La comunicazione efficace è la chiave del successo della vostra azienda

Introduzione

So che lo sentiamo dire spesso: "La comunicazione è fondamentale". Ma è davvero così? Certo che lo è! La comunicazione è essenziale in ogni aspetto della nostra vita. Che si tratti di relazioni personali o professionali, di strategie aziendali o anche di emoji usate per addolcire un testo duro - che, tra l'altro, è una comunicazione non verbale.

Di solito pensiamo che quando qualcosa viene definito come scambio di informazioni tra due o più persone, si riferisca solo alla comunicazione scritta e verbale.

Tuttavia, la comunicazione non si limita al semplice uso delle parole. Può coinvolgere anche il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono di voce; ognuno di questi elementi invia un messaggio all'interlocutore.

In un ambiente aziendale, si passa molto tempo a comunicare. Sia internamente, delineando i vostri obiettivi, ribadendo i vostri principi, intavolando discussioni e seguendo i collaboratori. O all'esterno, coordinandovi con altre parti, conversando con i clienti o promuovendo i vostri prodotti o servizi.

Ritengo che una forma di comunicazione di successo sia quella in cui il messaggio viene compreso nel modo in cui si intendeva comunicarlo. Senza questa comprensione, un messaggio può essere frainteso o trasmesso in modo errato, causando un errore o una frustrazione.

Qualsiasi azienda ha bisogno di una comunicazione organizzativa efficace, perché senza di essa non è possibile portare a termine i compiti e le procedure che devono essere completati per il funzionamento dell'azienda. Detto questo, vediamo prima di tutto perché è importante una comunicazione efficace.

Importanza di una comunicazione efficace

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La comunicazione ha un impatto significativo sulla produttività, sulla cultura e sull'entusiasmo di un'organizzazione. La creazione di capacità comunicative efficaci in qualità di manager offre notevoli vantaggi a breve e a lungo termine per l'azienda. Un buon comunicatore può ispirare il proprio team a lavorare di più, a fornire risultati migliori e a evitare malintesi.

Tutti questi fattori possono contribuire al successo dell'azienda, oltre che al vostro. Quando i dipendenti sono direttamente coinvolti nei prodotti e nei progetti di lavoro, contribuiscono a creare un senso di contributo al futuro dell'organizzazione. Inoltre, li motiva a lavorare per migliorare la redditività, la soddisfazione dei clienti e la consapevolezza del marchio. I dipendenti che sono personalmente investiti negli obiettivi dell'azienda si preoccupano maggiormente di altri aspetti. Ad esempio, se il marchio gode di una reputazione positiva come luogo di lavoro eccellente, ciò può influire sulla capacità di attrarre e trattenere i migliori talenti nel lungo periodo.

Undici motivi per cui una comunicazione aziendale efficace è la chiave del successo

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1. Costruisce una migliore cultura aziendale

Una strategia di comunicazione aziendale adeguata è fondamentale per costruire una cultura di squadra e un ambiente di lavoro positivi. Le aziende che comunicano in modo trasparente e aperto hanno un'atmosfera lavorativa molto più sana e una maggiore motivazione e soddisfazione dei dipendenti.

D'altra parte, le organizzazioni che trascurano la comunicazione aziendale come mezzo per migliorare la cultura del luogo di lavoro soffrono di scarso coinvolgimento, bassa soddisfazione dei dipendenti, bassi tassi di soddisfazione dei clienti e alti tassi di turnover.

2. Migliora la condivisione delle conoscenze

Uno dei principali obiettivi che le aziende cercano di raggiungere investendo nella comunicazione interna è quello di migliorare le pratiche di condivisione delle conoscenze. In un mondo in cui i dipendenti sono in costante crescita e imparano cose nuove, i datori di lavoro devono consentire una facile condivisione delle conoscenze all'interno delle loro organizzazioni. Senza una strategia di comunicazione aziendale interna ben impostata, la condivisione delle conoscenze e la conoscenza organizzativa ne risentono.

3. Migliora il coinvolgimento dei dipendenti

Secondo lo studio di Ragan sul coinvolgimento dei dipendenti, la comunicazione della leadership è l'aspetto più importante della comunicazione interna che si correla statisticamente con il coinvolgimento dei dipendenti. I team di comunicazione interna svolgono un ruolo importante nell'assistere, formare ed educare i leader sul valore della comunicazione.

