Protezione dei dati dei clienti nel marketing conforme al GDPR: Migliori pratiche

Introduzione

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è entrato in vigore diversi anni fa e, con il passare del tempo, è sorta una domanda per diversi settori: come ha influito il GDPR sul marketing? La risposta è che il GDPR ha influenzato in modo significativo gli approcci al marketing. Tutte le organizzazioni di diverse dimensioni e in quasi tutti i settori che lavorano con l'UE e il Regno Unito devono aderire a questo regolamento per evitare problemi legali. Pertanto, il GDPR è regionale per concezione, ma globale di fatto.

In questo post spieghiamo cosa significa il GDPR per i marketer e forniamo le best practice che un'organizzazione può introdurre nel marketing per proteggere in modo più efficace le informazioni dei clienti ai sensi del GDPR. Queste pratiche possono aiutarvi a ridurre la possibilità di incorrere in problemi legali, declino della reputazione e gravi multe.

Che cos'è il GDPR per i marketer?

Il GDPR è stato introdotto dalla Commissione europea ed è entrato in vigore nel 2018 con l'obiettivo di migliorare la protezione dei dati dei residenti nell'UE. In questo ambito, il GDPR definisce le modalità e gli strumenti per proteggere i dati degli utenti da furto, uso improprio e vendita da parte di soggetti appropriati. Il GDPR definisce due entità con responsabilità diverse ai sensi della legge: i responsabili del trattamento (entità che detengono e conservano i dati sensibili) e gli incaricati del trattamento (entità che gestiscono i dati a favore dei responsabili del trattamento).

I principi chiave del GDPR, che costituiscono il fulcro dell'intera legge, sono i seguenti:

• Legalità, trasparenza e correttezza
• Limitazione dello scopo
• Minimizzazione dei dati
• Precisione
• Limitazione dello stoccaggio
• Sicurezza
• Responsabilità

Per i marketer, il GDPR significa la necessità di sviluppare un approccio onesto e trasparente ai dati dei clienti. Più precisamente, i dati sensibili che possono avere un valore o identificare una persona devono essere trattati con rispetto. Un'organizzazione può raccogliere tali dati solo dopo aver ottenuto un chiaro consenso da parte del proprietario dei dati (cliente), prendere esclusivamente le registrazioni richieste e garantire l'accuratezza dei dati. Un altro dettaglio cruciale è l'obbligo dell'organizzazione di utilizzare i mezzi necessari per proteggere in modo affidabile i dati dei clienti.

Migliori pratiche per la sicurezza dei dati dei clienti nel marketing GDPR

Come fanno le aziende a proteggere le informazioni dei clienti in base al GDPR? Per i marketer, in particolare, esistono soluzioni e pratiche collaudate che aiutano a garantire la protezione dei dati sensibili e la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati. Verificate e applicate le raccomandazioni che seguono per aumentare l'efficienza della vostra organizzazione in materia di protezione dei dati in generale e per proteggere i dati dei clienti in modo più affidabile in particolare.

Raccogliere solo i dati necessari e ottenere il consenso dei clienti

Ridurre la quantità di dati raccolti è uno dei modi più efficaci per un'organizzazione di ridurre i rischi di perdita e violazione dei dati. Gli hacker mirano a colpire i database con il maggior numero di dati possibile perché il maggior numero e il più ampio tipo di record a cui accedono può aumentare direttamente i loro profitti. Quando un'organizzazione non archivia grandi volumi di dati sui clienti, i criminali informatici possono scegliere di non prendere di mira questi database.

Come marketer, potete e dovete raccogliere solo i dati necessari per gli attuali scopi di marketing. Rivedete i flussi di lavoro e i modelli di raccolta dei dati e analizzate le pratiche di raccolta dei dati per verificare se i record raccolti vengono effettivamente utilizzati. Nel caso in cui alcuni dati non siano utilizzati o non abbiano un impatto significativo sull'esperienza dei vostri clienti, prendete in considerazione l'idea di rifiutarvi di raccogliere quel tipo di dati e di eliminare i record già a vostra disposizione.

