ビジネスのワークフローを改善する効果的な社内コミュニケーションツール5選

イントロ

部署間やチームメンバー間のしっかりとしたコミュニケーションシステムなしにスタートアップ企業を経営することは、混沌としたものになりかねない。

指揮者のいないオーケストラのようなものだ。誰もが自分の楽器を演奏するが、音は調和していない。

プロジェクトを期限内に終わらせるためには、全員が同期するコミュニケーション・システムが必要だ。これを実現する最も簡単な方法は、社内コミュニケーションツールを使うことだ。

ほとんどの社内コミュニケーションツールは、テキストメッセージ、ビデオ会議、プロジェクトのスケジュール管理などのタスクを処理できる。

それでも、インターネット上のさまざまな選択肢から選ぶのは難しいかもしれない。

そこで私たちは、あなたやあなたのチームメンバーが検討すべき、最高の社内コミュニケーション・ツール5選を紹介することにした。

インスタントメッセージングアプリスラック

Slackはビジネス向けのメッセージングアプリで、必要な情報に人々をつなげる。

チャンネル」と呼ばれる整理されたスペースにより、チームは場所や時間帯に関係なく、都合の良い時に必要な情報にアクセスすることができます。

それゆえ、進行中のプロジェクトを円滑に進めるために、適切な決断を下すことが容易になる。

そのユーザー・インターフェースは使いやすく、初めてのユーザーでもすぐにこのプラットフォームを体験することができる。

Slackユーザーはファイルを共有したり、音声通話やビデオ通話を行うことができ、素晴らしい社内コミュニケーションツールとなっている。

また、ソフトウェアやカスタムアプリケーションをSlackに直接統合することもできます。あなたとあなたのチームの時間を節約し、1つのタスクから別のタスクに切り替えるのに役立ちます。

価格設定：

機能が制限された無料プラン

ビジネス・プラス・プラン：月額12.50ドル

エンタープライズ・グリッド（営業担当）

チーム・コミュニケーションを支える機能

• チャンネル：Slackを使えば、チームメンバーと一つのことについてコミュニケーションできるスペースを作ることができる。

長所: 特定のトピック、チーム、プロジェクトのチャンネルを作成し、会話を整理して簡単にアクセスできるようにすることができます。チャンネルは公開も非公開もできる。

短所：Slackには新しいメッセージを通知する方法がたくさんあり、何が起きているのかを知るきっかけを作ることができる。

• ダイレクトメッセージ：チャンネル以外のSlack内での小規模な会話。

長所：一般的な会話ではないものもある。チームメンバーのDMに入り、プライベートメッセージを送って1対1のディスカッションができる。

短所：メッセージの履歴が埋もれてしまう。

• ファイル共有：ドキュメント、画像、ビデオ、その他のファイルをSlackの会話で直接共有できる。

長所：リアルタイムで簡単に誰かと共有し、共同作業ができる。これは、締め切りについて即座に返答が必要な場合に最適です。

短所：企業として支払った分だけしかストレージを利用できないため、最低限のファイルストレージしかない。Slackは時間の経過とともにファイルが徐々に削除される。

• 統合：Slackは、ワーカーが他のソフトウェアと効率的に連携することを可能にした。

長所：Slackは他のアプリやソフトウェア（Google Drive、Trello、GitHubなど）と連携し、情報を一元化してプロセスを自動化できる。

短所：非常に多くの機能と統合があるため、新規ユーザーにとってSlackは圧倒されることがある。すべての機能に慣れ、効果的な使い方を学ぶには時間がかかるかもしれない。

• ビデオ通話と音声通話：Slackを使えば、チームメンバーとビデオ通話や音声通話でリアルタイムに会話をしながら仕事を進めることができます。

長所：使いやすい。

短所：Slack内からビデオ通話や音声通話をする際、相手からの応答が遅いという問題が発生することがある。

イントラネットプラットフォームMicrosoft SharePoint

Microsoft SharePointは、チームでの共同作業や情報共有を簡単に行う方法を発表した。

世界中で 1 億 9,000 万人以上に利用されている SharePoint は、チームの連携、コミュニケーション、コラボレーションの方法を変革します。

Microsoft SharePointは、ウェブベースのコラボレーションおよび文書管理プラットフォームであり、さまざまなアプリケーションと連携して、文書を保存し、組織全体で情報を伝達する。

