Come ottimizzare la spesa SaaS nel 2023

Introduzione

Un recente studio di BetterCloud ha rivelato che l'utilizzo delle applicazioni SaaS è aumentato del 18%, con una media di 130 applicazioni utilizzate rispetto alle 110 del 2022.

La spesa per il software è diventata la terza più alta in un'organizzazione, dopo quella per i dipendenti e per l'affitto degli uffici. Ciò dimostra che le aziende adottano le applicazioni SaaS per la facilità d'uso e l'adattabilità.

Tuttavia, un rapporto di Flexera afferma che circa il 29% della spesa per il software SaaS è sottoutilizzata dal team, con conseguente scarso ROI.

Considerando la recessione economica del 2023, è il momento di concentrarsi sull'ottimizzazione della spesa SaaS prima che sia troppo tardi.

In questo articolo analizzeremo come le aziende spendono troppo in SaaS e come ottimizzare la spesa software e aumentare il ROI.

Che cos'è l'ottimizzazione della spesa SaaS?

L'ottimizzazione della spesa SaaS si riferisce alle misure collettive adottate dai team IT e finanziari di un'organizzazione per ridurre i costi del software SaaS. Si tratta di un processo continuo che si concentra sull'analisi dell'uso delle applicazioni, sull'utilizzo delle licenze, sullo shadow IT, sul monitoraggio dei rinnovi e così via, con l'obiettivo finale di ottenere il massimo valore da ogni applicazione.

Ma prima di parlare di come ridurre la spesa per il software, è necessario identificare i punti in cui si spende troppo.

Cinque modi in cui state spendendo troppo in SaaS

Shadow IT o acquisti

Si riferisce all'acquisto di un'applicazione SaaS da parte dei dipendenti che utilizzano una carta di credito aziendale senza l'approvazione del team IT o finanziario. Secondo uno studio di Gartner, il 30%-40% della spesa software di un'organizzazione deriva dallo shadow IT a causa di mancati rinnovi e costi nascosti.

(Fonte)

Acquistare al di là delle necessità

Tutte le organizzazioni tendono a prevedere la propria crescita e ad acquistare licenze in eccesso rispetto alle proprie esigenze. In definitiva, la maggior parte delle licenze rimane inutilizzata, con conseguente scarso ROI e spreco di denaro.

Mancanza di visibilità delle applicazioni e delle spese

Il motivo principale per cui le aziende finiscono per spendere troppo in SaaS è che non hanno una visibilità completa delle applicazioni utilizzate e della spesa per ciascuna applicazione. Siamo nel 2023 e alcuni team utilizzano ancora fogli di calcolo per gestire le applicazioni SaaS.

Rinnovi mancati

La mancanza di visibilità della spesa e il monitoraggio basato su fogli di calcolo portano a mancati rinnovi, e i fornitori SaaS ne approfittano per farvi pagare di più. Le applicazioni Shadow IT spesso comportano rinnovi automatici, con conseguente aumento della spesa.

Il team finanziario non sarà in grado di identificare questo aumento di spesa perché non sa che l'applicazione esiste nel suo stack SaaS.

Mancanza di benchmarking dei prezzi

Potreste pagare troppo per gli abbonamenti se non sapete quanto pagano i vostri colleghi per applicazioni simili. Se non siete al corrente degli ultimi parametri di riferimento per i prezzi, i fornitori SaaS ne approfitteranno e vi faranno pagare di più per le applicazioni, portandovi ad una spesa eccessiva.

Ottimizzare la spesa SaaS nel 2023

Ora sapete che le aziende stanno spendendo troppo in SaaS, ma sapevate che tutto ciò di cui avete bisogno è una soluzione per ottimizzare la vostra spesa SaaS?

Sì, è sufficiente una piattaforma di gestione della spesa SaaS per ridurre i costi delle applicazioni SaaS e ottimizzare il vostro portafoglio SaaS.