Inoltre, secondo il GDPR, dovete informare i vostri clienti dei dati che raccogliete e ricevere il loro esplicito consenso per tale raccolta. D'altra parte, è necessario fornire l'opportunità di rinunciare in qualsiasi momento. Ai sensi del GDPR, la raccolta di dati sensibili senza l'autorizzazione del cliente può comportare sanzioni legali.

Controllo delle mailing list

Anche in questo caso, maggiore è la quantità di dati memorizzati dall'organizzazione, più alto è il rischio di violazione dei dati. Pertanto, le verifiche regolari delle mailing list sono una pratica di email marketing GDPR da integrare. I clienti che si cancellano dalle vostre promozioni via e-mail, dalle newsletter e da altri materiali di marketing devono essere rimossi dal database. Inoltre, potrebbe essere necessario ordinare gli indirizzi dei clienti in base alle loro categorie di iscrizione alle e-mail per evitare di inviare loro materiali di marketing che non desiderano ricevere.

Considerate la possibilità di automatizzare il processo di pulizia delle liste di email marketing per conformarsi al GDPR nel marketing, risparmiare tempo e migliorare l'esperienza dell'utente con email più personalizzate.

Costituire un team di gestione dei dati

Le organizzazioni moderne, anche quelle più piccole, raccolgono, archiviano ed elaborano terabyte di dati per scopi di marketing e altro. Con un team di gestione dei dati a bordo, è possibile categorizzare i record, assegnare loro una priorità di utilizzo e controllarli in base ai requisiti legali per la protezione dei dati. Esperti qualificati nella gestione dei dati possono aiutarvi a garantire un livello più elevato di sicurezza dei dati dei clienti e a risparmiare costi e tempo sui flussi di lavoro di archiviazione, ricerca e protezione.

Rivedere il modo in cui si raccolgono i dati personali

Questo include almeno il flusso di lavoro per la raccolta dei dati e il percorso che i dati seguono prima di essere registrati nel vostro archivio. Considerate di controllare il modulo della landing page che utilizzate per chiedere ai clienti di fornire i dati richiesti. Inoltre, il GDPR prevede che le organizzazioni aggiungano pop-up di notifica ai visitatori del sito web in merito alla raccolta dei dati e, ancora una volta, che ottengano il loro consenso esplicito per consentire la raccolta dei dati personali.

Il passo successivo è quello di monitorare le altre fonti di dati sensibili (se la vostra organizzazione li ha come raccoglitori o elaboratori di dati in base ai requisiti contrattuali). Infine, è necessario capire quali terze parti possono accedere a tali dati. Ricordate che il GDPR richiede la stipula di contratti legali tra le diverse entità che lavorano con le informazioni sensibili dei clienti, e prendete in considerazione la possibilità di escludere dalle vostre catene di fornitura dei dati le terze parti che non hanno responsabilità contrattuali.

Limitare e controllare l'accesso ai dati

Proprio come nel caso degli appaltatori terzi, la protezione dei dati dei clienti all'interno di un'organizzazione è una questione di controllo degli accessi. Analizzate quali dati e quali accessi sono necessari a quali reparti e membri del team per svolgere le loro mansioni. Quindi, fornite a tali reparti e membri del team solo i livelli di accesso ai dati e le autorizzazioni di cui hanno bisogno. Mantenete il principio del minimo privilegio (PoLP) e integrate soluzioni di controllo degli accessi basate sui ruoli (RBAC) per gestire in modo efficace e rapido le autorizzazioni di accesso ai dati per i team.

Educare il personale

Ancora una volta, il GDPR è un atto complesso, obbligatorio per qualsiasi organizzazione che raccoglie dati personali di residenti nell'UE. Le ripercussioni legali e le multe previste da questa legge sono severe e anche un piccolo errore di un membro del personale può innescare il processo legale. Pertanto, i dipendenti e i dirigenti devono conoscere i requisiti e le sfumature del GDPR per ridurre la probabilità di errori umani. Prendete in considerazione l'idea di organizzare un corso di formazione sulla conformità per ogni nuovo arrivato e introducete test di attualità, ad esempio una volta all'anno, per mantenere la qualifica GDPR dei dipendenti non solo del vostro team di marketing ma anche di altri reparti.

