Guida fiscale per i freelance digitali

Introduzione

Se siete un libero professionista che lavora nel settore digitale, senza dubbio trascorrerete il 99% della vostra giornata lavorativa occupandovi dei compiti legati al vostro lavoro. Compilare una dichiarazione dei redditi o anche solo pensare di gestire i propri affari fiscali non è qualcosa che la maggior parte dei professionisti prende in considerazione quotidianamente. Detto questo, il pagamento delle imposte è un obbligo di legge, il che significa che tutti dovrebbero tenere sotto controllo i propri obblighi fiscali, anche se non è una cosa che si fa volentieri. Di seguito sono riportati alcuni consigli utili per ridurre l'onere della gestione degli affari fiscali.

Suggerimenti per compilare le tasse con il minimo sforzo

La compilazione delle tasse non deve sempre essere un processo doloroso o dispendioso in termini di tempo. Ci sono modi per rendere più semplice tenere traccia di tutto.

Tracciare le entrate e le uscite

È essenziale tenere traccia delle entrate e delle uscite dell'azienda durante tutto l'anno, in modo da poter presentare la dichiarazione dei redditi con dati accurati e aggiornati. Il modo migliore per registrare i guadagni e le spese è utilizzare un software di contabilità, in quanto tutti i dati sono conservati online in modo sicuro. Tuttavia, di tanto in tanto potrebbe essere necessario utilizzare documenti fisici al di fuori del software. Ad esempio, se vi espandete in una piccola azienda, potreste voler scaricare un modello di conto economico, che può essere modificato e aperto in Excel piuttosto che all'interno del software.

Mettere da parte i soldi per pagare le tasse

L'apertura di un conto separato per risparmiare per la dichiarazione dei redditi renderà più facile evitare di spendere il denaro necessario per la dichiarazione dei redditi. Si consiglia di utilizzare periodicamente un calcolatore fiscale per calcolare approssimativamente l'ammontare delle imposte che si dovranno pagare sul proprio reddito dopo aver dedotto le spese.

Per semplificare ulteriormente questo compito, potete impostare trasferimenti automatici al vostro conto di risparmio, in modo da non dovervi ricordare di farlo manualmente. Se potete, aggiungere un piccolo extra può aiutarvi a coprire più tasse nei mesi in cui avete un reddito più alto. Il freelance non è una scienza esatta e non ci sono due mesi uguali. Pertanto, è meglio risparmiare più del necessario, piuttosto che risparmiare meno e poi dover trovare denaro extra per coprire le tasse.

Quali sono le voci che posso dedurre come spese aziendali?

Lavorare come freelance o gestire una piccola impresa può essere costoso, ma fortunatamente ci sono molte cose che si possono aggiungere alle spese per ridurre il conto delle tasse (legalmente).

Attrezzature e forniture

Per i freelance digitali, l'esborso iniziale per le attrezzature e le forniture che consentono di gestire l'attività può rappresentare una spesa importante. Si tratta di computer, stampanti, software e locali commerciali se si affitta un ufficio invece di lavorare a casa. È un'ottima idea per separare la vita lavorativa da quella domestica, ma è comunque una spesa. Anche i piccoli articoli si accumulano rapidamente, come la cancelleria, i biglietti da visita e l'inchiostro della stampante. Tenere traccia di tutti questi acquisti è fondamentale, in modo da poterli inserire tra le spese per ridurre l'ammontare delle imposte da pagare.

Istruzione

Anche alcuni corsi di formazione, workshop e webinar possono essere elencati come spese aziendali. Il requisito principale è che siano legati al vostro lavoro di freelance digitale. Ad esempio, se fornite servizi di progettazione grafica, dovrete rimanere aggiornati sui progressi tecnologici che vi aiutano a migliorare le vostre capacità grafiche. Questi cambiano frequentemente, quindi potreste partecipare a webinar e workshop occasionali piuttosto che a corsi completi. Si tratta di spese sostenibili. Altri corsi che vi aiutano a migliorare le vostre competenze commerciali sono più generici, come imparare a fare rete e migliorare le vostre capacità di marketing. Indipendentemente dai servizi offerti, l'apprendimento può aiutarvi ad acquisire e mantenere più clienti.

Viaggi d'affari

Se avete bisogno di viaggiare per qualsiasi motivo legato alla vostra attività, anche questa può essere una spesa. Sono compresi i trasporti, come i voli, il chilometraggio e l'autonoleggio, a condizione che il viaggio sia necessario per incontrare i clienti, partecipare a conferenze relative alla vostra attività o che possa portare a opportunità commerciali, ecc.

Costi dell'ufficio domestico

Queste possono essere simili alle spese per le attrezzature e le forniture. Alcuni freelance digitali scelgono di lavorare esclusivamente da casa invece di affittare un ufficio. Lo trovano più comodo e una delle grandi attrattive del freelance è quella di non doversi recare in ufficio.

