Documentazione cruciale per i proprietari di aziende: 11 tipi di documenti aziendali da conservare sempre

Introduzione

Pochi proprietari di aziende amano le scartoffie e ancora meno vogliono tenere traccia di tutta la documentazione che passa sulle loro scrivanie. Purtroppo, i documenti aziendali sono fondamentali per la salute della vostra organizzazione, perché senza di essi rischiate di trovarvi in imbarazzo, di interrompere le vostre attività e persino di avere problemi legali.

Fortunatamente, questo vale solo per alcuni tipi selezionati di documenti aziendali. In questo articolo vi insegneremo a distinguere tra ciò che è importante e ciò che non lo è, vi spiegheremo quali sono gli 11 tipi di documenti aziendali fondamentali da conservare sempre e vi illustreremo i vantaggi che possono offrire alla vostra azienda.

Cosa sono i documenti aziendali?

In generale, un documento aziendale può essere qualsiasi pezzo di carta (o il suo equivalente digitale) che sia anche solo tangenzialmente legato alle attività dell'azienda. Ma per essere più specifici, si può pensare ai documenti aziendali come a registrazioni utilizzate per comunicare, archiviare o organizzare le informazioni all'interno di un'organizzazione.

Perché i documenti aziendali sono importanti?

Come vedrete tra poco, i documenti aziendali hanno forme, dimensioni e, soprattutto, casi d'uso diversi. Ma perché sono importanti e quali vantaggi possono offrire alla vostra azienda? Rispondiamo a questa domanda.

• Organizzazione ed efficienza: I documenti aziendali forniscono struttura e chiarezza alle operazioni, consentendo una maggiore efficienza, una riduzione degli errori e una maggiore coerenza.
• Comunicazione e collaborazione: I documenti facilitano anche un'efficace comunicazione interna ed esterna, creando un ambiente di lavoro migliore e consentendo ai dipendenti e alle parti interessate di ottenere i migliori risultati possibili.
• Condivisione e gestione delle conoscenze: Quando i dipendenti lasciano l'azienda, portano con sé tutte le loro conoscenze, causando inefficienze. I documenti aziendali consentono di conservare tutte queste informazioni e di potenziare le attività future del personale.
• Protezione legale: Purtroppo, affrontare controversie, cause e ispezioni è una parte inevitabile della gestione di un'azienda. Tuttavia, conservando i documenti aziendali pertinenti, è possibile coprire tutte le basi e mitigare gli effetti negativi degli incidenti legali.
• Pianificazione e processo decisionale: I documenti aziendali forniscono informazioni preziose sulle vostre attività, consentendovi di imparare dal passato e di adattarvi al futuro. Grazie a ciò, potrete sempre prendere decisioni efficaci e basate sui dati.
• Monitoraggio e valutazione delle prestazioni: Come potete gestire efficacemente la vostra azienda se non capite cosa succede al suo interno? Semplice, non è possibile. Fortunatamente, i documenti aziendali consentono di monitorare tutte le metriche importanti in tempo (quasi) reale.
• Reputazione e immagine del marchio: In questo caso, il valore dei documenti aziendali è duplice. In primo luogo, la documentazione relativa al branding consente di rivolgersi in modo coerente ai clienti ideali con un tono di voce riconoscibile (nel copy, nei media, nel design, ecc.). In secondo luogo, una gestione efficace dei documenti consente anche di lavorare in modo più efficiente e di creare una reputazione più affidabile intorno al proprio marchio.

11 tipi di documenti aziendali cruciali da conservare sempre

Come mostrato sopra, il modo standard di classificare i documenti aziendali è in base al loro caso d'uso all'interno dell'azienda. Ma per identificare la destinazione finale di un documento (ad esempio, il cestino dei rifiuti o il cassetto della scrivania dell'ufficio), dobbiamo considerare l'obsolescenza.

Certo, si tratta di una questione un po' complicata, perché il concetto trascende i casi d'uso, i contenuti e persino i reparti di destinazione. In generale, i documenti aziendali più importanti tendono a rientrare nei settori finanziario, legale e del marketing, ma non tutti.

