Introduzione

Negli ultimi cinque anni, un numero sempre maggiore di datori di lavoro ha iniziato a offrire ai propri dipendenti la possibilità di lavorare da casa, opzione che ha guadagnato popolarità negli ultimi tempi. I vantaggi del lavoro da casa sono molti, tra cui la flessibilità degli orari e la libertà di gestione del tempo.

Tuttavia, ci sono ovviamente alcuni aspetti negativi che devono essere presi in considerazione quando si lavora da casa.

Quando si lavora da casa può essere difficile rimanere concentrati sulle proprie mansioni lavorative e le attività quotidiane risentono di questa mancanza di produttività.

Quindi, quali sono i trucchi di produttività che potete utilizzare per trasformare la vostra esperienza di lavoro da casa, assicurandovi di diventare un dipendente migliore?

Questa guida vi servirà per insegnarvi come:

• Creare un ufficio a casa efficace
• Sviluppare una routine quotidiana produttiva
• Utilizzate gli strumenti di produttività che vi permetteranno di rimanere in carreggiata

I vantaggi che derivano dal lavoro da casa sono numerosi, ma difficilmente si possono sperimentare se si è costantemente stressati dall'esigenza di raggiungere gli obiettivi e di fare le cose in tempo. Per questo motivo, mettete in pratica i seguenti consigli per migliorare la vostra esperienza di lavoro da casa:

Allestimento di uno spazio ufficio personalizzato e creativo

La prima fase della creazione di un ambiente di lavoro positivo per la vostra esperienza di lavoro a distanza consiste nell'allestire uno spazio d'ufficio unico.

Lavorare dal bancone o dal tavolo della cucina non vi stimola a essere motivati.

Se non l'avete ancora fatto, dovreste considerare l'acquisto di una scrivania. Quando si dispone di uno spazio di lavoro, si realizza una separazione degli spazi, concetto molto importante per chi sceglie di lavorare da casa.

La separazione degli spazi non è complicata; è esattamente quello che sembra: è necessario dedicare gli spazi della casa e dei dintorni a determinate attività e solo a quelle. Sebbene non sia così importante se si pranza sul divano invece che a tavola, è estremamente importante poter creare uno spazio di lavoro separato dal resto della casa.

La psicologia che spiega l'importanza di questo aspetto e il modo in cui vi permetterà di concentrarvi meglio sul vostro lavoro si chiama memoria dipendente dal contesto.

Questo termine è stato coniato negli anni '40; il concetto è nato da uno studio che ha dimostrato che il ricordo dipende in parte dal contesto. La memorizzazione non si basa tanto sulle capacità interne dell'individuo, quanto piuttosto sull'ambiente esterno.

Qualsiasi cosa stia accadendo intorno a una persona mentre sta cercando di concentrarsi al meglio su un compito di lavoro, serve alla sua mente come promemoria. Quando si parla di memorizzazione, questi oggetti possono servire da catalizzatore per ricordare, ma per quanto riguarda la capacità di concentrazione in generale, questi oggetti possono aiutare a ricordare al cervello di rimanere in carreggiata.

1. Scegliere la posizione

Scegliete un luogo della casa che offra tranquillità e privacy e una buona illuminazione. Per quanto riguarda la buona illuminazione, ci sono due tipi principali da considerare per il vostro nuovo spazio di lavoro da casa:

• Illuminazione calda: L'illuminazione calda è caratterizzata da sfumature rosse e arancioni, che stimolano il rilassamento del corpo.
• Illuminazione fredda. Se scegliete l'illuminazione fredda per il vostro ufficio domestico, rimarrete vigili e altamente produttivi.

Un esempio di illuminazione calda è un fuoco aperto o un camino artificiale.

L'illuminazione fredda, invece, è la luce naturale che filtra dalle finestre e dal sole.

Se volete aumentare la vostra produttività, l'ideale è optare per un'illuminazione fredda. L'illuminazione calda rischia di farvi sentire assonnati alla scrivania del vostro ufficio domestico. Quindi, la posizione migliore per il vostro nuovo ufficio in casa è un punto della casa in cui ci sia molta luce naturale e molte finestre.

Se possibile, cercate di scegliere un luogo che abbia una porta, come una camera da letto che attualmente non avete. Quando si dispone di questo tipo di spazio di lavoro dedicato, è più facile separarsi da tutti i presenti in casa semplicemente chiudendo la porta.

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2. Impostazione dell'area di lavoro

Una volta deciso il luogo in cui collocare il nuovo spazio di lavoro, la fase successiva consiste nell'allestimento della postazione di lavoro. Come abbiamo già detto, l'acquisto di una scrivania è il miglior punto di partenza; tuttavia, questo è solo una parte della battaglia.

La progettazione dell'ufficio in casa deve includere anche il design dello spazio della scrivania. Dovete puntare a uno stile di vita e a un'atmosfera minimalista, eliminando tutte le potenziali distrazioni. Dovete cercare di riprodurre uno spazio professionale, ma con un tocco personale.

Se possibile, è bene tenere il cellulare in un'altra stanza, per evitare di interrompere il lavoro per guardarlo durante la giornata.

