7 Migliori piattaforme SaaS per la gestione delle spese nel 2023

Introduzione

Sapevate che la spesa per il software è la terza spesa più importante di un'organizzazione, dopo quella per i dipendenti e per l'affitto degli uffici?

Sì, le applicazioni SaaS, a differenza delle applicazioni legacy, sono più facili da acquistare. Chiunque abbia accesso a una carta di credito aziendale può acquistare un'applicazione SaaS senza l'approvazione del team IT o finanziario.

Questa spesa incontrollata, tecnicamente definita "shadow IT", aumenta il numero di applicazioni gratuite e non autorizzate all'interno del vostro portafoglio SaaS. Nascoste ai team IT e finanziari, queste app possono portare a mancati rinnovi e, nel peggiore dei casi, anche a violazioni dei dati.

È qui che entrano in gioco le piattaforme di gestione della spesa SaaS. In questo post esploreremo le sette principali piattaforme oggi disponibili e discuteremo i vantaggi dell'utilizzo di questo software.

Che cos'è una piattaforma di gestione delle spese SaaS?

Una piattaforma di gestione delle spese SaaS è una soluzione software progettata per ottimizzare e semplificare i processi di approvvigionamento, spesa e gestione delle spese delle applicazioni SaaS.

Può integrarsi con i sistemi finanziari, SSO e HRIS per fornire alle aziende una visibilità completa sulle spese SaaS e sull'IT ombra e aiutare a controllare efficacemente i costi.

I team IT e HR possono utilizzare la visibilità offerta da una piattaforma di gestione della spesa SaaS per identificare l'IT ombra ed eliminare le applicazioni duplicate. Questi strumenti dispongono anche di promemoria e flussi di lavoro in tempo reale per evitare i rinnovi automatici e aiutare il team a rinnovare il contratto SaaS in tempo.

L'aumento della spesa SaaS dovuto a mancati rinnovi, shadow IT e così via, se non controllato, avrà un impatto sulle decisioni di budgeting e sui ricavi. Vediamo quindi quali sono i migliori strumenti di gestione della spesa SaaS che possono aiutarvi a ottimizzare la spesa SaaS.

Le 7 principali piattaforme SaaS di gestione della spesa

Aquila delle nuvole

CloudEagle occupa il primo posto in quanto è una delle piattaforme di gestione delle spese più complete di questo elenco. Le sue ampie funzionalità di gestione delle app, ottimizzazione dei costi, approvvigionamento, gestione dei fornitori e l'interfaccia user-friendly l'hanno resa la piattaforma ideale per le PMI e le imprese.

CloudEagle può integrarsi con i sistemi SSO, finanziari e HRIS interni. Questo vi permette di ottenere una visibilità al 100% del vostro stack SaaS, di tracciare gli insight sull'utilizzo delle app, di identificare le app sottoutilizzate e duplicate e di tenere sotto controllo lo shadow IT.

La piattaforma offre anche flussi di lavoro automatizzati per snellire il processo di approvvigionamento e i rinnovi, facendo risparmiare tempo e fatica al vostro team. Con CloudEagle, la gestione di contratti e fatture diventa un gioco da ragazzi, in quanto è possibile archiviarli in un unico luogo e tenerne traccia facilmente.

Gli esperti di acquisti SaaS di CloudEagle vi aiuteranno a trovare il software giusto e a negoziare per vostro conto per acquistare il software giusto al prezzo giusto. Inoltre, CloudEagle eccelle nel monitoraggio dei rinnovi. Invia promemoria via Slack e via e-mail 90 giorni prima della scadenza del rinnovo e li trasmette ai vari stakeholder finché il contratto non viene rinnovato.

Caratteristiche

• Visibilità delle applicazioni e approfondimenti accurati sull'utilizzo
• Provisioning e deprovisioning automatico degli utenti
• Flussi di lavoro per acquisti e rinnovi
• Notifiche Slack per acquisti e rinnovi
• Servizi di acquisto assistito
• Motore di raccomandazione dei fornitorialimentato dall'intelligenza artificiale
• Gestione delle licenze e dei contratti
• Rapporti personalizzati.

