Dal micromanagement all'empowerment: Strumenti per promuovere l'autonomia e la proprietà dei dipendenti

Introduzione

Senza dubbio, mantenere i dipendenti motivati e competitivi è fondamentale per uno spazio di lavoro all'avanguardia. Tuttavia, molte aziende cercano erroneamente di microgestire i lavoratori attraverso il comando e il controllo.

Ma questo è controintuitivo, perché soffoca l'innovazione e la fiducia. Io vomiterei letteralmente alla vista di un manager che si aggira alle mie spalle ogni due minuti!

Responsabilizzare i dipendenti è un metodo migliore per il successo aziendale. Dare loro autonomia e proprietà ispira fiducia, collaborazione e responsabilità per ottenere prestazioni sempre elevate.

Scoprite la responsabilizzazione dei dipendenti, perché è essenziale e quali strumenti potete utilizzare per implementarla nella vostra azienda.

Capire il micromanagement

Il micromanagement è un sistema di gestione caratterizzato dalla costante necessità di supervisionare, controllare o ossessionare i dettagli del lavoro. È una forma negativa di leadership in qualsiasi contesto aziendale e a qualsiasi livello di esperienza.

Sebbene il micromanagement possa talvolta portare a un successo a breve termine, a lungo termine è dannoso. Influisce sulla competenza, sulla produttività e sul morale dei dipendenti. Un'indagine di Trinity Solutions ha dimostrato che il 69% dei dipendenti ha preso in considerazione l'idea di cambiare lavoro a causa del micromanagement.

Il micromanagement può manifestarsi consciamente e inconsciamente attraverso parole o azioni che sminuiscono il carattere e il contributo del dipendente. Questi sono alcuni segnali comuni di un micromanager:

Delegare compiti senza lasciare spazio all'iniziativa

I micromanager di solito assegnano compiti con istruzioni esplicite senza permettere ai dipendenti di utilizzare le loro capacità. Questo impedisce ai dipendenti di essere innovativi, di migliorare le proprie conoscenze o di correre rischi.

Monitoraggio costante dell'aggiornamento del lavoro

I micromanager spesso controllano costantemente gli aggiornamenti del lavoro, invece di fidarsi del proprio team per portare a termine il compito. Questo genera incertezza, pressione inutile e discordia tra le due parti.

Ossessione per un lavoro non importante

I micromanager, a volte, sono ossessionati da dettagli minori o da lavori non importanti. Questo impedisce loro di concentrarsi sui compiti essenziali e riduce la produttività.

Non essere mai soddisfatti dei risultati ottenuti

Per un micromanager nulla è mai abbastanza buono, perché i suoi standard non possono essere raggiunti. Questo influisce sul morale dei dipendenti e li rende meno efficienti.

Interferenze inutili nel lavoro

I micromanager spesso interferiscono in modo casuale durante il flusso di lavoro, ostacolando il processo, la produttività e la fiducia dei dipendenti.

Il micromanagement è inefficace e ridondante, soprattutto nell'attuale sistema aziendale globale. Tuttavia, può essere affrontato attraverso una comunicazione aperta, stabilendo confini, costruendo fiducia e fornendo supporto.

Da ciò deriva la necessità di conferire ai dipendenti autonomia e responsabilità.

L'opportunità di conferire ai dipendenti autonomia e responsabilità

L'empowerment dei dipendenti significa semplicemente fornire loro l'autonomia, le risorse e il supporto per prendere decisioni. Si tratta di uno stile di gestione che consente ai dipendenti di assumere la responsabilità del proprio ruolo senza ricorrere alla microgestione.

Se l'autonomia dei dipendenti sposta il potere amministrativo dalla direzione ai dipendenti, ciò non significa che questi ultimi possano agire in modo sconsiderato o non rispettare le regole. Al contrario, viene data loro la guida e le risorse per fare le proprie scelte.

