Introduzione

Le 5 fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti nel 2023

I project manager sono veri e propri multitasking. Coordinano team, gestiscono tempistiche complesse ed eseguono compiti quasi alla perfezione, spesso contemporaneamente.

Tuttavia, i project manager più esperti sanno che per orchestrare un progetto di successo non bastano i piani. Richiede una profonda comprensione del ciclo di vita della gestione del progetto.

In questa guida approfondiremo ogni fase del ciclo di vita della gestione dei progetti: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura. Esploreremo anche le fasi e gli strumenti necessari per guidare i vostri progetti verso il successo per ogni fase.

Cinque fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti

Il ciclo di vita della gestione del progetto comprende tipicamente 5 fasi:

1. Fase 1 - Iniziazione
2. Fase 2 - Pianificazione
3. Fase 3 - Esecuzione
4. Fase 4 - Monitoraggio e controllo
5. Fase 5 - Chiusura

Che cos'è il ciclo di vita del progetto?

Il ciclo di vita del progetto è una struttura che consente ai project manager di pianificare, eseguire e controllare il progetto in modo efficace. Si tratta di un approccio sistematico che delinea le fasi attraverso cui un progetto procede, dall'avvio alla chiusura.

Approfondiamo le fasi dettagliate del ciclo di vita del progetto:

1. Inizio: La fase di avvio segna l'inizio di un progetto. Comporta l'identificazione e la definizione dello scopo, degli obiettivi, dell'ambito e delle parti interessate del progetto.

In questa fase, di solito viene assegnato un project manager e può essere condotto uno studio di fattibilità per valutare la fattibilità del progetto. Si determinano i requisiti e i vincoli iniziali del progetto e si sviluppa una carta del progetto o un business case.

2. Pianificazione: Nella fase di pianificazione, i project manager e i loro team sviluppano un piano completo per guidare l'esecuzione del progetto. Questa fase prevede:

• Definizione dei risultati del progetto
• creazione di una struttura di ripartizione del lavoro
• identificare i compiti e le dipendenze del progetto
• stima delle risorse e delle tempistiche
• allocazione dei budget
• stabilire l'analisi dei rischi e le strategie di gestione per mitigare i potenziali rischi del progetto

Si noti che il piano di progetto serve come tabella di marcia per l'esecuzione e il controllo del progetto.

3. Esecuzione: La fase di esecuzione è quella in cui il piano di progetto viene messo in pratica. Vengono assegnati i compiti e i membri del team iniziano a lavorare sulle rispettive attività.

I project manager supervisionano l'esecuzione, assicurando che i compiti siano completati in tempo, che le risorse siano utilizzate in modo efficace e che la comunicazione fluisca senza problemi tra i membri del team e le parti interessate. Vengono condotti aggiornamenti sullo stato di avanzamento e riunioni periodiche per monitorare i progressi, affrontare i problemi e apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto in linea con i tempi.

4. Monitoraggio e controllo: Durante l'intero ciclo di vita del progetto, il monitoraggio e il controllo sono fondamentali per garantire che il progetto rispetti i tempi, il budget e gli standard di qualità definiti.

I project manager tengono traccia degli indicatori chiave di prestazione, rivedono le metriche del progetto e confrontano i progressi effettivi rispetto agli obiettivi pianificati. Questa fase prevede la gestione dei cambiamenti, la risoluzione dei conflitti e la gestione dei rischi che si presentano. Vengono inoltre redatti rapporti periodici per tenere informati gli stakeholder sullo stato del progetto e sugli eventuali aggiustamenti necessari.

5. Chiusura: la fase di chiusura indica la fine del progetto. Comporta la finalizzazione e la consegna dei risultati del progetto, lo svolgimento di una revisione del progetto o di una revisione post-implementazione e l'ottenimento di approvazioni e firme da parte degli stakeholder. Le lezioni apprese dal progetto vengono documentate per migliorare i progetti futuri. I contratti vengono chiusi e le risorse vengono rilasciate.

Viene preparato un rapporto formale di chiusura del progetto, che evidenzia i risultati, le sfide e le raccomandazioni per i progetti futuri. Anche la celebrazione del successo del progetto e il riconoscimento dei contributi dei membri del team sono una parte essenziale della fase di chiusura.

Suggerimento: il ciclo di vita del progetto non è necessariamente un processo lineare. Nel corso del progetto possono verificarsi iterazioni, adattamenti e cicli di feedback, che consentono flessibilità e aggiustamenti in base alle necessità.