Prezzi

Il piano iniziale ha un prezzo di 1000 dollari al mese.

Finly

Finly è una soluzione avanzata di gestione finanziaria basata su cloud, costruita per tracciare e gestire le spese sostenute dagli utenti e dalle operazioni all'interno di un'organizzazione. L'aspetto interessante di Finly è che può tracciare ed elaborare tutte le spese, sia che si tratti di ricevute cartacee che di documenti digitali.

Finly è dotato di una tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che consente allo strumento di estrarre le informazioni rilevanti dalle ricevute, tra cui la data, i dettagli del fornitore e l'importo speso. Queste informazioni vengono poi elaborate per generare automaticamente rapporti di spesa completi.

Questi rapporti vengono poi inviati ai manager per la revisione e l'approvazione. Una volta approvati, passano al team finanziario per il rimborso, garantendo un'elaborazione tempestiva e accurata delle spese dei dipendenti.

Se il vostro stack SaaS ha applicazioni duplicate a causa dello shadow IT, Finly può aiutarvi a trovare chi ha acquistato l'applicazione analizzando le ricevute o le fatture. Utilizzando strumenti di gestione finanziaria come Finly, le organizzazioni possono migliorare la responsabilità per gli acquisti ombra e implementare misure per evitare che si ripetano.

Caratteristiche

• Flussi di lavoro automatizzati
• Tracciamento delle attività e delle spese
• Gestione dei rimborsi
• Automatizzare i pagamenti dei contratti
• Gestire i pagamenti degli ordini di acquisto
• Sistema di controllo del budget
• Gestione dei pagamenti con carta di credito aziendale

Prezzi

Sono disponibili tre livelli di prezzo: Small business, Fast growth e Enterprise. Di che tipo di azienda si tratta? Siete una startup in rapida crescita? Potete contattare il team di Finly per i dettagli sui prezzi.

Rampa

A differenza delle altre piattaforme di questo elenco, Ramp offre una soluzione unica che impedisce ai dipendenti di acquistare applicazioni SaaS senza l'approvazione dell'IT: Una carta aziendale Ramp.

In che modo una carta aziendale può impedire ai dipendenti di fare acquisti ombra?

Queste carte possono essere configurate in vari modi. Ad esempio, è possibile assegnare alla carta un budget specifico che impedisca ai team di spendere eccessivamente, e si possono anche limitare le spese su queste carte per mantenere la spesa ottimizzata.

Con i biglietti da visita Ramp, il budgeting SaaS diventa semplice, in quanto a ogni reparto può essere assegnata una carta aziendale dedicata con un budget predefinito su misura per le loro esigenze. Questo approccio aumenta la responsabilità e previene gli acquisti ombra.

Oltre ai biglietti da visita, Ramp è anche una solida piattaforma di gestione delle spese e dei fornitori. Semplifica i processi di pagamento raccogliendo e verificando accuratamente le ricevute, garantendo agli utenti un'esperienza senza soluzione di continuità.

Caratteristiche

• Gestione dei fornitori e delle spese
• Stabilite dei limiti di spesa per le carte aziendali
• Lista nera di venditori per evitare acquisti indesiderati
• Impedire ai fornitori di addebitare di più durante i rinnovi automatici
• Mappare le transazioni al giusto fornitore
• Flussi di lavoro di approvazione predefiniti per l'approvvigionamento
• Centralizzare tutte le spese dei dipendenti e di SaaS per semplificare la gestione.

Prezzi

È disponibile una prova gratuita. È necessario contattare il team per saperne di più sui prezzi.

Spendesk

Spendesk è una soluzione intuitiva per la gestione delle spese che aiuta le aziende a gestire in modo efficiente le spese degli utenti e delle applicazioni. Offre diverse funzionalità dinamiche come l'automazione delle spese, le carte virtuali, l'abbinamento delle fatture con l'OCR e così via, per ottimizzare la gestione delle spese.

Consente alle aziende di automatizzare le spese ripetitive, riducendo lo sforzo manuale, risparmiando tempo e aumentando la produttività del team. Questa funzione di automazione snellisce il processo di gestione delle spese e garantisce la coerenza.