Ecco come si svolge:

Ottenere una visibilità SaaS completa

Le piattaforme di gestione delle spese SaaS dispongono di un'ampia libreria di integrazioni per collegarsi ai sistemi SSO, finanziari e HRIS di un'organizzazione. Queste integrazioni consentono alla piattaforma di fornire una visibilità al 100% delle applicazioni SaaS, dei fornitori e delle rispettive spese per ogni utente, reparto e centro di costo.

Una volta che i team IT ottengono una visibilità centralizzata sul portafoglio SaaS, la gestione delle applicazioni e l'identificazione delle applicazioni shadow IT e delle applicazioni duplicate diventano più semplici. Tutte le applicazioni non autorizzate presenti nello stack possono essere eliminate, con conseguente aumento dei risparmi.

I team finanziari saranno anche in grado di vedere quanto ogni reparto spende per le applicazioni SaaS. Possono utilizzare i dati di spesa, confrontarli con quelli di utilizzo e prendere le giuste decisioni di ottimizzazione dei costi.

Suggerimento: utilizzate una piattaforma di gestione SaaS che copra l'intero ciclo di vita del SaaS, dall'acquisto e dalle trattative al provisioning, alla gestione e ai rinnovi.

Analizzare i dati di utilizzo delle app

Le piattaforme di gestione SaaS possono integrarsi direttamente con le applicazioni SaaS tramite API e fornire informazioni precise sull'utilizzo. I team finanziari possono analizzare questi dati di utilizzo per identificare le applicazioni sottoutilizzate e calcolare il ROI in base alla spesa.

Gli approfondimenti sull'utilizzo mostreranno i requisiti del team, il modo in cui utilizzano l'applicazione e il numero di licenze utilizzate. È possibile sfruttare le licenze inutilizzate e riassegnarle agli utenti che ne hanno bisogno, oppure ridimensionare il numero di licenze durante le trattative di rinnovo e ottimizzare la spesa SaaS.

L'analisi dei dati di utilizzo e il corretto dimensionamento delle licenze consentono di ottenere il massimo valore da un'applicazione e di aumentare il ROI.

Consolidare le applicazioni o i fornitori

Il consolidamento delle applicazioni o dei fornitori è diventato la tattica preferita dai CFO e dai responsabili degli acquisti aziendali per ridurre la spesa SaaS. Il consolidamento delle app è un processo che prevede l'identificazione di applicazioni ridondanti o ad alta spesa che hanno scopi simili e il loro consolidamento in un'unica soluzione.

A titolo esemplificativo, consideriamo uno scenario in cui il team vendite utilizza Salesloft per l'abilitazione alle vendite, il team marketing utilizza Mailchimp per l'email marketing e il team clienti utilizza Hubspot per il CRM.

Il consolidamento dei fornitori si riferisce alla fusione delle funzionalità di Salesloft e Mailchimp in Hubspot, che offre funzionalità complete di sales enablement, email marketing e CRM.

(Fonte)

Consolidando questi strumenti, la vostra organizzazione può snellire le operazioni, semplificare la gestione SaaS e aumentare i risparmi SaaS.

Suggerimento: assicuratevi di non consolidare le applicazioni dei vostri fornitori di lunga data e affidabili.

Automatizzare i rinnovi dei contratti

Eliminate i fogli di calcolo. Questi non inviano avvisi proattivi sui rinnovi imminenti. Avete bisogno di un sistema di gestione automatizzata dei rinnovi per essere sempre all'avanguardia. Fortunatamente, una piattaforma di gestione SaaS può aiutarvi ad automatizzare i rinnovi dei contratti.

I rinnovi automatici possono essere una seccatura. Una piattaforma di gestione dei rinnovi crea un calendario dei rinnovi basato sulla data del contratto e avvia i flussi di lavoro 90 giorni prima della scadenza, aiutandovi a prevenire i rinnovi automatici.

Le piattaforme di gestione SaaS come CloudEagle possono integrarsi con Slack e inviare avvisi di rinnovo automatico 90 giorni prima della data di rinnovo. In questo modo avrete tutto il tempo per analizzare l'utilizzo delle vostre app e preparare una strategia di negoziazione per ridimensionare le licenze e ottimizzare la spesa.

