직장에서 시간 도용을 효과적으로 방지하는 방법

소개

미국 건국의 아버지 중 한 명인 벤자민 프랭클린은 작가, 성공한 사업가, 인쇄업자, 자선가, 정치가, 발명가 등 다방면에서 활약한 인물입니다.

그의 에세이 중 하나인 '젊은 무역업자를 위한 조언'에서 그는 "시간이 곧 돈이라는 것을 기억하라"고 썼습니다.

프랭클린이 젊은 상인들에게 했던 조언이 275년이 지난 지금도 여전히 유효하다는 사실을 안다면, 특히 직원들의 시간을 최적으로 활용하면서 '직원 시간 도둑질 '이라는 문제를 해결하고자 하는 조직들에게 큰 도움이 될 것입니다.

직원의 시간 도용은 업무 생산성 수준을 지속적으로 개선하고자 하는 조직이 직면한 주요 과제입니다. 이 문제를 해결하지 못하면 수익 손실로 이어질 수 있으며, 조직의 성장 전망과 장기적인 지속 가능성에도 영향을 미칠 수 있습니다.

조직은 직원의 생산성이 낮은 이유를 조사할 때 직원들이 고의 또는 실수로 시간 도용에 빠져 있는지 여부를 면밀히 조사해야 합니다. 이 블로그는 시간 도둑질에 대한 모든 것, 직원들이 시간 도둑질에 관여하는 방식, 고용주로서 이를 방지하는 방법을 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

시간 도용이란 무엇인가요?

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시간 도용은 직원이 고의적으로 또는 무의식적으로 일하는 척하고 업무와 관련 없는 활동에 참여함으로써 근무 시간을 부당하게 사용하는 것을 말합니다. 이렇게 하면 직원들은 일하지 않은 시간에 대한 급여를 받게 되어 조직의 생산성과 성과가 떨어지게 됩니다.

시간 도둑질은 물질 도둑질과 달리 사소해 보이고 이해하기 어려울 수도 있습니다. 우리는 도난을 재산이나 소지품의 물리적 손실로 생각하도록 연결되어 있습니다. 그렇기 때문에 조직은 시간 도난의 윤곽과 그것이 비즈니스 성과에 미치는 영향을 완전히 이해하기 어려울 수 있습니다.

그러나 이는 특히 직원 수가 많은 대규모 조직의 경우 조직의 생산과 수익에 막대한 손실을 초래할 수 있는 위법 행위의 한 형태입니다.

700명의 직원이 있는 조직의 예를 통해 이를 이해해 보겠습니다. 각 직원이 하루에 30분을 훔치거나 유용하면 조직은 매일 21,000분, 즉 250시간의 생산적인 시간을 잃게 됩니다!

이러한 수치는 수십만 시간의 업무 시간과 수백만 달러의 금전적 손실로 눈덩이처럼 불어날 수 있으며, 시간 도용이 비즈니스 성과에 영향을 미치고 장기적인 조직의 지속가능성을 위협할 수 있음을 강조합니다.

시간 도용이 무엇인지 이해했으니 이제 직원들이 고용주로부터 시간을 훔치는 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

직원들이 시간을 도둑질하는 7가지 방법

창의력에는 한계가 없으며, 직원들이 시간을 훔치는 방법은 무궁무진합니다. 하지만 직원들이 조직에서 시간을 훔치는 잘 알려진 7가지 방법을 아래에 나열해 보았습니다.

1. 마우스 자동화

시간 추적 소프트웨어 도구를 속이는 가장 효과적인 방법 중 하나는 자동화된 마우스를 사용하는 것입니다. 직원들은 배터리로 작동하거나 원격으로 제어되는 장치 위에 마우스 캔을 올려놓으면 멀리서도 조작할 수 있습니다.

이렇게 하면 마우스가 사용자가 적절하다고 판단하는 주기적이고 미리 정의된 간격으로 화면에 계속 마우스를 가져가 컴퓨터 화면이 활성 상태로 유지됩니다. 시간 추적 소프트웨어 도구는 사용자가 활성 상태라고 가정하기 때문에 의심스러운 활동을 등록하거나 시간 도용을 신고할 수 없습니다.

2. 여러 개의 작은 창 열기

효과적이면서도 간단한 또 다른 시간 도용 수단은 컴퓨터 화면에 작은 창을 여러 개 띄우는 것입니다. 직원들은 이러한 창을 사용하여 인터넷 서핑, 친구와의 채팅, 온라인 쇼핑을 할 수 있습니다. 한편, 사무실 관련 활동을 위해 전체 화면의 메인 창을 열어 두기도 합니다. 일부 유형의 온라인 시간 추적 소프트웨어는 전체 화면 창을 추적하기 때문에 직원이 사무실 관련 업무를 활발히 수행하는 것으로 등록되도록 속일 수 있습니다.