Il software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) consente a Spendesk di abbinare automaticamente le fatture alle note spese. Questo aiuta a collegare accuratamente le spese alle fatture pertinenti e semplifica il processo di riconciliazione.

Come Ramp, anche Spendesk fornisce carte di credito virtuali monouso, che possono essere utilizzate per acquisti online sicuri all'interno di un'organizzazione. Queste carte possono essere configurate con limiti di spesa e budget predefiniti per evitare che gli utenti spendano troppo per prodotti e servizi.

Caratteristiche

• Carte virtuali e carte di debito dei clienti
• Controllo del budget sulle carte
• Tracciare le transazioni finanziarie e contabili in tempo reale
• Creare regole di spesa predefinite
• Gestire facilmente gli abbonamenti alle app
• Rimborsi spese.

Prezzi

È possibile ottenere un preventivo personalizzato dal team in base alle proprie esigenze.

Payhawk

Il prossimo nella nostra lista dei migliori software SaaS per la gestione delle spese è Payhawk, che combina carte aziendali, gestione di più entità, gestione delle spese e contabilità fornitori in un'unica piattaforma.

Questa soluzione unificata migliora la visibilità dei flussi di cassa, ottimizza le spese e semplifica la pianificazione a livello di Gruppo, consentendo alle aziende di adottare un approccio efficiente e semplificato alla gestione dei processi finanziari.

Le carte aziendali dispongono di funzioni di gestione delle spese come limiti di spesa, criteri e regole per configurare i budget e controllare le spese individuali e di gruppo. È possibile monitorare l'utilizzo in tempo reale e bloccare la carta e le transazioni successive quando gli utenti sono coinvolti in acquisti ombra.

L'aspetto migliore delle carte Payhawk è che non dovete gestire singole carte. La funzione di automazione del conto vi consentirà di monitorare e gestire le carte in blocco. È possibile impostare regole di budget e di spesa e applicarle all'intero reparto con un semplice clic.

Caratteristiche

• Controllo proattivo del budget e delle spese
• Gestione delle carte in blocco
• Creare schede con budget condivisi e predefiniti
• Gestione delle spese
• Sono disponibili flussi di lavoro di approvazione
• L'applicazione mobile Payhawk è disponibile

Prezzi

• Carte premium - €199/mo
• Spesa completa - 299 €/mese
• Enterprise - Preventivo personalizzato in base ai requisiti

Expensify

Expensify è un sistema di gestione delle spese aziendali basato sul cloud che gestisce le spese e le transazioni attraverso l'elaborazione dei dati in tempo reale.

Offre una serie di funzioni per ottimizzare il monitoraggio delle spese, analizzare i modelli di spesa degli utenti, gestire le relazioni con i fornitori, creare un solido piano di bilancio, gestire le ricevute e gestire i processi di rimborso.

Expensify offre anche carte di credito aziendali per aiutare i team finanziari a controllare e gestire le spese in modo efficace. È possibile impostare limiti intelligenti per ogni carta per controllare le spese. Una volta raggiunto il limite, la carta viene disattivata fino all'approvazione della spesa precedente.

È possibile creare rapporti di spesa intelligenti e completi, compilando spese individuali e di gruppo con una formattazione personalizzabile. È possibile condividere questi rapporti con colleghi, manager o reparti di contabilità per collaborare e facilitare le decisioni intelligenti.

Caratteristiche

• Sistema di rilevamento di agenti sospetti per la conformità
• Gestione delle spese e delle fatture
• Organizzazione centralizzata dei viaggi e dei pagamenti personali
• Flussi di lavoro automatizzati e integrazioni avanzate
• Assistenza prioritaria
• Applicazione per la scansione delle ricevute.

Prezzi

• È disponibile una versione gratuita con funzioni limitate
• Il piano Collect ha un prezzo di $5/utente/mese con carta Expensify.
• Il piano di controllo ha un prezzo di 9 dollari/utente/mese con carta Expensify.

