회사 소유주를 위한 중요한 문서: 항상 보관해야 하는 비즈니스 문서 11가지 유형

소개

서류 작업을 좋아하는 회사 소유주는 거의 없으며, 책상 위를 지나가는 모든 문서를 추적하고 싶어하는 사람은 더욱 적습니다. 하지만 비즈니스 문서가 없으면 당황스럽고 업무에 차질이 생기며 심지어 법적 문제까지 발생할 수 있기 때문에 비즈니스 문서는 조직의 존립에 필수적입니다.

다행히도 이는 일부 유형의 비즈니스 문서에만 해당되는 이야기입니다. 따라서 이 글에서는 중요한 문서와 그렇지 않은 문서를 구분하는 방법을 알려드리고, 항상 보관해야 하는 11가지 유형의 중요한 비즈니스 문서를 설명하며, 이러한 문서가 회사에 제공할 수 있는 이점에 대해 살펴보겠습니다.

비즈니스 문서란 무엇인가요?

일반적으로 비즈니스 문서는 회사 운영과 밀접한 관련이 있는 모든 종이 문서(또는 그에 상응하는 디지털 문서)를 의미합니다. 하지만 좀 더 구체적으로 비즈니스 문서는 조직 내에서 정보를 전달, 저장 또는 정리하는 데 사용되는 기록이라고 생각할 수 있습니다.

비즈니스 문서가 중요한 이유는 무엇인가요?

곧 알게 되겠지만 비즈니스 문서는 다양한 형태와 크기, 그리고 가장 중요한 사용 사례로 제공됩니다. 그렇다면 비즈니스 문서가 중요한 이유는 무엇이며, 비즈니스에 어떤 이점을 제공할 수 있을까요? 이제 그 답을 알아봅시다.

• 조직 및 효율성: 비즈니스 문서는 업무에 구조와 명확성을 제공하여 효율성을 높이고 오류를 줄이며 전반적인 일관성을 유지합니다.
• 커뮤니케이션 및 협업: 문서는 또한 효과적인 내부 및 외부 커뮤니케이션을 촉진하여 더 나은 업무 환경을 조성하고 직원과 이해관계자가 최상의 결과를 달성할 수 있도록 지원합니다.
• 지식 공유 및 관리: 직원이 회사를 떠날 때 모든 지식을 가져가면 비효율을 초래할 수 있습니다. 비즈니스 문서를 사용하면 이 모든 정보를 보관하고 향후 직원의 업무 역량을 강화할 수 있습니다.
• 법적 보호: 안타깝게도 분쟁, 소송, 조사에 대처하는 것은 비즈니스 운영에서 피할 수 없는 부분입니다. 하지만 관련 비즈니스 문서를 보관하면 모든 근거를 확보하고 법적 사고로 인한 부정적인 영향을 완화할 수 있습니다.
• 계획 및 의사 결정: 비즈니스 문서는 운영에 대한 귀중한 인사이트를 제공하여 과거로부터 배우고 미래에 적응할 수 있도록 도와줍니다. 덕분에 항상 데이터에 기반한 효과적인 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
• 성과 모니터링 및 평가: 비즈니스 내부에서 어떤 일이 일어나고 있는지 이해하지 못하는데 어떻게 효과적으로 비즈니스를 운영할 수 있을까요? 간단합니다. 다행히 비즈니스 문서를 사용하면 모든 중요한 지표를 (거의) 실시간으로 추적할 수 있습니다.
• 평판 및 브랜드 이미지: 여기서 비즈니스 문서의 가치는 두 가지입니다. 첫째, 브랜딩 문서를 통해 카피, 미디어, 디자인 등에서 인식 가능한 어조로 이상적인 고객을 일관되게 타겟팅할 수 있습니다. 둘째, 효과적인 문서 관리를 통해 업무 효율을 높이고 브랜드에 대한 신뢰도를 높일 수 있습니다.

항상 보관해야 하는 중요한 비즈니스 문서 11가지 유형

위에서 살펴본 바와 같이, 비즈니스 문서를 분류하는 표준적인 방법은 회사 내 사용 사례에 따라 분류하는 것입니다. 하지만 문서의 최종 목적지(예: 휴지통이나 사무실 책상 서랍)를 파악하려면 문서의 노후화를 살펴봐야 합니다.

