L'importanza delle fatture in un negozio di e-commerce

Introduzione

Ogni imprenditore del commercio elettronico comprende l'importanza di mantenere i clienti felici e l'organizzazione dell'attività - e le fatture sono un modo sicuro e breve per colpire entrambi gli obiettivi con una sola freccia.

Per chi non lo sapesse, la fattura è un documento legale che il venditore rilascia all'acquirente per registrare la transazione finanziaria della vendita. Ha molti scopi, tra cui la registrazione finanziaria, la prova d'acquisto e la conformità fiscale.

Ma le fatture sono molto di più, soprattutto nel settore dell'e-commerce da 16,6 trilioni di dollari.

In questa guida vi aiuteremo a comprendere i ruoli e i vantaggi principali di questo documento finanziario cruciale per il vostro negozio di e-commerce (oltre a cinque migliori pratiche di gestione delle fatture alla fine).

Il ruolo delle fatture nei negozi di e-commerce

Le aziende si basano sul denaro e le fatture rendono chiari i termini di pagamento. Ma oltre alla convenienza e alla flessibilità dei pagamenti, le fatture svolgono un ruolo cruciale in due settori chiave delle aziende di e-commerce:

Facilitare le transazioni

Le fatture rendono il processo di pagamento un gioco da ragazzi per voi e per i vostri clienti. Fare della fatturazione una parte standard del processo di acquisto vi permette di tenere traccia dei pagamenti e di distinguere le fatture pagate da quelle in sospeso.

Contribuisce a transazioni senza interruzioni, fungendo da:

• Conferma formale dell'acquisto (inclusi dettagli come il nome del prodotto, i prezzi e i dettagli di spedizione)
• Mezzo per comunicare le istruzioni di pagamento ai clienti, come i gateway di pagamento e la data di scadenza.
• Strumento di tracciamento dell'ordine che consente ai clienti di seguire gli aggiornamenti in tempo reale della spedizione

L'importanza legale e finanziaria

Ogni Paese applica una qualche forma di imposta sulle vendite di beni e servizi imponibili nel commercio elettronico: IVA, GST, imposta statale o provinciale, per citarne alcune.

In questo caso, la fattura è il documento legale che suddivide e identifica l'imposta sulle vendite. Le autorità fiscali potrebbero anche chiedervi le fatture come parte dell'obbligo di rendicontazione fiscale.

Ricordate che le fatture possono proteggervi da potenziali azioni legali. Se i truffatori cercano di fregarvi, ad esempio rifiutandosi di pagare dopo aver ricevuto l'ordine, una fattura dimostrerà che la transazione finanziaria è avvenuta davvero.

Vantaggi dell'utilizzo delle fatture in un negozio di e-commerce

I vantaggi delle fatture superano qualsiasi argomentazione contro la fatturazione nell'e-commerce. Ecco i due principali che crediamo siano sufficienti a convincere qualsiasi proprietario di un negozio online ambizioso:

Professionalità e fiducia dei clienti

Le fatture non servono solo per essere pagate. Sono anche una parte fondamentale dell'esperienza post-acquisto del cliente. Le aziende più accorte utilizzano le fatture come un'ulteriore opportunità di branding. Ad esempio, con una CTA che invita a utilizzare un codice promozionale o a partecipare a un programma di fidelizzazione.

Utilizzarlo con saggezza può avere un impatto sui vostri clienti, con conseguente aumento dei clienti abituali e un migliore marketing del passaparola.

Inoltre, l'uso delle fatture è un ottimo modo per eliminare inutili scambi post acquisto tra i clienti e i tempi di assistenza.

Pertanto, quando progettate il vostro modello di fattura, pensate a quanto segue:

• Immagine del marchio
• Tono di voce
• Tipografia
• Logo

Una volta prese le decisioni, assicuratevi che queste siano diffuse in tutti i punti di contatto con i clienti, compresi il sito web, i banner, i social media e le fatture.

Tenuta dei registri e organizzazione

Le fatture online sono un modo semplice per semplificare il processo di pagamento. Il passaggio a queste fatture elettroniche è la chiave per mantenere accurati i registri finanziari delle vostre attività di commercio elettronico.

