Automatizzare il provisioning delle UC: Cosa c'è da sapere

Introduzione

In diversi settori, le aziende si affidano a piattaforme di comunicazione unificata (UC) con diverse funzionalità. Queste includono chiamate vocali, videoconferenze e messaggistica istantanea per una collaborazione senza interruzioni. Inoltre, aiutano a incrementare la produttività della forza lavoro e a condurre gli affari attraverso un'interfaccia semplificata.

Per i dipendenti, l'esperienza è semplice perché dispongono degli strumenti e dei dispositivi giusti. Per loro tutto va al suo posto, ma non si può dire lo stesso del team UC. Il team UC è responsabile del provisioning manuale e del monitoraggio di questi strumenti.

Il provisioning manuale delle UC è tutt'altro che semplice e il personale IT vi dedica innumerevoli ore. Inoltre, ogni volta che un dipendente entra a far parte dell'azienda, si occupa di deprovisionare e monitorare gli strumenti e i servizi UC legacy. Lo fanno quando il dipendente cambia ruolo, lascia l'azienda o ha un problema di assistenza.

Inoltre, l'implementazione di modelli di lavoro ibridi ha comportato un'ulteriore pressione sui team UC. Per questo motivo, le grandi aziende si sono rivolte alle piattaforme di automazione per offrire vantaggi anche ai loro team UC. Vediamo come sono nate le UC e come l'automazione offre vantaggi a tutte le parti coinvolte.

Che cos'è il provisioning delle comunicazioni unificate (UC)?

Il provisioning e il monitoraggio delle UC è un processo che garantisce che gli strumenti UC funzionino al meglio. Il monitoraggio del loro utilizzo viene spesso eseguito dal personale IT o dai fornitori di servizi UC. Essi contribuiscono a garantire che le applicazioni UC siano sempre disponibili e in ottima forma. Considerando il numero di aziende che ne fanno uso, si può immaginare quanto il personale IT sia diventato impegnato negli ambienti di lavoro ibridi.

Il software per il provisioning degli utenti aiuta le aziende a gestire e tenere traccia degli account utente nella gestione delle UC. Utilizzato con altri software, include sistemi di gestione delle identità e di controllo degli accessi. Il software può aiutare le aziende ad automatizzare il processo di verifica degli account utente.

Questo processo aiuta il personale IT a risparmiare tempo e fatica, aumentando la produttività e i tempi di attività. Per questo si chiama provisioning automatico degli utenti, perché non è necessario controllare manualmente i singoli account. Il personale IT riceve dati precisi su ciò che deve risolvere i problemi, quindi deve intervenire solo per le questioni urgenti.

Il software aiuta inoltre le aziende a migliorare la sicurezza e a risolvere i problemi legati agli utenti. In questo modo, le aziende possono ottenere preziose informazioni sull'attività degli utenti, utili per le strategie di marketing.

Qual è la storia delle Unified Communications?

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Comprendere la storia di uno strumento vi aiuterà a scoprirne il significato e l'etimologia. Anche gli strumenti hanno le loro origini e il modo in cui hanno contribuito al successo di un settore. Si dice che le parole siano nate arbitrariamente, quindi come è nato il termine "comunicazioni unificate"?

Negli anni '80, la maggior parte delle aziende utilizzava un sistema telefonico PBX (Private Branch Exchange). Le compagnie telefoniche locali offrivano e gestivano tali sistemi con linee analogiche che instradavano le chiamate dalla sede centrale al cliente.

Negli anni '90 la posta elettronica si diffuse e le aziende optarono per le reti basate sul protocollo Internet (IP). Ci sono stati anche sviluppi nella tecnologia vocale, noti come sistemi telefonici Voice over IP (VoIP). Sono noti per trasmettere il traffico vocale attraverso le reti di dati. La loro popolarità ed economicità ha portato al declino dei sistemi PBX tradizionali.

Il progresso della telefonia IP ha permesso ai telefoni di vivere sulla stessa rete dei computer, aprendo ulteriori possibilità. L'idea di un'integrazione avanzata tra computer e telefoni ha portato all'idea della "messaggistica unificata". Questa comprende la segreteria telefonica, la posta elettronica e altri sistemi di messaggistica basati sul testo.