4. Migliora la cooperazione interdipartimentale

È estremamente difficile mantenere un'efficiente comunicazione interdipartimentale all'interno delle aziende senza un solido piano di comunicazione. I dipendenti devono essere in grado di interagire e collaborare senza sforzo per essere più produttivi. Ad esempio, i dipartimenti di ricerca e di marketing devono essere sulla stessa lunghezza d'onda, mentre l'ufficio commerciale e il reparto informatico devono essere in sintonia.

5. Migliora la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti

Una migliore comunicazione aziendale significa anche una migliore soddisfazione dei clienti. Se la comunicazione all'interno di un'organizzazione è carente, si verificano due cose per quanto riguarda il servizio e la soddisfazione dei clienti: In primo luogo, i dipendenti che ricoprono ruoli a contatto con i clienti non avranno le informazioni di cui hanno bisogno. In secondo luogo, i clienti percepiranno il basso morale dei dipendenti e avranno un'esperienza negativa.

Uno studio ha infatti rilevato che l'atteggiamento dei dipendenti ha un impatto significativo sulla soddisfazione dei clienti, che si traduce in un aumento dei ricavi.

6. Eliminazione del sovraccarico di e-mail

Dagli aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei lavori alle richieste di dati, dalle assegnazioni di incarichi, alle interazioni e ai feedback dei dipendenti, dagli inviti a riunioni alle comunicazioni con clienti e fornitori, dalla consegna di documenti agli auguri di compleanno, in genere tutto questo viene gestito via e-mail all'interno delle aziende.

Secondo Radicati, il lavoratore medio spende il 25% della sua giornata lavorativa in attività legate alla posta elettronica. Tuttavia, solo alcune meritano il nostro immediato aiuto. Molte delle e-mail che riceviamo sono completamente irrilevanti per noi. Il sovraccarico di e-mail è stato ridotto nelle comunicazioni aziendali interne che utilizzano piattaforme efficaci per il coinvolgimento e la collaborazione dei dipendenti.

7. Riduce il turnover dei dipendenti

Le aziende con dipendenti più impegnati e soddisfatti hanno tassi di turnover molto più bassi. Per attirare e trattenere i Millennial e le generazioni più giovani sul posto di lavoro, i datori di lavoro devono assicurarsi di tenere i propri dipendenti informati su ciò che è rilevante per il loro lavoro.

D'altra parte, troppe informazioni irrilevanti spesso portano a stress, disimpegno, frustrazione e, di conseguenza, a una minore fidelizzazione dei dipendenti.

8. Migliore comunicazione per i lavoratori a distanza

I team remoti sono la strada del futuro. Secondo le statistiche, entro il 2028 il 73% di tutti i reparti aziendali assumerà lavoratori a distanza. Inoltre, nei Paesi ricchi come gli Stati Uniti, le cifre potrebbero superare il 75%.

Ciò richiede un nuovo approccio alla comunicazione, alla leadership e alla gestione. I team remoti incontrano una serie di problemi di comunicazione, tra cui il coordinamento attraverso i fusi orari, il superamento delle barriere informative e degli ostacoli linguistici e culturali. Inoltre, la distanza rende difficile per i membri del team sentirsi uniti. Tuttavia, il miglioramento delle comunicazioni aziendali interne può fare una grande differenza nel modo in cui i team remoti collaborano e interagiscono.

9. Eliminazione delle barriere di comunicazione

Le barriere informative sono frequenti quando c'è troppa roba irrilevante. Pertanto, le informazioni vitali per un dipendente possono essere rapidamente smarrite. Una comunicazione aziendale interna efficace e l'utilizzo di strumenti di comunicazione adeguati sono fondamentali per superare questa difficoltà.

10. Aumenta il patrocinio dei dipendenti

Quando i datori di lavoro sanno come comunicare con i propri dipendenti in modo efficace, hanno molto più successo nel trasformare i propri dipendenti in ambasciatori del marchio. La brand ambassadorship non è così difficile da ottenere come molte aziende credono. Anzi, i dipendenti felici sarebbero felici di contribuire ai programmi di brand ambassadorship.

Ci sono quattro modi principali in cui la brand ambassadorship e la employee advocacy possono aiutare le attività di un'azienda:

• Aumentare la consapevolezza del marchio
• Migliorare il marchio del datore di lavoro e attrarre candidati di alta qualità
• Incrementare gli sforzi di marketing
• Aumentare le vendite

Come possono le aziende lavorare su un processo di comunicazione efficace?

