Come prevenire efficacemente il furto di tempo sul posto di lavoro

Introduzione

Benjamin Franklin, uno dei Padri fondatori degli Stati Uniti, è stato molte cose: scrittore, uomo d'affari di successo, stampatore, filantropo, politico e inventore.

In uno dei suoi saggi, "Consigli a un giovane artigiano", scrisse: "Ricorda che il tempo è denaro".

Franklin si sarebbe divertito a sapere che i suoi consigli ai giovani commercianti rimangono attuali anche dopo 275 anni, in particolare per le organizzazioni che aspirano ad affrontare la sfida del "furto di tempo da parte dei dipendenti", utilizzando al meglio il loro tempo.

Il furto di tempo da parte dei dipendenti è una sfida importante per le organizzazioni che cercano di migliorare costantemente i livelli di produttività sul posto di lavoro. Se non si affronta il problema, si possono perdere profitti, incidere sulle prospettive di crescita delle organizzazioni e persino sulla sostenibilità a lungo termine.

Quando le organizzazioni cercano di capire le ragioni della scarsa produttività dei dipendenti, devono capire se i loro dipendenti sono consapevolmente o involontariamente dediti al furto di tempo. Questo blog vi aiuterà a capire tutto sul furto di tempo, su come i dipendenti si impegnano in queste pratiche e su come prevenirle come datori di lavoro.

Che cos'è il furto di tempo?

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Il furto di tempo è semplicemente l'appropriazione indebita di ore di lavoro da parte dei dipendenti, fingendo di lavorare e impegnandosi in attività non correlate al lavoro, consapevolmente o meno. In questo modo, i dipendenti vengono pagati per le ore che non hanno lavorato, causando così una perdita di produttività e di risultati per l'organizzazione.

Il furto di tempo può sembrare banale e persino difficile da capire, perché non è come il furto di materiale. Siamo abituati a pensare al furto come alla perdita fisica di beni o proprietà. Ecco perché per le organizzazioni può essere difficile comprendere appieno i contorni del furto di tempo e il suo impatto sulle prestazioni aziendali.

Tuttavia, si tratta di una forma di comportamento scorretto che può portare a un'enorme perdita di produzione e di fatturato dell'organizzazione, soprattutto per le grandi organizzazioni con un numero considerevole di dipendenti.

Vediamo di capirlo con l'esempio di un'organizzazione con 700 dipendenti. Se ogni dipendente ruba o si appropria indebitamente di 30 minuti al giorno, l'organizzazione perde 21.000 minuti o 250 ore di tempo produttivo ogni giorno!

Questi numeri possono trasformarsi in centinaia di migliaia di ore di lavoro e in milioni di dollari in termini monetari, sottolineando come il furto di tempo possa avere un impatto sulla produzione aziendale e persino mettere a rischio la sostenibilità a lungo termine dell'organizzazione.

Ora che abbiamo capito cosa si intende per furto di tempo, analizziamo alcuni modi in cui i dipendenti rubano tempo ai loro datori di lavoro.

Sette modi in cui i dipendenti compiono il furto di tempo

L'ingegno non conosce limiti e non mancano i modi in cui i dipendenti si dedicano al furto di tempo. Tuttavia, di seguito abbiamo elencato i sette modi più noti in cui i dipendenti rubano tempo alla loro organizzazione.

1. Automazione del mouse

Uno dei modi più efficaci per ingannare gli strumenti software di rilevazione del tempo è l'utilizzo di un mouse automatico. I dipendenti possono posizionare un barattolo di mouse sopra un dispositivo a batteria o telecomandato, che possono azionare a distanza.

In questo modo, il mouse continua a passare sullo schermo a intervalli periodici e predefiniti, come ritenuto opportuno dall'utente, mantenendo lo schermo del computer attivo. Poiché lo strumento software di tracciamento del tempo presuppone che l'utente sia attivo, non è in grado di registrare alcuna attività sospetta e di segnalare il furto di tempo.

2. Apertura di più finestre piccole

Un altro mezzo efficace e semplice per rubare tempo è quello di aprire più finestre di piccole dimensioni sullo schermo del computer. Utilizzando queste finestre, i dipendenti possono navigare in Internet, chattare con gli amici o persino fare acquisti online. Nel frattempo, tengono aperta la finestra principale a schermo intero per le attività legate all'ufficio. Poiché alcuni software di tracciamento del tempo online tengono traccia della finestra a schermo intero, questi possono essere ingannati per registrare i dipendenti come se stessero lavorando attivamente a compiti legati all'ufficio.