Un aspetto della creazione di un ufficio in casa che spesso viene trascurato è l'importanza del verde. Sapevate che gli esseri umani sono innatamente legati alla natura?

Uno studio condotto nel 2010 dalla New University of Technology di Sydney ha rilevato alcune informazioni davvero interessanti. L'obiettivo principale dello studio era determinare se la presenza di verde negli uffici aiutasse i dipendenti a concentrarsi meglio e a mantenere emozioni più positive. Alcuni dei risultati emersi sono stati:

• Una riduzione del 44% di ostilità e rabbia
• Riduzione del 58% di sconforto e depressione
• Una riduzione del 64% del cambiamento complessivo della negatività

Cosa possiamo imparare da questi numeri? Possiamo imparare che le piante hanno un impatto positivo sui livelli di energia e sulla salute mentale.

Sebbene le piante vive siano le più indicate per l'ossigeno e gli altri benefici che apportano, anche le piante di plastica o di gomma possono rendere più vivace il vostro spazio di lavoro, con un impatto positivo sulla vostra produttività.

Creare una routine combattendo il fuoco con il fuoco

L'aspetto più importante di un lavoratore a distanza di successo è il possesso di un programma efficace.

A seconda del vostro stile e dei vostri gusti personali, potreste sentirvi a vostro agio a lavorare nella vostra cucina, mentre altre persone non riescono a lavorare in modo efficiente se non hanno uno spazio di lavoro dedicato. Non importa quali siano le vostre preferenze: per trasformare la vostra esperienza di lavoro da casa, dovete creare una routine efficace.

Pensate a quali distrazioni quotidiane avete nella vostra vita. Quali sono le distrazioni più grandi e quelle che attualmente vi impediscono di portare avanti il vostro lavoro? Se siete come la maggior parte delle persone che lavorano da remoto, la risposta a questa domanda è la tecnologia.

Un rapporto del MIT Sloan del 2012 ha scoperto che le aziende perdono fino a 10 mila dollari per lavoratore ogni anno, a causa delle distrazioni digitali. Lo studio ha anche riportato che oltre il 60% dei lavoratori trascorre almeno un'ora della propria giornata lavorativa usando il telefono.

Il cervello umano non è stato progettato per essere in grado di gestire un numero così elevato di input come quelli che riceviamo ogni giorno, per cui passare al setaccio il rumore e le distrazioni e rimanere concentrati può essere davvero molto difficile. Quando si parla di produttività dei dipendenti, si può dire che la tecnologia è qui per restare.

Quindi, tenendo conto di ciò, utilizzate questa tecnologia a vostro vantaggio

Come abbiamo già detto, se possibile, tenete il telefono in un'altra stanza. Se non è possibile, disattivate il maggior numero possibile di notifiche e tenete il telefono con voi solo per ricevere messaggi o chiamate urgenti.

Disattivando le notifiche sullo schermo di blocco, sarà necessario accedere al telefono per controllare i messaggi. Se il telefono si accende ogni due minuti, non avrete la stessa tentazione di controllare i messaggi.

Se lo desiderate, potete fare un ulteriore passo avanti. Molte aziende che impiegano lavoratori a distanza utilizzano Zoom o Slack per comunicare; tuttavia, tenere traccia del vostro carico di lavoro ricadrebbe sulle vostre spalle. Se questo è il vostro caso, utilizzate strumenti gratuiti di gestione dei progetti o applicazioni desktop per il monitoraggio del tempo per organizzare in modo efficiente la vostra giornata lavorativa.

Due opzioni da considerare sono le seguenti:

Calendario di Google

Il primo passo da compiere per creare un'efficace routine di lavoro da casa è la pianificazione del calendario. Vi sentirete molto meno pressati e più organizzati quando potrete vedere la vostra intera settimana o le vostre settimane a colpo d'occhio.

È possibile creare calendari semplici ed efficaci utilizzando Google Calendar. Un ulteriore vantaggio dell'utilizzo di Google Calendar è la possibilità di modificare i permessi e di consentire a chiunque di accedere al calendario. In questo modo si semplifica la pianificazione settimanale e la collaborazione con i dipendenti.

Trello

Per diventare un lavoratore remoto efficace, l'altra parte della costruzione di una routine efficace è l'organizzazione di una lista di cose da fare, giorno per giorno. Gli spazi sul vostro calendario dovrebbero essere riservati per bloccare i periodi di tempo in cui non siete disponibili e per prenotare le riunioni. La lista delle cose da fare, invece, è un ottimo punto di scarico dove annotare tutto ciò che si deve fare.

Trello dispone di schede Kanban ed è completamente gratuito. I Kanban sono segnali visivi che elencano i compiti scritti in stile lavagna. Quando si usa Trello, queste lavagne possono essere utilizzate per i giorni liberi di intere settimane, consentendo di vedere a colpo d'occhio l'elenco delle cose da fare per l'intera settimana.

La parte migliore di Trello è che si può integrare con il calendario di Google, in modo da poter vedere a colpo d'occhio tutte le riunioni e l'elenco delle cose da fare.