Un esempio è la politica del 20% di tempo di Google, in base alla quale i dipendenti possono dedicare il 20% delle loro ore di lavoro a progetti personali. Un altro è lo "ShipIt Days" di Atlassian, durante il quale i dipendenti lavorano a un hackathon di 24 ore su progetti interessanti.

È uno scenario vantaggioso per entrambe le parti e dovrebbe essere incoraggiato. Ecco alcuni vantaggi dell'autonomia dei dipendenti:

Maggiore produttività e innovazione

Se dotati di autonomia, i dipendenti possono eccellere nel pensiero critico e nella risoluzione dei problemi. Questo li rende più creativi e spesso li porta ad essere più produttivi.

Maggiore fedeltà e fidelizzazione dei dipendenti

I dipendenti responsabilizzati si sentono visti e ascoltati. Questo li rende fedeli all'azienda e li aiuta a crescere, riducendo i tassi di turnover e i costi aggiuntivi per licenziare, assumere e formare nuovi dipendenti.

Aumento delle competenze lavorative

L'autonomia consente ai dipendenti di provare nuove strategie, di imparare sul lavoro e di risolvere i problemi in modo indipendente, migliorando le proprie competenze in tempo reale.

**Aumento della soddisfazione lavorativa

I dipendenti che controllano il proprio lavoro e prendono decisioni tendono a essere soddisfatti. Questo porta a una cultura del lavoro positiva e a uno spirito di squadra.

Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Quando i dipendenti hanno l'autonomia di gestire i propri orari, questo fa miracoli per la loro vita lavorativa e personale. Possono trovare un equilibrio efficace e prevenire il burnout lavorativo o i problemi di salute mentale, garantendo la produttività.

Promuovere un ambiente che valorizzi l'autonomia dei dipendenti getterà le basi per la produttività, la creatività e la soddisfazione.

Come dare autonomia ai dipendenti

Investire nella responsabilizzazione dei dipendenti richiede un processo strategico. Ecco alcuni suggerimenti per promuovere l'autonomia e la proprietà dei dipendenti:

**Stabilire obiettivi chiari

I dipendenti devono avere aspettative ben definite e raggiungibili, cioè SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Questo snellisce il flusso di lavoro e migliora l'efficienza.

**Responsabilità delegata

I manager dovrebbero condividere compiti e responsabilità tra i dipendenti come modo pratico per dimostrare autonomia e responsabilità. Lasciate che i dipendenti supervisionino i progetti e guidino le iniziative. Questo li aiuterà a sviluppare fiducia e competenza.

Comunicare regolarmente ed efficacemente

Una comunicazione regolare ed efficace dovrebbe essere la priorità. Si può diffondere un feedback attuabile e definire gli obiettivi. Ciò può avvenire tramite riunioni di gruppo, incontri individuali, valutazioni delle prestazioni, ecc. In questo modo si garantiscono progressi costanti e si migliora l'armonia del team.

Fornire un ambiente di supporto

I dipendenti possono ottenere migliori prestazioni in autonomia in un ambiente flessibile e di supporto. Questo ambiente dovrebbe includere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e tutti i programmi di formazione e gli strumenti (hardware e software) di cui hanno bisogno. In questo modo, i dipendenti saranno più motivati a ottenere prestazioni migliori, aumenteranno la soddisfazione sul lavoro e miglioreranno l'efficienza.

Incoraggiare la fiducia e l'innovazione

L'innovazione e la critica costruttiva devono essere incoraggiate sul posto di lavoro. I dipendenti devono essere liberi di pensare e agire in modo creativo, il che può portare a nuove soluzioni. Devono inoltre essere pervasi da fiducia e sicurezza, che alimentano la responsabilità personale.

Premiare il successo

I dipendenti di successo devono essere riconosciuti e premiati per i loro contributi, monetari e non. Ciò promuove la soddisfazione sul lavoro, l'efficienza operativa e una sana competizione.

