5 tipi di ordini di acquisto da conoscere nel 2023

Introduzione

Un processo di approvvigionamento ben strutturato è fondamentale per garantire la continuità delle operazioni aziendali. Documentare ogni fase degli acquisti aumenta la visibilità ed è fondamentale per mantenere i buffer e ottimizzare il processo decisionale.

Nel panorama aziendale digitale di oggi, gli ordini di acquisto hanno assunto un nuovo livello di importanza. Svolgono un ruolo fondamentale nel tenere sotto controllo la domanda e l'offerta, nel tracciare le fatture e nel riconciliare tutto, assicurando che tutto fili liscio.

In questa situazione, è importante rendere il processo degli ordini di acquisto il più efficiente possibile. Non solo migliora l'efficienza operativa e riduce i tempi di elaborazione, ma aumenta anche la soddisfazione dei dipendenti.

Questo blog è stato creato per illustrarvi i cinque tipi di ordine di acquisto più comuni. Vi mostreremo come ogni tipo può rendere il vostro processo di approvvigionamento fluido e di successo.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto è un documento legale che un acquirente emette nei confronti di un fornitore per l'acquisto. Descrive in dettaglio l'intera transazione, comprendendo le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi, i termini di pagamento, le date di consegna e altre informazioni pertinenti.

Si tratta di un contratto giuridicamente vincolante che registra i termini concordati e funge da riferimento per entrambe le parti durante il processo di approvvigionamento.

La consegna tempestiva semplifica l'acquisto, portando chiarezza e responsabilità alle operazioni aziendali.

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Gestione degli ordini di acquisto: Una rapida panoramica

L'amministrazione organizzata del processo degli ordini di acquisto di un'azienda è nota come gestione degli ordini di acquisto. Si tratta di un insieme di principi e procedure consolidate che garantiscono la disponibilità di informazioni complete e aggiornate su uno o più ordini di acquisto.

Comporta la creazione, la revisione, l'autorizzazione e il monitoraggio degli ordini di acquisto dall'inizio alla fine.

Questa procedura interna di approvvigionamento garantisce un'adeguata visibilità e documentazione di tutti gli acquisti, facilitando le verifiche future.

La gestione degli ordini di acquisto funge da mappa per il percorso di acquisto. Fornisce tutti i dettagli importanti su cosa, dove e quanto acquistare. Questo processo aiuta a far funzionare le cose senza intoppi e mantiene un registro preciso delle transazioni, che è prezioso per prendere decisioni informate.

Qual è lo scopo di un ordine di acquisto?

Non sovraccarichiamoci di informazioni. Lo scopo principale dell'ordine di acquisto è quello di fungere da documento formale tra l'acquirente e il venditore. In esso sono riportati tutti i dettagli importanti dell'acquisto, utili per le verifiche e le registrazioni future.

Inizialmente, un ordine di acquisto non è legalmente vincolante. Tuttavia, una volta che il venditore accetta i termini e le condizioni, diventa un documento giuridicamente vincolante sia per l'acquirente che per il venditore.

Tipi di ordini di acquisto che gli acquirenti SaaS dovrebbero conoscere

Quando si tratta di ordini d'acquisto, una taglia non va bene per tutti. Sebbene si possa pensare che tutti gli ordini di acquisto siano identici, ciò non è vero. In realtà, esistono cinque tipi di ordini di acquisto, ciascuno con un diverso livello di informazioni.

Se siete pronti a conoscerle, dateci un'occhiata;

1. Ordine di acquisto standard

L'ordine di acquisto standard è quello su cui la maggior parte degli acquirenti fa maggiore affidamento. Mostra l'intenzione di effettuare una singola transazione con determinati tipi di prodotti, qualità e quantità. L'ordine di acquisto contiene tutte le informazioni necessarie per completare la transazione.

Esempio di ordine di acquisto 1:

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L'ordine di acquisto standard è una soluzione semplice e comune per gli acquisti una tantum. È adatto a situazioni in cui l'acquirente comprende i dettagli dell'acquisto e può identificare l'articolo o il servizio, l'importo, il piano di consegna e i termini di pagamento.