Ricordate che le trattative di rinnovo vi consentono di negoziare con il fornitore per eliminare le licenze inutilizzate, ridurre i piani tariffari in base all'utilizzo e consolidare i fornitori.

Suggerimento: se intendete rinegoziare il contratto, iniziate le trattative in anticipo o comunicate ai venditori la vostra scelta prima della scadenza del periodo di preavviso.

Migliorare le trattative con i benchmark di prezzo

Le trattative con i fornitori svolgono un ruolo significativo nel successo del processo di ottimizzazione della spesa SaaS. Un'abile negoziazione può portare a maggiori risparmi sui costi SaaS, mentre una negoziazione inadeguata può involontariamente aumentare la spesa.

Le trattative di rinnovo vi consentiranno di ridimensionare le licenze, di eliminare le applicazioni ridondanti in base all'ambito di applicazione e di rinegoziare con un fornitore per ottenere uno sconto o un termine di prezzo favorevole.

Ma prima di avviare le trattative con i fornitori SaaS, analizzate i benchmark dei prezzi per vedere quanto pagano i vostri colleghi per un'applicazione simile. Utilizzate i benchmark come leva per negoziare prezzi favorevoli, sconti o funzionalità aggiuntive.

In alcuni casi, il vostro team di approvvigionamento potrebbe essere oberato di compiti strategici e non avere il tempo di negoziare con i fornitori. Non preoccupatevi: potete affidare le trattative a esperti di acquisti SaaS.

Questi acquirenti assistiti agiranno come un team di approvvigionamento allargato. Analizzeranno i vostri requisiti e l'utilizzo delle applicazioni, condurranno ricerche di mercato, identificheranno gli ultimi benchmark di prezzo e negozieranno con i fornitori per vostro conto per ottenere i migliori termini di prezzo e sconti.

Unconsiglio: i venditori SaaS sono intelligenti; evitate di entrare in trattativa impreparati, perché potreste essere facilmente indotti a pagare più del necessario. Preparate una strategia di negoziazione chiara e poi procedete.

Bonus

Budgeting SaaS

Abbiamo parlato dei cinque modi per ottimizzare la spesa SaaS. Possiamo garantire che queste tattiche sono state utilizzate da CFO, responsabili degli acquisti e direttori operativi di tutto il mondo.

Tuttavia, la pratica migliore è quella di mantenere ottimizzati lo stack SaaS e la spesa, piuttosto che cercare di ridurre la spesa all'ultimo minuto dopo aver perso il controllo sulla spesa.

Suggerimento: concentratevi sull'eccellenza operativa piuttosto che sul miglioramento continuo.

Per raggiungere l'eccellenza operativa, è necessario porre l'accento sul budgeting SaaS. Ottenete una visibilità completa, analizzate l'utilizzo, comprendete i requisiti e allocate il budget di conseguenza alle applicazioni e ai team che ne hanno bisogno.

• Stabilire i limiti di budget per ogni reparto.
• Condurre regolari revisioni di bilancio
• Sfruttare e riallocare i budget ogni volta che è necessario.

Tuttavia, avrete bisogno di una piattaforma di gestione SaaS per analizzare l'utilizzo, la spesa e l'allocazione dei budget, quindi non trascurate la scelta della piattaforma giusta.

Suggerimento: riunite tutte le parti interessate per comprendere i requisiti prima di assegnare il budget per evitare inefficienze.

Conclusione

Considerando la recessione economica del 2023, è giunto il momento che le organizzazioni si concentrino sull'ottimizzazione della spesa SaaS piuttosto che sull'acquisto di applicazioni o licenze in eccesso, prevedendo la crescita potenziale.

Sapere dove si spende troppo renderà più semplice il processo di ottimizzazione dei costi SaaS. In questo articolo abbiamo fornito suggerimenti praticabili che i team finanziari e IT possono utilizzare per ottenere un controllo completo sulla spesa SaaS.

Ricordate che l'ottimizzazione della spesa SaaS non finisce mai; è un processo ciclico e con la giusta piattaforma di gestione SaaS come CloudEagle, potete raggiungere l'eccellenza operativa e aumentare i vostri profitti.