その高い柔軟性により、組織はSharePointを使用して、プロジェクト、チーム、部署、部門ごとに、他のウェブサイトと同様に機能するイントラネット（または社内インターネットシステム）を作成します。

サブサイトは、特定の部署やチームのために作成することができます。これらの一元化された安全なスペースを通じて、ユーザーはドキュメントにアクセス、共有、編集することができます。

チームコラボレーションとドキュメント共有をサポートする機能

• ファイルやコンテンツの外部共有

SharePointでは、ドキュメントやフォルダを外部ユーザーと一緒に保存し、制御されたアクセスを許可することができます。

長所：SharePointは時間の節約になる。共有ファイルやドキュメントに簡単にアクセスできる。

短所：セキュリティの問題に直面する可能性がある。

• コンテンツ管理：SharePointは、ライブラリ、リスト、メタデータ、レコード管理、および保持ポリシーを使用してコンテンツを整理し、管理します。

また、文書は品質とコンプライアンス基準を維持するための承認プロセスを経ることができる。

長所：SharePointは、あなたのチームが貴重な組織データや文書を保存し、収集することができます。

短所：SharePointのインターフェイスは使いやすいが、チームが正しく使用できるようにするには、多くのトレーニングが必要だ。

• **チームサイト**SharePointは、コンテンツ、データ、ニュースを閲覧し、共同作業を行うユーザーのグループを提供します。

長所だ：

• あなたのチームは、コンテンツやデータでコラボレーションし、同時に文書で作業することができます。

短所だ：

• 技術者でないユーザーにとっては、セットアップやカスタマイズが難しいかもしれない。
• コミュニケーションサイト:カスタマイズ可能な動的サブサイトにより、組織全体でメッセージを共有し、コミュニケーションを図ることができます。

長所だ：

• 組織横断的なメッセージや情報の発信に効果的。
• ダイナミックでブランド化されたサブサイトが可能。
• 他のOffice 365アプリケーションとの統合により、包括的なコミュニケーションを実現。

短所だ：

• さまざまなサブサイトの作成と管理には、技術的な専門知識が必要な場合があります。
• モバイルアプリからアクセスでき、チームメンバーとのコラボレーションをどこでも実現。

長所だ：

• Android、iOS、Windowsデバイスを使用するチームメンバーの外出先でのコラボレーションを保証します。
• モバイルアプリは、イントラネット、チームサイト、コンテンツへのアクセスを提供する。

短所だ：

• モバイルアプリはデスクトップ版と同じ特徴や機能を提供しないかもしれない。
• アラートやワークフローを作成してビジネスプロセスを自動化。

長所だ：

• ワークフローと通知を合理化し、自動化します。
• ビジネスプロセスの生産性と一貫性の向上に役立つ。
• Power Automateとの統合による幅広い自動化の可能性。

短所だ：

• 複雑なワークフローを設定するには、技術的な専門知識が必要な場合があります。
• 関連する人々や重要なコンテンツを浮かび上がらせる検索機能。

長所だ：

• 強力な検索機能で、関連する人々やコンテンツを見つけることができます。
• 重要な情報やリソースの迅速な検索に役立ちます。
• ユーザーにパーソナライズされた検索結果

短所だ：

• 検索の関連性は、特定のニーズに合わせて微調整するのが難しい場合がある。

プロジェクト管理ソフトウェア：クリックアップ

ClickUpはオールインワンのプロジェクト管理ツールで、チームがあらゆる種類の仕事を処理し、タスクを共同作業し、ワークフローを簡素化するためのソリューションを提供します。

チームメンバーが効率的に働き、良い結果を出せるよう、楽しい経験を提供する。

柔軟な階層インフラストラクチャにより、チームはプロジェクトを整理し、タスクとサブタスクを管理し、目標を追跡することができます。

Slack、Google Drive、Figma、Loomなど、1,000を超える作業ツールを統合することで、プロジェクト管理プロセスを迅速化し、チームをゴールに一歩近づけることができます。