Negli anni 2000, la richiesta di telefonia IP ha portato alla modifica dei tradizionali sistemi telefonici PBX. I produttori hanno creato pacchetti di circuiti in grado di collegare il sistema telefonico a una rete IP. Altri hanno realizzato apparecchiature che consentivano alle chiamate vocali nelle reti aziendali di collegarsi a più sedi. A un certo punto, le soluzioni UC si sono evolute con l'integrazione di servizi di comunicazione in tempo reale.

Nel 2010 Microsoft ha lanciato Lync, il principale attore nel settore delle comunicazioni aziendali. Esistevano molte opzioni, ma Lync si integrava meglio con l'ambiente utilizzato dalla maggior parte delle aziende.

Le tecnologie cloud si sono evolute ed è emerso un nuovo modello chiamato Unified Communications as a Service (UCaaS). Le UCaaS sono diventate più diffuse e la fornitura di servizi UC si è spostata nel cloud. Le UCaaS basate sul cloud riducono le spese di capitale associate all'implementazione di sistemi VoIP tradizionali.

A questo punto, i sistemi UC sono diventati automatizzati, il che significa che il personale IT non deve gestire tutto manualmente. Il sistema può occuparsi della maggior parte delle attività principali e garantire ai dipendenti che lavorano da casa un'esperienza senza problemi. Il personale IT è necessario solo per risolvere i problemi che si verificano all'interno del sistema.

6 Vantaggi delle comunicazioni unificate automatizzate

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1. L'automazione è conveniente

Un'azienda trova sempre il modo di ridurre i costi. Una di queste aree è l'automazione dei sistemi UC. Automatizzando il provisioning e il monitoraggio dei sistemi UC, l'azienda può risparmiare di più. Eliminerà la possibilità di errore umano e la necessità di processi manuali.

Prima abbiamo detto che il personale IT è stato sovraccaricato di lavoro per la gestione dei sistemi UC a causa del cambiamento degli ambienti di lavoro. L'azienda deve pagare il personale IT e aumentarne i benefit. In questo modo, viene compensato adeguatamente per tutti i problemi che sta gestendo per voi. Tuttavia, l'automazione del provisioning delle UC alleggerisce il loro carico di lavoro e vi fa risparmiare sui costi.

2. Migliora l'efficienza e la produttività dell'azienda.

L'automazione è stata recentemente un tema caldo per diversi settori, accompagnato da diverse domande. L'automazione sostituirà i lavoratori o si limiterà ad alleggerire il carico di lavoro? Nel campo della SEO, ci sono i keyword finder e i SERP checker che li assistono nel loro lavoro. E quando si tratta di backlink, ci sono i backlink checker e i monitor.

Una cosa è certa: gli strumenti e l'automazione miglioreranno l'efficienza e la produttività sul posto di lavoro. In sostanza, l'automazione è interessante perché aiuta le aziende a incrementare i profitti.

Automatizzando i processi, le aziende possono liberare risorse preziose da destinare altrove. In questo modo, è possibile concentrarsi sul miglioramento dei prodotti e dei servizi dell'azienda. Ad esempio, avendo più tempo a disposizione, il personale può riunirsi e suggerire miglioramenti. Inoltre, è possibile incastrare il processo fino alla sua realizzazione nei propri programmi.

In ogni caso, l'automazione è una soluzione comprovata che può aiutare la vostra azienda a risparmiare e a competere sul mercato. È stata adottata da aziende di diversi settori, quindi non farà male provarla anche a voi.

3. Otterrete una maggiore visibilità nella vostra rete

Il monitoraggio tradizionale delle UC offre una vista isolata delle applicazioni, ma il monitoraggio moderno è diverso. Le sue piattaforme consentono al personale IT di avere una visione olistica dell'ambiente UC. In questo modo, possono comprendere meglio lo stato di salute generale dei loro sistemi. Se avete bisogno di controllare la salute SEO della vostra azienda, Ranktracker ha lo strumento che fa per voi.

Da quel momento, possono analizzare le diverse applicazioni, le sedi degli uffici e i dipendenti specifici. Quindi, possono automatizzare il reporting e identificare le tendenze basate su questi dati. Questa capacità è utile per la pianificazione della capacità e il dimensionamento delle licenze software.

