Perché il miglioramento dei processi è fondamentale per la crescita dell'agenzia

Introduzione

Far crescere un'agenzia SEO non è facile. Ma se nella vostra azienda mancano flussi di lavoro snelli, non state solo nuotando controcorrente, ma avete dei pesi di piombo legati a voi.

Il miglioramento dei processi è fondamentale per la crescita di qualsiasi azienda. Tuttavia, è ancora più importante per la SEO.

Il vostro team è la vostra più grande risorsa (e spesa) come organizzazione di servizi professionali. E se non disponete di sistemi per ottimizzare i vostri flussi di lavoro SEO, brucerete i vostri profitti nel tentativo di produrre risorse per i clienti.

Questo post illustra il costo reale dei processi inefficienti nella vostra agenzia SEO e cosa potete fare oggi per ottimizzare i flussi di lavoro.

Il vero costo dei processi inefficienti della vostra agenzia SEO

Il costo dei processi inefficienti si fa sentire.

In media, i dipendenti spendono:

• 1,8 ore al giorno alla ricerca di documenti
• 30 ore al mese di riunioni (o 1,2 ore al giorno)
• 4,1 ore al giorno nella loro casella di posta elettronica

Accidenti.

Quindi, non dovrebbe essere uno shock che il lavoratore medio d'ufficio abbia circa 2 ore e 53 minuti di produttività giornaliera.

È il momento di fare qualche rapido calcolo a ritroso per capire quanto costa alla vostra agenzia.

Secondo Indeed, lo stipendio medio di uno specialista SEO è di 54.579 dollari. Supponendo che siano produttivi solo per 3 ore su 8 ogni giorno (37,5%), si perdono circa 34.111,87 dollari all'anno di produttività per dipendente.

Lavorare con appaltatori invece che con dipendenti?

Supponiamo che i vostri appaltatori lavorino 30 ore a settimana a 50 dollari l'ora (la fascia bassa delle tariffe SEO). Ma sono produttivi solo per il 37,5% del tempo.

Allora si perdono 45.000 dollari all'anno (30 ore alla settimana X 50 dollari all'ora X 48 settimane: 72.000 dollari X .625 per la percentuale di tempo sprecato).

Certo, si tratta di stime approssimative.

Tuttavia, questo dimostra quanto tempo e denaro siano destinati al lavoro amministrativo e ad altre attività che non portano direttamente risultati ai clienti. In altre parole, un lavoro che non rientra nell'ambito di applicazione.

I processi inefficienti bruciano il personale

I costi sono più elevati anche in altri modi. A causa dell'inefficienza dei processi, il personale è meno produttivo e più stressato.

Questo ha un impatto negativo sull'azienda. I dipendenti stressati e sepolti da una montagna di compiti amministrativi non hanno il tempo di concentrarsi sui risultati per i loro clienti.

Peggio ancora, il vostro team di solito lavorerà al di fuori dell'orario contrattuale per gestire le attività e recuperare i ritardi.

Sebbene in questo modo possiate recuperare parte del denaro perso in processi inefficienti, a lungo andare vi costerà di più. I vostri dipendenti si risentiranno. La qualità del loro lavoro diminuirà. E saranno meno entusiasti di lavorare nella vostra agenzia.

Alla fine, lasceranno la vostra organizzazione per un'agenzia più efficiente.

Questo danneggia la cultura dell'ambiente di lavoro. I dipendenti esausti tendono a trascinare gli altri dipendenti verso il basso. Di conseguenza, l'ambiente di lavoro può diventare tossico.

La gestione del turnover dei dipendenti è anche molto costosa. Di solito, sostituire un dipendente costa circa 1,5 - 2 volte il suo stipendio.

Tenete presente che questo non tiene conto dei costi derivanti dall'impatto negativo sulla cultura del luogo di lavoro, sui clienti esistenti e sul marchio in generale.

