7 aspetti frustranti del lavoro a distanza e come affrontarli

Introduzione

Se non volete passare le mattine ad aspettare nel traffico o a sopportare un viaggio in treno affollato, cercate di lavorare da casa.

Ci sono anche delle sfide che fanno parte del territorio: non siate timidi nel chiedere aiuto su questo argomento!

Quando si tratta di lavorare da casa, ognuno ha le sue sfide. Se non vi fate carico di queste sette frustrazioni, la vostra esperienza potrebbe non essere all'altezza dei vostri desideri.

Accesso alle risorse

Il lavoro d'ufficio può essere impegnativo se non si dispone degli strumenti giusti per svolgere il proprio lavoro. Si può pensare di essere pronti per il successo, ma con il passare del tempo le cose iniziano a rompersi.

L'ufficio è un centro di produttività. I dipendenti hanno bisogno di:

• Internet affidabile e ad alta velocità per caricare e scaricare documenti in modo sicuro dal cloud o da altri colleghi, con funzionalità di video chat.
• Apparecchiature e strumenti specifici per il settore, come stampanti/scanner, sono necessari in questa epoca di flussi di lavoro di stampa digitale in cui la stampa di copie cartacee può non essere sempre necessaria, ma è ancora preferita da alcune aziende che operano letteralmente su prodotti cartacei troppo grandi per essere digitalizzati facilmente (ad esempio, i cantieri edili).
• Materiali per ufficio come penne, matite e calendari da tavolo sono sempre utili quando le scadenze si avvicinano ed è importante tenere traccia delle date di scadenza!

Speriamo che questo elenco vi abbia chiarito quanti imprevisti possono accadere durante il trasloco. È importante essere preparati ad ogni possibile scenario e fare un piano prima del giorno del trasloco in modo che tutto fili liscio.

I vantaggi del lavoro in ufficio sono difficili da trovare a casa. Non avrete mai accesso al vostro distributore di acqua potabile personale e non c'è personale di pulizia in servizio dopo l'orario di lavoro. Ciò significa che le opzioni per mantenere pulito il posto di lavoro sono limitate.

Lavorare da casa richiede molto tempo per abituarsi ed è frustrante quando non si hanno le stesse risorse dei dipendenti in sede.

Se senza di loro è difficile essere produttivi o superare gli ostacoli, cercate di trovare il modo di cambiare la situazione!

Cosa fare?

Il vostro ufficio a casa è il posto migliore per lavorare, ma come può competere con quello di un'azienda? Alcuni aspetti della produttività e dell'organizzazione sono noti a tutti. Ma ci sono anche modi in cui il vostro spazio domestico potrebbe essere più efficace di un vero e proprio ufficio!

Ecco come:

1. Indennità per le risorse

Non capita spesso di avere un accordo due per uno, ma in questo caso il vostro capo sta dando e ricevendo.

Le indennità per il lavoro da casa possono far risparmiare l'azienda riducendo le spese per gli uffici o le bollette, oltre a essere convenienti per i dipendenti che hanno trasferito la loro vita professionale a casa a causa dell'aumento del carico di lavoro.

Dato che queste competenze sono oggi richieste in molti settori, vale la pena di verificare quale tipo di indennità può essere disponibile!

2. I lussi mancanti nella vita d'ufficio?

I lussi di un ufficio possono essere riprodotti a casa con una sufficiente preparazione in anticipo.

Per cominciare, fate scorta di snack e bevande prima dell'inizio della giornata lavorativa. Acquistate questi prodotti all'ingrosso per razionarli durante le vostre giornate lavorative.

Fate lo stesso con le forniture per l'ufficio: prendete tutti i materiali essenziali come penne, carta per stampanti, graffette, ecc. e risparmiate tempo!

Tenete tutte le vostre forniture per ufficio in un unico posto. Conservateli a casa per accedervi facilmente e non sarete mai più senza quello che vi serve!

3. L'ultima spiaggia: Spazi di co-lavoro

La possibilità che non riusciate a trovare un modo per rendere il vostro ufficio domestico ben attrezzato come quello vecchio è minima.