물론 이 개념은 사용 사례, 콘텐츠, 대상 부서를 초월하기 때문에 다소 까다롭습니다. 일반적으로 가장 중요한 비즈니스 문서는 재무, 법률, 마케팅 문서에 속하는 경향이 있지만 모든 문서에 해당되는 것은 아닙니다.

게다가 이러한 범주에 속하는 문서만 모두 보관한다고 해도 사무실과 컴퓨터는 곧 (디지털) 종이 쓰레기로 넘쳐날 것입니다. 따라서 보관해야 할 문서를 식별하는 가장 효과적인 방법은 문서에 대한 모든 정보를 알려주는 것입니다.

#1위 손익 계산서

손익 계산서 또는 손익 계산서라고도 하는 이 문서는 특정 기간 동안 회사의 수익, 비용, 순이익 또는 순손실을 요약한 문서입니다. 벤치마킹, 계획, 의사 결정 등 내부적인 이유로 중요한 역할을 합니다.

그러나 외부 보고, 특히 인수 또는 투자 유치 시 투자자/채권자 분석, 세금 규정 준수와 관련하여 그 진정한 가치가 빛을 발합니다.

손익계산서는 비즈니스의 성과와 재무 건전성을 평가하는 데 매우 중요하며, 손익계산서가 없으면 비즈니스 운영에 대한 의심을 받을 수 있습니다. 최악의 경우, 이로 인해 자금 지원이 중단되거나 현지 세무서로부터 곤란한 상황에 처할 수도 있습니다.

(출처: Zervant)

#2 대차 대조표

손익 계산서와 마찬가지로 대차 대조표는 특정 시점의 회사 재무 상태에 대한 스냅샷을 제공하며 위에서 언급한 이유로 중요합니다. 하지만 비즈니스의 자산, 부채, 주주 자본에 초점을 맞춘다는 점에서 차이가 있습니다.

(출처: bdc.ca)

#3 세금 신고

이름에서 알 수 있듯이 세금 신고서는 특정 기간의 소득, 공제 및 세금 부채를 보고하기 위해 지역 세무서(미국의 경우 IRS)에 제출하는 비즈니스 문서로, 비즈니스의 재무 활동에 대한 기록으로 사용됩니다.

현지 법률을 위반하면 기껏해야 벌금형, 최악의 경우 법정이나 감옥에 갇힐 수 있기 때문에 현지 법률을 준수하는 것이 가장 중요합니다.

(출처: 애비마켓플레이스)

#4 송장 및 영수증

인보이스와 영수증에 대해 잘 알고 계시리라 믿어 의심치 않지만, 비즈니스 거래를 확인하는 이 서류는 누구에게도 누락되지 않아야 합니다. 따라서 회계, 고객 분쟁, 세금 등 여러 가지 이유로 매우 중요합니다. 인보이스 발행 소프트웨어는 인보이스 생성 및 관리를 위한 최적의 솔루션입니다.

(출처: 빌두)

#5위 은행 명세서

은행이나 기타 금융 기관에서 발행하는 은행 거래 명세서는 입금, 출금, 이체 등 특정 기간 동안의 비즈니스 거래 내역을 요약한 것입니다. 다른 재무 문서와 마찬가지로 내부 부기, 예산 책정 및 세금 준수에 중요한 역할을 합니다.

하지만 사기를 감지하는 데도 도움이 되며, 대출을 신청하거나 다른 사업체로부터 자금을 조달하는 데도 필수적인 자료입니다. 따라서 서랍에 보관해 두는 것 이상의 가치가 있습니다.

(출처: 패트리어트 소프트웨어)

#6위 급여 기록

주로 내부 기록 보관에 사용되는 급여 기록은 직원 보상, 공제 및 기타 관련 정보를 추적합니다. 지출을 모니터링하고, 노동법 및 세법을 준수하고, 직원 임금 분쟁을 해결하고, 감사에서 결백을 입증하는 데 필수적입니다.

(출처: 시간별)

#7위 비즈니스 라이선스 및 허가

재무에서 한 걸음 더 나아가, 이제 법적 비즈니스 문서에 대해 이야기해볼 차례입니다. 라이선스와 허가증은 고유한 산업에 대한 접근 권한 부여, 특정 정부 프로그램에 대한 허가, 전문성과 신뢰성을 입증하는 등 여러 가지 용도로 사용됩니다.

