Che cos'è il metodo BLUF e perché è utile nelle comunicazioni?

Introduzione

Il termine ¨BLUF¨ è l'abbreviazione di ¨Bottom Line Up Front¨. Questa frase significa che la cosa più importante della pagina web o del testo si trova all'inizio. Questa struttura prevede che le informazioni più importanti siano poste all'inizio del testo e non alla fine. In questo modo, il lettore può leggere velocemente e comprendere chiaramente il punto principale del messaggio.

È interessante notare che questa struttura di input delle informazioni è ampiamente utilizzata nelle comunicazioni militari negli Stati Uniti. L'obiettivo principale è quello di rendere il messaggio più preciso e chiaro per la comprensione. Il principio BLUF è diverso da uno stile più tradizionale che pone le raccomandazioni e le conclusioni alla fine, dopo i fatti e le argomentazioni.

Modelliamo la situazione in cui un cliente affida un incarico a un progettista. Nell'esempio a sinistra, il principio BLUF non viene utilizzato, mentre viene utilizzato nell'esempio a destra.

Senza il principio BLUF	Con il principio BLUF
Tra una settimana lanceremo un sito web e pianificheremo un'azione per i clienti. Finora abbiamo pensato a dove collocare le informazioni rilevanti... (ecco le spiegazioni) Vogliamo che creiate un banner per il sito web con informazioni sull'azione durante la settimana.	Vogliamo che creiate un banner per il sito web con informazioni sull'azione della settimana. Tra una settimana lanceremo un sito web e abbiamo in programma un'azione per i clienti. Finora abbiamo pensato a dove collocare le informazioni pertinenti... (ecco le spiegazioni).

Si tratta di un esempio piuttosto grossolano, ma molto dimostrativo. Sentite la differenza?

Nel primo caso, diamo le informazioni introduttive all'inizio. Poi si parla del compito. Nel secondo caso, si descrive il compito e poi si approfondiscono i dettagli. In questo caso, il progettista immaginato capisce cosa ci si aspetta che faccia e comprende meglio i dati successivi. Quindi, gli è chiaro fin dall'inizio perché tutto viene raccontato in questo modo, perché conosce il suo compito principale. È logico, no?

Dove viene utilizzato il metodo BLUF?

Il BLUF può essere utilizzato letteralmente in ogni ambito in cui è fondamentale trasmettere l'idea principale al pubblico in modo rapido ed efficiente. Guardate i seguenti esempi:

In attività:

• nelle lettere e nelle presentazioni commerciali per suscitare l'interesse di un cliente o di un investitore;
• in relazioni e materiali analitici per dare ai lettori l'idea principale del contenuto;
• nei materiali pubblicitari per attirare l'attenzione dei potenziali clienti.

In ambito educativo:

• nelle lezioni e nei seminari per aiutare gli studenti a comprendere meglio l'argomento;
• nei libri e nei manuali per rendere il materiale migliore e più accessibile alla comprensione;
• nei testi e negli esami per dare agli studenti l'opportunità di concentrarsi su domande più importanti.

In giornalismo:

• negli articoli di cronaca per aiutare i lettori a farsi un'idea più chiara degli eventi più importanti;
• in materiali analitici per aiutare a trovare la via d'uscita in situazioni difficili;
• nelle interviste per evidenziare le espressioni più interessanti.

Inoltre, il metodo BLUF viene utilizzato nel marketing (compreso quello via e-mail), nei social network, nelle pubblicità, nelle presentazioni e in altri materiali. Inoltre, il metodo BLUF può essere utilizzato nella corrispondenza comune per fornire le informazioni più importanti all'interlocutore in modo più rapido e preciso. In questo modo si risparmia molto tempo.

Quali sono i principali vantaggi del metodo BLUF?