Un aspetto negativo del lavoro da casa è che non si può avere sempre la stessa configurazione d'ufficio della vecchia postazione. Se questo vi sembra un problema, prendete in considerazione la possibilità di cercare uno spazio di co-working nelle vicinanze, dove potreste affittare alcune delle loro scrivanie o dei loro uffici in caso di necessità.

Per vostra fortuna, nelle vicinanze ci sono spazi di co-working che offrono un'ottima connessione a internet e un'ottima sistemazione dei mobili a prezzi molto bassi!

Non solo perché ora tutte quelle fastidiose distrazioni non si presenteranno più tra un orario di lavoro e l'altro, ma anche perché è risaputo che questi luoghi producono più dipendenti degli stessi uffici tradizionali, il che significa che sono pieni di persone che vogliono costantemente nuove idee l'una dall'altra, il che potrebbe spesso portare a collaborazioni innovative.

Confini fisici e mentali

Lavorare nello stesso spazio in cui ci si rilassa è una cosa difficile da fare.

Quando le attività di lavoro e di svago si sovrappongono, può essere difficile per il cervello dividerle in compiti separati.

La mente umana ha un'innata capacità di dividere il lavoro quando le viene dato abbastanza spazio: assicuratevi quindi che ci sia una chiara separazione tra ciò che accade a casa con gli impegni personali e ciò che accade al lavoro!

Quando siamo stati fuori casa tutto il giorno e rientriamo, si accende un interruttore. Un momento si è stressati per le scadenze di lavoro, poi improvvisamente sembra che quei pensieri scivolino via quando si varca la porta di casa per la prima volta quella sera.

È quasi come se ci fosse una linea invisibile sulla nostra mappa mentale tra "altrove" e "casa", con un lato che corrisponde a preoccupazioni piene di stress, mentre l'altro corrisponde al rilassamento dovuto al semplice fatto di essere a proprio agio in un ambiente che dovrebbe essere familiare, ma che spesso non viene preso abbastanza sul serio!

Lavorare da casa può facilmente diventare stressante e difficile se non si prendono le giuste precauzioni per separare la vita lavorativa da quella privata. Una di queste è la creazione di confini mentali tra gli spazi, che ci aiutano a creare un'associazione più forte tra determinati compiti e ogni spazio in cui li svolgiamo.

Lavorando in ufficio, si costruiscono confini mentali che aiutano a rafforzare l'associazione di determinati compiti con ogni luogo separato, il che aiuta a mantenere le cose organizzate in termini di spazio e a separarle mentalmente per quando è il momento di svolgere attività diverse.

È importante che quando si è a casa o si lavora in un ambiente simile a un ufficio, dove non ci sono chiare distinzioni fisiche per ciò che appartiene a una delle due parti (o a entrambe), diventi ancora più imperativo assicurarsi che queste linee non siano così confuse da mescolare tutti gli aspetti della nostra vita in un unico stufato senza che nulla sia chiaramente definito.

Come dimostra il sondaggio di Digital Ocean sugli sviluppatori che lavorano a casa. L'82% degli intervistati americani e il 77% di quelli britannici che lavorano a casa hanno dichiarato di essersi sentiti in qualche modo esauriti nel solo 2019. Un fattore che contribuisce pesantemente a questo fenomeno sono i confini: si può avere la sensazione che il lavoro non finisca mai veramente perché non ci sono limiti al tempo o al luogo in cui si svolge.

Cosa fare?

Sembra che non ci siano mai abbastanza ore nella giornata per fare tutto.

Potreste sentirvi sopraffatti e esauriti dal troppo lavoro, ma non potete avere un equilibrio tra lavoro e vita privata se siete sempre alla vostra scrivania!

I limiti sono importanti: è ora di prendere nuove abitudini che ci aiuteranno a risolvere il problema in futuro.

1. Spazio di lavoro dedicato

Uno spazio di lavoro dedicato è il modo migliore per creare dei confini mentali.

Ogni ufficio ha bisogno di una porta chiusa, o forse anche di una mezza parete? Anche tende e sedie speciali possono creare barriere tra la vita lavorativa e quella privata!

Uno spazio di lavoro dedicato non deve necessariamente occupare un'intera stanza. Anche se non avete molto spazio a disposizione, non significa che non possiate creare la vostra oasi privata dal caos che ci circonda tutto il giorno.

