Come gestire efficacemente i progetti di marketing?

Introduzione

Sviluppare una comunicazione interpersonale efficace è una chiave di successo essenziale per gli inbound marketer. Il successo di un progetto implica una buona comunicazione con i colleghi, i capi e i partner. Queste stesse capacità sono essenziali per lavorare efficacemente con clienti e potenziali clienti.

La mancanza di una forte capacità di comunicazione interpersonale può causare frustrazione, morale basso, progetti falliti e opportunità mancate. Inoltre, può danneggiare sia voi come individui che la vostra azienda nel suo complesso. I seguenti consigli vi aiuteranno a diventare comunicatori interpersonali più efficaci:

• Prestare attenzione
• Ascoltare attivamente
• Comprendere la comunicazione non verbale
• Praticare l'empatia
• Siate sinceramente curiosi
• Siate onesti
• Praticare la flessibilità e la positività

La pratica di queste abilità può migliorare la comunicazione e, di conseguenza, i progetti, la produttività e la collaborazione. Le abilità comunicative sono essenziali per una collaborazione efficace. Diamo un'occhiata più approfondita a ciò che rende le collaborazioni di successo.

Collaborazione efficace

Ci sono alcune abilità di collaborazione che si possono padroneggiare e che renderanno il lavoro con i colleghi, i partner e i clienti più facile e produttivo. In primo luogo, la definizione di obiettivi e aspettative chiare è fondamentale per le collaborazioni che funzionano. Inoltre, utilizzare in modo efficace i tempi delle riunioni ed essere rispettosi e riconoscenti nei confronti degli altri, indipendentemente dal loro titolo o dalla loro posizione in azienda, è utile per avere collaborazioni di successo con gli altri. Raccomandiamo inoltre di porre domande importanti, di essere pronti ad aiutare a risolvere i problemi e di essere disciplinati e organizzati: sono strumenti fondamentali per il successo.

Oltre a ciò, è utile tenere gli altri collaboratori al corrente delle battute d'arresto e dei cambiamenti di priorità. Infine, e forse la cosa più importante, la gentilezza è parte integrante di una collaborazione efficace.

Ora che abbiamo affrontato le capacità interpersonali e di comunicazione necessarie per il successo delle collaborazioni, parliamo dei suggerimenti e delle competenze per la gestione dei progetti.

Gestire efficacemente i progetti di marketing

Se lavorate in un'organizzazione per un certo periodo di tempo, probabilmente conoscete l'idea di project management e la pianificazione, l'organizzazione e l'implementazione di un progetto, spesso con il coinvolgimento di molti collaboratori. La gestione dei progetti di marketing è più specifica, in quanto si tratta della gestione dell'intero processo di sviluppo e implementazione di una campagna di marketing.

Gestire un progetto di marketing non è sempre facile. Spesso ci sono molte parti in movimento di cui bisogna tenere conto, soprattutto quando si gestiscono più progetti e più membri del team. I progetti sono molto impegnativi da tenere sotto controllo e a volte le cose non vanno sempre come previsto. Il successo di un progetto può dipendere da molti fattori: il sostegno della leadership, un budget stabile e obiettivi realistici. Purtroppo, la cattiva gestione dei progetti è più comune di quanto si pensi: solo il 55% dei progetti di marketing viene completato in tempo.

La buona notizia è che sviluppando un processo che voi e il vostro team potete seguire, sarete in grado di tenere sotto controllo le scadenze, i compiti e i budget.

Esiste una moltitudine di modelli di gestione dei progetti e molti marketer hanno adattato versioni di sviluppo del prodotto come Agile e Waterfall per aiutarli a gestire le campagne di marketing. La maggior parte delle aziende sceglie di utilizzare uno strumento CMS, come HubSpot, per gestire in modo più efficace le campagne di marketing. Indipendentemente dal modello scelto, ci sono delle fasi che contribuiscono al successo di ogni campagna:

1. Concezione e avvio del progetto
2. Pianificazione
3. Ambito di applicazione
4. Creazione di contenuti
5. Prepararsi al lancio
6. Lancio
7. Valutazione post-lancio

Concezione e avvio del progetto

La concettualizzazione di un progetto e il suo avvio comprendono lo sviluppo di una carta del progetto e la riunione di avvio, o i materiali, per informare i partecipanti su come procederà il progetto. Questo modello può guidarvi nella concettualizzazione del progetto, nella panoramica e nella descrizione, nelle risorse disponibili e in altri elementi importanti da considerare quando si avvia il progetto.

Pianificazione

La fase di pianificazione è probabilmente la più importante di tutte le fasi del progetto di marketing. In questa fase definirete l'ambito e il budget del progetto, creerete elenchi di attività e scadenze, determinerete i modi per ridurre i rischi e svilupperete un piano di comunicazione con gli stakeholder. Inoltre, dovrete assicurarvi di fissare obiettivi S.M.A.R.T. per il progetto generale. Quando si stabiliscono obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi, si aumentano le probabilità di successo. Verificate che l'obiettivo sia raggiungibile, identificate le metriche che definiscono il successo e create una tabella di marcia per raggiungere tali metriche.

Gli obiettivi di S.M.A.R.T. sono:

• Specifico: Lavorate con intenzioni chiare, non con obiettivi ampi o vaghi.
• Misurabile: Fornite un metodo per misurare il vostro successo stabilendo dei parametri di riferimento da raggiungere.
• Raggiungibili: Obiettivi ragionevoli, realistici e in grado di essere raggiunti.
• Rilevante: Eliminare il lavoro superfluo o irrilevante che potrebbe distrarre da ciò che è importante.
• Tempestivo: Stabilite un inizio e una fine chiari da rispettare per raggiungere i vostri obiettivi.