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1. Utilizzare i giusti strumenti di comunicazione

Gli strumenti utilizzati per comunicare all'interno del team possono avere un impatto notevole sull'efficacia del processo di comunicazione. Se si utilizzano strumenti lenti, poco intuitivi o che richiedono una lunga formazione per essere utilizzati dai dipendenti, la situazione può diventare frustrante per questi ultimi.

Questa frustrazione può portare a comunicazioni errate e a una perdita di produttività e di tempo. Di conseguenza, i messaggi reali possono diventare confusi. Pertanto, assicuratevi di fare una ricerca sui giusti strumenti di comunicazione del team e di scegliere con saggezza.

Prendete in considerazione le esigenze della vostra azienda. I sistemi telefonici per ufficio per piccole imprese possono essere perfetti per la vostra azienda, ma le organizzazioni più grandi possono avere esigenze diverse.

2. Sapere di cosa si sta parlando

I saggi parlano perché hanno qualcosa da dire; gli stolti parlano perché devono dire qualcosa. - Platone

Sia che parliate a un cliente, a un collega o a un partner commerciale in veste professionale, state sempre parlando a nome di qualcuno che non è voi. Potete presentare la vostra organizzazione, un servizio o una divisione.

Dovete sempre essere consapevoli di chi state parlando e del motivo per cui state comunicando. Prima di parlare, considerate quanto segue:

1. Per chi sto parlando?
2. Perché sto parlando?

3. Evitare di insultare le persone

Non offendete gli altri nello stesso modo in cui vi fanno perdere le staffe. Come buon comunicatore negli affari, tenete presente che il vostro scopo è allineare il pubblico con i vostri obiettivi. Le persone sono molto meno propense ad ascoltare, collaborare o cooperare con voi se mancate loro di rispetto in qualsiasi modo.

Inoltre, insultare un'altra persona le fornisce una nuova difesa che prima non aveva. Il vostro atteggiamento è ora il principale punto di attenzione, e il messaggio che state genuinamente cercando di trasmettere si perde sullo sfondo.

4. Ascoltare con attenzione

Quando si discute non si ascolta veramente e l'attenzione è rivolta a quello che si dirà dopo piuttosto che a quello che sta dicendo l'altra persona. Si possono fraintendere o trascurare componenti cruciali del messaggio, con il rischio di prendere decisioni infruttuose. Prestare tutta la vostra attenzione è il primo passo per una comunicazione efficace.

5. Mantenere un linguaggio del corpo positivo

La capacità di controllare il linguaggio del corpo è assolutamente necessaria per la comunicazione. Visualizzando una linea che va dal petto al soffitto o al cielo e che vi porta dolcemente in alto, potete esercitarvi a stare dritti. Fate attenzione a non esagerare. Dovete apparire il più naturali possibile.

6. Tenere d'occhio le emozioni difficili

A volte, le condizioni difficili provocano emozioni molto forti. Se vogliamo migliorare la comunicazione, dobbiamo essere in grado di identificare e gestire le nostre emozioni. Dobbiamo anche essere in grado di reagire in modo appropriato alle manifestazioni di rabbia o insoddisfazione degli altri.

Anche se conversiamo con gli altri ogni giorno, ad alcune persone non è stato insegnato o non è stata data l'opportunità di praticare tecniche di comunicazione adeguate.

Iniziare a comunicare meglio oggi

Ogni anno le competenze comunicative sono in cima alla lista delle competenze richieste dai datori di lavoro. Il motivo è che la comunicazione è ciò che permette alle nostre relazioni professionali e personali di funzionare senza intoppi. È il modo in cui dimostriamo attenzione, catalizziamo il cambiamento e portiamo a termine le cose. Questo è un motivo sufficiente per migliorare e continuare a migliorare queste importanti competenze. Per fortuna, tutti possiamo imparare a comunicare meglio.

Conoscere meglio gli stili di comunicazione vi aiuterà a farvi ascoltare, indipendentemente dall'interlocutore. E questo è un aspetto fondamentale per guidare gli altri e aiutarli a capire il vostro punto di vista.

Ricordate che la maggior parte delle persone ha una miscela di stili di comunicazione che possono variare a seconda dell'umore e della situazione. È vostro compito, in quanto comunicatori e leader, assicurarvi che tutti vi capiscano, indipendentemente da chi avete di fronte. Qualunque sia il vostro stile, se sviluppate un modo di comunicare con il vostro team che funzioni per voi, sarete sulla strada del successo per la vostra azienda.