효과적인 커뮤니케이션은 비즈니스 성공의 열쇠입니다.

소개

자주 듣는 말입니다: "소통이 핵심입니다." 하지만 정말 그럴까요? 물론입니다! 커뮤니케이션은 우리 삶의 모든 측면에서 필수적입니다. 개인적 또는 업무적 관계, 비즈니스 전략, 심지어 딱딱한 텍스트를 부드럽게 표현하는 데 사용되는 이모티콘까지, 비언어적 커뮤니케이션도 마찬가지입니다.

우리는 보통 커뮤니케이션을 두 명 이상의 사람 간의 정보 교환이라고 정의할 때 서면 및 구두 커뮤니케이션에만 해당한다고 생각합니다.

하지만 커뮤니케이션은 단순히 단어를 사용하는 것 그 이상입니다. 몸짓, 표정, 목소리 톤 등 다양한 요소를 통해 상대방에게 메시지를 전달할 수 있습니다.

비즈니스 환경에서는 커뮤니케이션에 많은 시간을 할애합니다. 내부적으로는 목표를 설명하고, 원칙을 되풀이하고, 토론에 참여하고, 동료들과 후속 조치를 취하는 등 다양한 방식으로 소통합니다. 또는 외부적으로는 다른 당사자와 조율하고, 고객과 대화하고, 상품이나 서비스를 홍보할 때도 마찬가지입니다.

성공적인 커뮤니케이션은 메시지가 전달하려는 의도대로 이해될 때라고 생각합니다. 이러한 이해가 없으면 메시지가 잘못 이해되거나 잘못 전달되어 실수나 좌절로 이어질 수 있습니다.

모든 비즈니스에는 효과적인 조직 커뮤니케이션이 필요하며, 커뮤니케이션이 없으면 비즈니스 운영을 위해 완료해야 하는 업무와 절차를 완료할 수 없기 때문입니다. 그렇다면 먼저 효과적인 커뮤니케이션이 중요한 이유에 대해 자세히 살펴봅시다.

효과적인 커뮤니케이션의 중요성

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커뮤니케이션은 조직의 생산성, 문화, 열의에 큰 영향을 미칩니다. 관리자로서 효과적인 커뮤니케이션 기술을 구축하면 장단기적으로 회사에 상당한 이점을 제공합니다. 커뮤니케이션 능력이 뛰어난 관리자는 팀원들이 더 열심히 일하고, 더 나은 결과를 제공하며, 오해를 피하도록 영감을 줄 수 있습니다.

이러한 모든 요소는 개인의 성공뿐만 아니라 회사의 성공에도 기여할 수 있습니다. 직원들이 업무용 제품과 프로젝트에 직접 참여하면 조직의 미래에 대한 기여 의식을 키우는 데 도움이 됩니다. 또한 수익성, 고객 만족도, 브랜드 인지도를 개선하기 위해 노력하도록 동기를 부여합니다. 회사의 목표에 개인적으로 투자하는 직원은 다른 측면에 더 많은 관심을 기울입니다. 예를 들어, 브랜드가 일하기 좋은 직장으로 긍정적인 평판을 얻고 있다면 장기적으로 최고의 인재를 유치하고 유지하는 데 영향을 미칠 수 있습니다.

효과적인 비즈니스 커뮤니케이션이 성공의 열쇠인 11가지 이유

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1. 더 나은 기업 문화 구축

적절한 비즈니스 커뮤니케이션 전략은 긍정적인 팀 문화와 업무 환경을 구축하는 데 매우 중요합니다. 투명하고 개방적인 방식으로 소통하는 기업은 업무 분위기가 훨씬 더 건강하고 직원들의 동기 부여와 만족도가 높습니다.

반면, 직장 문화를 개선하기 위한 수단으로 비즈니스 커뮤니케이션을 소홀히 하는 조직은 낮은 참여도, 낮은 직원 만족도, 낮은 고객 만족도, 높은 이직률로 어려움을 겪습니다.

2. 지식 공유 노력 개선

기업이 사내 커뮤니케이션에 투자하여 달성하고자 하는 주요 목표 중 하나는 지식 공유 관행을 개선하는 것입니다. 직원들이 끊임없이 성장하고 새로운 것을 배우는 세상에서 고용주는 조직 내에서 지식을 쉽게 공유할 수 있도록 지원해야 합니다. 내부 비즈니스 커뮤니케이션 전략이 제대로 수립되지 않으면 지식 공유 및 조직 지식이 제대로 전달되지 않습니다.

3. 직원 참여도 향상

Ragan의 직원 참여도 연구에 따르면 리더십 커뮤니케이션은 직원 참여도와 통계적으로 상관관계가 있는 가장 중요한 내부 커뮤니케이션 측면입니다. 내부 커뮤니케이션 팀은 커뮤니케이션의 가치에 대해 리더를 지원하고, 훈련하고, 교육하는 데 중요한 역할을 합니다.