Per rimanere concentrati e sulla strada giusta, dovrete assicurarvi di avere un quadro chiaro e strutturato, obiettivi specifici e non astratti e una scadenza concisa da rispettare. Lo sviluppo di questi obiettivi concreti vi aiuterà anche a evitare lo scope creep.

Ambito di applicazione

Lo scope creep è un fenomeno della gestione dei progetti in cui l'ambito di un progetto cresce - in modo continuo o casuale - con il progredire del progetto stesso. In genere si verifica quando l'ambito di un progetto non è ben definito, considerato o documentato. Anche se non è sempre dannoso, tende a esserlo e dovrebbe essere evitato. Nella fase di pianificazione, è fondamentale determinare tutti i modi in cui il progetto può mancare i suoi obiettivi e stabilire come mitigare tali rischi. I rischi più comuni includono stime irrealistiche di tempi e costi, lunghi cicli di revisione, tagli al budget, cambiamenti di priorità e mancanza di risorse impegnate (persone, denaro, attrezzature, ecc.).

Ecco alcuni consigli aggiuntivi per la fase di pianificazione:

• Organizzate una riunione di avvio per le parti interessate. Esaminate il piano e ciò che sarà necessario per il successo del progetto. Ottenete le loro opinioni e il loro consenso sui compiti necessari per completare il progetto.
• Sviluppare una tabella di marcia del progetto. Questa tabella di marcia è importante per voi o per il vostro team per rimanere in linea con le scadenze. Potreste anche considerare l'utilizzo di uno strumento di gestione dei progetti come Airtable, Monday.com, CoSchedule, ClickUp, Trello o Asana.
• Stabilite i vostri mezzi di comunicazione. Ad esempio, potreste decidere di inviare un'e-mail settimanale con gli aggiornamenti o di utilizzare Slack per le comunicazioni in tempo reale. Assicuratevi che gli stakeholder sappiano come ricevere le informazioni più importanti per loro.

Creazione di contenuti

Lacreazione di contenuti è il cuore del progetto. Sarete voi a determinare gli aspetti creativi della campagna, che si tratti di video, e-mail, post sul blog, pubblicità, social media, sito web, white paper o altri componenti.

Assicuratevi di avere un luogo centrale per l'archiviazione di questi materiali e che siano in atto processi per rivedere, modificare e approvare le varie parti della vostra campagna.

Lungo il percorso di creazione dei contenuti, dovrete anche gestire il processo con controlli regolari. Pianificate la vostra strategia di marketing dei contenuti. Anche la documentazione e il monitoraggio dei progressi sono importanti. Esistono strumenti visivi che possono essere utilizzati, come i diagrammi di Gantt o le tavole Kanban, per aiutarvi nella gestione dei progetti. Questi strumenti forniscono una rappresentazione a colpo d'occhio dell'avanzamento di un'attività all'interno del progetto. Le tavole Kanban hanno più colonne, che possono essere etichettate per le fasi del progetto (ad esempio, carta, ricerca, scrittura, revisione, lancio, ecc.) Quando un'attività passa alla fase successiva del processo, la scheda viene spostata nella colonna appropriata. La visualizzazione di un progetto semplifica la comprensione di ciò che deve accadere dall'inizio alla fine.

Prepararsi al lancio

In questa fase potreste essere impegnati nel controllo della qualità, nella definizione delle metriche e nello sviluppo di previsioni di successo, nonché nell'elaborazione dei piani di comunicazione. Questa fase del progetto può essere a volte frenetica ed è per questo che la preparazione precedente è così importante. Avere obiettivi e aspettative chiare durante tutto il processo che porta all'avvio del progetto aiuterà questa parte del processo a svolgersi più agevolmente.

Lancio

Il lancio della campagna di marketing. È tutto ciò per cui avete lavorato ed è un momento importante per voi, il vostro team e la vostra azienda. A volte il lancio comprende una grande campagna di marketing, come la promozione sui social media o su altri canali, oppure può essere un'iniziativa più limitata. Qualunque sia la strada scelta per il lancio, ricordate che la comunicazione è fondamentale.

Valutazione post-lancio

In questa fase, si analizzano i risultati rispetto agli obiettivi previsti, si determina cosa ha funzionato e cosa no e si condividono i risultati con gli stakeholder. Dovreste ottimizzare costantemente le vostre campagne in base ai risultati delle performance. Il CMS di HubSpot dispone di un report sull'attribuzione dei contatti, che consente di vedere quali canali di marketing stanno portando il maggior numero di contatti.

In tutte queste fasi ci sarà molta collaborazione e la necessità di comunicare con diverse persone, potenzialmente esterne e interne. Tuttavia, con un solido piano d'azione e gli strumenti giusti, sarete sulla buona strada per sviluppare e realizzare una campagna di marketing di vero successo.

Marketing inbound efficace

Nel complesso, con questi consigli che abbiamo condiviso sulla comunicazione interpersonale, sulla collaborazione efficace e sulla gestione dei progetti di marketing, potete diventare un inbound marketer efficace. Il rispetto e la gentilezza, insieme alle domande e alla flessibilità, sono alla base di un'ottima comunicazione e di progetti di successo.

Avere obiettivi e aspettative chiare per le vostre riunioni e per i vostri progetti di marketing vi metterà sulla strada giusta, portandovi al successo. Date un'occhiata a questo video di HubSpot con alcuni suggerimenti su come l'inbound marketing può aiutare voi e la vostra azienda a crescere. (Inoltre, se siete ancora confusi sulla differenza tra inbound e outbound marketing, ne parliamo anche noi).

Se tutto questo vi sembra eccessivo, non preoccupatevi. La costruzione di queste competenze richiede tempo e niente insegna meglio della pratica. Esercitatevi, esercitatevi, esercitatevi e presto diventerete i migliori inbound marketer!