Anche se può sembrare poco, anche se la vostra casa ha solo un tavolo e una sedia, non ci sono scuse per stare seduti tutto il giorno dallo stesso lato del mobile. Quando il lavoro è finito, cambiate lato per darvi spazio lontano dal lavoro, così quando vi sedete di nuovo domani mattina, tutto sarà fresco e nuovo!

2. La routine, la chiave del successo

Mantenere una routine è una parte importante per mantenere i confini mentali e aiuta a mantenere bassi i livelli di stress.

Più spesso si fa qualcosa, più è facile per la mente prepararsi e rimanere concentrata su ogni compito che si presenta in ordine sequenziale.

È stato dimostrato più volte che le routine abbassano i livelli di stress dandoci uno sfogo che non è solo produttivo, ma a volte anche rilassante: basti pensare a quanto ci sentiamo più tranquilli quando siamo in grado di farlo!

3. Abitudini di cura di sé

Nel mondo di oggi, caratterizzato da ritmi frenetici, è difficile separare la vita lavorativa da quella personale.

Le persone di maggior successo sanno che per mantenere la propria salute mentale hanno bisogno di qualcosa di più di un semplice senso di sollievo dopo aver lasciato l'ufficio.

Hanno bisogno di cose che li tengano impegnati anche al di fuori del lavoro. Può trattarsi di una routine di esercizio fisico o di un hobby che contribuisca al benessere a lungo termine piuttosto che alla soddisfazione o alla distrazione a breve termine.

4. La disconnessione

Lavorare da casa richiede molto tempo di schermo e disponibilità. Se questo è il vostro caso, mettete in atto degli orari di disconnessione a partire da determinate ore al giorno.

Quando i clienti, i compagni di squadra o altri colleghi di lavoro possono contattarvi in continuazione per questioni di lavoro, non sembra mai che siano davvero fuori dalla porta del vostro ufficio, perché nessuno viene a prendervi, più di quanto accadrebbe se qualcuno fosse a casa propria a lavorare su un incarico con le finestre di chat aperte, invece di disconnettersi completamente fino a domani mattina, quando le cose ricominceranno come al solito!

Staccate dal lavoro non controllando le e-mail, i messaggi o i social media fino a una certa ora. Questo vi darà la pausa mentale di cui avete bisogno senza che vi venga tolta troppa produttività durante la giornata, perché ci sono ancora molte ore per portare a termine i vostri compiti!

Interruzioni costanti

Lavorare da casa è una benedizione mista.

Da un lato, si può lavorare in pigiama e saltare il tragitto mattutino per risparmiare tempo e benzina. Dall'altro lato, però, ci sono più occasioni di distrazione, come i figli o i coinquilini che vivono nelle vicinanze o anche solo un ambiente di vita troppo rumoroso.

Le continue interruzioni rendono difficile, se non impossibile, concentrarsi su un determinato compito quando ci sono sempre nuove distrazioni che si presentano inaspettatamente!

La distrazione costante è un modo sicuro per aumentare lo stress.

Non riuscite a concentrarvi, potreste ritrovarvi a leggere la stessa frase tre volte di seguito o a perdere il filo del discorso! Questo rende difficile il successo in tutti gli aspetti della vita, sia personale che professionale.

Le distrazioni si presentano in tutte le forme e dimensioni. Che si tratti del gatto che miagola alla porta per attirare l'attenzione o di un flusso di chiamate inutili che arrivano sul cellulare mentre si lavora sodo per preparare quel rapporto entro la scadenza, tutto può far perdere la concentrazione.

Una volta interrotta la concentrazione, diventa difficile continuare a lavorare senza perdere tempo a causa delle distrazioni che spuntano a destra e a manca.

Cosa fare?

Se il flusso di lavoro viene interrotto a causa di interruzioni, è il momento di agire! Ecco quattro passi che vi aiuteranno a riportare l'attenzione sui binari.

1. Autovalutazione

L'autovalutazione è uno degli aspetti più importanti del successo.

Se sapete dove sono i vostri punti deboli, diventa più facile correggerli con tempo e impegno.