Inoltre, anche se doveste conservare tutta la documentazione contenuta in queste categorie, vi ritrovereste presto con l'ufficio e i computer invasi da rifiuti cartacei (digitali). Pertanto, il modo più efficace per aiutarvi a identificare i documenti da conservare è quello di raccontarvi tutto.

#1 Conto economico

Conosciuti anche come conto economico, questi documenti riassumono i ricavi, le spese e il reddito netto o la perdita dell'azienda in un periodo specifico. Sono importanti per ragioni interne, tra cui il benchmarking, la pianificazione e il processo decisionale.

Tuttavia, il loro vero valore emerge quando si tratta di rendicontazione esterna, in particolare per l'analisi degli investitori/creditori durante le acquisizioni o la ricerca di investimenti e per la conformità fiscale.

I conti economici sono fondamentali per valutare le prestazioni e la salute finanziaria dell'azienda e la loro assenza può mettere in dubbio la vostra condotta. Nel peggiore dei casi, ciò può causare la perdita di finanziamenti o persino l'insorgere di problemi con l'ufficio delle imposte locale.

(Fonte: Zervant)

#2 Bilanci

Come i conti economici, i bilanci forniscono un'istantanea della situazione finanziaria dell'azienda in un determinato momento e sono importanti per le ragioni sopra menzionate. Tuttavia, si differenziano per la loro attenzione alle attività, alle passività e alle partecipazioni azionarie dell'azienda.

(Fonte: bdc.ca)

#3 Dichiarazioni dei redditi

Come suggerisce il nome, le dichiarazioni dei redditi sono documenti aziendali presentati all'ufficio delle imposte locale (IRS negli Stati Uniti) per riportare il reddito, le detrazioni e le imposte da pagare per un determinato periodo e servono a registrare le attività finanziarie dell'azienda.

Come si può immaginare, sono molto importanti per garantire la conformità alle leggi locali, in quanto la loro violazione può comportare multe, nel migliore dei casi, e un'aula di tribunale o una cella, nel peggiore.

(Fonte: AbbyMarketplace)

#4 Fatture e ricevute

Senza dubbio conoscete perfettamente fatture e ricevute, ma per non lasciare nessuno indietro, questi documenti confermano le vostre transazioni commerciali. Ciò li rende molto importanti per diversi motivi, tra cui la contabilità, le controversie con i clienti e la fiscalità. L'utilizzo di un software di fatturazione è una soluzione ottimale per la generazione e la gestione delle fatture.

(Fonte: Billdu)

#5 Dichiarazioni bancarie

Emessi da una banca o da un'altra organizzazione finanziaria, gli estratti conto bancari riassumono le transazioni dell'azienda in un periodo specifico, compresi depositi, prelievi, trasferimenti e altro. Come gli altri documenti finanziari, anche questi svolgono un ruolo importante nella contabilità interna, nella stesura del bilancio e negli adempimenti fiscali.

Tuttavia, aiutano anche la vostra azienda a individuare le frodi e sono fondamentali per **richiedere prestiti **o **cercare finanziamenti **da altri enti commerciali. Per questo vale la pena di tenerli nel cassetto per conservarli.

(Fonte: Patriot Software)

#6 Registri delle buste paga

Utilizzati principalmente per la tenuta di registri interni, i registri delle retribuzioni tengono traccia dei compensi dei dipendenti, delle detrazioni e di altre informazioni correlate. Sono fondamentali per monitorare le spese, garantire la conformità alle leggi sul lavoro e sulle imposte, risolvere le controversie sui salari dei dipendenti e dimostrare la propria innocenza in caso di audit.

(Fonte: Hourly)

#7 Licenze e permessi commerciali

Passando dalle finanze, è ora di parlare dei documenti commerciali legali. Le licenze e i permessi servono a diversi scopi evidenti, tra cui la concessione dell'accesso a settori unici, l'autorizzazione a programmi governativi specifici e la dimostrazione della vostra **esperienza **e affidabilità.