Ad esempio, un'azienda SaaS potrebbe aver bisogno di una nuova stampante per il proprio posto di lavoro. Crea un ordine d'acquisto standard che specifica la quantità e le specifiche della stampante richiesta, nonché la data di consegna e il prezzo concordato.

Un ordine di acquisto standard deve includere quanto segue:

• Informazioni sul fornitore e descrizione dell'articolo
• Data e luogo di consegna previsti
• Pagamento concordato, data di scadenza e penalità di mora.
• Dettagli sui prezzi di ciascun prodotto.

2. Ordine di acquisto pianificato

Un ordine di acquisto pianificato (PPO) consente agli acquirenti di pianificare le esigenze future presentando un ordine di acquisto in anticipo. Mentre l'articolo, il prezzo e i termini di pagamento sono noti, la quantità e la data di consegna si basano su stime informate. I PPO sono adatti per le spese semiregolari, come le forniture per ufficio.

Esempio di ordine di acquisto 2:

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Ad esempio, un'organizzazione ordina regolarmente forniture per ufficio, come carta per stampanti e cancelleria. L'ufficio acquisti valuta i modelli di consumo precedenti prima di creare un ordine di acquisto con quantità previste e date di consegna variabili. L'ufficio acquisti valuta i modelli di consumo precedenti prima di creare un ordine di acquisto con quantità previste e date di consegna variabili.

Gli ordini di acquisto pianificati includono informazioni più ampie rispetto a quelli standard, consentendo un approvvigionamento più efficiente per le esigenze previste. Le aziende possono ottimizzare la gestione delle scorte e mantenere una fornitura costante di beni essenziali offrendo una panoramica dettagliata degli acquisti previsti.

Un ordine di acquisto pianificato deve includere quanto segue;

• Informazioni chiare e specifiche sugli articoli o sui servizi
• Dettagli sulla spedizione e sulle tasse
• Istruzioni di consegna e condizioni di prezzo
• Il prezzo di ogni articolo.

3. Ordine di acquisto in blocco

Un Blanket Purchase Order (BPO) è il caso in cui l'acquirente effettua più ordini contemporaneamente per negoziare prezzi scontati con il fornitore. L'aspetto interessante dei fornitori è che sono più disponibili a offrire sconti per gli ordini in blocco. Le aziende possono acquistare prodotti in modo più efficiente attraverso il BPO, riducendo al minimo la ridondanza e snellendo gli acquisti.

Esempio di ordine di acquisto 3:

Fonte

Ad esempio, un'azienda deve acquistare regolarmente cartucce per stampanti e carta. Invece di effettuare ordini singoli, concorda un accordo con un unico fornitore per acquisti in blocco per un certo periodo. Il BPO specifica la quantità, i costi e gli sconti concordati per ogni articolo, assicurando che l'approvvigionamento sia conveniente.

Gli ordini di acquisto aziendali (BPO) sono una finestra chiarissima su come si muovono prodotti e servizi. Aiutano le organizzazioni a rendere l'acquisto efficiente e conveniente.

Con i BPO, gli acquirenti possono assicurarsi di avere scorte sufficienti ed evitare quei momenti imbarazzanti in cui le scorte si esauriscono. Tutto ciò che devono fare è indicare la quantità desiderata e approfittare degli sconti.

L'ordine di acquisto globale deve includere quanto segue:

• Specificare la quantità di prodotti da consegnare nel tempo
• Delineare i prezzi unitari negoziati, eventuali sconti o adeguamenti supplementari
• Includere termini di pagamento, standard di qualità, politiche di restituzione o penali.
• Informazioni sui prezzi confermate per ogni articolo

4. Ordine di acquisto del contratto

L'ordine di acquisto a contratto (CPO) è l'ordine di acquisto più ufficiale e legalmente applicabile. L'acquirente e il venditore stipulano un contratto che descrive le condizioni di acquisto prima di emettere un ordine di acquisto. Questo accordo protegge legalmente entrambe le parti.

Esempio di ordine di acquisto 4:

Fonte

Un Ordine di Acquisto a Contratto (CPO) offre una maggiore flessibilità e può contenere specifiche più dettagliate rispetto a un Ordine di Acquisto Standard (SPO). Definisce le linee guida per l'emissione degli ordini di acquisto ai fornitori, la gestione dei costi aggiuntivi, la risoluzione degli errori e altri aspetti cruciali della partnership commerciale.