3. 스크린샷 소프트웨어 타이밍 맞추기

이 수법을 사용하려면 소프트웨어 작동에 능숙해야 하며, 특히 직원 추적에 사용되는 소프트웨어 코드를 우회하거나 크랙할 수 있는 능력이 필요합니다. 직원은 시간 추적 소프트웨어를 해킹하여 소프트웨어가 사용자 컴퓨터 화면의 스크린샷을 찍는 시간 간격을 알아낼 수 있습니다.

이 정보는 시간 추적 소프트웨어가 공식 업무에 종사하는 것으로 등록하는 방식으로 활동 시간을 측정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 한편, 직원은 두 스크린샷 사이의 공백 시간 동안 편리하게 인터넷 서핑을 하거나 업무와 관련 없는 다른 작업을 할 수 있습니다.

4. 다중 모니터 사용

일부 직원들은 USB 케이블을 통해 노트북을 여러 대의 다른 모니터/스크린에 연결합니다. 이를 통해 사무실 관련 업무를 위해 메인 창을 사용하면서 동시에 여러 개의 창을 조작할 수 있습니다. 안타깝게도 시중에 나와 있는 시간 추적 소프트웨어 중 여러 대의 모니터를 식별하고 추적할 수 있는 제품은 많지 않습니다.

이러한 허점 때문에 일부 직원들은 고용주의 시간을 훔치기도 합니다.

5. 소프트웨어 코드 변조

이는 시간 추적 소프트웨어를 속이는 흔하지 않은 방법입니다. 하지만 기술 및 소프트웨어에 능숙한 직원은 소프트웨어 코드를 변경하여 시간 추적 도구를 악용할 수 있습니다.

일부 시간 추적 소프트웨어 도구는 해킹 및 변조에 취약하여 직원들이 업무 방식을 변경할 수 있는 기회를 제공합니다. 이러한 도구는 직원이 미리 입력한 잘못된 정보를 등록할 수 있습니다.

6. 버디 펀치

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직원의 근무 시간 사용에 대해 고용주를 속이기 위한 수단으로서 버디 펀칭은 시간 추적 개념이 등장한 이래로 존재해 왔습니다. 버디 펀칭은 다른 직원이 동료를 대신하여 출석을 표시하는 대리 출석을 포함합니다.

그러나 조직에서는 직원들이 망막 스캔, 지문 스캔, 안면 인식 시스템 등을 사용하여 출퇴근을 등록하는 생체 인식 출퇴근 시스템을 제도화하여 이러한 시간 도용 수단을 대부분 차단하고 있습니다.

7. 비생산적인 인터넷 서핑을 과도하게 하는 경우

인터넷 서핑은 자연스러운 일이며, 직원들은 정보를 조사하거나 확인하거나 고객, 관리자 또는 동료와 관련 있는 주제에 대한 통찰력을 얻기 위해 가끔 인터넷을 방문하기도 합니다. 하지만 개인 이메일에 답장하거나 온라인 쇼핑을 하거나 업무와 관련 없는 주제를 읽는 등 비생산적인 작업을 위한 과도한 인터넷 서핑은 생산적인 업무 시간의 손실로 이어질 수 있습니다.

일부 직원은 근무 시간 중에 공식 업무와 관련된 정보를 찾는 척하면서 무의미하게 인터넷 서핑을 하는 경우도 있습니다. 이러한 시나리오에 대처하기 위해서는 다양한 방법으로 직원들에게 영감을 불어 넣어 업무 성과를 높일 수 있도록 노력해야 합니다.

시간 도용이 비즈니스에 미치는 영향

업계 조사 결과에 따르면 시간 도난은 여전히 조직의 심각한 매출 누수 원인으로 남아 있습니다. 예를 들어, 한 업계 보고서에 따르면 시간 도난으로 인해 미국 기업에서 연간 200억 달러와 500억 달러의 손실이 발생하는 것으로 나타났습니다.

한편, 전 세계 기업들은 업무 생산성 손실로 인해 4,000억 달러 이상의 손실을 보고 있습니다! 이는 심각한 수치이며, 격동하는 노동 시장과 주요 시장의 거시 경제 지표 부진 등 여러 위기를 헤쳐나가는 기업들에게 우려의 대상이 되고 있습니다.

시간 도용을 막는 방법

다음은 조직에서 시간 도용을 막을 수 있는 몇 가지 방법입니다.

1. 직원 참여도 향상

최근 업계 보고서에 따르면 직원 참여도가 사상 최저 수준에 머물러 있는 것으로 나타났습니다. 전 세계 인력의 5분의 1, 즉 21%만이 적극적으로 참여하고 있다고 답했습니다. 한편, 직원들의 스트레스는 2022년에 44%를 기록하여 2021년보다 더 높은 수치를 보였습니다.