Una volta effettuata l'autovalutazione, prendetevi un momento per esaminare quali sono le cause di distrazione sia da parte vostra che da parte degli altri, in modo da apportare dei cambiamenti affinché non siano più d'intralcio!

2. Barriere fisiche

Il modo migliore per evitare le distrazioni è l'uso di barriere fisiche.

Se avete una porta con serratura, questa è la barriera più semplice per bloccare i rumori indesiderati e le persone che cercano di distrarvi dal vostro lavoro.

Altrimenti, utilizzate qualcos'altro al posto di una parete o di una porta vera e propria, come ad esempio pezzi di modanatura su entrambi i lati di una scrivania, in modo da avere due spazi separati al suo interno: uno spazio di lavoro detto accessibile solo quando necessario, mentre l'altro spazio rimane chiuso durante tutte le ore di lavoro, ma comunque a portata di mano se necessario!

3. Suono - spento!

Il rumore è uno degli elementi che più distraggono quando si cerca di lavorare.

Anche se nessuno si avvicina, il rumore ci impedisce di lavorare in modo efficiente perché occupa la nostra attenzione e impedisce di concentrarci su altro.

Fortunatamente, il suono può essere bloccato o annullato in diversi modi.

Si possono provare le cuffie a cancellazione di rumore che bloccano le distrazioni, come la musica ad alto volume riprodotta sul telefono di qualcun altro, l'insonorizzazione a basso costo che crea una barriera tra i vicini rumorosi che vivono nella stanza accanto, o anche i tappi per le orecchie per non avere interruzioni durante la lettura di documenti importanti.

4. Valutare la propria situazione

Lavorare da casa è un obiettivo a lungo termine della vostra carriera?

In tal caso, è importante valutare la sostenibilità delle vostre attuali condizioni di vita.

Per il bene della salute mentale e dell'avanzamento di carriera, potreste prendere in considerazione possibilità che si allineino meglio con questi obiettivi, come trasferirsi in un posto nuovo dove ci sono più opportunità.

FOMO da ufficio

La vita in ufficio può essere dura quando non si è in ufficio con i colleghi.

Potreste avere l'impressione che ci siano conversazioni a cui vorreste partecipare o eventi programmati che non vi coinvolgono, anche se non sono veri e sono solo il prodotto della FOMO (paura di perdersi) del lavoro da casa.

Ma come si fa a dimostrare a se stessi che non si sta perdendo nulla quando si lavora da remoto?

Cosa fare?

La paura di perdersi è un'enorme distrazione per i membri del team e per gli individui. È un'altra forma di occupazione mentale che può impedire ai vostri pensieri di essere produttivi al lavoro, soprattutto quando dovreste concentrarvi sul compito che avete davanti.

Ecco alcune cose da provare se la FOMO non vi ha abbandonato:

1. Avere una solida cultura di squadra

È più difficile coltivare una cultura di squadra con i team remoti, ma non impossibile.

Avere una solida cultura di squadra aiuta ad alleviare la FOMO, facendo sentire i membri della vostra azienda più connessi e come se facessero parte di qualcosa di più grande di loro.

C'è ancora speranza di creare questa connessione!

Ecco alcuni modi per farlo:

• comunicare spesso sulla missione in modo coinvolgente,
• rafforzare regolarmente gli standard quando necessario (e fissarli all'inizio!),
• Stabilite dei rituali per le cose a cui tutti i dipendenti dovrebbero partecipare o a cui tengono: dalla dimostrazione di apprezzamento il venerdì alla condivisione del pranzo ogni due settimane.

2. Sale pausa integrate

Può essere difficile trovare il tempo per le relazioni sul posto di lavoro. Tuttavia, dare alle persone uno spazio libero da argomenti legati al lavoro le aiuterà a formare amicizie e legami significativi tra loro, alle loro condizioni.

Se utilizzate strumenti online come Slack o Teams, è abbastanza facile creare una chat room speciale da utilizzare solo al di fuori dell'orario di lavoro, in modo da non creare confusione tra amici e colleghi quando si parla di questioni personali.

Con questa zona cuscinetto in più intorno allo schermo del computer - sia esso fisico o virtuale - i colleghi possono socializzare in modo significativo, pur mantenendo la professionalità in ufficio.

Essere sempre a casa

Tutti abbiamo bisogno di uscire di casa ogni tanto!