3. Temporizzazione del software di screenshot

L'utilizzo di questo trucco richiede una certa competenza nel software operativo, in particolare la capacità di bypassare o decifrare il codice del software utilizzato per il monitoraggio dei dipendenti. I dipendenti possono violare il software di tracciamento del tempo per individuare l'intervallo di tempo in cui il software scatta un'istantanea dello schermo del computer dell'utente.

Queste informazioni possono aiutarli a cronometrare le loro attività in modo che il software di rilevazione del tempo li registri come impegnati in mansioni ufficiali. Nel frattempo, il dipendente può comodamente navigare in Internet o dedicarsi ad attività non legate al lavoro durante l'intervallo tra le due schermate.

4. Utilizzo di più monitor

Alcuni dipendenti collegano i loro computer portatili a più monitor/schermi tramite cavi USB. In questo modo possono utilizzare più finestre contemporaneamente, mentre usano la finestra principale per le attività d'ufficio. Sfortunatamente, non molti software di rilevazione del tempo presenti sul mercato sono in grado di identificare e monitorare più monitor.

Questa lacuna esistente consente ad alcuni dipendenti di rubare il tempo ai datori di lavoro.

5. Manomissione del codice software

Si tratta di un modo poco comune di ingannare il software di rilevazione delle presenze. Tuttavia, i dipendenti esperti di tecnologia e software possono sfruttare gli strumenti di rilevazione degli orari apportando modifiche al codice del software.

Alcuni strumenti software per la rilevazione del tempo sono suscettibili di hacking e manomissione, creando un'opportunità per i dipendenti di modificare il loro modo di lavorare. In questo modo, tali strumenti registrano informazioni errate, che vengono prealimentate dai dipendenti.

6. Punzonatura del compagno

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Il buddy punching, come mezzo per ingannare i datori di lavoro sull'utilizzo delle ore di lavoro da parte dei dipendenti, esiste da quando è nato il concetto di rilevazione delle presenze. Il buddy punching consiste in una delega delle presenze, in cui un altro dipendente segna le presenze per conto dei suoi colleghi.

Tuttavia, le organizzazioni hanno ampiamente arginato questo tipo di furto di tempo istituzionalizzando i sistemi di rilevazione delle presenze biometrici, in cui i dipendenti registrano le loro presenze utilizzando scansioni della retina, scansioni delle impronte digitali, sistemi di riconoscimento facciale, ecc.

7. Eccessiva navigazione in Internet non produttiva

Navigare in Internet è naturale e i dipendenti lo visitano occasionalmente per ricercare o convalidare informazioni o per approfondire un argomento che probabilmente affronteranno con i loro clienti, manager o colleghi. Tuttavia, una navigazione eccessiva in Internet, soprattutto per attività non produttive come rispondere a e-mail personali, fare acquisti online o leggere di argomenti non legati al lavoro, può portare a una perdita di ore di lavoro produttive.

Alcuni dipendenti possono anche navigare in Internet senza senso durante l'orario di lavoro, fingendo di essere alla ricerca di informazioni rilevanti relative ad alcuni compiti ufficiali. Per far fronte a questi scenari, è necessario lavorare per ispirare i dipendenti in vari modi per migliorare le loro prestazioni.

Impatto del furto di tempo sulle aziende

I risultati del settore indicano che il furto di tempo rimane una grave fonte di perdita di entrate per le organizzazioni. Un rapporto di settore, ad esempio, ha rivelato che il furto di tempo causa una perdita annuale di 20 miliardi di dollari e 50 miliardi di dollari per le organizzazioni statunitensi.

Nel frattempo, le aziende a livello globale perdono più di 400 miliardi di dollari in termini di perdita di produttività sul posto di lavoro! Si tratta di numeri seri e di una fonte di preoccupazione per le organizzazioni che si trovano ad affrontare crisi multiple come un mercato del lavoro turbolento e indicatori macroeconomici poco incoraggianti nei mercati chiave.

Come fermare il furto di tempo

Di seguito sono riportati alcuni modi in cui le organizzazioni possono fermare il furto di tempo.

1. Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti

Un recente rapporto di settore ha affermato che i livelli di coinvolgimento dei dipendenti rimangono ai minimi storici. Solo un quinto (21%) della forza lavoro globale si considera attivamente impegnato. Nel frattempo, lo stress dei dipendenti ha raggiunto il 44% nel 2022, un dato addirittura superiore a quello del 2021.

Il brusco passaggio a luoghi di lavoro remoti e ibridi ha avuto un impatto sull'equilibrio tra lavoro e vita privata, aumentando i tassi di burnout. Queste sfide hanno avuto un impatto sulla capacità dei dipendenti di concentrarsi sui compiti legati all'ufficio e di bilanciare la propria vita personale e professionale. Per affrontare questo problema, le organizzazioni devono dedicare del tempo ai dipendenti per comprendere le ragioni alla base dei loro bassi tassi di produttività e la necessità di utilizzare metodi per imbrogliare il software di rilevazione del tempo.

