Come aumentare la produttività del vostro team da remoto

Introduzione

Nonostante tutte le fanfare che il lavoro a distanza aveva ricevuto prima della pandemia di Coronavirus, il lavoro in ufficio presentava diversi vantaggi che la sua controparte a distanza non poteva contestare.

Uno dei vantaggi più trascurati del lavoro d'ufficio è che le aziende possono influenzare le prestazioni dei loro dipendenti. Che si tratti di un manager che può discutere i problemi di un dipendente o di un incentivo per migliorare le sue prestazioni, il lavoro a distanza crea nuove sfide per le aziende che vogliono aumentare la produttività del proprio team.

Il recente passaggio al telelavoro può aver cambiato il modo in cui le aziende affrontano la produttività, ma non è la fine. Detto questo, ci sono molti trucchi per la produttività e la gestione del tempo che potete applicare per aumentare la produttività del vostro team da remoto. Ecco come fare.

Definire la produttività per i vostri dipendenti

La produttività definisce la capacità di un lavoratore di portare a termine con successo un determinato compito. In altre parole, è l'efficienza del lavoro; quanto meglio un dipendente riesce ad adempiere alle proprie responsabilità, tanto più sarà produttivo.

Poiché la produttività è una parola così generica e abusata, è necessario definire cosa significhi per i vostri dipendenti per le rispettive responsabilità lavorative. Approfondire le statistiche e i dati sulla produttività può aiutare voi e il vostro team a capire meglio come essere produttivi. I dipendenti devono sapere come viene monitorato e valutato il loro lavoro, in modo da poter discutere dei potenziali miglioramenti.

Le unità di misura utilizzate per monitorare le loro prestazioni devono derivare dalle responsabilità definite al momento dell'assunzione e dagli obiettivi aziendali.

In senso lato, le misurazioni della produttività si baseranno su uno dei seguenti aspetti del lavoro dei dipendenti:

• Il tasso di completamento di una determinata attività nei tempi previsti
• Il numero di attività completate in un determinato periodo di tempo.
• La capacità di completare un determinato compito come spiegato in una procedura operativa standard (SOP).
• Feedback dato da manager, colleghi e/o clienti
• Disponibilità durante l'orario di lavoro

Ognuno di questi attributi deve essere adottato per le responsabilità lavorative di ciascun dipendente.

Per un agente dell'assistenza clienti, le metriche di produttività possono essere i punteggi di soddisfazione dei clienti, il tempo medio di chiamata e il numero di ticket risolti. Per uno sviluppatore, le metriche potrebbero essere il codice consegnato, la rotazione del codice e il tempo impiegato per completare un progetto. Per un marketer, si possono usare il costo per lead, il costo per acquisizione e il numero di lead generati.

Qualunque siano le metriche utilizzate, comunicate le misure di produttività prima di sedervi a discutere delle loro prestazioni.

Sviluppare una chiara politica di lavoro da casa

Lavorare da casa può sembrare una panacea per alcuni, ma la realtà ha dimostrato che questa modalità di lavoro ha i suoi lati negativi. Il rapporto 2019 State of Remote Work di Buffer ha rilevato che i problemi più comunemente segnalati con le modalità di lavoro da remoto sono la disconnessione dal lavoro dopo l'orario di lavoro (22%), la solitudine (19%) e la comunicazione (17%).

Invece di trascurare queste sfide, è necessario affrontarle sviluppando una politica di lavoro da casa. Anche se gli uffici a domicilio sono diventati di uso comune a causa della pandemia, è necessario mantenere una politica di lavoro da casa che definisca le aspettative dei lavoratori remoti.

La politica deve includere gli strumenti che i dipendenti devono utilizzare (software o hardware), gli orari in cui devono essere disponibili per le comunicazioni e le modalità di protezione per se stessi e per l'azienda.

Considerando le sfide che il lavoro da remoto impone ai dipendenti, la vostra politica dovrebbe affrontarle in modo proattivo. Ad esempio, la vostra politica di lavoro da casa potrebbe indicare quando termina una giornata o condividere eventi pubblici online in cui i vostri dipendenti possono mescolarsi e connettersi.

La vostra politica deve indicare i diversi canali di comunicazione, come usarli e in quali circostanze. Ad esempio, potreste avere Slack per le comunicazioni personali e aziendali, l'e-mail per comunicazioni più specifiche, Zoom per le chiamate e Asana per la gestione dei progetti.

Come politica, la vostra azienda dovrebbe anche pagare dei bonus per i dipendenti che hanno bisogno di nuovi computer, connessioni Internet più veloci e attrezzature per l'ufficio (ad esempio, tavoli, sedie, ecc.).

Sviluppare un programma di coinvolgimento dei dipendenti

A causa dell'improvvisa adozione del lavoro da remoto come soluzione lavorativa standard, anche se temporanea, molti dipendenti sentiranno più profondamente le sfide che questo comporta. Per controbilanciare questa situazione, è necessario sviluppare un programma di coinvolgimento dei dipendenti che li renda soddisfatti del loro lavoro.

