Team di social media a distanza: Come comunicare in modo efficace

Introduzione

Nel 2023, molti team di social media lavorano in remoto, sia a tempo parziale che a tempo pieno. Non solo molte aziende hanno mantenuto una politica ibrida o WFH dopo la pandemia. Offrire un lavoro completamente da remoto permette ai team di attrarre i migliori talenti che il mercato del lavoro può offrire.

Tuttavia, coordinare un team di social media a distanza può essere una sfida. Soprattutto per quanto riguarda la comunicazione.

Come potete assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina? Che i flussi di lavoro si svolgano senza intoppi? Come ridurre al minimo le perdite per attrito e le incomprensioni?

Ecco sette strumenti e strategie che potete utilizzare per comunicare efficacemente con il vostro team di social media a distanza.

Scegliere un unico sistema di collaborazione documentale

(Fonte: Freepik)

Per cominciare, è necessario decidere una piattaforma di collaborazione documentale a cui tutti si attengano. Sì, questo è basilare. Tuttavia, molti team perdono ancora troppo tempo inviando documenti avanti e indietro e convertendoli inutilmente da un formato all'altro.

Optate per un unico sistema di collaborazione documentale basato sul cloud che vi permetta di condividere, co-creare e co-editare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Non importa se si tratta di un bilancio del secondo trimestre, di una presentazione strategica o di una relazione annuale: avere un unico sistema centrale rende molto più facile generare un documento coeso con un minimo di frustrazione.

Attualmente, le soluzioni basate sul cloud più diffuse sono Google Workspace e Microsoft 365. Entrambe offrono una varietà di tipi di file e si integrano con un gran numero di altre applicazioni aziendali. Entrambe offrono una varietà di tipi di file e si integrano con un gran numero di altre applicazioni aziendali.

Privilegiare le soluzioni basate sul cloud

Parlando di soluzioni basate sul cloud, dovreste dare la priorità al maggior numero possibile di flussi di lavoro, non solo alla condivisione dei documenti.

Archiviazione di file, progettazione grafica, editing video. Per tutti questi aspetti esistono sofisticati strumenti basati sul cloud. E rendono la vita dei team remoti molto più semplice.

Per esempio, supponiamo che uno dei membri del vostro team stia elaborando una grafica per un reel di Instagram o un post su un testimonial del vostro ultimo prodotto. Se lo fa in Photoshop sul suo portatile personale, solo lui può lavorarci. E se si ammalano o non sono disponibili in altro modo, voi rimanete con le mani in mano.

La soluzione più efficiente è utilizzare uno strumento di progettazione basato sul cloud, come Canva. L'intero team ha accesso a tutti i progetti. E a patto di dare il giusto nome ai file e ai progetti, tutti possono trovare e modificare ciò di cui hanno bisogno.

Provate le riunioni asincrone

Poi, prendete in considerazione la possibilità di passare a videochiamate asincrone, soprattutto se avete membri del team con fusi orari diversi.

Le videochiamate sono un ottimo modo per i membri del team di interagire, condividere idee, mostrare i loro ultimi progetti, ricevere feedback su concetti complessi e creare un legame. Tuttavia, assorbono anche grandi quantità di tempo. E possono essere difficili da organizzare, soprattutto se il team è internazionale.

Le riunioni asincrone, invece, consentono di registrare il proprio contributo sotto forma di videoclip (comprese le condivisioni dello schermo) e di condividerlo tramite un semplice link. Il resto del team può guardarlo quando ha tempo. Inoltre, possono controllare la trascrizione automatica per trovare le informazioni più interessanti, accelerare o rallentare la clip e reagire con commenti o con un proprio video.

Questo permette di comunicare efficacemente molte più informazioni e più complesse rispetto a un'e-mail, ma elimina la necessità di trovare un orario che vada bene per tutti per organizzare una videochiamata.

Centralizzare la telefonia aziendale

Un altro modo eccellente per aumentare l'efficienza delle comunicazioni è quello di dotarsi di un servizio telefonico aziendale centralizzato.