Bonus: Nozione

Se cercate un software in grado di combinare Google Calendar, Trello e prendere appunti, Notion è un must per voi. Se il vostro lavoro è tecnico, potete anche creare database per le attività e memorizzare frammenti di codice utilizzando il software. Sebbene Google Calendar e Trello siano entrambi ottimi, per una gestione dei progetti più avanzata e per un'organizzazione più efficiente dovreste provare Notion.

Infine, durante l'orario di lavoro, disattivate le notifiche di tutte le app che non hanno a che fare con il vostro lavoro, in modo da ridurre al minimo le distrazioni.

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Le famose tecniche di produttività che vi permetteranno di rimanere concentrati

Potete avere una scrivania fantastica con più monitor e tutta la vostra vita pianificata nei minimi dettagli, ma se non rimanete concentrati, state sprecando tutto il tempo che dedicate all'organizzazione. Per molte persone, oltre all'organizzazione dei compiti e degli spazi della scrivania, sono necessari altri passi.

Se pensate di rientrare in questa categoria, ecco alcune strategie che potreste provare.

Tecnica del Pomodoro

La tecnica del Pomodoro è stata ideata da Francesco Cirillo con lo scopo originario di migliorare l'efficacia e la stima del tempo di esecuzione di un singolo compito.

La tecnica è davvero molto semplice:

• Spegnete le distrazioni e tutte le notifiche
• Impostate un timer per venticinque minuti
• Lavorare con costanza fino a quando il timer non suona o squilla.
• Fate una pausa di cinque minuti
• Ripetere le fasi per altre 3 sessioni

Una volta completate 4 sessioni della tecnica del Pomodoro, è il momento di fare una pausa un po' più lunga.

L'aspetto positivo di questa tecnica è che permette di rimanere concentrati intensamente per periodi di tempo più brevi. È possibile completare una discreta quantità di lavoro in venticinque minuti, e i cinque minuti di pausa garantiscono che il cervello resista alla fatica.

In generale, è possibile stabilire la durata delle pause e i periodi di lavoro. Se ritenete che 25 minuti siano troppi, potete iniziare con 20 o addirittura con 15. Una volta abituati, potete aumentare i tempi di ogni sessione di lavoro, assicurandovi di essere ancora più concentrati dopo il lavoro. Una volta che vi sarete abituati, potrete aumentare i tempi di ogni sessione di lavoro, assicurandovi di essere ancora più concentrati e motivati dopo aver visto la quantità di lavoro che siete riusciti a completare in 4 sessioni.

Per far sì che questa tecnica funzioni ancora meglio, evitate di usare lo smartphone come timer, utilizzando invece un Pomodoro Timer. Non utilizzando lo smartphone, si resisterà alla tentazione di sbloccare continuamente il telefono per vedere quanto tempo rimane.

Dallo zen al fatto

Nel tentativo di semplificare il processo di pianificazione che le persone utilizzano ogni settimana, Leo Babauta ha presentato la sua idea Zen to Done. Questa strategia segue dieci semplici principi:

• Catturare le idee in un documento o in un quaderno
• Per quanto riguarda la vostra casella di posta, prendete decisioni rapide
• Stabilite ogni giorno i compiti più importanti
• Senza distrazioni, gestite i vostri compiti uno per uno. Questa tecnica può essere combinata con la tecnica del Pomodoro.
• Assicuratevi di stilare liste di cose da fare ogni giorno.
• Assicuratevi che tutto sia organizzato
• Assicuratevi di rivedere i vostri compiti e obiettivi ogni settimana.
• Memorizzate solo i compiti e gli obiettivi più essenziali.
• Creare routine efficaci
• Assicuratevi di essere appassionati del lavoro che cercate.

Zen to Done si concentra sull'identificazione delle attività più importanti per voi ogni giorno e sulla loro semplificazione, assicurando così che la vostra mente rimanga concentrata e non si ingombri.

Lavorare da casa come scelta di vita

I problemi che si incontrano quando si lavora da casa derivano dai vantaggi. Non avrete un capo che vi guarda fisicamente le spalle e questo, a sua volta, significa che sarete tentati di fare una pausa pranzo più lunga o di interrompere il lavoro per fare shopping online.

Ciononostante, la possibilità di svolgere il proprio lavoro da casa non significa che il lavoro non sia importante. Per ottenere un'esperienza unica, utilizzate le strategie di cui sopra per rimanere concentrati. Create un ufficio energizzante in cui concentrarvi, create una routine efficace e rimanete in carreggiata utilizzando i nostri trucchi e le nostre tecniche di produttività.

Quando si lavora da casa è necessario assumersi le proprie responsabilità, ma così facendo si potranno sperimentare i vantaggi e la libertà che derivano dal lavoro a distanza.

Sull'autore

Georgi Todorov è il fondatore di ThriveMyWay, un luogo in cui imprenditori online, blogger, specialisti SEO e freelance possono trovare il successo a modo loro. Consultate il suo profilo LinkedIn: Georgi Todorov e Twitter: @GeorgiTodorovBG.