Vi aiuta a monitorare da vicino non solo le vendite, ma anche le spese e le entrate, supportandovi nell'analisi finanziaria, nel calcolo dei profitti dell'e-commerce e nella pianificazione futura.

Inoltre, l'utilizzo di un modello di fattura consente di standardizzare le fatture. In questo modo basteranno pochi clic e tutti i record di pagamento saranno organizzati al meglio.

Tuttavia, assicuratevi di includere nelle vostre fatture tutte le informazioni pertinenti, come il nome del cliente, i dettagli di contatto e la descrizione del prodotto. L'indicazione di queste informazioni aiuterà sia voi che i vostri clienti ad avere un registro completo delle transazioni.

Utilizzate un sistema di numerazione delle fatture per un'organizzazione ancora migliore. Assegnate a ogni fattura un numero unico per riconciliare facilmente i pagamenti e monitorare i saldi in sospeso.

Suggerimento: Molte aziende competenti stanno cercando di fare il lavoro per voi. Si tratta di società di contabilità, fornitori di servizi per le piccole imprese e gruppi di networking professionale, che si chiedono come ottenere clienti come voi. Sono disposte ad aiutarvi. Quindi, toglietevi un peso extra dalle spalle e affidate all'esterno compiti banali come la tenuta dei registri e la creazione delle fatture, se necessario.

Approfondimenti sulle prestazioni degli annunci

Come registro dettagliato delle spese di eCommerce, le fatture forniscono una visione granulare dell'aspetto finanziario delle campagne di marketing, in particolare delle prestazioni degli annunci. Queste fatture vi forniranno preziose informazioni sulle prestazioni degli annunci, come ad esempio:

• Ripartizione dei costi (posizionamento degli annunci, produzione creativa, spese di agenzia, ecc.)
• Analisi delle prestazioni (correlazione dei dati delle fatture con le metriche di performance degli annunci, come impressioni e conversioni)
• Pianificazione del budget
• Valutazione del ROI (confronto tra i costi in fattura e i ricavi generati dalle vendite ad-driven)

Pertanto, sfruttando i dati delle fatture, è possibile ottimizzare le strategie di performance degli annunci. Un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo è quello di integrare lo strumento di monitoraggio degli annunci con il sistema di fatturazione del commercio elettronico, collegando le vendite direttamente alle campagne pubblicitarie mirate.

L'integrazione vi aiuterà a migliorare gli investimenti pubblicitari, a misurare il ritorno sugli investimenti pubblicitari e a valutare i fornitori.

5 buone pratiche per la gestione delle fatture nell'eCommerce

Parliamo delle nostre best practice per la gestione delle fatture nell'eCommerce che possono darvi un vantaggio sulla concorrenza. Applicatele e mantenete le vostre transazioni commerciali, il vostro branding e la vostra gestione sulla strada giusta:

Automatizzare i sistemi di fatturazione

La maggior parte delle aziende di commercio elettronico dispone di personale limitato e la divisione di contabilità passiva non può fare più di tanto. I dipendenti sovraccarichi di lavoro creano errori e ritardi che aumentano le spese e, peggio ancora, incidono sull'immagine del vostro marchio.

È qui che l'automazione si rivela promettente. L'automazione dei sistemi di fatturazione consente di:

• Approvazione delle fatture con Quicken
• Eliminare l'inserimento manuale dei dati
• Ridurre la possibilità di frode
• Riduzione dei costi di elaborazione delle fatture
• Archiviare facilmente i documenti finanziari online

In particolare, concentratevi sull'automazione della generazione delle fatture, della consegna e dei solleciti di pagamento.

Codice truffa: Il vostro sistema di automazione delle fatture sarà una miniera d'oro di preziosi dati sul comportamento dei clienti e sui modelli di acquisto. In questo modo, integrando il sistema con le vostre campagne di Google ads for eCommerce, potrete personalizzare gli annunci e il targeting con precisione laser.

Ad esempio, se i sistemi di fatturazione mostrano un'impennata degli ordini di un particolare prodotto, potete facilmente lanciare una campagna pubblicitaria mirata per sfruttare la tendenza. Al contrario, se le fatture rivelano un calo delle vendite per alcuni articoli, potete modellare la strategia pubblicitaria per stimolare la domanda.