Se non si esce mai di casa, ci si può sentire inquieti, soli e frustrati. Anche se è facile rimanere a casa anche quando si lavora da lì, perché così si è sempre "a casa".

Andare avanti e indietro dal lavoro ogni giorno introduce nuovi stimoli nella vostra vita che aiutano a rompere la monotonia del lavoro in un unico luogo per troppo tempo!

Se siete lavoratori casalinghi che hanno appena iniziato questa scelta di vita o la fanno da tempo, assicuratevi di variare i compiti per non annoiarvi costantemente in casa: provate ad accettare lavori freelance qua e là ogni volta che è possibile (potete anche organizzarli stando comodamente seduti a casa), perché offrono nuove sfide e l'opportunità di allontanarvi ogni tanto da uno schermo senza mai lasciare il vostro salotto.

Quando si lavora da casa tutto il giorno, ogni giorno, è facile avere la sensazione di non uscire mai di casa.

Potreste avere la sensazione che non abbia senso uscire e che tutto sia accessibile tramite il telefono o lo schermo del computer. Questo può portare a sentimenti di solitudine, perché le persone hanno bisogno di interazione sociale con gli altri per uno stato mentale sano.

Quando questo accade troppo spesso, si sviluppa una solitudine cronica che può aggravare problemi mentali già esistenti come la depressione.

Per le persone che lavorano da casa, la sensazione di essere costantemente al lavoro non è rara. Non si sentono nemmeno in grado di prendere dei giorni di malattia e scelgono invece di rimanere in giro quando sono malati.

La costante mentalità "casalinga", unita ad altri fattori come lavorare mentre si è malati e non prendersi le ferie quando necessario, può avere un impatto negativo sulla salute mentale!

Cosa fare?

Se si lavora da casa, può essere difficile uscire di casa. Ma questo non significa che non ci siano cose semplici da fare per uscire più spesso dalle proprie quattro mura o per migliorare la propria salute.

1. Viaggi programmati

Ci sono molti modi per combattere la tristezza invernale. Uno di questi consiste nell'uscire ogni giorno per un po', che si tratti di portare a spasso il cane o di fare un po' di giardinaggio nel giardino di casa.

Il modo più semplice è quello di programmare dei viaggi pagati che prevedano di uscire di casa e di vedere regolarmente gli amici/familiari, in modo da non sentirsi come Scrooge "innevato" quando si pensa agli impegni sociali con altre persone in questo periodo dell'anno!

2. Abitudini all'esercizio fisico

Il modo migliore per assicurarsi di uscire regolarmente è fare esercizio fisico. L'esercizio non solo fa scorrere il sangue e fa trascorrere del tempo all'aria aperta, ma aiuta anche a combattere la solitudine e l'isolamento!

Può essere semplice come fare una passeggiata al mattino o andare in palestra una o due volte alla settimana!

3. Sostituzione consapevole

Volete un nuovo modo di esplorare il mondo? Provate la sostituzione consapevole! Questa tecnica illuminante vi spinge ad abbandonare la convenienza per dedicarvi all'esplorazione.

Piuttosto che ordinare tutto online, fate in modo che la pausa pranzo fuori dall'ufficio si svolga in parchi o giardini vicini. Trovate altre persone che lavorano da casa sui social media e organizzate una gita insieme.

Decidete di essere avventurosi e di uscire di casa più spesso. È facile costruire una vita che non richieda di uscire di casa oggi, ma si può anche decidere attivamente di cambiare il proprio modo di vivere.

Gestione delle persone e responsabilità

Essere un manager è già abbastanza difficile in un ufficio, ma quando si toglie l'ufficio e si cerca di lavorare in remoto come un'unica persona, tutto diventa più complicato.

È semplicemente più difficile comunicare con i membri del team o ricevere aggiornamenti sui loro progressi senza poterli vedere di persona; il che rende ancora più difficile per i manager che soffrono di alti livelli di stress rispetto a quelli che non hanno la responsabilità di gestire le persone.

Il più delle volte la gestione a distanza può essere vista come poco coinvolgente perché ci sono meno opportunità di interazioni casuali tra colleghi a causa delle differenze di fuso orario e della minore diversità all'interno dei team.