Oltre alle voci già menzionate per un ufficio, se avete uno spazio di lavoro dedicato in casa, potreste essere in grado di inserirlo tra le spese, in base alle dimensioni dello spazio di lavoro e alla frequenza di utilizzo. Vale la pena di farsi consigliare per essere sicuri di inserire il giusto importo tra le spese. A titolo indicativo, è possibile ottenere uno sgravio fiscale di 5 dollari per ogni metro quadrato di casa utilizzato per scopi professionali. Tuttavia, il limite massimo è di 300 piedi, ma si tratta di una quantità di spazio ragionevole per un freelance digitale.

Spese per i veicoli

Oltre ai viaggi, potete ottenere sgravi fiscali anche se avete un veicolo che utilizzate per lavoro. I costi elencati possono includere gas, olio, riparazioni, assicurazione e ammortamento. Per essere considerato una spesa aziendale, il veicolo deve essere utilizzato per incontrare i clienti, consegnare le merci (se applicabile), partecipare a eventi correlati all'azienda e altre attività lavorative.

Pubblicità e marketing

In qualità di freelance digitale, potete scegliere di affidarvi a servizi di marketing esterni o di farlo da soli. In entrambi i casi, i costi saranno classificati come spese aziendali. Queste possono includere pubblicità online o offline, sviluppo e manutenzione di siti web, brochure/volantini e campagne a pagamento sui social media.

Servizi professionali

Anche se siete l'unica persona che si occupa della vostra attività di freelance, a un certo punto dovrete ricorrere a servizi esterni. Potrebbe trattarsi di consulenti legali, contabili o finanziari. Ognuno di questi professionisti può contribuire a garantire il buon funzionamento della vostra attività, quindi sono tutte spese valide che possono contribuire a ridurre l'ammontare delle imposte da pagare.

Le cose che non si possono richiedere come spese

Non tutto può essere dichiarato come spesa aziendale legittima. Tuttavia, alcuni freelance possono considerare alcune spese come una zona grigia. Per chiarire la questione, ecco alcuni esempi di acquisti che di solito non sono deducibili come spese aziendali.

Viaggi personali o cibo

Essere un freelance digitale può darvi la libertà di lavorare da qualsiasi luogo per una parte o per la totalità del vostro lavoro. Alcuni freelance amano fare vacanze-lavoro in cui trascorrono un periodo all'estero mentre lavorano, ma il luogo non ha alcuna rilevanza per le loro attività commerciali. I viaggi per questo motivo (e i pasti acquistati durante la permanenza) non sono spese aziendali.

Articoli per uso personale

Articoli come un computer portatile o un telefono possono essere considerati spese solo se vengono utilizzati solo per la vostra attività di freelance. Se acquistate un contratto telefonico che viene usato raramente o mai per le chiamate di lavoro, è per uso personale. Tuttavia, se il telefono viene utilizzato regolarmente per lavoro, ma anche per motivi personali, è possibile richiederne una parte come spesa.

Abbonamenti non aziendali

Anche se gli abbonamenti a strumenti di marketing, a software antivirus, a programmi che aiutano a svolgere il lavoro di freelance e a software di contabilità sono tutte spese ragionevoli. Altri abbonamenti non lo sono. Ad esempio, vi piace ascoltare la musica mentre lavorate e venite distratti dalla pubblicità tra una canzone e l'altra. Quindi, si sottoscrive un abbonamento a pagamento per rimuovere gli annunci. Questo non è considerato una spesa perché non ha un collegamento diretto ed evidente con il vostro lavoro e sarebbe difficile dimostrare che vi rende più produttivi.

Abbigliamento

L'abbigliamento è raramente classificato come spesa, a meno che non abbiate un'uniforme specifica o dobbiate indossare indumenti di sicurezza per svolgere il vostro lavoro. Poiché è improbabile che ciò si applichi ai freelance digitali, non è possibile inserirlo nell'elenco. L'abbigliamento acquistato per incontrare i clienti o partecipare a eventi può essere indossato anche nel tempo libero.

Intrattenimento

Se incontrate un cliente o un potenziale cliente, potete inserire i pasti tra le spese, ma gli intrattenimenti come un concerto o un evento sportivo non sono ammissibili. Sebbene possano essere un buon modo per impressionare un cliente e rompere il ghiaccio, non sono ammessi come spese perché è impossibile dimostrare il legame tra le spese di intrattenimento e l'aumento del lavoro per il cliente.

Contributi politici

A differenza delle donazioni di beneficenza, i contributi politici non possono essere detratti dalle tasse. Non sono necessari per la gestione della vostra attività di freelance e i destinatari non sono un ente di beneficenza. Quindi, se decidete di contribuire a una causa politica che vi sta molto a cuore, questo non ridurrà l'importo delle tasse da pagare.

Se siete consapevoli di ciò che è o non è una spesa aziendale, potete assicurarvi di pagare l'importo più basso di tasse senza infrangere alcuna regola. Tenere traccia di tutto, essere preparati e non lasciare le tasse all'ultimo minuto renderà le cose più gestibili.