Come scrivere un'e-mail con una proposta commerciale

Introduzione

Se siete freelance e vi proponete per un lavoro, scrivere una lettera o un'e-mail di proposta può essere un compito scoraggiante. Non solo è necessario includere tutti i dettagli pertinenti sulla vostra proposta, ma deve anche essere persuasiva e coinvolgente. Deve includere tutti i punti chiave relativi al perché siete la soluzione migliore per loro e il motivo per cui dovrebbero scegliere voi rispetto ad altri; deve descrivere il background della vostra esperienza lavorativa; deve anche contenere i dettagli delle vostre condizioni di pagamento, oltre a far sentire a proprio agio i potenziali clienti.

In questo articolo per Ranktracker, mostreremo uno stile consolidato e testato per proposte e lettere che funzionano, insieme a semplici suggerimenti per migliorare le possibilità di successo. Con le nostre informazioni su studycrumb.com, scriverete la lettera di proposta che vi servirà e sarete sulla strada giusta.

Che cos'è esattamente un'e-mail di proposta?

Nelle fasi iniziali dell'imbuto di vendita, è necessario inviare proposte ai potenziali clienti. Le proposte consistono in genere in un semplice riassunto o in un esecutivo degli accordi commerciali cruciali che avete discusso con i potenziali clienti e sono un modo per presentare le vostre idee al decisore sotto forma di lettera. L'e-mail può presentare un concetto o l'intera proposta in sé; tuttavia, l'obiettivo è quello di attirare il potenziale cliente e fargli dedicare del tempo per leggere l'intero documento con le prove a sostegno e poi scegliere voi per il lavoro. Un'e-mail o una lettera commerciale è un'ottima fonte di lead generation e deve essere sfruttata al massimo, indipendentemente dal fatto che si tratti di un'intera proposta o meno.

Se un potenziale cliente accetta la vostra lettera commerciale o la vostra e-mail, questo diventa l'accordo principale tra il vostro cliente sul tipo di servizio che offrirete, sul costo che applicherete e sul metodo di pagamento. È una componente integrante della vostra pipeline di vendita.

Esistono due metodi per inviare una proposta via e-mail. Una proposta commerciale sollecitata è quella che viene inviata a un cliente o a una cliente fornendo i dettagli dei servizi che offrirete e non sarà una sorpresa inaspettata per loro quando la riceveranno. Una proposta commerciale sollecitata ha maggiori probabilità di successo.

Una proposta non richiesta o cold email è un'email inviata a un potenziale cliente che non è vostro e con cui non siete mai entrati in contatto. Potrebbe essere per promuovere l'ultima offerta o i servizi che offrite o per sollecitare un premio. L'efficacia di questa strategia di solito non è così impressionante come la precedente. Quando inviate un'e-mail a freddo, assicuratevi di condurre una ricerca sull'azienda che state sollecitando per assicurarvi di fornire il servizio più efficace possibile, dato che, in genere, un'e-mail a freddo non viene notata.

Indipendentemente dal tipo di proposta che si scrive, essa deve mantenere lo stesso formato e contenere gli stessi dettagli. Un ottimo esempio di formato di lettera si trova nelle linee guida seguenti. La lettera deve sempre sottolineare ciò che l'azienda può fare per il cliente.

Fasi di scrittura della proposta

Il formato della lettera di proposta può variare a seconda del progetto specifico. Tuttavia, dovrebbe essere un accordo che contenga diversi punti chiave per attirare più clienti.

Nella maggior parte dei casi, probabilmente avete già avuto una telefonata o una discussione con il vostro potenziale cliente. L'e-mail che invierete sarà un ulteriore follow-up per confermare le informazioni di cui avete discusso, tra cui il brief del progetto e i servizi che offrirete, il valore della vostra offerta, il costo che applicherete e il metodo di pagamento.

Tuttavia, un'e-mail di base che fornisce un riassunto della discussione non è professionale e non sarà in grado di convincere il potenziale cliente a prendere sul serio la vostra offerta. Non impressionerà nessun professionista delle vendite. Per questo motivo, la vostra e-mail di proposta commerciale dovrebbe aderire a questo formato: un modello di proposta.

Approfondiamo ora l'argomento utilizzando un esempio eccellente per farvi capire come comporre un'e-mail di business plan che vi aiuterà a ottenere più clienti e a procedere con l'avvio dell'attività!

Breve introduzione e informazioni di base

Il primo dei due paragrafi all'interno dell'email di proposta deve essere pensato per catturare l'attenzione del lettore. Per rendere chiaro lo scopo dell'email e per far capire qual è l'oggetto dell'email, il paragrafo (o i paragrafi) devono contenere i dettagli più basilari su di voi e/o sulla vostra attività - ricordate che se siete un freelance, potreste non avere un'entità; non tutti i freelance hanno un nome commerciale perché la loro reputazione è loro, insieme a una panoramica del problema. Quando inviate l'e-mail, deve essere chiaro che avete condotto ricerche sull'attività del vostro potenziale cliente e sui suoi prodotti, oltre che sui suoi servizi, e che avete una migliore comprensione della sua attività rispetto ai suoi dati di contatto. È fondamentale per le future relazioni con il potenziale cliente conoscere i principi di base della sua attività e dei suoi concorrenti, nonché il mercato a cui si rivolge, e anche esaminare le sue piattaforme di social media.