クリックアップは、あらゆる面で最高のものを享受し、生産性を一段と向上させるために、さまざまな価格でお客様をカバーしています。

価格

永久無料プラン（個人利用に最適）

無制限プラン（小規模チームに最適

月7ドル／会員。

ビジネスプラン（中規模チームに最適） - 月額12ドル／会員。

**エンタープライズ・プラン（多くの大規模チームに最適） - 営業担当までお問い合わせください。

プロジェクト管理のワークフローにコミュニケーションを組み込む

• スペースとフォルダを作成して、ClickUpでプロジェクトを整理しましょう。そうすることで、作業環境を整えることができます。

長所だ：

• 明確で整理されたプロジェクト構造を定義する。
• 異なるプロジェクトやワークスペースを行き来しながら仕事をする。

短所だ：

• オプションが多いため、初めてのユーザーには複雑かもしれない。
• コミュニケーションについては、コメント欄を使って詳細を話し合ったり、最新情報を提供したり、質問をしたりすることができる。また、チームメンバーについて言及することで、彼らの関心を引くこともできる。

長所だ：

• 特定のタスクの中で集中したディスカッションを促す。
• コミュニケーションを適切な人に向けるのに役立つ。
• すべてのコミュニケーションは、作品と文脈的に結びついている。

短所だ：

• 特に大規模なプロジェクトでは、うまく管理しないと圧倒されてしまう可能性がある。
• プロジェクトの要件やコミュニケーションスタイルに合わせて、クリックアップのタスクビューをカスタマイズできます。リスト、ボード、カレンダーから自分に合ったビューを選択できます。

長所だ：

• ワークフローに合ったビュー（リスト、ボード、カレンダー）を選択。
• チームにとって最も理にかなった方法で仕事を可視化する。
• タスクビューを微調整するためのフィルタとソートオプション。

短所だ：

• 特に新規ユーザーにとっては、ビューの設定と構成における学習曲線。
• プロジェクトにおいて時間の把握が重要な場合は、ClickUpのタイムトラッキング機能をご活用ください。これにより、作業時間を記録し、プロジェクトに費やされた労力に関する透明性を維持することができます。

長所だ：

• 労働時間を簡単に追跡・報告し、プロジェクト管理を改善。
• タイムトラッキングアプリやClickUpの内蔵タイマーとの統合。
• タスクやプロジェクト間の時間配分についての洞察。

短所だ：

• チームメンバーによっては面倒に感じるかもしれない。
• 高度なタイムトラッキング機能は、専用のタイムトラッキングツールに比べて制限される場合があります。

ビデオ会議ツールズーム

Zoomは、人々をつなぎ、コラボレーションを促進し、生産性を促進する、市場で最も人気のあるビデオ会議ソフトウェアツールの1つです。

Zoomはクラウドベースのビデオ会議プラットフォームで、直接会うことができない場合に、ビデオまたは音声のみ、あるいはその両方で同僚とバーチャルに会議を行うことができます。

最小限の混乱で連絡を取り合い、日々のワークフローを継続したい中小規模、大規模のチームにとって不可欠なツールである。

1対1のミーティング、グループビデオ会議、画面共有、録画など、使いやすい機能により、あなたとあなたのチームは効果的な戦略立案を最大限に活用し、あらゆるオンボーディングプロジェクトに望ましい結論を出すことができます。

価格

ベーシックプラン- 参加者100名、40分のグループミーティングを開催する無料プラン。

プロプラン- 月額15.99ドル/11.99ポンドで、反復的なZoomミーティングのための個人的なミーティングIDの作成と、30時間のミーティングの録音が可能で、5GBのクラウドストレージが利用できます。

ビジネスプラン- 月額$19.99/£15.99。Zoomミーティングは録画されます。最大300人の出席者に30時間の時間制限があり、5GBのクラウドストレージが利用できる。

