La vostra guida 101 alla gestione dei progetti

Introduzione

Che cos'è la gestione dei progetti?

La gestione dei progetti, come suggerisce il nome, riguarda, beh, la gestione dei progetti. Come project manager, siete leader nell'esecuzione di un'iniziativa. La gestione del progetto consiste nel garantire che il vostro team abbia gli strumenti necessari per rimanere in carreggiata e completare un progetto di successo. I vincoli della gestione dei progetti sono l'ambito, il tempo e il budget e, in qualità di project manager, dovete sviluppare un piano per aiutare il vostro team ad avere successo in base a questi vincoli.

Che siate o meno nel campo della gestione dei progetti, la maggior parte delle professioni richiede capacità di gestione dei progetti, il che la rende un'abilità preziosa in qualsiasi settore. Per aiutarvi a imboccare la strada del successo, ecco il nostro schema per la gestione dei progetti.

Suggerimenti per una gestione del progetto stellare

1. Definire il progetto

Quando ci si accinge a costruire un piano per l'esecuzione del progetto, è necessario innanzitutto definire il progetto stesso. Identificate lo scopo e l'ambito del vostro progetto, definendo ciò che il vostro team si propone di realizzare e ciò che non si propone di realizzare per stabilire i vostri limiti e confini.

Quindi, considerate i vostri obiettivi e utilizzate la metodologia di definizione degli obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo). Questo vi aiuta a definire ulteriormente gli obiettivi del progetto e vi garantisce di rimanere realistici e sulla buona strada. A questo punto, dovreste anche identificare i principali stakeholder del progetto, ossia i gruppi o gli individui che sono interessati al risultato del progetto. Con un progetto ben definito, è possibile creare la carta del progetto, il documento ufficiale che riassume l'obiettivo, lo scopo e i requisiti previsti del progetto.

2. Stabilire gli obiettivi

Quando stabilite gli obiettivi del progetto, assicuratevi che siano in linea con quelli della vostra organizzazione e di altri dipartimenti, tra cui marketing, legale, gestione del marchio, pubbliche relazioni e altri ancora. Rivalutate le motivazioni della vostra azienda per assicurarvi che il progetto sia in linea con le esigenze del vostro business. Nella fase di definizione degli obiettivi, dovete anche definire il modo in cui intendete valutare il successo del progetto attraverso metriche chiave. Illustrate i criteri di successo per aiutare il team a valutare se il progetto soddisfa gli obiettivi.

3. Sviluppare il piano

Per iniziare il progetto con il piede giusto, è necessario sviluppare un piano operativo completo. Il piano deve includere non solo l'ambito, la tempistica, le risorse e i rischi del progetto, ma anche una suddivisione gerarchica dei vari compiti. Ciò contribuisce a rendere il progetto gestibile e aiuta ad assegnare le responsabilità e a stimare le risorse necessarie. Le risorse possono essere umane, finanziarie e materiali, e identificarle in anticipo aiuta ad allocare in modo appropriato le risorse necessarie.

Un altro aspetto critico della gestione del progetto e della creazione di un piano è la comunicazione. Stabilite piani chiari per la comunicazione che definiscano il modo in cui trasmetterete le informazioni ai membri del team e agli stakeholder.

4. Creare un programma

Insieme al piano, è necessario creare una tabella di marcia del progetto. Un programma di progetto stimato aiuterà voi e il vostro team a garantire il rispetto dei ruoli e delle responsabilità, oltre a fungere da risorsa per gli stakeholder.

È possibile sviluppare una timeline utilizzando i diagrammi PERT o un altro strumento di pianificazione di propria scelta. In questa fase, definite le dipendenze dai compiti e i percorsi critici per gli spostamenti. Quindi, assegnate i compiti ai membri del team e fissate le scadenze per ciascuna delle loro parti di responsabilità. Anche se le cose non andranno sempre come previsto, un programma previsionale offre un piano che si può aggiornare o modificare man mano che si procede nel progetto.

5. Eseguire il progetto

Una volta che la pianificazione è stata completata, voi e il vostro team potete iniziare il progetto. Come project manager, potreste pensare di potervi rilassare, ma non è così. Il vostro ruolo in questa fase è quello di attuare il piano e di assicurarvi che il vostro team svolga i compiti secondo gli standard da voi stabiliti.

Monitorate i progressi di ciascun membro del team e le prestazioni complessive del progetto. Tenete traccia dei tempi, dei costi e della qualità e assicuratevi di individuare e risolvere i problemi che si presentano. Per fortuna, sul mercato esistono numerosi strumenti di gestione dei progetti che vi aiutano a non perdere la rotta, da Wrike ad Asana e altri ancora.

6. Comunicare e riferire

Man mano che voi e il vostro team procedete nel progetto, il vostro compito di project manager è anche quello di aggiornare i principali stakeholder sullo stato del progetto, sulle sfide e sui risultati ottenuti. Fornite rapporti chiari sullo stato di avanzamento utilizzando i KPI identificati nel vostro piano. Inoltre, assicuratevi di mantenere aperte le linee di comunicazione sia all'interno del team che con gli stakeholder esterni.

7. Mitigare i rischi e le modifiche del progetto

Anche con un piano perfettamente strutturato, possono sorgere problemi e cambiamenti, ed è vostra responsabilità assicurarvi che vengano gestiti durante tutto il ciclo di vita del progetto. Quando vi trovate di fronte alle sfide del progetto, implementate i vostri piani di mitigazione del rischio e di contingenza, se necessario. Inoltre, documentate e tenete traccia di tutti i rischi identificati, in modo da poterli comunicare negli aggiornamenti del progetto.

Quando si rendono necessarie delle modifiche, è necessario stabilire un processo di controllo delle modifiche per valutare e decidere se queste sono giustificate. Come per la documentazione delle sfide del progetto, assicuratevi di registrare accuratamente tutte le modifiche apportate, di valutarne l'impatto e di adeguare il piano di conseguenza.

8. Imparare dal progetto e celebrare i successi

Una volta completato il progetto, è importante raccogliere il feedback non solo del team, ma anche degli stakeholder. Documentate le lezioni apprese durante il percorso e identificate ciò che ha funzionato e ciò che avrebbe potuto essere migliorato, in modo da poter applicare queste lezioni ai progetti futuri. Infine, archiviate queste informazioni per riferimenti futuri.

Poi potrete festeggiare il successo del vostro progetto. Ricordate di riconoscere e premiare il duro lavoro di tutti i partecipanti per favorire una cultura positiva all'interno del team.

Gestione del progetto di successo

Ricordate che la gestione di un progetto è un processo dinamico che richiede flessibilità e capacità di adattamento per affrontare le sfide e i cambiamenti imprevisti che possono verificarsi durante il ciclo di vita del progetto. Con un piano accurato, il team giusto e la capacità di adattamento durante il progetto, oltre a una riflessione ponderata dopo il suo completamento, avrete gli strumenti necessari per crescere nelle vostre capacità di leader del progetto e contribuire a indirizzare il vostro team e la vostra azienda sulla strada del successo.