Quando utilizzare la 1099 MISC rispetto alla 1099-NEC

Introduzione

Quando si tratta di pagare le tasse, i freelance e gli appaltatori devono conoscere due importanti moduli: 1099-NEC e 1099-MISC. Ognuno di essi ha uno scopo ben preciso, ma spesso si crea confusione su quando utilizzare l'uno o l'altro. Per anni, le aziende e i lavoratori autonomi hanno utilizzato il modulo 1099-MISC per segnalare i redditi non ancora tassati. Tuttavia, con l'introduzione del modulo 1099-NEC nel 2020, specifico per i compensi dei non dipendenti, il panorama è cambiato.

Da dove iniziare per la compilazione dei compensi per gli appaltatori che non sono dipendenti a tempo indeterminato? Dovete scegliere il modulo 1099-NEC o MISC? Questa guida spiega le differenze tra questi moduli e fornisce indicazioni su come archiviarli correttamente per garantire la conformità quando si lavora con gli appaltatori.

Informazioni essenziali sui moduli 1099 MISC e 1099 NEC

A partire dal 2020, il modulo 1099 NEC ha preso il posto del 1099 MISC come modulo designato per la segnalazione all'IRS dei compensi imponibili dei non dipendenti. Sebbene il 1099 MISC sia ancora in uso, ora viene utilizzato principalmente per segnalare pagamenti aziendali come onorari di avvocati, spese sanitarie e affitti.

Che cos'è il modulo 1099-MISC?

Il modulo 1099-MISC è un documento fiscale utilizzato per segnalare i redditi vari superiori a 600 dollari che non fanno parte di un normale compenso. Prima del 2020, veniva utilizzato per segnalare i redditi di appaltatori o imprese individuali, ma ora si occupa esclusivamente di pagamenti vari.

Secondo l'IRS, le imprese o le persone fisiche devono segnalare i seguenti tipi di pagamenti:

• Pagamenti degli affitti
• Royalties
• Premi e riconoscimenti
• Spese legali
• Pagamenti medici e sanitari
• Proventi dell'assicurazione del raccolto
• Ricavi da attività di pesca in barca
• Pagamenti in contanti relativi alla pesca
• Pagamenti di 10 dollari o più in operazioni di intermediazione o royalties al posto di dividendi o interessi esenti da imposta
• Guadagni derivanti da vendite dirette di prodotti di consumo destinati alla rivendita superiori a 5.000 dollari

Che cos'è un 1099 MISC?

Un'azienda deve presentare la 1099-MISC online se ha pagato più di 600 dollari a un individuo o a un'entità per spese varie come affitto, premi, riconoscimenti o parcelle di avvocati.

Cosa deve essere riportato nel modulo 1099-MISC?

Le aziende devono includere le seguenti informazioni nel modulo 1099 MISC:

• Caselle designate per tipi specifici di reddito, tra cui affitti, royalties o premi e riconoscimenti.
• Caselle di ritenuta per l'imposta sul reddito federale o statale
• Qualsiasi attività estera soggetta a ritenuta ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA)

Che cos'è una 1099 NEC?

Il modulo 1099-NEC (Non-Employee Compensation) è un modulo fiscale utilizzato dalle aziende statunitensi per segnalare i pagamenti superiori a 600 dollari effettuati a contraenti, consulenti, liberi professionisti e altri lavoratori autonomi statunitensi che forniscono servizi all'azienda ma non sono dipendenti a tempo indeterminato.

A cosa serve il modulo 1099 NEC?

Le aziende sono tenute a segnalare e archiviare qualsiasi compenso annuale superiore a 600 dollari corrisposto ai non dipendenti. La rendicontazione avviene tramite il modulo 1099-NEC, che viene presentato all'IRS.

I contraenti indipendenti, i cui pagamenti di reddito possono essere riportati dai pagatori sul modulo 1099-NEC, includono:

• Liberi professionisti
• Avvocati
• Dottori commercialisti
• Professionisti fiscali
• Agenti immobiliari non compensati come dipendenti con il modulo W-2

Cosa deve essere riportato sul modulo 1099-NEC?

Quando si presenta il modulo 1099-NEC, le imprese devono includere le seguenti informazioni:

• Nome, indirizzo, numero di telefono e numero di identificazione federale del datore di lavoro (FEIN) dell'azienda.
• Il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione fiscale (TIN) dei non dipendenti, come indicato nel modulo W-9.
• Numero di identificazione dello Stato (se applicabile)
• Totale compenso non dipendente superiore a 600 dollari pagato durante l'anno precedente

Qual è la differenza tra 1099 MISC e 1099 NEC?

La differenza principale tra l'IRS 1099-NEC e il 1099-MISC risiede nel loro utilizzo. Il modulo 1099-NEC è utilizzato specificamente per riportare i compensi dei non dipendenti e segue le regole della ritenuta d'acconto. Al contrario, il modulo 1099-MISC viene utilizzato per segnalare vari tipi di pagamenti vari non dipendenti e include anche la segnalazione per la ritenuta di backup.