Il vero motivo per cui la vostra agenzia ha un'elevata rotazione dei dipendenti

Con le "Grandi dimissioni", l'"Inflazione" e le "Dimissioni silenziose" in testa alle notizie, si può facilmente concludere che tutti sono scontenti del proprio lavoro, ovunque.

Ma non è esattamente così.

Sebbene esistano molti modi per migliorare la cultura dell'ambiente di lavoro (migliore comunicazione, più elogi, retribuzione più elevata, migliori benefit), tutti questi ignorano la vera causa dell'insoddisfazione. Le persone lasciano lavori inutilmente stressanti in cui la mancanza di struttura e di guida rende il lavoro semplice molto più complicato.

La SEO richiede tempo.

Avete bisogno di tempo per ricercare, creare e ottimizzare le risorse. È anche estremamente facile collegare i risultati agli sforzi del team utilizzando gli analytics. La pressione per ottenere risultati attraverso un percorso a ostacoli di inefficienza può far esaurire rapidamente il team.

Ecco perché i flussi di lavoro sono alla base del successo della vostra azienda.

Senza processi chiaramente definiti e supportati da modelli, strumenti e procedure operative standard (SOP), il vostro team faticherà a produrre rapidamente i risultati.

Al contrario, si troveranno invischiati in un caleidoscopio di compiti banali che consumano le loro giornate, mentre le scadenze e la necessità di ottenere risultati li stressano.

Alla fine ne avranno abbastanza e se ne andranno.

Come migliorare i processi della vostra agenzia SEO (5 passi)

Se il problema sono i processi inefficienti, la soluzione è il miglioramento dei processi.

Siate preparati. Il cambiamento è difficile.

E come proprietario di un'agenzia SEO, dovrete dedicare tempo e lavoro extra in anticipo. Non sarà facile. Ma ne varrà la pena.

Seguite questi cinque passi per snellire i processi della vostra agenzia.

1. Tracciare i flussi di lavoro

Non è possibile risolvere i processi finché non si delineano i processi già esistenti.

Potete usare una lavagna, dei post-it, dei fogli di quaderno o applicazioni come LucidChart o Creately. Non è necessaria una tecnologia sofisticata. Tuttavia, le app sono migliori per le agenzie remote perché facilitano la collaborazione.

Esempio di flusso di lavoro per l'onboarding del cliente mappato in Lucid Charts

Scegliete un'area problematica della vostra azienda e iniziate a tracciare i flussi di lavoro. È necessario essere il più dettagliati possibile.

Può trattarsi di qualcosa di piccolo, come trovare difetti nel vostro processo di ottimizzazione dei post esistenti. Oppure può trattarsi di un flusso di lavoro più complesso, come cercare di ottimizzare il processo di onboarding per i nuovi clienti.

Una volta evidenziate le fasi di ciascun processo, invitate il vostro team a collaborare e a rivederle. Si assicureranno che non vi sfugga nulla.

2. Identificare le inefficienze

È molto facile individuare i problemi una volta che si è tracciata una mappa di tutto.

Noterete colli di bottiglia, ridondanze e altri rallentamenti. Evidenziate queste aree e discutete se sono necessarie per il vostro team.

3. Trovare soluzioni

Per migliorare i flussi di lavoro si possono percorrere tre strade:

• Eliminare: Eliminare qualsiasi processo non necessario.
• Consolidare: combinare i processi ridondanti.
• Migliorare: Utilizzare strumenti, formazione e modelli per ottimizzare i processi.

Passerete la maggior parte del tempo a migliorare i processi. Ma ci sono un paio di punti importanti da tenere presenti prima di adottare qualsiasi soluzione.

Per cominciare, parlate con il vostro team prima di adottare qualsiasi nuovo strumento. Potrebbero avere altre raccomandazioni. Oppure potrebbero non gradire lo strumento scelto. È importante che siano coinvolti in qualsiasi nuova piattaforma. Altrimenti, si rischia di sprecare denaro in strumenti che nessuno usa.