Business Plus- 月額$25.00（最低10ユーザー）。30時間のミーティング、10GBのクラウドストレージ、300名までの参加者。

"ヴェロニカズーム

エンタープライズ・プラン- 従業員1,000人以上の企業向けのプランで、料金については営業部門にお問い合わせください。

生産性の高いバーチャル会議を行うためのベストプラクティス

• 議題を設定する：事前に明確なアジェンダを共有し、会議の目的と話し合うべきトピックの概要を説明する。こうすることで、参加者は準備を整えて臨むことができる。
• 賢くスケジュールを立てる：参加者全員が都合のよい時間帯を選び、会議の時間をできるだけ短くする。
• 技術のテスト会議の前に、Zoomアカウントと機器が正しく動作することを確認してください。カメラ、マイク、インターネット接続をテストしてください。
• 参加者を引き込む：質問を投げかけたり、投票を行ったり、参加者が画面を共有したり、必要に応じてミュートを解除したりすることで、積極的な参加を促します。
• 話していないときはミュートにする：バックグラウンドノイズや雑念を最小限に抑えるため、話していないときはマイクをミュートにしておきましょう。
• 録音する： 出席できない人のためにミーティングを録画し、参考のために終了後に録画を共有する。
• 背景：洗練された印象を維持するため、プロフェッショナルな背景またはニュートラルな背景を選択する。

コラボレーション・スイートノティオン

Notionは、汎用性が高く、使いやすく、適応性の高いコラボレーション・スイートでチームの働き方を変え、チームの生産性、組織性、創造性を高めています。

単なる道具ではない。

Notionは、ノート作成、タスク管理、ナレッジ管理、データベース管理など、さまざまな用途に使えるオールインワンの複合ツールだ。これがNotionを際立たせている特徴のひとつです。

Notionはドラッグ・アンド・ドロップのインターフェイスで、ユーザーのニーズに合わせてワークスペースをカスタマイズし、素早く使い始めるためのテンプレートを提供します。

最も強力なコラボレーション・プラットフォームの1つとして、ユーザーはタスクを割り当て、期限を設定し、進行中のプロジェクトの進捗を追跡し、さらには会社全体を思い通りに運営することができる。

その強力な検索機能により、大量のデータを持つユーザーは、特定のノート、タスク、またはデータベース・エントリーを数秒で検索して見つけることができます。

Notionを仕事に活用する5つの方法を紹介しよう：

• 目標を追跡する
• デザインシステムの構築
• APIを使った自動化
• コンテンツの追跡と管理
• 複雑なプロジェクトの管理

価格

フリープラン：生活や仕事の隅々まで整理したい方に最適です。

価格無料

プラスプラン：計画を立て、組織化するためのツールを求める小グループに最適。

価格：1ユーザーあたり月額8ドル／年額課金（1ユーザーあたり月額10ドル／年額課金）

ビジネスプラン複数のチームやツールを接続するためにNotionを使用する企業に最適です。

価格：1ユーザーあたり15ドル／月（年額）（月払い18ドル

"ヴェロニカノーティオン

**エンタープライズ**組織全体を管理するための高度なコントロールとサポート。

**価格**販売チームまでお問い合わせください。

**チームコラボレーションをサポートする機能

• リアルタイムコラボレーション：複数のチームメンバーが同じドキュメントやページで同時に作業できるため、リアルタイムでのコラボレーションが容易です。

長所だ：

• 複数のユーザーが同時に文書作業を行うことができます。
• 文書内のコミュニケーションが容易。
• 変更を追跡し、以前のバージョンに戻す。

短所だ：

• リアルタイムのコラボレーションにはインターネット接続が必要です。
• ノティオンアカウントをお持ちの方に限ります。
• 共有ワークスペース：Notionでは、チーム、特定の人、またはウェブ全体で共有ワークスペースを作成することができ、作業したページの情報をまとめて簡単に整理し、アクセスすることができます。

長所だ：

• ニーズに合わせた共有ワークスペースを作ることができます。
• チームに関連するすべての情報が一箇所に集約されている。
• コンテンツの閲覧者と編集者をコントロールするためのアクセス許可を割り当てます。

短所だ：

• セットアップやカスタマイズの習得が難しい。
• ワークスペースの広さに制限のあるフリープラン。
• データベースとテンプレート：カスタムデータベースを作成し、テンプレートでワークスペースをカスタマイズして、プロジェクト、タスク、その他の情報を共同で管理できます。

長所だ：

• データの整理とフィルタリングが簡単。
• 様々なユースケースに対応する豊富なテンプレート。
• 特定のニーズに合わせてテンプレートを作成

短所だ：

• データベースの初期設定には時間がかかる。
• テンプレートは、非常にニッチな要件をカバーしていない可能性がある。
• タスク管理：Notionのタスクおよびプロジェクト管理機能により、チームは進捗状況を把握し、チームメンバーにタスクを割り当てることができます。

