 보안 문제가 발생합니다. \

3. 데이터 보안 및 규정 준수 위험

관리되지 않는 앱은 보안 침해와 민감한 정보의 손실로 이어질 수 있습니다. 앱이 규정을 준수하지 않으면 비즈니스 운영에도 영향을 미칩니다. \

4. 자동 갱신

관리되지 않는 SaaS는 재무팀이나 IT팀에서 추적할 수 없으므로 계약이 자동 갱신되어 지출이 증가할 수 있습니다. \

5. 효율성 및 생산성 문제

관리되지 않는 애플리케이션은 커뮤니케이션의 사일로를 만들고, 협업이 원활하지 않으며, 팀 생산성을 저해하여 궁극적으로 비즈니스 운영에 영향을 미칩니다.

이제 관리되지 않는 SaaS의 의미와 위험에 대해 알았으니 SaaS 애플리케이션을 효과적으로 관리하고 최대한 활용할 수 있는 간단한 방법에 대해 이야기해 보겠습니다.

출처

SaaS 애플리케이션 포트폴리오를 최적화하는 5가지 방법

SaaS의 빠른 도입으로 인해 관리의 어려움과 제약이 가중되었습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 기업이 SaaS 애플리케이션 포트폴리오를 최적화하고 SaaS 앱을 최대한 활용할 수 있도록 지원하는 5가지 방법을 소개합니다:

완벽한 애플리케이션 가시성 확보

"MADX 연구에 따르면 SaaS 조직에서 애플리케이션 가시성이 부족하면 활용도가 낮거나 사용하지 않는 SaaS 앱 라이선스가 발생한다고 합니다. 기업규모에 따라 수백, 수천, 심지어 수백만 달러에 달하는 비용이 낭비될 수 있습니다."

조직은 SaaS 앱을 효과적으로 관리하기 위해 앱 스택에 대한 포괄적인 가시성을 확보해야 합니다. 이러한 가시성을 통해 IT 및 재무 팀은 어떤 앱이 사용되고 있는지, 누가 사용하고 있는지, 어떤 용도로 사용되고 있는지 파악할 수 있습니다.

이러한 가시성을 확보한 기업은 앱 중복, 승인되지 않은 소프트웨어 사용, 잘못된 리소스 할당으로 인한 부정적인 영향을 피할 수 있습니다.

의사 결정권자는 애플리케이션 스택을 최적화하여 통합 및 애플리케이션 합리화를 통해 중복을 제거할 수 있습니다. 결과적으로 SaaS 스택이 최적화되어 비즈니스 생산성과 운영 효율성이 향상됩니다.

섀도 IT 방지

가트너의 보고서에 따르면 2022년에 직원의 41%가 IT 부서의 가시성 밖에서 기술을 획득, 수정 또는 생성했으며, 2027년에는 이 수치가 75%까지 증가할 것으로 예상합니다.

IT 부서 모르게 SaaS 앱을 구매하고 사용하는 활동을 섀도 IT라고 합니다. 섀도 IT를 통해 획득한 앱은 데이터 보안을 위협하고 규정 준수 노력을 방해하며 워크플로가 파편화될 수 있습니다.

100% 가시성을 확보하는 것이 섀도 IT를 방지하는 가장 쉬운 해결책입니다. 기업은 사전에 앱을 모니터링하고 조달 프로세스를 중앙 집중화하여 승인되지 않거나 승인되지 않은 앱이 SaaS 포트폴리오에 포함되는 것을 방지할 수 있습니다.

CloudEagle과 같은 도구는 승인되지 않은 앱이 시스템에 침입하는 것을 발견하면 즉시 알림을 전송하여 SaaS 관리에 대한 사전 예방적 접근 방식을 제공합니다.

애플리케이션 사용량 분석

Flexera는 SaaS 소프트웨어 지출의약 33%가 팀에서 제대로 활용되지 않아 ROI가 낮다고 밝혔습니다.

조직 내에서 SaaS 앱이 어떻게 사용되는지 분석하면 중요한 최적화 인사이트를 얻을 수 있습니다. 의사 결정자는 사용자 활동과 참여를 측정하여 어떤 앱이 가장 큰 가치를 제공하고 어떤 앱이 활용도가 낮은지 파악할 수 있습니다.