I canali social media più efficaci per conoscere la percezione che un'azienda ha di sé sono Facebook, Instagram, Twitter e LinkedIn, ma bisogna anche controllare i loro siti web e le directory online e leggere i loro blog. Definire la differenza tra la percezione che hanno di se stessi e quella che hanno gli altri. Perché è sui social media che si presentano continuamente come il loro nuovo sé. Inoltre, se volete seguire un'intervista, menzionatela brevemente nelle vostre battute iniziali per stabilire l'atmosfera. Quando redigete una proposta, pensate se la vostra azienda ha già rapporti con la persona che riceverà la lettera della vostra proposta.

Indicare il motivo per cui si sta presentando la proposta

L'obiettivo del vostro piano è quello di esporre la sfida o il progetto che il cliente desidera portare a termine, gli obiettivi che desidera raggiungere o la soluzione proposta di cui ha bisogno e l'effetto positivo che può apportare alla sua attività una volta completato con successo. Nella vostra proposta, assicuratevi di includere tutti i fatti chiari e le frasi di base, nonché i punti cruciali. Assicuratevi di inserire nel corpo dell'e-mail la dicitura "proposta", in modo che il vostro futuro cliente sappia di cosa si tratta.

Determinare gli obiettivi e le finalità

Questa sezione definisce le vostre responsabilità per il progetto, cioè il vostro piano di lavoro e il metodo che userete per portare a termine il compito, nonché i vostri obiettivi e il modo in cui si allineano con gli obiettivi del cliente - e il modo in cui pensate di raggiungere gli obiettivi del cliente.

È meglio essere il più precisi e puntuali possibile nella stesura del documento; esponete ogni fase del compito, soprattutto se si tratta di un compito a lungo termine che durerà a lungo. Inoltre, includete il metodo con cui intendete monitorare e riferire al cliente i progressi compiuti.

Sottolineate le vostre qualità uniche

Questa sezione consiste nell'argomentare in modo convincente, ossia nel fornire le ragioni per cui il potenziale cliente dovrebbe scegliere voi rispetto all'altro candidato. Fornite esempi delle vostre competenze, esperienze e abilità lavorative che riguardano il progetto e spiegate perché siete il candidato migliore per il lavoro.

Le testimonianze di clienti passati e i casi di studio sono il modo ideale per mostrare al potenziale cliente come avete avuto successo in progetti simili e per delineare il metodo da voi utilizzato, che ha dato risultati eccellenti. Se la vostra proposta riguarda un progetto aziendale, dovrete sottolineare gli aspetti che la differenziano dalle altre proposte. Il formato bullet point faciliterà la comprensione da parte del potenziale acquirente e metterà in evidenza quelle che ritenete essere le vostre USP (caratteristiche uniche che fanno risaltare la vostra proposta).

Esaminate il budget proposto e il modo in cui utilizzerete i fondi. Agli occhi della maggior parte dei decisori, il prezzo è un fattore importante; tuttavia, ciò non significa che il cliente opterà per la scelta più economica. In base al motivo per cui state inviando un'e-mail di proposta, potreste aver bisogno di includere specifiche su come intendete richiedere un prestito, ad esempio quanto costa agli investitori la vostra impresa. In definitiva, non è necessario fornire una ripartizione completa dei costi, ma fornire agli investitori un'idea generale del budget potrebbe aiutarli a valutare il progetto, ad esempio.

Se l'azienda o il cliente ha richiesto un prezzo per il progetto che state presentando, questa è l'area in cui includere queste informazioni, insieme alla data e al metodo di pagamento. In questo caso saranno sufficienti una o due frasi.

Conclusione

Alla fine della sessione ci sarà un invito all'azione e alle domande di follow-up.

L'appello all'azione è un efficace strumento di vendita da aggiungere all'e-mail di proposta. Incoraggia il potenziale cliente o l'azienda ad agire il prima possibile e non più tardi. In questo modo si aumentano le probabilità che il cliente o l'azienda agisca in base alla vostra offerta. L'invito all'azione può essere una semplice richiesta di contattare la vostra azienda per maggiori informazioni o di visitare il vostro sito per visionare i casi di studio. Qualunque sia la vostra scelta, assicuratevi che sia abbastanza attraente da indurli ad agire e che includa un tocco personale, ad esempio salutandoli con un caloroso benvenuto nel fine settimana.

Provatelo e fateci sapere cosa ne pensate!