Un recente sondaggio Gallup ha rilevato che il 32% degli intervistati si sente impegnato nel proprio lavoro, mentre il restante 50% e 17% si dichiara rispettivamente non impegnato o disimpegnato.

Un programma di coinvolgimento mira a mettere in contatto i dipendenti con l'organizzazione, aumentando il loro attuale livello di coinvolgimento fino a raggiungere i livelli ottimali desiderati. È dimostrato che alti tassi di coinvolgimento dei dipendenti favoriscono la fidelizzazione, il senso di lealtà e la produttività.

Per iniziare, è necessario condurre dei sondaggi per scoprire l'attuale livello di coinvolgimento percepito. Chiedete ai vostri dipendenti:

• Cosa pensa del suo ruolo attuale?
• Quale sarebbe la cosa che vorrebbe cambiare del suo lavoro?
• Quanto è soddisfatto del suo equilibrio tra lavoro e vita privata?

Costruite il vostro programma di coinvolgimento basandovi su un mix di best practice e soluzioni per risolvere i problemi riscontrati nelle indagini. Le best practice più comuni includono lo sviluppo di programmi di ricompensa basati su punti, l'offerta di programmi di benessere e la promozione di reti aziendali.

Il programma deve anche tenere conto del feedback dei dipendenti e dimostrare che l'azienda si preoccupa del loro benessere emotivo e professionale. Condividete questo programma apertamente con i dipendenti esistenti e con quelli appena assunti per creare le giuste aspettative fin dall'inizio.

Incoraggiare l'equilibrio tra lavoro e vita privata

L'indagine di Buffer mostra che l'equilibrio tra lavoro e vita privata è un problema per i lavoratori remoti. Un'indagine separata condotta su 1.004 dipendenti a tempo pieno con sede negli Stati Uniti ha rilevato che il 29% dei dipendenti remoti ha dichiarato di avere problemi di equilibrio tra lavoro e vita privata, mentre il 31% ha affermato di aver avuto bisogno di prendersi un giorno di riposo per la propria salute mentale.

Anche se i vostri dipendenti potrebbero teoricamente chiudere il computer in qualsiasi momento, la maggior parte di essi sono persone responsabili che prendono sul serio il proprio lavoro. Per la vostra azienda questa può sembrare un'ottima notizia, ma per i vostri dipendenti questo atteggiamento si ripercuote sulla loro produttività.

La vostra azienda deve incoraggiare in modo proattivo l'equilibrio tra lavoro e vita privata, spiegando - o forzando, se necessario - quando i vostri dipendenti devono smettere di lavorare, in quali circostanze e in quali orari devono essere disponibili.

Il modo migliore per rendere felici i lavoratori remoti è lasciare che siano loro a definire il proprio orario di lavoro. A meno che non debbano affrontare i clienti in fasce orarie specifiche - si pensi a un agente dell'assistenza clienti o a un rappresentante di vendita - la maggior parte dei dipendenti può svolgere la maggior parte, se non tutte, le proprie responsabilità in qualsiasi momento.

In alternativa, potreste dire loro che devono lavorare per un certo numero di ore, nello stesso orario in cui lavora la maggior parte dei dipendenti, e lasciare che riempiano le altre ore di lavoro come desiderano.

Considerate la possibilità di condividere tecniche di produttività che incentivino a staccare la spina dal lavoro, come la Tecnica del Pomodoro. Potrebbero anche utilizzare applicazioni per il monitoraggio del tempo che li informino dopo aver lavorato per un certo numero di ore consecutive.

Uno studio dell'azienda globale di selezione del personale Robert Half ha rilevato che i lavoratori che sperimentano l'equilibrio tra lavoro e vita privata sono due volte più felici, più produttivi e mostrano una maggiore lealtà nei confronti dei loro datori di lavoro rispetto a quelli che faticano a trovare un equilibrio.

Misurare la produttività del team

Le metriche utilizzate per monitorare l'efficienza lavorativa dei dipendenti sono le fondamenta su cui basare le tattiche di aumento della produttività. Questo è particolarmente importante per i lavoratori a distanza, che non dispongono di meccanismi di feedback diretto come quelli dei lavoratori in ufficio.

Ai dipendenti piace ricevere feedback, purché provengano da un'analisi obiettiva e trasparente e non da preferenze personali. I vostri dipendenti possono usare questo feedback per migliorare la loro efficienza lavorativa, che a sua volta influisce sulla loro soddisfazione e sul loro impegno.

Prendete le metriche definite, come spiegato in precedenza nell'articolo, e specificate un obiettivo che i vostri dipendenti devono raggiungere. Questo obiettivo può basarsi su dati passati, su benchmark di settore o su discussioni interne tra manager e dipendenti.

Definite un calendario per il controllo delle metriche di ciascun dipendente, almeno trimestralmente. Inoltre, suddividete ogni obiettivo in mensile e settimanale e chiedete ai vostri manager di monitorare le loro prestazioni.

Analizzare il modo in cui ogni dipendente raggiunge i propri obiettivi e fornire un feedback pertinente sulla base dei dati. Sviluppare un piano di miglioramento se un dipendente o un team non raggiunge gli obiettivi prefissati e offrire un sostegno pubblico quando li supera.