이 데이터 중심 방식을 통해 IT 및 재무 팀은 정보에 기반한 라이선스 할당 결정을 내릴 수 있으므로 리소스를 보다 효과적으로 재분배할 수 있습니다.

앱 사용 현황을 분석하면 앱이 실제로 필요한 작업을 완료하는 데 도움이 되는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 그렇지 않다면 앱을 삭제하고 팀원들이 유용하게 사용할 수 있는 새로운 앱을 찾아보세요.

또한 직원 교육이나 프로세스 개선을 통해 기존 앱의 잠재력을 극대화할 수 있는 기회를 제공합니다.

사용하지 않는 라이선스 또는 애플리케이션 제거

라이선스 미활용은 기업에게 큰 번거로움이며 비용 낭비로 이어집니다. 기업은 애플리케이션 가시성 및 사용량 조사 데이터를 사용하여 공급업체와 협상할 수 있습니다.

실제 사용 패턴에 대한 지식이 있는 기업은 실제 수요에 맞는 라이선스 수를 보장하는 라이선스 조건을 협상할 수 있습니다. 수요에 따라 라이선스만 구매하세요. 과잉 구매는 투자 낭비와 낮은 ROI로 이어집니다.

스택을 최적화하는 또 다른 현명한 방법은 두 개 이상의 애플리케이션을 하나로 통합하는 것입니다. 예를 들어, 마케팅 팀에서는 팝업에 OptinMonster를 사용하고 영업 팀에서는 이메일에 Mailchimp를 사용하는 경우 이러한 기능을 두 가지 작업을 모두 처리할 수 있는 HubSpot으로 통합할 수 있습니다.

사용 사례에 따라 서로 다른 두 개의 애플리케이션 대신 하나의 애플리케이션만 사용하면 소프트웨어 지출을 더 쉽게 추적하고 줄일 수 있습니다 .

이 절차는 낭비를 줄이고 소프트웨어 구매에 대한 보다 비용 효율적이고 전략적인 접근 방식을 촉진합니다.

SaaS 관리 플랫폼 사용

위에서 언급한 모든 전략을 수행하려면 관련 기능을 갖춘 강력한 SaaS 관리 소프트웨어가 필요합니다. 이러한 플랫폼은 애플리케이션 관리에 대한 100% 가시성과 중앙 집중식 제어 기능을 제공하여 계약 관리, 라이선스 배포, 갱신 추적과 같은 프로세스를 더 쉽게 수행할 수 있습니다.

SaaS 관리 플랫폼은 내부 SSO, HRIS 및 재무 시스템과 통합할 수 있습니다. 이러한 통합을 통해 플랫폼은 전체 SaaS 스택을 확인하고 지출과 함께 한곳에서 정리할 수 있습니다.

애플리케이션을 추적하기 위해 스프레드시트에 의존할 필요 없이 IT를 섀도잉할 수 있는 고급 도구가 있는데 왜 스프레드시트에 의존해야 할까요? 이러한 도구는 많은 수작업 없이도 SaaS 앱을 최적화하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

가시성을 제공할 뿐만 아니라 중복 및 중복 앱을 파악하여 비용 최적화 기회도 제공합니다. 사용량을 분석하고 제거하여 포트폴리오를 최적화할 수 있습니다.

결론

SaaS 애플리케이션 포트폴리오를 최적화하는 것은 소프트웨어 지출이 급증할 수 있으므로 광범위한 SaaS 애플리케이션을 사용하는 조직에 필수적입니다.

SaaS 애플리케이션 포트폴리오를 효과적으로관리하는 것은 성장을 늘리고, 위험을 줄이며, 운영 효율성을 보장하는 데 매우 중요합니다. 적절한 관리를 소홀히 하면 리소스 낭비, 보안 문제, 지출 증가, 파편화된 워크플로우가 발생할 수 있습니다.

이 문서에서는 애플리케이션 가시성부터 섀도 IT 방지, 사용량 모니터링, 라이선싱 최적화, SaaS 관리 플랫폼 선택에 이르기까지 앱 포트폴리오를 최적화하는 5가지 간단한 방법에 대해 설명했습니다. 이러한 방법은 조직에서 포트폴리오를 최적화하는 데 사용하는 검증된 접근 방식입니다.

잘 최적화된 SaaS 애플리케이션 포트폴리오는 기업의 성장, 혁신, 장기적인 성공의 원동력이 됩니다.