Già solo per questo vale la pena di conservare i permessi e le licenze. Tuttavia, la ragione più importante è che, a causa della loro natura e delle attività in cui sono coinvolti, dovrete spesso presentare la vostra idoneità per determinate azioni legali e commerciali.

(Fonte: SignNow)

#8 Contratti e accordi

Indipendentemente dal fatto che siate un'azienda B2B o B2C, i contratti e gli accordi sono il vostro pane quotidiano, compresi gli accordi con entità esterne come le società di outsourcing di software, che sono particolarmente cruciali per le aziende che si occupano di tecnologia. Essi descrivono in dettaglio i termini **legalmente vincolanti delle vostre relazioni **(con clienti, partner, fiduciari, ecc.) e vi aiutano a proteggervi da potenziali cause legali. Inoltre, consentono di tenere traccia degli obblighi contrattuali per garantire l'adempimento di tutte le responsabilità.

(Fonte: Jotform)

#9 Documentazione sulla proprietà intellettuale

IP è un termine generico che indica i documenti aziendali che stabiliscono e proteggono i diritti di proprietà intellettuale dell'azienda, tra cui registrazioni, registrazioni e brevetti. In pratica, il mantenimento di questi documenti offre numerosi vantaggi, in particolare la dimostrazione della proprietà dei beni immateriali dell'azienda, la dissuasione da potenziali furti o usi impropri, la monetizzazione, la concessione di licenze e il riconoscimento del marchio.

(Fonte: Signaturely)

#10 Registri assicurativi

Un altro tipo di documenti aziendali da conservare sempre sono i registri assicurativi, che tengono traccia della copertura assicurativa dell'azienda, dettagliano tutte le informazioni rilevanti e servono come prova in caso di reclami. Sono fondamentali per mantenere una buona gestione del rischio e per garantire una continuità aziendale e un disaster recovery di successo. Inoltre, proteggono l'azienda e i dipendenti da eventuali incidenti sul posto di lavoro.

(Fonte: SampleForms)

#11 Registrazioni di marketing

Infine, i documenti di marketing si riferiscono alla documentazione e ai dati relativi alle attività e alle strategie di marketing dell'azienda. Tra questi vi sono ricerche di mercato, campagne pubblicitarie, dati sui clienti, analisi, piani di marketing e materiale promozionale.

Questi sono fondamentali per vari motivi, ma vale la pena tenerli, soprattutto per mantenere un'analisi efficace delle prestazioni e della concorrenza, per tracciare gli insight e il targeting dei clienti, per garantire la coerenza del brand marketing e per consentire una pianificazione a lungo termine.

(Fonte: SlideTeam)

Come vengono classificati i documenti aziendali?

Data l'ampia portata della loro definizione, non deve sorprendere che la categorizzazione dei documenti aziendali sia piuttosto varia. In genere, in base al loro contenuto e alla loro funzione, vengono classificati nei seguenti tipi:

• Amministrativi: Utilizzati per scopi amministrativi interni, questi documenti facilitano la comunicazione, il coordinamento e l'organizzazione all'interno di un'azienda. Comprendono promemoria, e-mail interne, ordini del giorno di riunioni, orari dei dipendenti, ecc.
• Legale e normativo: Necessari per ottemperare agli obblighi legali e normativi, questi documenti aiutano a garantire che l'azienda operi all'interno del quadro legale per proteggere i propri diritti e interessi. Comprendono contratti, accordi, licenze, permessi, termini di servizio, politiche sulla privacy e altro ancora.
• Finanziari: Questi documenti, relativi a transazioni e altre attività finanziarie, sono necessari per un'efficace contabilità, tassazione e analisi finanziaria. Comprendono rendiconti finanziari, fatture, ricevute, ordini di acquisto, note spese e altro ancora.
• Marketing e vendite: Utilizzati per attrarre e convertire i contatti in clienti e per promuovere i prodotti e i servizi dell'azienda, questi documenti favoriscono le vendite e generano entrate. Comprendono brochure, volantini, annunci pubblicitari, descrizioni di prodotti/servizi, piani di marketing, testimonianze di clienti, ecc.
• Risorse umane: I documenti delle risorse umane contribuiscono a garantire la corretta gestione dei dipendenti, la conformità alle leggi sul lavoro e una comunicazione efficace tra l'azienda e il suo personale. Tra questi, i contratti di lavoro, le descrizioni delle mansioni, le valutazioni delle prestazioni, i materiali di formazione, i registri disciplinari, lo sviluppo di software HR per semplificare i processi HR e altro ancora.
• Operativi: Utilizzati per supportare le operazioni quotidiane, questi documenti forniscono linee guida e istruzioni ai dipendenti per garantire efficienza, coerenza e qualità. Comprendono procedure operative standard (SOP), diagrammi di flusso dei processi, registri di inventario, registri di manutenzione, ecc.
• Progetto: Specifici per la gestione dei progetti, questi documenti aiutano a tracciare le tappe, ad allocare le risorse e a garantire il completamento del progetto attraverso un'attenta pianificazione, monitoraggio ed esecuzione. Comprendono piani di progetto, scadenze, strutture di ripartizione del lavoro (WBS), rapporti sullo stato di avanzamento, valutazioni dei rischi e altro ancora.
• Corrispondenza esterna: Coinvolti nella comunicazione con interlocutori esterni come clienti, fornitori e partner, questi documenti aiutano a stabilire relazioni commerciali e a facilitare interazioni e collaborazioni senza intoppi. Comprendono lettere, e-mail, proposte, preventivi, ordini di acquisto, contratti, ecc.

Avere un'idea più precisa di questa categorizzazione è importante per capire l'importanza e l'uso dei documenti aziendali nella vostra azienda. Tuttavia, non vi aiuterà a rispondere alla domanda che vi ha portato qui: quali documenti sono da buttare e quali da conservare. Rispondiamo subito a questa domanda.

Qual è il modo migliore per gestire i documenti aziendali?

Al giorno d'oggi, siamo fortunati a non dover fare affidamento su faldoni rigonfi e cassetti traboccanti per ospitare tutta la nostra documentazione aziendale vitale. Il software di gestione dei documenti (DMS) è uno dei migliori strumenti da integrare nella vostra azienda, in quanto non solo riduce l'impatto della documentazione cartacea sui vostri nervi tesi, ma anche sull'ambiente.

Il DMS consente di archiviare, organizzare e condividere le risorse da un'unica comoda interfaccia, il che lo rende di gran lunga il modo migliore per gestire i documenti aziendali. Tuttavia, questo non significa che sia completamente privo di problemi. Se volete godere dell'esperienza più snella e massimizzare l'efficienza, dovrete comunque impiegare alcune strategie di scelta per potenziare le sue operazioni.

Questi includono:

• Stabilire politiche chiare di denominazione ed etichettatura
• Centralizzazione dell'archiviazione dei documenti
• Creare una gerarchia di accesso
• Implementazione del backup e del ripristino di emergenza
• Consentire il flusso di lavoro e la collaborazione dei documenti

In sintesi

Come abbiamo visto, i documenti aziendali sono risorse vitali per l'azienda e per tutte le sue attività, compresi i dipartimenti legali, finanziari, di marketing e altri ancora. La prima chiave per sfruttarli al meglio è la capacità di separare quelli che hanno un valore a lungo termine da quelli che non lo hanno.

In questo articolo abbiamo visto quali sono gli 11 documenti aziendali da conservare sempre e perché è così. Tuttavia, il vostro lavoro non è ancora finito. Ora dovete rivalutare le vostre attuali politiche di gestione dei documenti interni e stabilire se è possibile abilitare o disabilitare gli sforzi dei vostri team.

Indipendentemente dalla conclusione finale, è bene ricordare che c'è sempre spazio per i miglioramenti. E potrebbe essere lo spazio che potete liberare nel cassetto della vostra scrivania trasferendo tutta la vostra documentazione nel cloud.