4. 부서 간 협력 강화

강력한 커뮤니케이션 계획 없이는 기업 내에서 효율적인 부서 간 커뮤니케이션을 유지하기가 매우 어렵습니다. 직원들은 생산성을 높이기 위해 손쉽게 상호 작용하고 협업할 수 있어야 합니다. 예를 들어, 리서치 부서와 마케팅 부서는 같은 정보를 공유해야 하고, 현업 부서와 IT 부서는 동기화되어야 합니다.

5. 고객 만족도 및 고객 유지율 향상

더 나은 비즈니스 커뮤니케이션은 고객 만족도 향상으로 이어집니다. 조직 내 커뮤니케이션이 원활하지 않으면 고객 서비스 및 만족도 측면에서 두 가지 문제가 발생합니다: 첫째, 고객 대면 업무를 담당하는 직원이 필요한 정보를 얻지 못합니다. 둘째, 고객은 직원의 낮은 사기를 감지하고 부정적인 경험을 하게 됩니다.

실제로 한 연구에 따르면 직원의 태도가 고객 만족도에 큰 영향을 미치고 이는 곧 매출 증가로 이어진다고 합니다.

6. 이메일 과부하 제거

진행 상황 업데이트부터 데이터 요청, 업무 할당, 직원 상호 작용 및 피드백, 회의 초대, 고객 및 공급업체와의 커뮤니케이션, 문서 전달, 생일 축하 인사에 이르기까지 일반적으로 이러한 모든 업무는 회사 내에서 이메일을 통해 처리됩니다.

Radicati에 따르면 평균적인 직장인은 업무 시간의 25%를 이메일 관련 루틴에 소비합니다. 하지만 즉각적인 도움이 필요한 이메일은 극히 일부에 불과합니다. 수신되는 이메일 중 상당수는 업무와 전혀 관련이 없습니다. 직원 참여와 협업을 위해 효과적인 플랫폼을 사용하는 내부 비즈니스 커뮤니케이션에서는 이메일 과부하가 감소했습니다.

7. 직원 이직률 감소

직원들의 참여도와 만족도가 높은 기업은 이직률이 훨씬 낮습니다. 밀레니얼 세대와 젊은 세대를 유치하고 직장에 계속 머물게 하려면 고용주는 직원들에게 직무와 관련된 정보를 지속적으로 제공해야 합니다.

반면에 관련 없는 정보가 너무 많으면 스트레스, 참여도 저하, 좌절감으로 이어져 직원 유지율이 낮아지는 경우가 많습니다.

8. 원격 근무자를 위한 커뮤니케이션 개선

원격 팀은 미래의 방식입니다. 통계에 따르면 2028년까지 모든 비즈니스 부서의 73%가 원격 근무자를 고용할 것이라고 합니다. 또한 미국과 같은 부유한 국가에서는 이 수치가 결국 75%를 초과할 수도 있습니다.

따라서 커뮤니케이션, 리더십, 관리에 대한 새로운 접근 방식이 필요합니다. 원격 팀은 시간대 간 조정, 정보 장벽 극복, 언어 및 문화적 장애물 극복 등 다양한 커뮤니케이션 문제에 직면하게 됩니다. 또한 거리가 멀어지면 팀원들이 소속감을 느끼기 어렵습니다. 하지만 기업 내부 커뮤니케이션을 개선하면 원격으로 떨어져 있는 팀의 협업과 상호 작용 방식에 큰 변화를 가져올 수 있습니다.

9. 커뮤니케이션 장벽 제거

정보 장벽은 관련 없는 정보가 너무 많을 때 흔히 발생합니다. 따라서 직원에게 중요한 정보를 금방 놓칠 수 있습니다. 이러한 어려움을 극복하기 위해서는 효과적인 사내 커뮤니케이션과 적절한 커뮤니케이션 도구의 사용이 중요합니다.

10. 직원 지지 향상

고용주가 직원들과 효과적으로 소통하는 방법을 알고 있다면 직원들을 브랜드 홍보대사로 만드는 데 훨씬 더 성공할 수 있습니다. 브랜드 홍보대사는 많은 기업이 생각하는 것만큼 어렵지 않습니다. 실제로 행복한 직원들은 브랜드 홍보대사 프로그램에 기꺼이 참여하고 싶어 합니다.

브랜드 홍보와 직원 지지 활동이 회사 운영에 도움이 되는 네 가지 주요 방법이 있습니다:

• 브랜드 인지도 향상
• 고용주 브랜드 개선 및 우수한 후보자 유치
• 마케팅 활동 강화
• 매출 증대

기업이 효과적인 커뮤니케이션 프로세스를 구축하려면 어떻게 해야 할까요?

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1. 올바른 커뮤니케이션 도구 사용

팀 내 커뮤니케이션에 사용하는 도구는 커뮤니케이션 프로세스의 효율성에 많은 영향을 미칠 수 있습니다. 속도가 느리거나 사용자 친화적이지 않은 도구를 사용하거나 직원들이 익숙해지기 위해 많은 교육이 필요한 도구를 사용하면 직원들이 불만을 가질 수 있습니다.