Rivedere i vostri approcci ai dati e alla sicurezza

Le minacce alla sicurezza informatica sono in continua evoluzione e i criminali informatici inventano nuovi modi per infiltrarsi nei sistemi protetti e accedere ai dati sensibili. Qualunque siano le vostre misure di sicurezza, come marketer dovreste sempre cercare di migliorare la protezione dei dati di marketing. Per farlo in modo efficace, è necessario impostare flussi di lavoro di revisione della sicurezza informatica che vi consentano di essere sempre aggiornati sulle ultime tendenze in materia di protezione informatica.

Prendete in considerazione l'implementazione di flussi regolari di test di penetrazione su larga scala con un professionista della sicurezza che cerca di passare attraverso la protezione dell'organizzazione. In questo modo, potrete scoprire le vulnerabilità nei vostri livelli di sicurezza e introdurre le correzioni prima che gli hacker possano utilizzarle per effettuare una vera e propria violazione. La complessità delle infrastrutture moderne e l'evoluzione degli strumenti di cyberattacco rendono quasi impossibile creare un perimetro di protezione invincibile.

Inoltre, dovreste rivedere i dati che conservate. Se ci sono dati che non utilizzate per scopi di marketing (e che non utilizzerete in futuro), prendete in considerazione la possibilità di cancellarli. In questo modo si riducono le potenziali vulnerabilità dell'organizzazione e le possibilità di fuga di dati sensibili anche dopo una violazione.

Eseguire backup regolari

Qual è uno dei maggiori rischi di un'organizzazione che conserva i dati dei clienti? Normalmente si direbbe il furto o la fuga di dati. Tuttavia, il GDPR prevede sanzioni per un'altra conseguenza frequente di una violazione della sicurezza: la perdita di dati. Inoltre, la perdita di dati sensibili come la base clienti, ad esempio in seguito a un attacco ransomware riuscito, può causare notevoli difficoltà all'attività e alla redditività di un'organizzazione in futuro.

Indipendentemente dalle misure di sicurezza applicate all'infrastruttura della vostra organizzazione, gli aggressori sono sempre un passo avanti a qualsiasi difesa. Ciò significa che la vostra protezione prima o poi fallirà, mettendo a rischio i vostri dati.

Il backup, che è una copia autonoma dei dati ripristinabili memorizzata in un altro archivio, è l'unica soluzione possibile.

modo affidabile per mantenere il controllo dei dati necessari dopo gravi disastri di perdita di dati. Considerate l'utilizzo di NAKIVO Backup & Replication se utilizzate prodotti Microsoft per organizzare lo scambio e la gestione dei dati nella vostra organizzazione. Qualunque sia l'infrastruttura IT, l'obiettivo è automatizzare il backup dei dati sensibili e garantire un ripristino rapido per soddisfare le richieste di conformità al GDPR in qualsiasi momento.

Conclusione

Il regolamento generale sulla protezione dei dati è obbligatorio per le organizzazioni che raccolgono dati personali di residenti nell'UE. Per garantire la conformità al GDPR e migliorare la protezione dei dati dei clienti nelle attività di marketing, è necessario:

• Ridurre al minimo la raccolta dei dati: raccogliere e memorizzare solo ciò che serve;
• Effettuare regolarmente audit di mailing;
• Costituire un team di gestione dei dati per ottimizzare la raccolta, l'utilizzo e la protezione dei dati sensibili;
• Sapere come e dove si ottengono i dati;
• Limitare l'accesso ai dati con il modello RBAC e mantenere il principio del minimo privilegio;
• Assicurarsi che i dipendenti conoscano i requisiti del GDPR e li seguano;
• Aggiornate regolarmente i vostri approcci alla protezione dei dati;
• Integrare i flussi di lavoro di backup nell'ambiente IT dell'organizzazione.