Inoltre, la formazione e i modelli richiedono tempo e risorse per essere creati. Ma alla fine ne vale la pena. Invece di ricominciare da zero ogni volta, il vostro team può svolgere il lavoro con pochi clic.

Soprattutto, create dei video di spiegazione per i processi complessi. Le SOP scritte sono utili, ma i video illustrano chiaramente i passi che il team deve compiere. Questo farà risparmiare a tutti tempo e frustrazione.

4. Aggiornare i processi

Iniziate dal flusso di lavoro più problematico (inefficiente). Utilizzate i dati raccolti nelle prime fasi per migliorare i vostri processi.

La SEO comporta una serie di processi con istruzioni dettagliate per ogni fase. Per le fasi più complesse è necessario disporre di SOP chiaramente definite e di video di presentazione. Per i compiti più semplici, sono necessarie istruzioni dettagliate.

Le persone elaborano le informazioni in modo diverso. Più dettagli, comunicazioni e indicazioni fornirete, più sarà facile per il vostro team svolgere i compiti in modo rapido e accurato.

Inoltre, se si introducono nuove piattaforme, è necessario creare processi di formazione del team su questi strumenti.

Per ottenere risultati ottimali, è importante che qualcuno sia direttamente collegato al flusso di lavoro e che ne completi i processi. In questo modo si massimizza l'efficienza e si garantisce che il team segua il processo.

Si tratta di un processo che richiede tempo e risorse. Può essere frustrante e un po' fastidioso. Ma state investendo nel successo futuro della vostra azienda. Ne vale la pena.

5. Tracciare i risultati e riflettere

Una volta messo in atto il nuovo processo, è necessario monitorare i risultati e riflettere sul flusso di lavoro. Dopo aver completato il compito, dovete chiedere a ogni membro del team di riflettere sul flusso di lavoro.

Ponete al vostro team queste domande sul miglioramento dei processi:

• Cosa ha funzionato?
• Cosa non ha funzionato?
• Cosa si potrebbe migliorare?
• E lo migliorereste?
• C'è qualcos'altro su questo processo che vorrebbe condividere?

Se non lo fate già, dovreste tenere traccia del tempo dedicato dal vostro team alle attività.

Dovete fare attenzione a questo aspetto, in modo da non dare l'impressione di essere dei micro-manager. Spiegate invece al vostro team che il time track è un modo per identificare i punti in cui il tempo fa schifo. In questo modo, potrete stabilire le priorità dei flussi di lavoro da ottimizzare.

Senza il monitoraggio del tempo, non si può essere certi che le modifiche apportate migliorino o meno i flussi di lavoro.

Infine, è necessario organizzare riunioni regolari per rivedere i processi e implementare i nuovi suggerimenti del team. In questo modo la vostra agenzia SEO rimarrà efficiente.

Non dimenticate questa attività critica di miglioramento dei processi

Non è possibile migliorare nulla nella vostra agenzia SEO senza il sostegno della leadership. È fondamentale considerare il miglioramento dei processi come un investimento nell'organizzazione.

State sviluppando metodi di lavoro più intelligenti per offrire risultati migliori ai vostri clienti, ridurre lo stress del vostro team e remunerare maggiormente tutti. Dopotutto, non è possibile acquisire nuovi clienti e aumentare i margini di profitto se si annega nel lavoro amministrativo.

Tuttavia, senza un seguito da parte della dirigenza, il tutto andrà in frantumi.

Dovete sostenere e guidare il cambiamento. Ascoltate la frustrazione del vostro team e dei vostri clienti. Fate in modo che tutti siano entusiasti. Sottolineate come questi miglioramenti dei processi renderanno il lavoro meno stressante e più piacevole.

Con la giusta mentalità, il giusto approccio e il giusto impegno, è possibile creare un ambiente di lavoro più piacevole e un'agenzia SEO più efficiente e redditizia.