이런 이유만으로도 허가증과 면허증은 보관할 가치가 있습니다. 하지만 가장 중요한 이유는 허가증의 성격과 관련 활동으로 인해 특정 법적 및 비즈니스 활동에 대한 자격을 제시해야 하는 경우가 많기 때문입니다.

(출처: SignNow)

#8위 계약 및 계약

B2B 비즈니스든 B2C 비즈니스든 계약과 합의는 비즈니스의 생명과도 같으며, 여기에는 소프트웨어 아웃소싱 회사와 같은 외부 업체와의 계약이 포함되며, 특히 기술 중심 비즈니스에 매우 중요합니다. 계약서에는 고객, 파트너, 수탁자 등과의 관계에 대한 법적 구속력이 있는 조건이 자세히 명시되어 있으며, 잠재적인 소송으로부터 여러분을 보호하는 데 도움이 됩니다. 또한, 계약상의 의무를 추적하여 모든 책임을 이행할 수 있도록 도와줍니다.

(출처: Jotform)

#9 지적 재산권 문서

IP는 기록, 등록, 특허 등 비즈니스의 지적 재산권을 확립하고 보호하는 비즈니스 문서를 포괄적으로 일컫는 용어입니다. 실제로 이러한 자산을 보유하면 비즈니스 무형 자산의 소유권을 증명하고, 잠재적인 도난이나 오용을 방지하며, 수익 창출, 라이선싱 및 브랜드 인지도를 높이는 등 다양한 이점을 누릴 수 있습니다.

(출처: 시그니처리)

#10위 보험 기록

항상 보관해야 하는 또 다른 유형의 비즈니스 문서는 보험 기록으로, 회사의 보험 적용 범위를 추적하고 모든 관련 정보를 자세히 설명하며 보험금 청구 시 증거로 사용됩니다. 보험 기록은 올바른 위험 관리를 유지하고 성공적인 비즈니스 연속성 및 재해 복구를 보장하는 데 필수적입니다. 또한 직장에서 발생할 수 있는 모든 사고로부터 회사와 직원을 보호합니다.

(출처: SampleForms)

#11위 마케팅 기록

마지막으로 마케팅 기록은 비즈니스의 마케팅 활동 및 전략과 관련된 문서 및 데이터를 의미합니다. 여기에는 시장 조사, 광고 캠페인, 고객 데이터, 분석, 마케팅 계획 및 홍보 자료가 포함됩니다.

이러한 데이터는 여러 가지 이유로 중요하지만, 특히 효과적인 성과 및 경쟁사 분석, 고객 인사이트 및 타겟팅 추적, 브랜드 마케팅 일관성 보장, 장기적인 계획 수립을 위해 보관할 가치가 있습니다.

(출처: 슬라이드팀)

비즈니스 문서는 어떻게 분류되나요?

정의의 범위가 넓기 때문에 비즈니스 문서의 분류가 다소 다양하다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 일반적으로 콘텐츠와 기능에 따라 다음과 같은 유형으로 분류됩니다:

• 관리: 내부 관리 목적으로 사용되는 이러한 문서는 비즈니스 내 커뮤니케이션, 조정 및 조직을 용이하게 합니다. 여기에는 메모, 내부 이메일, 회의 안건, 직원 일정 등이 포함됩니다.
• 법률 및 규제: 법률 및 규제 의무를 준수하는 데 필요한 이러한 문서는 비즈니스가 법적 프레임워크 내에서 운영되어 권리와 이익을 보호하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 계약, 계약서, 라이선스, 허가, 서비스 약관, 개인정보처리방침 등이 포함됩니다.
• 재무: 거래 및 기타 재무 활동과 관련된 이러한 문서는 효과적인 회계, 세무 및 재무 분석에 필요합니다. 재무 문서에는 재무제표, 송장, 영수증, 구매 주문서, 비용 보고서 등이 포함됩니다.
• 마케팅 및 영업: 리드를 고객으로 유치 및 전환하고 비즈니스의 제품 및 서비스를 홍보하는 데 사용되는 이러한 문서는 판매를 촉진하고 수익을 창출합니다. 여기에는 브로셔, 전단지, 광고, 제품/서비스 설명, 마케팅 계획, 고객 후기 등이 포함됩니다.
• 인적 자원: 인사 문서는 적절한 직원 관리, 노동법 준수, 회사와 직원 간의 효과적인 커뮤니케이션을 보장하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 고용 계약서, 직무 설명, 성과 평가, 교육 자료, 징계 기록, 인사 프로세스를 간소화하기 위한 HR 소프트웨어 개발 등이 포함됩니다.
• 운영: 일상적인 운영을 지원하는 데 사용되는 이 문서는 직원들이 효율성, 일관성 및 품질을 보장할 수 있도록 지침과 지침을 제공합니다. 여기에는 표준 운영 절차(SOP), 프로세스 순서도, 재고 기록, 유지 관리 로그 등이 포함됩니다.
• 프로젝트: 프로젝트 관리에 특화된 이 문서는 마일스톤을 추적하고, 리소스를 할당하며, 신중한 계획, 모니터링 및 실행을 통해 성공적인 프로젝트 완료를 보장하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 프로젝트 계획, 일정, 작업 분석 구조(WBS), 진행 보고서, 위험 평가 등이 포함됩니다.
• 외부 서신: 고객, 공급업체, 파트너 등 외부 이해관계자와의 커뮤니케이션에 관련된 문서로, 비즈니스 관계를 구축하고 원활한 상호 작용과 협업을 촉진하는 데 도움이 됩니다. 여기에는 편지, 이메일, 제안서, 견적서, 구매 주문서, 계약서 등이 포함됩니다.

이러한 분류를 잘 이해하는 것은 회사에서 비즈니스 문서의 중요성과 용도를 이해하는 데 중요합니다. 하지만 애초에 여기까지 오게 된 질문, 즉 어떤 문서를 버려도 안전한지, 어떤 문서를 보관해야 하는지에 대한 답을 구하는 데는 도움이 되지 않습니다. 지금 바로 그 질문에 답해 보겠습니다.

비즈니스 문서를 관리하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

요즘에는 중요한 비즈니스 문서를 보관하기 위해 부풀어 오른 폴더와 넘쳐나는 책상 서랍에 의존할 필요가 없다는 것은 행운입니다. 문서 관리 소프트웨어(DMS)는 서류 작업으로 인해 지친 신경뿐만 아니라 환경에도 미치는 영향을 줄여주기 때문에 비즈니스에 도입하기 가장 좋은 도구 중 하나입니다.

DMS는 하나의 편리한 인터페이스에서 리소스를 저장, 정리, 공유할 수 있어 비즈니스 문서를 관리하는 가장 좋은 방법입니다. 하지만 그렇다고 해서 번거로움이 전혀 없는 것은 아닙니다. 가장 간소화된 경험을 누리고 효율성을 극대화하려면 몇 가지 선택 전략을 통해 운영을 강화해야 합니다.

여기에는 다음이 포함됩니다:

• 명확한 네이밍 및 라벨링 정책 수립하기
• 문서 스토리지 중앙 집중화
• 액세스 계층 구조 만들기
• 백업 및 재해 복구 구현
• 문서 워크플로 및 협업 활성화

요약

앞서 살펴본 바와 같이 비즈니스 문서는 법무, 재무, 마케팅 등 여러 부서의 비즈니스와 모든 업무에 필수적인 리소스입니다. 비즈니스 문서를 최대한 활용하기 위한 첫 번째 열쇠는 장기적인 가치를 지닌 문서와 그렇지 않은 문서를 구분할 수 있어야 한다는 것입니다.

이 글에서는 항상 보관해야 하는 11가지 비즈니스 문서를 살펴보고 그 이유를 알아보았습니다. 하지만 작업은 아직 끝나지 않았습니다. 이제 현재 내부 문서 관리 정책을 재평가하고 팀의 노력을 활성화할지 비활성화할지 결정해야 합니다.

최종 결론이 무엇이든 항상 개선의 여지가 있다는 사실을 기억하세요. 그리고 모든 문서를 클라우드로 옮기면 사무실 책상 서랍의 공간을 확보할 수 있을지도 모릅니다.