이러한 불만은 잘못된 커뮤니케이션과 생산성 및 시간 손실로 이어질 수 있습니다. 그 결과 실제 메시지가 흐려질 수도 있습니다. 따라서 올바른 팀 커뮤니케이션 도구에 대해 조사하고 현명하게 선택해야 합니다.

비즈니스의 요구 사항을 고려하세요. 소규모 비즈니스를 위한 사무실 전화 시스템이 비즈니스에 가장 적합할 수 있지만, 대규모 조직은 요구 사항이 다를 수 있습니다.

2. 무슨 말을 하는지 알기

현자는 할 말이 있기 때문에 말하고, 어리석은 사람은 해야 할 말이 있기 때문에 말한다. - 플라톤

고객, 동료 또는 비즈니스 파트너에게 전문적인 자격으로 말을 할 때 항상 자신이 아닌 다른 사람을 대신하여 말하는 것입니다. 조직, 서비스 또는 부서를 소개할 수도 있습니다.

항상 누구를 위해 말하는지, 왜 소통하는지를 인지하고 있어야 합니다. 말하기 전에 다음 사항을 고려하세요:

1. 누구를 대변하는 건가요?
2. 제가 왜 말하고 있나요?

3. 사람들을 모욕하지 않기

이성을 잃게 만드는 방식으로 다른 사람의 기분을 상하게 하지 마세요. 비즈니스에서 훌륭한 커뮤니케이터로서 여러분의 목표는 청중을 여러분의 목표에 맞게 조정하는 것임을 명심하세요. 어떤 식으로든 상대를 무시하면 사람들은 여러분의 말을 듣거나 협조하거나 협업하려는 경향이 훨씬 줄어듭니다.

또한 다른 사람을 모욕하면 이전에는 부족했던 새로운 방어 수단이 생깁니다. 이제 상대방의 태도가 주요 관심사가 되고, 진정으로 전달하려는 메시지는 뒷전으로 밀려나게 됩니다.

4. 주의를 기울여 주의 깊게 듣기

토론을 할 때는 상대방의 말을 제대로 듣지 않고, 상대방의 말보다는 내가 다음에 할 말에 집중하게 됩니다. 상대방의 메시지의 중요한 요소를 잘못 해석하거나 간과할 수 있으며, 이는 잘못된 의사 결정으로 이어질 수 있습니다. 상대방에게 온전히 주의를 기울이는 것이 효과적인 커뮤니케이션의 첫 번째 단계입니다.

5. 긍정적인 바디랭귀지 유지

바디랭귀지를 조절하는 능력은 의사소통에 절대적으로 필요합니다. 가슴에서 천장이나 하늘로 이어지는 선을 시각화하여 부드럽게 몸을 위로 끌어올리는 상상을 하면 똑바로 서는 연습을 할 수 있습니다. 지나치지 않도록 주의하세요. 최대한 자연스럽게 보이고 싶을 것입니다.

6. 6. 어려운 감정을 경계하세요

때때로 어려운 상황은 많은 강력한 감정을 유발합니다. 커뮤니케이션을 개선하려면 자신의 감정을 파악하고 관리할 수 있어야 합니다. 또한 다른 사람의 분노나 불만 표출에 적절하게 대응할 수 있어야 합니다.

우리는 매일 다른 사람들과 대화를 나누지만, 어떤 사람들은 적절한 커뮤니케이션 기술을 배우거나 연습할 기회를 얻지 못했습니다.

지금 바로 더 나은 커뮤니케이션을 시작하세요

매년 고용주들이 가장 필요로 하는 기술 목록에서 커뮤니케이션 능력이 가장 높은 순위를 차지합니다. 그 이유는 커뮤니케이션이 업무적 관계와 개인적 관계를 원활하게 유지하는 원동력이기 때문입니다. 커뮤니케이션은 우리가 관심을 보이고, 변화를 촉진하고, 일을 완수하는 방법입니다. 이러한 중요한 기술을 개선하고 계속 발전시켜야 하는 충분한 이유입니다. 다행히도 우리 모두는 더 나은 커뮤니케이션 방법을 배울 수 있습니다.

커뮤니케이션 스타일에 대해 더 많이 이해하면 누구와 대화하든 자신의 의견을 잘 전달할 수 있습니다. 이는 다른 사람들을 이끌고 그들이 여러분의 관점을 이해하도록 돕는 데 있어 매우 중요한 부분입니다.

대부분의 사람들은 다양한 커뮤니케이션 스타일을 가지고 있으며, 기분과 상황에 따라 그 스타일이 달라질 수 있다는 점을 기억하세요. 커뮤니케이션 담당자이자 리더의 역할은 누구를 상대하든 모든 사람이 여러분의 말을 이해할 수 있도록 하는 것입니다. 자신의 스타일이 무엇이든, 팀과 소통하는 방법을 개발하여 자신에게 맞는 방식을 찾으면 비즈니스 성공의 길로 나아갈 수 있습니다.