I quattro vincoli del ciclo di vita della gestione dei progetti

All'interno del ciclo di vita della gestione del progetto, ci sono quattro vincoli che i project manager devono gestire in modo efficace:

1. Tempo: i vincoli temporali possono essere influenzati da fattori esterni quali:

• Scadenze irrealistiche: I manager si trovano spesso ad affrontare sfide quando gli stakeholder o i clienti fissano scadenze troppo aggressive o poco pratiche per il completamento del progetto. Questo può creare pressione e rendere difficile la consegna del progetto entro i tempi previsti.
• Scarsa stima dei tempi: La stima accurata del tempo necessario per ogni attività o fase è fondamentale. Una stima inadeguata può causare ritardi e ostacolare l'avanzamento del progetto.
• Dipendenze e ritardi: I progetti spesso presentano interdipendenze tra le attività o i team. I ritardi in un'area possono causare un effetto a catena, con un impatto sulla tempistica complessiva del progetto.

2. Costi: I vincoli di costo più comuni sono i seguenti:

• Budget insufficiente: Le risorse finanziarie limitate possono rappresentare una sfida per l'acquisto dei materiali necessari, l'assunzione di personale qualificato o l'investimento nella tecnologia necessaria per l'esecuzione del progetto.
• Superamento dei costi: Una cattiva stima dei costi, spese impreviste o modifiche dell'ambito del progetto possono portare a uno sforamento del budget, mettendo a dura prova le risorse e creando vincoli finanziari.
• Allocazione delle risorse: I manager spesso lottano con l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse per garantire l'efficacia dei costi e soddisfare i requisiti del progetto.

3. Ambito: La limitazione dell'ambito si verifica quando il progetto deraglia e si espande oltre l'ambito originariamente previsto. I casi d'uso generali includono:

• Scope Creep: le modifiche o le aggiunte all'ambito del progetto senza un'adeguata valutazione e approvazione possono provocare lo scope creep. Questo può portare a un aumento dei costi, a un allungamento dei tempi e a difficoltà nella realizzazione del progetto come inizialmente previsto.
• Modifiche dell'ambito: Le modifiche dell'ambito a metà progetto possono interrompere il flusso di lavoro, influenzare l'allocazione delle risorse e introdurre nuovi rischi e incertezze.
• Requisiti poco chiari: Requisiti di progetto mal definiti o ambigui possono rendere difficile per i manager stabilire un ambito chiaro e comunicare efficacemente le aspettative del progetto al team.

4. Qualità: I vincoli di qualità possono derivare da numerose questioni, quali:

• Mancanza di standard: L'assenza di standard di qualità definiti o di un sistema di gestione della qualità può dare origine a prodotti incoerenti o di qualità inferiore.
• Test insufficienti: L'inadeguatezza dei processi di collaudo o di garanzia della qualità può portare a errori o difetti non rilevati, riducendo la qualità complessiva dei prodotti del progetto.
• Bilanciare i compromessi: I manager si trovano spesso ad affrontare la sfida di bilanciare il desiderio di ottenere risultati di alta qualità con i vincoli di tempo e di costo. I compromessi possono essere necessari e trovare il giusto equilibrio può essere un compito complesso.

Suggerimento: questi quattro vincoli, comunemente noti come il "triangolo di ferro", sono interrelati e le variazioni di un vincolo spesso si ripercuotono sugli altri. I project manager devono bilanciare e dare priorità a questi vincoli durante tutto il ciclo di vita del progetto per ottenere risultati di successo.

Comprendere le 5 fasi del ciclo di vita della gestione dei progetti

Fase 1. Avvio del progetto

Fasi coinvolte:

1. Identificare gli obiettivi, le finalità e i risultati del progetto.
2. Definire l'ambito e i confini del progetto.
3. Condurre uno studio di fattibilità per valutare la fattibilità del progetto.
4. Identificare le parti interessate e stabilire i canali di comunicazione.
5. Creare una carta del progetto o un documento di avvio.

Strumenti comuni utilizzati:

• Modello di carta del progetto
• Strumenti di analisi degli stakeholder
• Modelli di studio di fattibilità
• Modelli di piano di gestione della comunicazione

Fase 2. Pianificazione del progetto

Fasi coinvolte:

1. Definire i compiti e le attività del progetto.
2. Determinare il calendario e le tappe del progetto.
3. Sviluppare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) e assegnare le risorse.
4. Identificare e analizzare i rischi del progetto.
5. Sviluppare un budget e allocare le risorse.
6. Creare un piano di progetto dettagliato.