Spendflo

Spendflo è una piattaforma end-to-end di gestione SaaS e di gestione delle spese con molte funzioni per gestire l'intero ciclo di vita del SaaS, dalla gestione delle app all'approvvigionamento e alla gestione delle spese.

Accelerate il processo di acquisto di SaaS automatizzando i flussi di lavoro di approvazione. Riducete le ore di lavoro manuale e lasciate che il vostro team si concentri su attività più strategiche per gestire la spesa SaaS.

Spendflo può integrarsi perfettamente con il vostro SSO interno e con i sistemi finanziari per tracciare i dati di spesa. Potete avere una visione a 360 gradi di quanto il vostro team sta spendendo per ogni applicazione. Confrontate la spesa pianificata con quella effettiva e calcolate dove avete speso poco o troppo. Questo vi aiuterà a pianificare il vostro budget in modo efficace.

Analizzate i dati di utilizzo di ogni applicazione, identificate le licenze sottoutilizzate e ridimensionatele per aumentare i risparmi SaaS, che avranno un impatto significativo sui vostri profitti.

Caratteristiche

• Gestire applicazioni e contratti da un'unica postazione
• Analisi della spesa e monitoraggio accurato dell'utilizzo
• Flussi di approvazione automatizzati e acquisto assistito
• Valutazione del rischio del fornitore
• Conduzione di un sondaggio di opinione
• Gestite portafoglio, spese e sicurezza da un'unica piattaforma.

Prezzi

Il piano iniziale ha un prezzo di 2.500 dollari al mese (con fatturazione annuale) e il prezzo aumenta in base alla spesa annuale.

Vantaggi dell'utilizzo di un software di gestione delle spese

L'implementazione di una piattaforma di gestione delle spese SaaS può portare molti vantaggi alla vostra azienda. Ecco alcuni vantaggi chiave:

Ottimizzazione dei costi

Una piattaforma di gestione delle spese vi aiuta a ottenere visibilità sulle spese SaaS attraverso l'SSO e le integrazioni finanziarie, consentendovi di identificare le licenze non necessarie e di eliminare i servizi ridondanti, con conseguenti risparmi significativi.

Visibilità e monitoraggio centralizzato

Con una piattaforma di gestione della spesa, è possibile avere una visione d'insieme dell'intero stack SaaS e consolidare tutte le applicazioni SaaS in un unico luogo, consentendo una facile tracciabilità, monitoraggio e gestione. La visibilità completa previene l'IT ombra, i duplicati e le applicazioni ridondanti e garantisce la conformità alle politiche aziendali.

Flussi di lavoro semplificati

Il software di gestione delle spese può automatizzare attività ripetitive come l'elaborazione delle fatture, il monitoraggio delle spese e i flussi di lavoro di approvazione, riducendo il lavoro manuale e aumentando la produttività.

Tracciamento dell'uso

Grazie alle funzionalità di integrazione del software di gestione delle spese, è possibile monitorare l'utilizzo delle applicazioni in tempo reale. Identificate le applicazioni inutilizzate e sottoutilizzate e apportate le necessarie ottimizzazioni per controllare la spesa.

Gestione dei contratti e dei rinnovi

Queste piattaforme offrono funzionalità complete di gestione degli asset, consentendo di tenere traccia dei termini contrattuali, automatizzare i rinnovi e negoziare accordi migliori con i fornitori con l'aiuto di buyer assistiti.

Conclusione

Ecco le sette migliori piattaforme di gestione delle spese SaaS da cercare nel 2023. La spesa software è diventata un peso incontrollabile per i team finanziari a causa della mancanza di un sistema sofisticato per gestire l'intero portafoglio SaaS.

Potete utilizzare piattaforme come CloudEagle e Spendflo per migliorare i processi di gestione SaaS e di gestione delle spese. Ottenete una visibilità completa su ciò che i vostri team utilizzano e dove spendono, e prendete le decisioni di ottimizzazione necessarie per aumentare i risparmi SaaS.

Piattaforme come Ramp e Expensify forniscono carte di credito virtuali aziendali, che possono essere utilizzate per controllare i modelli di spesa del team e mantenere le spese entro il budget.

Quindi, qual è la scelta per voi?