원격 및 하이브리드 근무 환경으로의 갑작스러운 전환은 일과 삶의 균형에 영향을 미쳐 번아웃 비율을 높였습니다. 이러한 어려움은 직원들이 사무실 관련 업무에 집중하고 개인 생활과 직장 생활의 균형을 맞추는 데 영향을 미쳤습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해 조직은 직원들과 함께 시간을 보내면서 생산성이 낮은 이유와 시간 추적 소프트웨어를 속이는 방법을 사용해야 할 필요성을 이해해야 합니다.

참여도가 높은 직원은 비생산적인 업무에 근무 시간을 낭비할 가능성이 적고 조직에 더 큰 가치를 창출할 수 있습니다. 이를 위해 고용주는 다양한 직원 참여 활동을 통해 생산성을 향상하고 시간 도용 문제를 억제하는 데 기여할 수 있습니다.

2. 효과적인 커뮤니케이션

특히 대면 업무의 빈도가 줄어들고 원격 근무가 대세로 자리 잡으면서 효과적인 커뮤니케이션이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 조직은 효과적인 커뮤니케이션을 통해 직원들의 참여를 유도할 뿐만 아니라 시간 추적 시스템의 필요성을 이해하도록 도와야 합니다.

조직은 이러한 시간 추적 메커니즘을 사용하는 것이 직원들을 세세하게 관리하기 위한 것이 아니라 직원들이 더 가치 있는 업무에 몰입할 수 있도록 더 많은 실행 가능한 인사이트를 제공하기 위한 것이라는 생각을 직원들이 받아들이도록 만들어야 합니다. 비즈니스 리더는 변화를 주도하는 역할을 통해 조직 전체에 이러한 관행을 제도화할 수 있도록 앞장서야 합니다.

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3. 시간 추적 소프트웨어 온보드

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시간 추적 소프트웨어를 온보딩하는 것은 생산성 향상과 시간 도용 방지를 원하는 기업에게 전략적인 조치입니다. Replicon과 같은 시간 추적 도구를 도입하면 직원의 근무 시간과 활동을 정확하게 모니터링하여 시간 도용의 위험을 완화할 수 있습니다. 이러한 고급 솔루션은 작업 및 프로젝트 일정에 대한 실시간 인사이트를 제공하여 업무 환경의 책임성과 투명성을 보장합니다. 이러한 도구 중 일부는 조직이 언제 어디서나 근태 데이터를 캡처하고, 휴가를 예약하고, 업무 일정을 효율적으로 관리할 수 있도록 도와주는 AI 기반 작업표와 모바일 작업표를 제공합니다.

4. 유연한 근무 시간 사용

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고용주는 유연한 근무 시간을 활성화하여 직원들이 더 나은 직장 생활을 할 수 있도록 도울 수 있습니다. 유연한 근무 시간은 직원들이 '정해진' 시간 동안 온라인 상태라고 거짓말하거나 시간 추적 소프트웨어를 속이는 기발한 방법을 찾을 필요 없이 개인 생활과 책임을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이를 통해 직원들은 업무에 더욱 집중하고 스트레스 없는 삶을 살 수 있으며, 이는 생산성 향상에 도움이 되어 장기적으로는 현재 진행 중인 인재 확보 전쟁에서 승리함으로써 조직에 이익이 될 것입니다!

직원들이 정해진 시간 동안 근무하되 근무 시간을 선택할 수 있는 유연근무제를 도입하거나 4/10, 9/80 또는 2-2-3과 같은 주당 근무 시간을 표준 5일보다 짧게 단축하여 직원들이 개인 활동을 할 수 있는 휴가를 더 많이 확보할 수 있는 압축 근무제를 시도해 볼 수도 있습니다.

5. 성과에 집중

조직은 직원과 관리자가 프로젝트나 업무에 소요되는 시간보다 성과에 집중하는 문화를 조성해야 합니다. 이는 '소요 시간'이 생산성의 척도로 간주되는 기존의 패러다임에서 벗어나는 변화일 수 있습니다.

그러나 문화적 변화가 나타나기까지 오랜 시간이 걸리기 때문에 이러한 변화를 위해서는 장기적인 개입과 노력이 필요합니다.

6. 부지런히 감사하기

직원들이 시간을 보내는 방식을 감사하면 조직 전반의 트렌드에 대한 심층적인 인사이트를 얻을 수 있으며, 리더는 이를 바탕으로 개선 로드맵을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 직원들이 비즈니스 크리티컬한 업무보다 관리 활동에 더 많은 시간을 할애하는 경우 조직은 관리 업무를 자동화할 수 있습니다.

결론 {#결론}

지난 몇 년은 전 세계 기업들에게 격동의 시기였습니다. 수익 마진 감소, 고객 지출의 현저한 감소, 치열한 인재 확보 전쟁, 인적 자원 비용의 증가로 인해 수익 누수를 차단할 수 있는 방법에 대해 예리한 시각을 가져야 했습니다. 직원들의 시간 도용 문제를 해결하는 것은 수익성을 개선할 수 있는 쉽고도 효과적인 방법입니다.