長所だ：

• ボードでタスクやプロジェクトを可視化
• チェックボックスによるシンプルなタスク管理
• 期限を守る。

短所だ：

• より高度な機能を求めて、専用のタスク管理ツールを好むユーザーもいる。
• タスク管理は、Notionを初めて使う人にとっては直感的でないかもしれない。
• ツールとの統合：Notionは、SlackやGoogle Driveなど、ワークフローを効率化するためのさまざまなアプリやツールを追加します。

長所だ：

• サードパーティ製アプリやZapierを使った様々な統合をサポート。
• カスタム統合のためのAPIアクセス。
• 素早くコンテンツをキャプチャするためのウェブクリッパー拡張機能。

短所だ：

• 専門的なツールに比べ、組み込みの統合機能が限定的。
• 一部の統合には、有料プランまたはサードパーティのサービスが必要な場合があります。

社内コミュニケーション・ツールを選ぶ際に考慮すべき要素

どのツールを使うかは最も重要である。

あなたのビジネスに最適なツールを選ぶかどうかは、あなたの目的とリーチしたい人の規模に大きく左右される。

そのため、チームが成長するにつれて、高品質なコミュニケーション・ツールやドキュメンテーション・ツールを見つける必要性が高まり、継続的なプロジェクトを容易にするための重要な市場促進要因であるチーム・インタラクションを容易にし、向上させることができます。

では、どのようにしてビジネスに適したツールを選べばいいのだろうか？

ビジネスのニーズと目標

コミュニケーション・ツールを選ぶときは、主に問題を解決するためだが、企業によってはさまざまだろう。

コミュニケーションを円滑にするために、主にリアルタイム・チャット用のツールを必要とする人もいれば、プロジェクト管理、文書共有、ビデオ会議などの高度な機能を必要とする人もいるだろう。

それが何であれ、ビジネス・ニーズを理解することは、生産性の向上、コミュニケーションの円滑化、ワークフローの改善など、これらのツールを手に入れる目的にも合致する。

使いやすさ

複雑なインターフェイスは普及を妨げ、問題解決ツールという理念を台無しにする。

ユーザーフレンドリーなインターフェースは、コミュニケーションツールを選ぶ際の重要な要素です。

使いやすいツールは、組織の日常業務の不可欠な一部となる可能性が高い。

統合能力

コミュニケーション・ツールは、プロジェクト管理、CRM、Eメール・プラットフォームなど、組織で使用している他のツールやシステムと接続できる必要があります。

この接続により、シームレスなワークフローが構築され、手作業によるデータや入力の必要性が減り、全体的な効率が向上する。

さらに、社内コミュニケーション・ツールを選択することで、既存のソフトウェア投資を活用し、特定のビジネス・ニーズや目標をサポートするデジタル環境を構築することができます。

コスト

ツールのコストと組織の成功に貢献する能力のバランスをとることが、費用対効果の高い選択となる。

費用対効果の高いコミュニケーションツールを選択することで、組織はリソースを賢く配分し、ROIを最適化することができます。

社内コミュニケーション・ツールを選ぶ際には、購入費用だけでなく、サブスクリプション費用、メンテナンス費用、カスタマイズ費用なども考慮する必要がある。

こうすることで、組織の予算を調整し、ツールが財源を圧迫しないようにする。

結論

組織内でのコミュニケーションに関しては、どのようにメッセージを伝えるかが、発信するメッセージと同じくらい重要である。

そのため、社内コミュニケーション・ツールをビジネスに採用することで、チームが仕事やプロジェクトの遂行に積極的に関与できるようになる。

今回取り上げた5つのツール、Slack、Microsoft SharePoint、ClickUp、Motion、Zoomは、それぞれ組織のニーズに応える特徴を持っている。

タスク管理、プロジェクト・コラボレーション、ドキュメント共有、チャット・メッセージングなど、あらゆるビジネス要件に対応するツールがある。

無料トライアルやデモは、これらのツールがあなたに適しているかどうかを判断するのに最適な方法です。

そのため、ビジネスに最適なツールを選ぶ際には、どのような利点、機能、予算があろうとも、あなたのビジネス・ニーズを考慮する必要がある。