Ad esempio, la vostra azienda ha scoperto di poter ridurre il numero di linee di telecomunicazione nei suoi uffici. Questo perché un maggior numero di dipendenti ha scelto di lavorare da casa, ma ciò significa che è necessario aumentare le licenze. Dovrete anche aumentare la capacità di accesso esterno in questa configurazione.

4. L'automazione può aiutarvi a scalare

La capacità di scalare è fondamentale per la crescita nel mondo delle imprese. E l'automazione è uno dei modi più efficaci per farlo. Come già detto, l'automazione dei processi aiuta le aziende a liberare risorse. E consente di allocare tali risorse altrove, dando spazio al miglioramento.

L'automazione del provisioning aiuta anche le aziende a livellare i processi più adatti al business. Si può spaziare da lavori semplici a processi complessi, come l'inserimento dei dati e il marketing. Non importa quale sia il settore di attività, perché ormai quasi tutto può essere automatizzato. E questo significa che ci sono più modi per aiutare a raggiungere i vostri obiettivi.

5. L'automazione riduce i rischi e minimizza gli errori

Con il provisioning tradizionale, è molto probabile che il personale IT commetta errori di configurazione manuale. Inoltre, in presenza di numerosi passaggi all'interno di piattaforme complesse, potrebbe selezionare accidentalmente le impostazioni sbagliate.

Ma i team UC possono semplificare questa esperienza e creare criteri standardizzati automatizzando le UC. Tali criteri aiutano a prevenire gli errori umani e a garantire la coerenza tra i ruoli dei dipendenti. Inoltre, assicurano che i dispositivi siano correttamente forniti con le applicazioni e gli strumenti corretti.

La capacità di ridurre i rischi è importante nel settore pubblico e in altri settori altamente regolamentati. Ad esempio, i servizi finanziari e sanitari devono rispettare rigorosi standard di conformità. In questi settori, infatti, fornire l'accesso sbagliato a un dipendente o a un ex dipendente può essere disastroso.

6. L'automazione migliora l'esperienza dei dipendenti

L'aumento del lavoro ibrido significa che un numero maggiore di dipendenti lavora al di fuori dell'ufficio, il che richiede strumenti UC. Altrimenti, la collaborazione remota non sarà fluida e i dipendenti avranno un'esperienza di bassa qualità. Ma con una maggiore visibilità e una reportistica automatizzata, il personale IT può monitorare questi strumenti.

Possono tenere sotto controllo l'hardware e gli hypervisor per garantire che la qualità delle chiamate vocali e video sia costante. In questo modo si evitano interruzioni delle attività e dell'esperienza dei dipendenti digitali. Ma se qualcosa va storto, le moderne piattaforme di monitoraggio delle UC facilitano la risoluzione dei problemi da parte del team.

Ad esempio, il personale IT può eseguire un test del traffico sintetico per simulare l'attività dei dipendenti. In questo modo, possono determinare l'origine del problema, che si tratti di larghezza di banda o di latenza. Oltre agli esempi citati, sono molti i problemi che possono essere identificati.

Conclusione

L'idea di un sistema di comunicazione unificato risale a molto tempo fa e si è evoluta fino a diventare ciò che è oggi. Gli sviluppi tecnologici continuano a migliorare gli strumenti e a rendere più comoda la vita dei dipendenti. Prima che gli spazi di lavoro ibridi diventassero una norma, il personale IT non aveva problemi a mantenere le disposizioni sulle UC in modo manuale. Ma oggi è estremamente stressante gestire tutto manualmente, da qui l'avvento dell'automazione.

Il provisioning automatico degli utenti e il software di provisioning nel suo complesso offrono numerosi vantaggi. Ad esempio, è economicamente vantaggioso e aumenta l'efficienza e la produttività sul lavoro. Inoltre, si avrà una migliore visione della rete, che contribuisce a ridurre il rischio di errori. Tutto ciò contribuisce a migliorare l'esperienza digitale dei dipendenti, in modo che il loro lavoro si svolga senza intoppi. Nel contempo, l'automazione favorisce la crescita della vostra azienda, assicurandovi di stare al passo con la concorrenza.