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プロジェクトマネジメントとは何か？
プロジェクト・マネジメントとは、その名の通り、プロジェクトを管理することである。プロジェクトマネージャーとして、あなたはイニシアチブを実行するリーダーです。プロジェクトマネジメントとは、チームが軌道に乗り、プロジェクトを成功させるために必要なツールを確保することです。プロジェクト・マネジメントにおける制約条件は、スコープ、時間、予算の3つであり、プロジェクト・マネージャーとして、これらの制約条件の中でチームが成功するための計画を立てる必要があります。
プロジェクトマネジメントの分野に携わるかどうかに関わらず、ほとんどの職業でプロジェクトマネジメントの能力が必要とされ、どの業界においても貴重なスキルとなっています。成功への道を歩むために、プロジェクトマネジメントを行うためのアウトラインをご紹介します。
優れたプロジェクト管理のためのヒント
- プロジェクトの定義
プロジェクトを遂行するための計画づくりに照準を合わせる場合、まずプロジェクトとは何かを定義する必要がある。チームが何を達成し、何を達成しないかを明確にすることで、プロジェクトの目的と範囲を特定し、制限と境界線を設定します。
次に、目標を検討し、SMART（具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限付き）の目標設定の方法論を使います。こうすることで、プロジェクトの目標をより明確にし、現実的で軌道に乗った状態を保つことができます。この時点で、プロジェクトの主要な利害関係者、つまりプロジェクトの成果に投資しているグループや個人も特定する必要があります。プロジェクトが明確に定義されれば、プロジェクトの目標、目的、予測される要件をまとめた公式文書であるプロジェクト憲章を作成することができます。
- 目標を設定する
プロジェクトの目標を設定する際には、マーケティング、法務、ブランド管理、PRなど、組織や他部門の目標との整合性を確認する。プロジェクトがビジネスのニーズに合致していることを確認するために、自社の動機を再評価しましょう。目標設定の段階では、主要な評価基準を通じてプロジェクトの成功をどのように評価する予定かを定義する必要もあります。プロジェクトが目標に合致しているかどうかをチームが評価できるよう、成功基準を図示しましょう。
- 計画の策定
プロジェクトを正しくスタートさせるためには、綿密な運営計画を立てる必要があります。計画には、プロジェクトのスコープ、スケジュール、リソース、リスクだけでなく、さまざまなタスクの階層的な内訳も含める必要があります。こうすることで、プロジェクトを管理しやすくし、責任の分担や必要なリソースの見積もりに役立ちます。リソースには、人的、金銭的、物質的なものがあり、早い段階で特定することで、必要なものを適切に割り当てることができます。
プロジェクトマネジメントと計画作成のもうひとつの重要な側面は、コミュニケーションである。チームメンバーや利害関係者にどのように情報を伝えるか、明確なコミュニケーション計画を立てよう。
- スケジュールの作成
計画と同時に、プロジェクトスケジュールを作成する必要があります。プロジェクトスケジュールの見積もりは、あなたとあなたのチームがそれぞれの役割と責任を確実に果たすのに役立つだけでなく、ステークホルダーへのリソース としても機能します。
PERTダイアグラムや他のスケジューリングツールを使って、タイムラインを作成することができます。この段階では、タスクの依存関係と、移動のためのクリティカルパスを定義する。そして、それらのタスクをチームメンバーに割り当て、それぞれの分担に期限を設定します。物事は常に計画通りに進むとは限りませんが、予測されたスケジュールは、プロジェクトが進むにつれて更新したり変更したりできる計画を提供します。
- プロジェクトの実行
適切な計画が整えば、あなたとあなたのチームはプロジェクトを開始できる。プロジェクトマネージャーとしては、のんびり座っていられると思うかもしれませんが、実はそうではありません。この段階でのあなたの役割は、計画を実行に移し、チームがあなたの設定した基準に沿ってタスクを遂行していることを確認することです。
各チームメンバーの進捗状況だけでなく、プロジェクト全体のパフォーマンスも監視します。時間、コスト、品質を追跡し、問題が発生したら確実に特定し、軽減しましょう。幸いなことに、WrikeやAsanaなど、軌道を維持するのに役立つプロジェクト管理ツールが数多く販売されています。
- コミュニケーションと報告
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あなたとあなたのチームがプロジェクトを進めていく中で、プロジェクトの状況、課題、成果を主要なステークホルダーに報告することも、プロジェクトマネージャーとしてのあなたの仕事です。 計画で特定したKPIを使って、明確な進捗報告を行いましょう。さらに、チーム内部と外部のステークホルダーの両方に、オープンなコミュニケーションラインを確保しましょう。
- プロジェクトのリスクと変更を軽減する
完璧に練られた計画であっても、問題や変更は発生するものであり、プロジェクトのライフサイクルを通じて、これらを確実に管理するのはあなたの責任です。プロジェクトの課題に直面したら、必要に応じてリスク軽減策やコンティンジェンシープランを実施する。さらに、特定されたリスクは文書化して追跡し、プロジェクトの最新情報で伝えられるようにしましょう。
また、変更が必要な場合は、変更管理プロセスを確立し、変更が正当かどうかを評価し、決定するのに役立てるべきである。プロジェクトの課題を文書化するのと同じように、行われたすべての変更を徹底的に記録し、その影響を評価し、それに応じて計画を調整するようにしましょう。
- プロジェクトから学び、成功を祝う
プロジェクトが完了したら、チームだけでなくステークホルダーからもフィードバックを集めることが重要です。その過程で学んだ教訓を文書化し、何がうまくいき、何が改善されたかを明らかにすることで、その教訓を今後のプロジェクトに生かすことができます。最後に、この情報を将来の参考のためにアーカイブしておきましょう。
そうすれば、プロジェクトの成功を祝うことができる。チーム内に前向きな文化を育むためにも、関係者全員の努力を認め、それに報いることを忘れないようにしましょう。
プロジェクト管理の成功
プロジェクトマネジメントはダイナミックなプロセスであり、プロジェクトのライフサイクル中に起こりうる予期せぬ課題や変更に対処できるよう、柔軟性と適応性を保つ必要があることを忘れてはならない。綿密な計画、適切なチーム、プロジェクト全体を通しての適応力、そして完了後の熟考があれば、プロジェクトのリーダーとしてのスキルを高め、チームと会社を成功へと導くために必要なツールを手に入れることができる。