Fornire una fattura dettagliata

Assicuratevi che nelle fatture del vostro e-commerce siano indicati tutti i prodotti/servizi e i tempi di consegna. Si tratta di un elemento cruciale di una fattura presentabile e leggibile, che dice ai clienti esattamente per cosa stanno pagando.

Delineate chiaramente la descrizione di ogni prodotto per una migliore comprensione. Suddividete i progetti più grandi in tappe più piccole, con il relativo costo per i vostri clienti. Inoltre, è possibile personalizzare le fatture aggiungendo link a flipbook per migliorare ulteriormente la presentazione dei prodotti.

Quando i clienti capiscono la fattura, procedono rapidamente al pagamento senza ulteriori chiarimenti o ritardi. E più veloce è il pagamento, migliore sarà il flusso di cassa della vostra azienda.

Integrazione con il software di contabilità

Secondo il Tech Culture Report dell'AIA, il 59% degli studi professionali utilizza software di sola contabilità per la fatturazione ai clienti. Ci auguriamo che siate tra questo 59%. In caso contrario, iniziate a cercare una soluzione software che vi permetta di gestire le fatture senza problemi.

Ecco alcune caratteristiche fondamentali da ricercare nella scelta del software giusto per il vostro eCommerce:

• Integrazione della piattaforma (ad esempio, livelli di inventario, pagamenti incassati, tasse e altro).
• Configurazione dell'imposta sulle vendite
• Rapporti completi
• Sicurezza dei dati finanziari
• Funzione aggiuntiva per personalizzare il servizio per la vostra azienda
• Assistenza e aggiornamenti

Inoltre, il software deve consentire a voi e ai clienti di tenere traccia delle fatture e dei pagamenti. Questo migliorerà l'esperienza degli utenti dopo l'acquisto (fidelizzandoli) e faciliterà il monitoraggio delle fatture per voi.

Una volta deciso, integrate l'automazione delle fatture e fate crescere la vostra azienda. Ricordate che un buon software di contabilità è un investimento per la gestione finanziaria, l'efficienza e la scalabilità della vostra azienda.

Scegliete il software giusto, automatizzate il processo e fate crescere la vostra attività senza limitazioni contabili.

Suggerimento: I CDN sono i migliori per migliorare la velocità del sito nei negozi di e-commerce in modo organico e possono essere uno strumento prezioso per migliorare la sicurezza delle prestazioni e l'esperienza dell'utente nella gestione delle fatture. Assicuratevi quindi di integrare le CDN nel vostro software di contabilità.

Seguire le fatture non pagate

A volte i clienti possono dimenticare di pagare la fattura o addirittura incontrare complicazioni nel farlo. In questo caso, un follow-up cortese e tempestivo può ricordare ai clienti le fatture in scadenza.

È possibile impostare e-mail automatiche per i solleciti di pagamento nel software di contabilità, in modo da inviare follow-up professionali e di facile comprensione per i clienti. Inoltre, è necessario fornire ai clienti diverse opzioni di pagamento, come bonifico bancario, carta di credito o PayPal, per aumentare la probabilità di un pagamento rapido.

Una comunicazione rispettosa ed efficace deve essere al centro del follow-up delle fatture. Mantenete un canale di comunicazione aperto per affrontare qualsiasi dubbio o problema che possa impedire ai clienti di finalizzare il pagamento.

Privilegiare la sicurezza e la privacy dei dati.

Ora, la parte più critica è la sicurezza e la privacy. I vostri clienti vi affidano i loro dati finanziari; mantenerli al sicuro deve essere la vostra massima priorità.

Quindi, assicuratevi di scegliere un software ad alta sicurezza con autenticazioni a più livelli per evitare accessi non autorizzati.

Pensieri finali

La fatturazione può sembrare un'attività banale, ma che piaccia o no, è fondamentale.

Un buon sistema di elaborazione delle fatture può trasformare il modo in cui le fatture vengono create ed elaborate, con conseguente aumento dell'efficienza, dell'efficacia e della produttività.

Create quindi fatture d'impatto e conformi per il vostro fiorente negozio online utilizzando i suggerimenti di cui sopra. Utilizzate un software di alto livello e aggiornate costantemente il vostro sistema di gestione delle fatture per offrire ai vostri dipendenti e clienti la migliore esperienza possibile, perché non meritano niente di meno!