Strumenti per la responsabilizzazione dei dipendenti

La tecnologia sta migliorando il modo in cui i dipendenti lavorano oggi in un sistema sempre più remoto. Gli strumenti digitali e i social media sono diventati un punto di riferimento per mantenere la coesione, l'efficienza e la produttività al di fuori di un tipico ambiente di lavoro.

Ecco gli strumenti tecnologici che permettono ai dipendenti di superare il gap fisico sul lavoro:

Piattaforme di comunicazione

Una comunicazione efficace tra i dipendenti è fondamentale per creare un'atmosfera di responsabilizzazione, proprietà e autonomia. Piattaforme complete come Slack e Microsoft Teams consentono ai membri del team di inviare messaggi, condividere file, fornire aggiornamenti e integrare altri strumenti senza problemi.

Strumenti di collaborazione

Grazie a Dropbox e a Google Workspace - che ospita Google Drive, Google Docs, Google Slides e Google Sheets - i dipendenti possono collaborare in tempo reale, sia fisicamente che da remoto. Questi strumenti consentono inoltre ai dipendenti di archiviare, accedere e condividere facilmente i file.

Strumenti di gestione del progetto

Un segno distintivo dell'autonomia è la capacità di gestire i progetti pianificando, assegnando compiti, fissando scadenze e monitorando i progressi del proprio lavoro o di quello di altri dipendenti. Trello, ad esempio, utilizza un sistema di schede e tabelle per assegnare, aggiornare, monitorare e completare i compiti. Altri strumenti di gestione dei progetti come Asana e Jira sono eccellenti per gestire il flusso di lavoro.

Piattaforme di apprendimento

Piattaforme come LinkedIn Learning e Coursera offrono corsi multipli su diversi argomenti da parte di importanti università e aziende. I dipendenti possono scegliere, imparare e sviluppare le proprie competenze al ritmo che preferiscono, senza alcuna pressione.

Software di monitoraggio delle prestazioni

Strumenti come Time Doctor e Hubstaff consentono agli utenti di monitorare facilmente i livelli di produttività e di attività. Aiutano i dipendenti a concentrarsi in modo efficace e forniscono informazioni dettagliate ai manager, senza fare da micromanager.

Conclusione

Passare da una cultura di microgestione all'autonomia dei dipendenti non è un'impresa da poco. Tuttavia, la responsabilizzazione dei dipendenti nell'odierno sistema globale di lavoro a distanza è essenziale per la crescita. Per questo motivo, i leader e i manager aziendali devono essere disposti a creare un ambiente fiorente per l'empowerment.

L'autonomia dei dipendenti richiederà la definizione di obiettivi chiari, l'incoraggiamento di una comunicazione aperta e la fornitura di strumenti e supporto ai dipendenti. Sarà facile? Certamente no. Ma i vantaggi potenziali superano di gran lunga le sfide.

Nel frenetico mondo digitale di oggi, utilizzare la tecnologia per promuovere l'autonomia e la titolarità dei dipendenti è quanto di meglio si possa fare. Grazie ad essa, i dipendenti possono comunicare, collaborare senza problemi, apprendere nuove competenze, gestire il proprio flusso di lavoro e monitorare meglio le proprie prestazioni da qualsiasi parte del mondo.

Draven McConville, fondatore di Klipboard, ha avuto parole di circostanza,

"Dare autonomia ai dipendenti è fondamentale per promuovere l'innovazione e la soddisfazione sul lavoro. Il software di gestione dei progetti è fondamentale per raggiungere questo equilibrio in un ambiente di lavoro sempre più remoto e mobile. Questi strumenti forniscono la struttura necessaria per la responsabilità, consentendo al contempo ai membri del team di gestire i propri compiti in modo indipendente, favorendo la produttività e coltivando una cultura della fiducia e della proprietà".

Ciò contribuisce a creare un ambiente soddisfacente per i dipendenti, che possono essere più motivati, innovativi e produttivi. Quindi, come leader e manager d'azienda, è essenziale implementare questi strumenti nel nostro stile di gestione per promuovere una forza lavoro più autonoma e potenziata.