I dipendenti impegnati sono meno propensi a sprecare le ore di lavoro in attività non produttive e creano maggior valore per l'organizzazione. Per questo, i datori di lavoro possono intraprendere diverse attività di coinvolgimento dei dipendenti per aumentare la produttività e contribuire a ridurre il problema del furto di tempo.

2. Comunicare in modo efficace

Una comunicazione efficace è più che mai fondamentale, soprattutto perché le interazioni di persona diventano meno frequenti e il lavoro a distanza assume uno status più diffuso. Le organizzazioni devono comunicare in modo efficace non solo per coinvolgere i dipendenti, ma anche per aiutarli a comprendere la necessità di sistemi di rilevazione del tempo.

Le organizzazioni devono far accettare ai propri dipendenti l'idea che l'uso di questi meccanismi di rilevazione del tempo non è finalizzato a microgestirli, ma a offrire loro informazioni più efficaci su come possono essere messi in grado di svolgere attività di maggior valore. I leader aziendali devono prendere l'iniziativa di contribuire all'istituzionalizzazione di queste pratiche in tutta l'organizzazione, agendo come promotori del cambiamento.

Leggi anche: 5 efficaci strumenti di comunicazione interna per migliorare il flusso di lavoro aziendale

3. A bordo di un software di tracciamento del tempo

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L'adozione di un software di time tracking è una mossa strategica per le aziende che vogliono migliorare la produttività e prevenire il furto di tempo. Adottando uno strumento di time tracking come Replicon, le organizzazioni possono monitorare con precisione le ore di lavoro e le attività dei dipendenti, riducendo il rischio di furto di tempo. Queste soluzioni avanzate offrono approfondimenti in tempo reale sulle attività e sulle tempistiche dei progetti, garantendo responsabilità e trasparenza sul posto di lavoro. Alcuni di questi strumenti offrono fogli di presenza basati sull'intelligenza artificiale e fogli di presenza mobili che aiutano le organizzazioni ad acquisire i dati sulle presenze, a prenotare i permessi e a gestire in modo efficiente gli orari di lavoro in qualsiasi momento e ovunque.

4. Consentire orari di lavoro flessibili

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I datori di lavoro possono aiutare i dipendenti a migliorare la loro vita privata consentendo loro di avere orari di lavoro flessibili. La flessibilità degli orari può aiutare i dipendenti a gestire la propria vita personale e le proprie responsabilità in modo da non dover mentire sul fatto di essere online in orari "fissi" o trovare modi ingegnosi per ingannare il software di rilevazione degli orari.

Questo permetterebbe loro di concentrarsi sul lavoro e di vivere una vita più libera dallo stress, il che contribuirebbe ad aumentare i livelli di produttività, a vantaggio dell'organizzazione nel lungo periodo, aiutandola a vincere la continua guerra per i talenti!

Si possono provare accordi di orario flessibile in cui i dipendenti possono lavorare per un numero di ore prestabilito ma scegliendo quando lavorare o anche provare programmi di settimana lavorativa compressa come 4/10, 9/80 o 2-2-3 che consentono ai dipendenti di completare le ore della settimana lavorativa in meno dei cinque giorni standard per ottenere più tempo libero in cui possono svolgere le loro attività personali.

5. Concentrarsi sui risultati

Le organizzazioni devono sviluppare una cultura in cui i dipendenti e i manager si concentrino sui risultati piuttosto che sul tempo dedicato a un progetto o a un compito. Questo può essere un cambiamento rispetto al paradigma consolidato in cui il "tempo trascorso" è considerato il metro di misura della produttività.

Tuttavia, tali cambiamenti richiedono interventi e impegno a lungo termine, poiché i cambiamenti culturali richiedono molto tempo per manifestarsi.

6. Audit diligente

L'audit di come i dipendenti impiegano il loro tempo può fornire approfondimenti sulle tendenze dell'organizzazione, che i leader possono utilizzare per creare tabelle di marcia per i miglioramenti. Ad esempio, un'organizzazione può automatizzare le attività amministrative se il personale dedica più tempo alle attività amministrative che a quelle critiche per l'azienda.

Conclusione {#conclusion}

Gli ultimi anni sono stati tumultuosi per le organizzazioni a livello globale. La riduzione dei margini di profitto, il calo considerevole della spesa dei clienti, la guerra dei talenti e l'aumento dei costi delle risorse umane impongono un'attenzione particolare ai modi per colmare le perdite di profitto. Affrontare il problema del furto di tempo tra i dipendenti è un modo semplice ma molto efficace per migliorare i profitti.