Come molti altri strumenti di questo elenco, i moderni servizi telefonici aziendali sono in genere basati sul cloud. Ciò significa che il vostro team può accedervi da qualsiasi luogo, indipendentemente dalla sua ubicazione.

Inoltre, sono disponibili molti altri canali oltre alle semplici chiamate vocali. Spesso sono incluse anche le videochiamate, la messaggistica istantanea, la chat dal vivo e l'e-mail.

Inoltre, molti fornitori offrono anche interessanti funzioni aggiuntive, spesso basate sull'intelligenza artificiale, per semplificarvi la vita. Ad esempio, alcuni servizi sono dotati di trascrizioni e riepiloghi automatici delle chiamate. In questo modo, la stesura dei verbali delle riunioni diventa un gioco da ragazzi.

Sfruttare la collaborazione di gruppo basata sui messaggi

(Fonte: Freepik)

Siete stanchi di catene infinite di e-mail? E di perdere messaggi cruciali perché qualcuno ha dimenticato di premere "rispondi a tutti"?

Allora è meglio passare a strumenti di collaborazione di gruppo basati sui messaggi. Negli ultimi anni, Slack e Discord in particolare sono emersi come forti contendenti in questo campo. E per una buona ragione.

Questi strumenti consentono di strutturare in modo efficiente la comunicazione tra i membri del team. Anche se è possibile inviare messaggi diretti a qualcuno, la maggior parte degli scambi è strutturata in canali.

Per esempio, supponiamo che nel vostro team ci sia un gruppo di lavoro incaricato di elaborare una nuova strategia per i contenuti video di breve durata, in risposta a un possibile divieto di TikTok negli Stati Uniti. Invece di inviare e-mail ai membri di questo gruppo di lavoro, potete creare un canale Slack per lo scambio di messaggi e la condivisione di documenti. In questo modo, nessuno dovrà preoccuparsi di perdere informazioni importanti.

Sfruttare le suite di gestione dei progetti

Se state lavorando a progetti più grandi o più complessi, o se dovete coordinare un team più numeroso, prendete in considerazione l'utilizzo di uno strumento di gestione dei progetti.

Sono dotati di funzionalità più sofisticate rispetto agli strumenti di collaborazione di cui sopra. Consentono di assegnare ruoli, specificare scadenze, impostare dipendenze tra le attività e chiarire i flussi di lavoro.

Ogni membro del team vedrà i compiti che gli sono stati assegnati e la data entro la quale devono essere completati. Inoltre, se volete controllare lo stato di un progetto, potete facilmente visualizzarlo come una tavola Kanban o un diagramma di Gantt.

Selezionare il miglior strumento di gestione dei social media a distanza

Infine, c'è lo strumento di gestione dei social media che utilizzate. In un team remoto, la scelta dello strumento più adatto alle proprie esigenze può essere un po' complicata. Le priorità sono diverse.

Considerate il numero di utenti che i diversi strumenti consentono di utilizzare a seconda dei piani. Se è possibile specificare flussi di lavoro e autorizzazioni diverse per i vari ruoli. Se è possibile salvare e modificare le bozze e lasciare commenti e suggerimenti.

Può sembrare elementare, ma molti ottimi strumenti di gestione dei social media non includono queste funzionalità e sono quindi meno adatti ai team remoti.

Conclusione

Lavorare come parte di un team remoto può essere una grande esperienza per gli esperti di social media motivati. È possibile mettere insieme un team fantastico, motivato e produttivo per portare il gioco della vostra azienda sui social media a un livello superiore.

Sempre che la comunicazione funzioni senza intoppi.

Integrando gli strumenti e le strategie di cui sopra nei vostri flussi di lavoro, sarete in grado di garantire proprio questo. Vi aiuterà a ridurre al minimo la frustrazione, gli errori di comunicazione e le perdite di attrito. E a fare in modo che l'intero team possa lavorare in sincronia verso gli obiettivi comuni.