회사의 운영 효율성을 개선하는 6가지 스마트한 방법

소개

비즈니스를 운영하는 것은 마음이 약한 사람들을 위한 것이 아닙니다. 우리 대부분은 끝이 보이지 않는 이메일 스레드, 이메일이 될 수도 있었던 회의, 별다른 가치 없이 시간만 잡아먹는 것 같은 작업 등 불필요하게 혼란스러워지는 순간을 경험한 적이 있을 것입니다.

이러한 상황이 익숙하게 들린다면 여러분은 혼자가 아닙니다. 운영 비효율성은 선박의 숨겨진 누수와 같아서 처음에는 사소해 보이지만 시간이 지나면 생산성을 떨어뜨리게 됩니다.

좋은 소식은 이러한 문제를 해결하기 위해 비즈니스를 전면적으로 점검할 필요는 없다는 것입니다. 다음은 기름칠이 잘 된 기계처럼 회사를 운영할 수 있는 6가지 전략입니다.

1. 자동화를 통한 워크플로 간소화

대부분의 기업은 쉽게 자동화할 수 있는 작업에 매주 시간을 낭비하고 있다는 불편한 진실이 있습니다. 매주 금요일마다 작성하는 보고서나 팀에서 보내는 반복적인 이메일 답장을 생각해 보세요. 소프트웨어가 이러한 업무를 대신 처리해 준다면 어떨까요?

코딩 없이 앱을 연결하고 워크플로우를 자동화하는 Zapier와같은 도구를 살펴보세요. 예를 들어 고객이 웹사이트에서 양식을 작성할 때마다 해당 데이터가 자동으로 CRM에 추가되도록 시스템을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 시간이 절약될 뿐만 아니라 인적 오류의 가능성도 줄어듭니다.

2. 통신 병목 현상 해결

목적 없이 계속되는 회의, 끝없이 이어지는 Slack 알림, 산더미 같은 이메일에 묻혀버린 중요한 업데이트 등 누구나 경험해 보셨을 것입니다.

이를 극복하기 위한 핵심은 커뮤니케이션에 대한 명확한 규칙을 설정하는 것입니다. 실시간 채팅에 WhatsApp 대신 Slack을 사용했습니다. 더 깊은 생각이 필요한 내용은 이메일로 보낼 수 있습니다. 정해진 의제로 회의를 15분으로 줄이세요. 시간이 더 필요한 사람이 있다면 후속 일정을 잡을 수 있도록 합니다.

또 다른 게임 체인저는 또 다른 회의 일정을 잡는 대신 비디오 메시지를 녹화할 수 있는 Loom과 같은 비동기식 커뮤니케이션 도구입니다. 사람들이 자신의 방식대로 정보를 소화할 시간이 있을 때 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.

3. 데이터에 기반한 의사 결정

결정을 내릴 때 가끔 의지하는 직감을 아시나요? 직감은 유용하지만 한계가 있습니다. 효율성을 높이려면 데이터를 통해 선택을 뒷받침할 수 있어야 합니다.

간단하게 시작하세요. 아직 Google 데이터 스튜디오나 Power BI와 같은 도구를 사용하고 있지 않다면, 이제 고려할 때입니다. 고객 응답 시간이나 웹사이트 이탈률과 같은 작은 메트릭을 추적하는 것만으로도 필요한지 몰랐던 인사이트를 얻을 수 있습니다.

4. 팀의 성장에 투자하기

잠시 주제를 바꿔보겠습니다. 개발에 투자하지 않는 곳에서 일한 적이 있나요? 정체된 느낌이 들지 않나요? 팀도 마찬가지입니다. 직원들이 지원이나 도전을 받지 못한다고 느끼면 운영 효율성이 떨어집니다.

업스킬링에 비용이 많이 들 필요는 없습니다. Coursera나 Udemy와 같은 플랫폼에서는 프로젝트 관리부터 코딩까지 모든 분야의 강좌를 저렴하게 제공합니다.

부서 간 교육을 장려한다면 어떨까요? 기본적인 코딩을 이해하는 마케팅 전문가가 개발팀과 더 잘 소통할 수 있고, 그 반대의 경우도 마찬가지일 것입니다. 배움의 문화를 구축하는 것은 언제나 성과를 가져옵니다.

5. 린 사고 도입

'린'이라는 용어는 많이 사용되지만, 그 핵심은 낭비를 줄이는 것입니다. 낭비란 물리적 자원뿐만 아니라 낭비되는 시간과 노력도 의미합니다.

내일 시도해 볼 수 있는 간단한 연습 중 하나는 "낭비 감사"입니다. 팀을 모아 단계별로 프로세스를 매핑하세요. 팀원들에게 물어보세요: 어디가 느리거나 불필요하다고 느껴지나요? 클라우드 기반 도구로 전환하자 문제가 즉시 해결되었습니다.

린 원칙이 부담스러울 필요는 없습니다. 비효율적인 프로세스 하나를 찾아서 개선하고 다음 단계로 넘어가는 것으로 작게 시작하세요. 시간이 지나면 이러한 작은 변화가 모여 큰 이득이 됩니다.

6. 규정 준수 및 위험 관리로 앞서 나가기

효율성을 논할 때 많은 사람들이 생각하지 않는 것이 있습니다: 규정 준수입니다. 규정은 관료주의처럼 보일 수 있지만 이를 무시하면 값비싼 벌금, 평판 손상, 운영상의 혼란을 초래할 수 있습니다.

예를 들어, 금융 및 기술 산업에서는 자금세탁방지 및 고객알기제도( AML ) 및 고객신원확인( KYC) 규정 준수가 필수적입니다. Fenergo와 같은 플랫폼을 통해 규정 준수 확인을 자동화하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 정확성도 보장됩니다. 규정 위반에 대한 걱정 없이 성장에 집중할 수 있는 안전망을 확보한 것과 같습니다.

시간을 내어 업계의 규정 준수 요건을 검토하세요. 이러한 프로세스를 자동화하는 것은 단순히 위험을 피하기 위한 것이 아니라 팀이 안심하고 더 효율적으로 일할 수 있도록 하기 위한 것입니다.

마무리

운영 효율성은 더 열심히 일하는 것이 아니라 더 스마트하게 일하는 것입니다. 자동화, 더 나은 커뮤니케이션, 데이터 기반 의사 결정, 직원 개발, 린 프랙티스, 규정 준수에 집중하면 생산성뿐 아니라 회복력까지 갖춘 회사를 구축할 수 있습니다.

이러한 변화는 하루아침에 이루어지지 않는다는 점을 기억하세요. 이번 달에 집중할 전략 한 가지를 선택하고 거기서부터 시작하세요. 결국 효율성은 목적지가 아니라 여정입니다.