Per una guida dettagliata, l'IRS fornisce istruzioni sia per il modulo 1099-NEC che per il modulo 1099-MISC, evidenziandone gli scopi specifici e le differenze.

Quali sono le sanzioni in caso di mancato rispetto della scadenza per i moduli 1099-MISC e 1099-NEC?

Il mancato rispetto della scadenza per la presentazione di 1099 MISC 2024 e 1099-NEC può comportare sanzioni, che variano in base al ritardo della presentazione:

• Penalità di 50 dollari se si presenta la domanda entro 30 giorni.
• Penalità di 100 dollari se si presenta la domanda con più di 30 giorni di ritardo ma prima del 1° agosto.
• Penalità di 260 dollari se presentate la domanda il 1° agosto o dopo.

L'importo esatto dipenderà dalla data di presentazione della dichiarazione dei dati corretta. Se non riuscite a presentare la dichiarazione in tempo, potete richiedere una proroga presentando** **il modulo8809 all'IRS.

Moduli 1099-MISC vs. 1099-NEC: come archiviarli ciascuno

Quando ci si prepara a presentare i moduli 1099, il primo passo è assicurarsi che siano compilati e inviati entro la scadenza. Una differenza fondamentale tra i moduli 1099-MISC e 1099-NEC:

• Modulo 1099-MISC: 31 marzo se si deposita in formato elettronico (28 febbraio se si deposita in formato cartaceo)
• Modulo 1099-NEC: 31 gennaio

Ecco una descrizione dettagliata della procedura di deposito per ciascun modulo:

1. Deposito presso l'Agenzia delle Entrate

Copia A: la presentazione all'Agenzia delle Entrate è essenziale per entrambi i moduli. Esistono due metodi di archiviazione:

• Archiviazione elettronica: È il metodo più rapido, che utilizza il sistema FIRE (Filing Information Returns Electronically) dell'IRS. Questo sistema consente di ridurre gli errori e di velocizzare l'invio delle dichiarazioni.
• Archiviazione cartacea: Si tratta di un'opzione più lenta che prevede l'invio dei moduli per posta a un indirizzo specifico in base alla sede dell'azienda. Molti pacchetti software per la contabilità o servizi di pagamento per gli appaltatori sono in grado di effettuare l'archiviazione elettronica per vostro conto.

2. Invio di copie al destinatario

Inviare al destinatario le proprie copie (copia B e copia 2). Con il consenso del destinatario, è possibile inviarle per via elettronica. Spesso i fornitori di software o di servizi possono gestire anche questa fase.

3. Requisiti di deposito dello Stato

I requisiti di deposito dei moduli 1099-MISC e 1099-NEC variano da Stato a Stato. Alcuni Stati richiedono il deposito di questi moduli presso lo Stato, mentre altri non lo richiedono.

Gli Stati esenti dal modulo 1099 per i dipendenti includono Alaska, Florida, Illinois, Nevada, New Hampshire, New York, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming. Le aziende che operano in questi Stati non devono presentare i moduli 1099 allo Stato.

I requisiti per la compilazione possono cambiare, quindi è necessario verificare sempre le informazioni più recenti presso le autorità fiscali di ogni Stato.

Migliori pratiche per i moduli 1099-MISC e 1099-NEC

Gli errori nei moduli 1099 sono comuni, quindi è fondamentale ricordare che potrebbe essere necessario presentare più di un modulo o nessuno, a seconda dei pagamenti effettuati:

• Solo 1099-MISC: Utilizzato per segnalare tipi specifici di pagamenti diversi dai salari.
• Solo 1099-NEC: Utilizzato per segnalare i compensi dei non dipendenti.
• Entrambi i moduli: Richiesto quando si paga un appaltatore indipendente per un importo superiore a 600 dollari e per il pagamento dell'affitto per un importo superiore a 600 dollari.
• Nessuno dei due moduli: Non è necessario se un contraente indipendente viene pagato solo 300 dollari per l'anno e non vengono effettuati pagamenti vari.

Se dovete presentare uno di questi moduli, assicuratevi di rispettare le scadenze e che tutte le informazioni siano accurate, compreso l'identificativo del contribuente o il numero di previdenza sociale del destinatario.

Conclusione

Comprendendo le importanti distinzioni tra il modulo 1099-MISC e il modulo 1099-NEC, le aziende e gli appaltatori indipendenti possono garantire la conformità alle leggi fiscali, semplificando al contempo i processi di gestione finanziaria. Riportando accuratamente questi pagamenti con il modulo appropriato, le aziende non solo soddisfano i requisiti dell'IRS, ma mantengono anche registri chiari che possono facilitare le operazioni finanziarie e la rendicontazione. In caso di dubbi sul modulo da utilizzare, consultate sempre un professionista fiscale.