Strumenti comuni utilizzati:

• Software di gestione dei progetti (ad esempio, Microsoft Project, Asana, Trello)
• Grafici di Gantt come quello mostrato di seguito:

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• Modelli di WBS
• Strumenti di valutazione del rischio
• Software di allocazione delle risorse
• Strumenti di budgeting e analisi finanziaria

Fase 3. Esecuzione

Fasi coinvolte:

1. Eseguire i compiti del progetto secondo il piano del progetto.

2. Coordinare e gestire le risorse:

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3. Comunicare con le parti interessate e rispondere alle loro preoccupazioni.

4. Monitorare l'avanzamento del progetto e tenere traccia delle prestazioni effettive.

5. Implementare le misure di controllo della qualità.

6. Gestire eventuali modifiche o problemi che si presentano durante l'esecuzione.

Strumenti comuni utilizzati:

• Strumenti di collaborazione e comunicazione (ad es. Slack, Microsoft Teams)
• Software di gestione dei compiti
• Software di gestione dei progetti
• Strumenti di gestione della qualità
• Strumenti di gestione del cambiamento

Fase 4. Monitoraggio e controllo

Fasi coinvolte:

1. Monitorare l'avanzamento del progetto e confrontarlo con il calendario e le tappe previste.
2. Tracciare i costi del progetto e confrontarli con il budget.
3. Condurre riunioni regolari per valutare lo stato del progetto e affrontare i problemi.
4. Gestire i rischi del progetto e implementare strategie di mitigazione.
5. Garantire il rispetto degli standard di qualità.
6. Adattare il piano del progetto, se necessario.

Strumenti comuni utilizzati:

• Software di gestione dei progetti con funzioni di monitoraggio e reporting
• Strumenti di analisi del valore stimato
• Software di gestione del rischio
• Strumenti e tecniche di controllo della qualità
• Strumenti di gestione del cambiamento
• Cruscotti di performance del progetto

Fase 5. Chiusura

Fasi coinvolte:

1. Valutare le prestazioni del progetto rispetto agli obiettivi e ai risultati ottenuti.

2. Ottenere l'approvazione del cliente o delle parti interessate per il completamento del progetto.

3. Condurre una sessione di lezioni apprese per identificare i successi e le aree di miglioramento:

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4. Archiviare la documentazione del progetto e chiudere i contratti.

5. Celebrate il successo del progetto e riconoscete i contributi dei membri del team.

Strumenti comuni utilizzati:

• Strumenti di valutazione del progetto
• Modelli di lezioni apprese
• Sistemi di gestione dei documenti
• Modelli di chiusura del contratto
• Lista di controllo per la chiusura del progetto

A voi la parola: Semplificare il processo di gestione dei progetti con Nifty

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Volete rendere il vostro processo di gestione dei progetti efficiente e semplice? Prendete in considerazione il software di gestione dei progetti di Nifty, che offre un'interfaccia facile da usare e una serie di funzioni essenziali come:

• Collaborazione centralizzata: Nifty funge da hub centralizzato per il vostro team, dove potete facilmente comunicare, condividere documenti e monitorare i progressi all'interno della piattaforma. Dite addio a e-mail, messaggi e file sparsi.
• Gestione dei compiti: Nifty consente di creare e assegnare compiti ai membri del team, impostare date di scadenza e monitorare i progressi. Rimanete organizzati con schede di attività intuitive e flussi di lavoro semplificati che migliorano la produttività:

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• **Tracciamento del tempo: **Nifty offre funzioni integrate di tracciamento del tempo, consentendo di monitorare quanto tempo viene speso per ogni attività. È possibile tracciare e analizzare facilmente le ore di lavoro per garantire l'allocazione ottimale delle risorse e l'efficienza del progetto.
• Gestione dei file: Il sistema di gestione dei file di Nifty consente di caricare, archiviare e accedere ai documenti con facilità.
• Roadmap visive del progetto: I project manager possono tenere sotto controllo le scadenze dei progetti grazie alle roadmap visive di Nifty. Possono facilmente pianificare, visualizzare e tenere traccia delle tappe e delle scadenze del progetto.
• Potenti integrazioni: Nifty si integra con strumenti popolari come Slack, Google Drive e GitHub, migliorando le capacità di gestione dei progetti. Potete collegare le vostre app preferite e ottimizzare il flusso di lavoro senza problemi.

Il successo di un progetto dipende dalla comprensione del ciclo di vita della gestione del progetto. Utilizzate un software di gestione dei progetti e aumentate i vostri sforzi per consegnare i progetti nel rispetto del budget, delle scadenze e delle aspettative degli stakeholder.