Come ottimizzare il portafoglio di applicazioni SaaS?

Introduzione

Le organizzazioni fanno grande affidamento sulle applicazioni SaaS per snellire le operazioni, aumentare la produttività e migliorare l'esperienza dei clienti nel mercato competitivo di oggi. Tuttavia, la gestione di queste applicazioni viene spesso trascurata.

La proliferazione delle applicazioni SaaS è ormai evidente nelle aziende. Secondo lo studio di Productiv, il numero medio di applicazioni SaaS utilizzate in un'azienda dovrebbe raggiungere i 371 nel 2023.

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Ma la domanda è: quanto bene possono essere gestite queste applicazioni?

Il numero di applicazioni SaaS utilizzate da un'organizzazione non è importante; ciò che conta è il modo in cui queste applicazioni influiscono sulla sicurezza, sui ricavi e sulla crescita dell'organizzazione quando non sono gestite correttamente.

Come gestire e ottimizzare efficacemente il portafoglio di applicazioni SaaS per ottenere un maggiore successo aziendale? Questo blog vi guiderà attraverso i passi per raggiungere questa ottimizzazione, iniziando con gli impatti negativi delle applicazioni SaaS non gestite sulla vostra azienda.

Applicazioni SaaS non gestite: Quali sono le conseguenze per la vostra azienda?

Le applicazioni SaaS non gestite possono creare problemi di sicurezza e finanziari, danneggiando i profitti e la crescita dell'azienda. Il SaaS non gestito si verifica quando le aziende non dispongono di un approccio o di una piattaforma coerente per gestire le loro applicazioni SaaS.

Si verifica quando le applicazioni vengono acquistate e utilizzate da un team interno o da un singolo utente senza la supervisione dei team IT o finanziari.

Spesso, queste applicazioni non gestite vengono monitorate utilizzando fogli di calcolo soggetti a errori. Questo approccio manuale alla gestione del SaaS non è né efficiente né produttivo. Porta a complessità come l'aumento delle spese, la non conformità e la dispersione del SaaS.

La gestione manuale delle applicazioni SaaS era sufficiente quando si trattava di meno di 50 applicazioni, ma non è adatta alle organizzazioni con oltre 200 applicazioni.

Con la gestione manuale, si perdono le opportunità:

• Una visione completa dell'intero portafoglio SaaS
• Notifiche di acquisto di applicazioni non approvate
• Approfondimenti sulla spesa SaaS dipartimentale
• Analisi dei modelli di utilizzo
• Provisioning e de-provisioning efficienti degli utenti

Comprendere i rischi del SaaS non gestito

1. Aumento della spesa dovuta allo Shadow IT

Le applicazioni SaaS non autorizzate acquistate con le carte di credito aziendali non possono essere tracciate in modo efficace. Ciò comporta spese eccessive e licenze sottoutilizzate, con ripercussioni sui profitti dell'azienda. \

2. Aumento delle applicazioni duplicate e sottoutilizzate

La scarsa gestione del SaaS e la mancanza di visibilità centralizzata aumentano le applicazioni duplicate, gratuite e ridondanti, con conseguenti problemi di ROI e di sicurezza. \

3. Rischi legati alla sicurezza dei dati e alla conformità

Le app non gestite possono causare violazioni della sicurezza e la perdita di informazioni sensibili. Se un'app non è conforme alle normative, avrà un impatto anche sulle operazioni aziendali. \

4. Rinnovi automatici

Poiché i SaaS non gestiti non vengono monitorati dai team finanziari o IT, i contratti potrebbero essere rinnovati automaticamente, con conseguente aumento della spesa. \

5. Problemi di efficienza e produttività

Le applicazioni non gestite creeranno dei silos nella comunicazione, porteranno a una scarsa collaborazione e ostacoleranno la produttività dei team, incidendo in ultima analisi sulle attività aziendali.

Ora che conoscete le implicazioni e i rischi di un SaaS non gestito, parliamo di modi semplici per gestire e sfruttare al meglio le vostre applicazioni SaaS in modo efficace.

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5 modi per ottimizzare il portafoglio di applicazioni SaaS

La rapida adozione del SaaS ha aggiunto difficoltà e vincoli di gestione. Per risolvere questi problemi, ecco cinque modi per aiutare le aziende a ottimizzare i loro portafogli di applicazioni SaaS e a ottenere il massimo dalle loro applicazioni SaaS:

Visibilità completa dell'applicazione

"Lostudio di MADX riporta che la mancanza di visibilità delle applicazioni nelle organizzazioni SaaS porta a licenze di applicazioni SaaS sottoutilizzate o inutilizzate. Quasi 1/3 del vostro SaaS può andare sprecato; questo può significare centinaia, migliaia o addirittura milioni di dollari, a seconda delle dimensioni della vostra azienda".

Per gestire efficacemente le app SaaS, le organizzazioni devono ottenere una visibilità completa del loro stack di app. Questa visibilità aiuta i team IT e finanziari a determinare quali app vengono utilizzate, chi le usa e per cosa vengono utilizzate.

Le aziende con questa visibilità possono evitare le implicazioni negative della ridondanza delle app, dell'uso di software non autorizzato e della cattiva allocazione delle risorse.

I responsabili delle decisioni saranno in grado di ottimizzare il loro stack di applicazioni, eliminando le ridondanze attraverso il consolidamento e la razionalizzazione delle applicazioni. Di conseguenza, lo stack SaaS sarà ottimizzato, aumentando la produttività aziendale e l'efficienza operativa.