Quando si collocano le informazioni principali all'inizio del testo, sia l'autore che il lettore ne traggono vantaggio:

1. Vantaggi per l'autore: Il metodo BLUF aiuta a strutturare i pensieri e a concentrarsi sulle cose più importanti. Grazie ad esso, lo stile di scrittura diventa più breve e più potente per mantenere l'attenzione del lettore. Inoltre, con il metodo BLUF, si può esprimere il proprio punto di vista o la propria raccomandazione fin dall'inizio. In questo modo, non ci sarà spazio per fraintendimenti o dubbi.
2. Vantaggi per il lettore: Il metodo BLUF facilita il processo di comprensione e comprensione. Inoltre, non spinge mai il lettore a leggere cose extra o a cercare risposte alla fine del testo. Inoltre, il metodo BLUF consente al lettore di decidere se approfondire o meno il materiale. In questo modo tiene conto degli obiettivi e degli interessi del lettore.

Come funziona il metodo BLUF?

1. Si determina l'obiettivo e il pubblico del messaggio (che cosa e a chi si vuole dire esattamente).
2. Formulate il pensiero principale e la conclusione (ciò che volete che il lettore sappia e faccia dopo aver letto il vostro messaggio).
3. Collocate il pensiero principale e la conclusione all'inizio del testo. Assicuratevi che non sia più lungo di 1 o 2 frasi. Per evidenziare questa parte del testo si può utilizzare la marcatura BLUF.
4. Sostenete il vostro pensiero principale e la vostra conclusione con fatti, argomenti e dettagli che devono essere collocati in ordine decrescente di importanza. Evitate informazioni aggiuntive o ripetizioni.
5. Concludete il testo con una call-to-action o un curriculum se è essenziale.

In sintesi, il metodo BLUF prevede di collocare il pensiero più cruciale all'inizio, mentre i dati successivi devono essere collocati in ordine decrescente di importanza.

Quali sono i casi in cui non si dovrebbe usare BLUF?

Il metodo BLUF non è universale, nonostante i suoi vantaggi. Ci sono diversi casi in cui potrebbe essere piuttosto dannoso, ad esempio quando:

1. È necessario aprire l'essenza del messaggio passo dopo passo: In questi casi, il lettore non riceverà le direttive dell'autore se si utilizza il metodo BLUF.
2. È fondamentale incuriosire il lettore. Il messaggio non incuriosisce e diventa meno interessante se si utilizza il metodo BLUF.
3. Il vostro messaggio è complicato e richiede un chiarimento. Il lettore potrebbe non ricevere tutte le informazioni se si utilizza il metodo BLUF.

Questi sono i motivi principali per cui il metodo BLUF non viene utilizzato nella narrativa, negli articoli scientifici e nei documenti giuridici. Tuttavia, ci possono essere delle eccezioni. In questi casi, è preferibile un inserimento graduale delle informazioni e una conduzione sistematica del pensiero.

Riflessioni finali

Il BLUF è uno strumento utile che aiuta a migliorare la comunicazione e a trasmettere in modo più efficace le idee e i pensieri principali. Rende i messaggi più chiari, brevi e coerenti. Inoltre, rispetta e valorizza il tempo dei lettori. Inoltre, viene utilizzato in vari ambiti della comunicazione in cui la chiarezza e la velocità di trasmissione delle informazioni sono essenziali.

Infine, vorremmo darvi alcuni consigli di base:

1. Utilizzate il metodo BLUF solo nei casi in cui è necessario.
2. Rendere chiaro e comprensibile il pensiero principale.
3. Non dimenticate di fornire i dati aggiuntivi necessari alla comprensione del messaggio.
4. Verificare se il metodo BLUF contraddice o meno l'obiettivo del messaggio.

È fondamentale prendere in considerazione il contesto e l'obiettivo di un messaggio prima di decidere se applicare o meno il metodo BLUF. Tuttavia, con un po' di pratica, sarete facilmente in grado di capire se ce n'è bisogno.

Grazie per l'attenzione!