I manager potrebbero avere difficoltà a gestire le persone quando lavorano da remoto. Tendono a sperimentare livelli di stress più elevati ed è più difficile portare a termine il lavoro perché non ci sono persone che hanno bisogno del vostro contributo!

Cosa fare?

Purtroppo non c'è una soluzione semplice a questo problema. Ma non preoccupatevi! Ci sono ancora alcune cose utili che potete fare in questo momento:

1. Strumenti di responsabilità

A volte il giusto set di strumenti è tutto ciò che serve per monitorare i progressi e rimanere in linea con i propri obiettivi.

Ad esempio, se è importante che i membri del team siano responsabili (e parlino del loro lavoro), strumenti come i software di tracciamento del tempo o i progetti di collaborazione basati su cloud possono aiutare a garantire che tutti siano aggiornati su ciò a cui stanno lavorando e su quanto tempo dedicano a questo lavoro durante le ore di lavoro, in modo che la produttività non diminuisca con l'avvicinarsi delle scadenze.

Anche se questi tipi di sistemi di responsabilità possono richiedere una formazione supplementare prima dell'uso.

2. Riunioni periodiche

Le riunioni con i vostri collaboratori possono aiutarli a mantenere la rotta. Date al team un orario prestabilito ogni settimana in cui sanno che chiederete i resoconti dei progressi e utilizzate anche incontri individuali, in modo che le persone si sentano meno intimidite di fronte agli altri.

Difficoltà a rimanere in contatto

Alcuni pensano che lavorare da casa sia una grande idea, ma per altri può essere molto solitario e difficile. Le uniche opzioni per comunicare con qualcuno sono le videochiamate o le chiamate vocali, il che significa che non sempre ci si sente in contatto con chi ci circonda.

Sfortunatamente, non c'è modo per i colleghi che lavorano a distanza di alzarsi e andare a parlare dei loro pensieri di persona: il lavoratore a distanza dovrebbe fare tutto questo attraverso conversazioni via chat su un'applicazione come Skype.

Non è il caso di perdere informazioni chiave, soprattutto se si tratta di supposizioni.

Cosa fare?

È facile perdere i contatti con i colleghi quando non si comunica attivamente. La buona notizia è che ci sono modi per rimanere al corrente.

1. Impostazione dell'"orario d'ufficio"

Stabilire gli orari d'ufficio è un ottimo modo per dimostrare al vostro team la vostra dedizione.

Non è necessario essere sempre disponibili, perché questo potrebbe causare distrazioni. Stabilire dei limiti può rendere più facile per tutti i membri del team fare ciò che serve nel loro lavoro quotidiano e sentire che c'è sempre qualcuno all'altro capo di un'e-mail o di una chat che si preoccupa di loro come persone e non solo come risorse.

Assicuratevi di essere disponibili ogni giorno a un orario prestabilito e fatelo sapere agli altri, in modo che possano contattarvi.

È come un orario di ricevimento per gli insegnanti, che a quell'ora del giorno hanno finito il loro lavoro ma sono ancora aperti a parlare con gli studenti che vogliono aiuto o consigli.

2. Essere l'iniziatore

In fin dei conti, tenersi in contatto con i colleghi fa parte del vostro lavoro. È dispendioso in termini di tempo stare dietro a ogni piccolo dettaglio e potreste pensare che non valga la pena di disturbare le persone quando queste non si preoccupano di contattarvi per prime.

Ma quando si tratta di mantenere i contatti, siate voi gli iniziatori!

Chiamare un vecchio cliente che non ha acquistato da noi l'ultima volta ma che potrebbe essere ancora interessato a ciò che facciamo ora per le sue esigenze aziendali? Pubblicate qualcosa di coinvolgente, divertente o interessante su uno di quei gruppi di social media in cui tutti amano postare pensieri piacevoli su se stessi - assicuratevi solo di taggare.

Pensieri finali

Lavorare da casa ha i suoi vantaggi, ma comporta anche una serie di sfide.

Se riuscite a identificare e a risolvere alcune delle peggiori frustrazioni comuni a chi lavora a casa occasionalmente o a tempo pieno, allora c'è molto di più da apprezzare in questa situazione!