Gli ordini di acquisto a contratto forniscono un quadro sicuro ed efficiente per le transazioni commerciali, in particolare quando si lavora con rivenditori o in contesti di approvvigionamento complicati.

L'ordine di acquisto del contratto deve includere quanto segue:

• Il riferimento al contratto concordato
• Ambito di applicazione del contratto e modifiche
• Clausole di risoluzione e di uscita

5. Ordine di acquisto digitale

L'ordine d'acquisto digitale è una tecnica moderna e snella per la gestione elettronica degli ordini d'acquisto che migliora la produttività e il lavoro di squadra nel processo di approvvigionamento. Le aziende possono risparmiare tempo, ridurre al minimo la documentazione cartacea e garantire una registrazione accurata digitalizzando la procedura dell'ordine di acquisto.

Esempio di ordine di acquisto 5:

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Un modo semplice per creare e condividere un ordine di acquisto digitale è utilizzare Microsoft Excel o Open Office. Questi sistemi includono modelli preesistenti che possono essere facilmente modificati per contenere gli elementi specifici necessari per ogni ordine di acquisto.

Ad esempio, un'azienda che acquista forniture per ufficio può utilizzare un modello di ordine di acquisto digitale in Excel per comunicare la quantità, la descrizione dell'articolo e il prezzo concordato.

Scambiando l'ordine di acquisto digitale con il fornitore, entrambe le parti possono avere una visione chiara delle informazioni di acquisto, con il risultato di una migliore comunicazione e di una consegna più rapida.

Gli ordini di acquisto digitali offrono anche maggiori capacità di tracciamento e di reporting, consentendo alle aziende di gestire meglio i propri budget e di valutare i modelli di acquisto. La trasparenza va a vantaggio di acquirenti e fornitori, consentendo un processo di approvvigionamento efficiente e reciprocamente vantaggioso.

Come funziona un ordine di acquisto?

Comprendere la complessità del funzionamento di un ordine di acquisto è fondamentale per le organizzazioni che vogliono ottimizzare i propri processi.

Comprendere la necessità di prodotti

Il processo inizia quando l'acquirente riconosce la necessità di un determinato prodotto o servizio che il venditore può fornire. L'acquirente specifica l'articolo, la quantità necessaria e la data di consegna desiderata.

Ad esempio, un'azienda manifatturiera può richiedere un'enorme quantità di materie prime durante le festività per soddisfare l'aumento della domanda dei suoi prodotti. L'acquirente deve definire i tipi e le quantità esatte di materiali richiesti e i tempi di consegna per assicurarsi di disporre di materie prime adeguate a raggiungere gli obiettivi di produzione.

L'acquirente crea un ordine di acquisto

Sulla base delle esigenze definite, l'acquirente crea un ordine di acquisto che include tutti i dati pertinenti, come la descrizione del prodotto, la quantità, il prezzo, la data di consegna e altri termini e condizioni. L'ordine di acquisto viene inviato come richiesta formale al fornitore per i prodotti o i servizi specificati.

Per evitare irregolarità o ritardi nel processo di approvvigionamento, l'acquirente deve assicurarsi che i dettagli dell'ordine di acquisto siano precisi e completi per il fornitore.

Ad esempio, l'acquirente può specificare i tipi e le quantità di materie prime necessarie, i costi unitari concordati e la data di consegna.

Un ordine di acquisto viene esaminato dal venditore

Una volta inviato l'ordine di acquisto al fornitore, questi lo esaminerà attentamente per assicurarsi che corrisponda al proprio inventario e alla capacità di soddisfare la richiesta dell'acquirente.

Ad esempio, il venditore deve assicurarsi di avere in magazzino gli articoli desiderati e di poterli fornire entro la data concordata. Se si trascura il controllo delle scorte, si avranno problemi di consegna dei prodotti; l'acquirente deve verificare in anticipo la disponibilità del prodotto.

Il venditore analizza l'ordine di acquisto e lo approva

Dopo la revisione, il venditore autorizzerà l'ordine di acquisto se soddisfa le specifiche dell'acquirente. L'approvazione dell'ordine di acquisto dimostra la promessa del venditore di fornire il prodotto specifico indicato nell'ordine senza ritardi.