Prevenire l'IT ombra

Secondo il rapporto di Gartner, nel 2022 il 41% dei dipendenti ha acquisito, modificato o creato tecnologia al di fuori della visibilità dell'IT e Gartner prevede che questo numero salirà al 75% entro il 2027.

L'attività di acquisto e utilizzo di applicazioni SaaS all'insaputa del reparto IT è chiamata shadow IT. Le app acquisite attraverso lo shadow IT possono mettere a rischio la sicurezza dei dati, ostacolare gli sforzi di conformità e creare flussi di lavoro frammentati.

Ottenere una visibilità al 100% è la soluzione più semplice per combattere lo shadow IT. Le aziende possono evitare che applicazioni non approvate o non autorizzate entrino nel loro portafoglio SaaS monitorandole in modo proattivo e centralizzando il processo di approvvigionamento.

Strumenti come CloudEagle possono inviare avvisi immediati quando individuano l'ingresso di applicazioni non autorizzate nel vostro sistema, offrendo un approccio proattivo alla gestione del SaaS.

Analizzare l'utilizzo delle applicazioni

Flexera ha dichiarato che circa il 33% della spesa per il software SaaS è sottoutilizzata dal team, con conseguente scarso ROI.

L'analisi del modo in cui le app SaaS vengono utilizzate all'interno di un'organizzazione fornisce importanti indicazioni per l'ottimizzazione. Misurando l'attività e il coinvolgimento degli utenti, i responsabili delle decisioni possono determinare quali app forniscono il massimo valore e quali sono sottoutilizzate.

Questo metodo basato sui dati consente ai team IT e finanziari di prendere decisioni informate sull'allocazione delle licenze, permettendo loro di ridistribuire le risorse in modo più efficace.

L'analisi dell'utilizzo dell'app vi aiuterà a capire se l'applicazione li aiuta davvero a portare a termine il compito richiesto. In caso contrario, eliminatela e trovatene una nuova che sia utile al vostro team.

Inoltre, offre l'opportunità di formare i dipendenti o di migliorare i processi per massimizzare il potenziale delle app già esistenti.

Eliminare le licenze o le applicazioni inutilizzate

Il sottoutilizzo delle licenze è un grosso problema per le aziende, con conseguenti sprechi di denaro. Le aziende possono negoziare con i fornitori utilizzando la visibilità delle applicazioni e i dati di ricerca sull'utilizzo.

Grazie alla conoscenza dei modelli di utilizzo effettivi, le aziende possono negoziare condizioni di licenza che assicurino che il numero di licenze corrisponda alla domanda effettiva. Acquistate le licenze solo in base alla domanda; gli acquisti in eccesso porteranno a uno spreco di investimenti e a un ROI insufficiente.

Un altro modo intelligente per ottimizzare il vostro stack è consolidare due o più applicazioni in una sola. Ad esempio, se il team di marketing utilizza OptinMonster per i pop-up e il team di vendita si affida a Mailchimp per le e-mail, è possibile consolidare queste funzioni in HubSpot, che può gestire entrambe le attività.

Invece di due applicazioni diverse per casi d'uso diversi, è possibile utilizzarne una sola, semplificando il monitoraggio e la riduzione della spesa per il software.

Questa procedura riduce gli sprechi e favorisce un approccio più economico e strategico all'acquisto di software.

Utilizzare una piattaforma di gestione SaaS

Per attuare tutte le strategie sopra descritte, è necessario un software di gestione SaaS robusto e dotato di caratteristiche rilevanti. Queste piattaforme offrono visibilità al 100% e controllo centralizzato sulla gestione delle applicazioni, facilitando processi come la gestione dei contratti, la distribuzione delle licenze e il monitoraggio dei rinnovi.

Le piattaforme di gestione SaaS possono integrarsi con i sistemi SSO, HRIS e finanziari interni. Queste integrazioni consentono alla piattaforma di vedere il vostro stack SaaS completo e di organizzarlo insieme alle vostre spese in un unico luogo.

Perché affidarsi a fogli di calcolo per tenere traccia delle applicazioni quando si dispone di strumenti avanzati in grado di individuare l'IT nel momento stesso in cui si verifica? Questi strumenti possono anche aiutare a ottimizzare le applicazioni SaaS senza richiedere molto lavoro manuale.

Non solo fornisce visibilità, ma anche opportunità di ottimizzazione dei costi grazie alla scoperta di applicazioni duplicate e ridondanti. È possibile analizzare l'utilizzo, eliminarlo e ottimizzare il portafoglio.

Conclusione

L'ottimizzazione del portafoglio di applicazioni SaaS è essenziale per le organizzazioni che utilizzano un'ampia gamma di applicazioni SaaS, in quanto può far lievitare la spesa per il software.

Gestire efficacementeil portafoglio di applicazioni SaaS è fondamentale per aumentare la crescita, ridurre i rischi e garantire l'eccellenza operativa. Trascurare una gestione adeguata può comportare uno spreco di risorse, problemi di sicurezza, escalation di spesa e flussi di lavoro frammentati.

In questo articolo abbiamo discusso i cinque semplici modi per ottimizzare il portafoglio di applicazioni: dalla visibilità delle applicazioni alla prevenzione dello shadow IT, al monitoraggio dei consumi, all'ottimizzazione delle licenze e alla scelta di una piattaforma di gestione SaaS. Si tratta di approcci collaudati che le aziende utilizzano per ottimizzare il proprio portafoglio.

Un portafoglio di applicazioni SaaS ben ottimizzato funge da motore per la crescita aziendale, l'innovazione e il successo a lungo termine.