Evasione degli ordini di acquisto

Con l'ordine di acquisto approvato, il venditore completa l'ordine fornendo al cliente i prodotti o i servizi specificati. Questa fase prevede la consegna dei prodotti o la fornitura dei servizi concordati.

La fattura viene pagata

In quest'ultima fase, l'acquirente è responsabile del pagamento della fattura secondo i termini di pagamento del venditore. Il pagamento viene approvato per i prodotti o i servizi ricevuti, come indicato nella fattura.

Ad esempio, l'acquirente paga la fattura per le materie prime consegnate entro i termini di pagamento concordati.

Ecco come funziona un tipico processo di ordine di acquisto. Inizia con la creazione dell'ordine e termina con l'approvazione della fattura da parte dell'acquirente e del venditore.

Ogni organizzazione ha una propria impostazione degli ordini di acquisto; alcune includono controlli di qualità prima del processo di fatturazione, ma l'aspetto di alto livello rimane lo stesso.

In che modo la piattaforma gestionale SaaS può semplificare la gestione degli ordini di acquisto?

Flusso di lavoro dell'approvvigionamento

È possibile semplificare la creazione di un ordine di acquisto utilizzando i flussi di lavoro di approvvigionamento delle piattaforme di gestione SaaS come CloudEagle. Il flusso di lavoro viene attivato una volta che l'utente presenta la richiesta di acquisto e le parti interessate vengono avvisate via e-mail e Slack per accelerare il processo di approvazione.

Una volta approvata la richiesta di acquisto, è possibile creare l'ordine di acquisto e includere le condizioni di prezzo.

Acquisto assistito

Negoziare le giuste condizioni di prezzo con i fornitori può essere un'impresa ardua se lo si fa da soli. In questo caso, potete lasciare il lavoro pesante agli esperti di acquisti SaaS. Questi si occupano abilmente di negoziare i termini di prezzo, gli SLA e altre clausole essenziali per vostro conto, assicurandovi di acquistare i prodotti giusti al prezzo giusto.

Gestione dei contratti

Una volta consegnato il prodotto, completate il processo di fatturazione e utilizzate il modulo di gestione dei contratti di una piattaforma SaaS per archiviare tutti i documenti essenziali in un'unica posizione. Così, la prossima volta che vorrete rivedere l'acquisto o il contratto, potrete facilmente accedere ai documenti pertinenti con pochi clic.

Conclusione

Ecco i tipi di ordine di acquisto più comuni utilizzati da acquirenti e venditori per acquistare qualsiasi tipo di prodotto o servizio.

Ogni ordine di acquisto ha uno scopo specifico e presenta pro e contro. In definitiva, è responsabilità dell'acquirente SaaS decidere il tipo di ordine di acquisto da inviare.

Coinvolgete gli stakeholder dei team finanziari e di approvvigionamento per rivedere gli ordini di acquisto prima di inviarli, per assicurarvi che tutti siano in sintonia e che stiate prendendo una decisione informata.

Prendete spunto dagli esempi che abbiamo aggiunto, utilizzate il software di approvvigionamento SaaS e iniziate a creare i vostri ordini di acquisto per operazioni di acquisto senza interruzioni.

Buona fortuna.

Domande frequenti

1. Qual è la differenza tra un ordine di acquisto e una fattura?

Gli ordini di acquisto vengono emessi dagli acquirenti ai fornitori per monitorare e seguire il processo di acquisto, mentre le fatture vengono emesse dai venditori ai clienti una volta che l'ordine è stato evaso.

2. Un ordine di acquisto viene trattato come un contratto?

Un ordine di acquisto specifica la consegna, la fatturazione, gli specifici prodotti o servizi acquistati, i termini legali e il pagamento. Quando un ordine di acquisto viene accettato dal venditore, diventa un contratto legalmente vincolante tra il cliente e il fornitore.

3. Quali sono i vantaggi degli ordini di acquisto?

I vantaggi dell'utilizzo degli ordini di acquisto

• Tenere traccia degli ordini in arrivo.
• Evitare la duplicazione
• Ridurre al minimo gli errori di ordinazione.
• Documentazione legale
• Aumentare l'efficienza
• Assistenza alla scalabilità