11 consigli per i team di marketing che lavorano da remoto

Introduzione

Avete difficoltà a gestire le vostre attività di marketing mentre lavorate da remoto? Prendete in considerazione l'idea di sfruttare questi 11 consigli super-agibili per i team di marketing che lavorano in remoto.

Gestire un team di marketing, tenere traccia delle campagne e analizzare le metriche può essere un'impresa ardua, soprattutto quando non ci si trova nello stesso spazio fisico.

Ma la ricompensa vale lo sforzo: il 77% dei dipendenti che lavorano in remoto dichiara una maggiore produttività e il 52% è meno propenso a prendersi delle ferie.

Quindi, come si fa a superare le sfide della gestione di un team di marketing e a cogliere i vantaggi del lavoro in remoto?

Stabilite aspettative chiare, mantenete una struttura organizzata, comunicate regolarmente e utilizzate strumenti adeguati. Una volta raggiunto questo obiettivo, il team di marketing è pronto per il successo.

In questo articolo scoprirete i processi e i consigli più efficaci per la gestione del marketing in remoto. Applicateli alla vostra azienda e il vostro team sarà più gestibile e di successo.

1. Creare un processo impeccabile di assunzione e inserimento da remoto

Per gestire con successo un team remoto, è necessario assumere e inserire i talenti in modo efficace.

Iniziate utilizzando piattaforme digitali come Indeed o LinkedIn per promuovere la vostra nuova posizione lavorativa e assicuratevi che sia chiaro che la posizione può essere ricoperta in remoto da qualsiasi luogo. In questo modo sarà più facile per i potenziali candidati trovare il vostro annuncio e candidarsi.

Nella valutazione dei candidati remoti, un processo di assunzione virtuale può essere molto efficace. Questo potrebbe includere colloqui video con i responsabili delle assunzioni, compiti virtuali o test scritti per valutare le competenze del candidato.

Se siete disposti ad assumere candidati che si trovano in luoghi e fusi orari diversi, assecondateli durante il processo di assunzione programmando i colloqui durante il loro orario di lavoro.

Durante il colloquio, mettete da parte qualsiasi giudizio sulla posizione del candidato e valutatelo in base alle sue qualifiche e alla sua idoneità al ruolo.

Se state assumendo per un ruolo che può essere svolto da remoto o in ufficio, conducete tutti i colloqui tramite videochiamata per evitare pregiudizi sulla posizione.

Una volta assunto il nuovo membro del team, è necessario organizzare un processo di onboarding virtuale senza intoppi per fargli conoscere l'azienda e il suo team.

Digitalizzate il processo di onboarding fornendo documenti e risorse essenziali in formato PDF, Google Doc o online. Considerate la possibilità di creare un sito web di formazione interna o una base di conoscenze a cui i nuovi assunti possano accedere.

Considerate la possibilità di organizzare sessioni di formazione virtuale per i processi più complessi, per guidare i nuovi dipendenti attraverso i vari compiti.

Check-in regolari, chat di carriera e formazione continua con il proprio supervisore sono essenziali per garantire che i dipendenti remoti si sentano supportati e progrediscano nel loro ruolo.

Per migliorare il processo di onboarding virtuale, chiedete ai nuovi dipendenti remoti un feedback dopo i primi mesi, per determinare cosa funziona e cosa deve essere migliorato.

In definitiva, l'onboarding dei dipendenti remoti mira a farli sentire informati, supportati e sicuri del loro nuovo ruolo.

2. Stabilire obiettivi e aspettative chiari

Non date per scontato che il vostro team di marketing sappia già quali obiettivi vi aspettate che raggiunga: date loro più indicazioni di quante ne dareste se foste insieme in ufficio.

Date al vostro team l'autonomia per raggiungere questi obiettivi. In questo modo si sentiranno più motivati nel loro lavoro e avranno un senso di responsabilità nei confronti dei loro progetti.

Nel marketing, la definizione di KPI per i dipendenti che ricoprono ruoli creativi può essere impegnativa, poiché non sempre c'è un legame diretto con i lead generati come in altri ruoli.

Per ovviare a questo problema, fissate degli obiettivi specifici per la campagna che il team dovrà raggiungere insieme: tutti avranno un solido senso dello scopo.

Modificate la mentalità del vostro team in modo da considerare gli obiettivi come qualcosa su cui lavorare per migliorare la comunicazione generale e il legame di squadra.

3. Ascoltare le idee di tutti

Tutti noi abbiamo avuto un'esperienza o due di lavoro in un ambiente sbagliato a un certo punto della nostra carriera. Il più delle volte è perché non abbiamo avuto lo spazio per crescere o sentirci ascoltati.

Questo è particolarmente vero per i team di marketing remoti che si affidano alla creatività e alla comunicazione per eccellere nei loro ruoli. Con le riunioni in videochiamata, è facile che alcune voci rimangano inascoltate.

Create spazi o laboratori dedicati all'innovazione e ai suggerimenti. Se le videochiamate non vanno bene per tutti, provate a usare uno strumento di brainstorming per i team come Miro.

Se attualmente non dedicate tempo all'innovazione, è ora di iniziare. Considerate la possibilità di ritagliare un tempo specifico per il vostro team da dedicare a questo tema. Ripensate il vostro approccio all'innovazione e fatene una priorità.

Date al vostro team lo spazio per innovare, per liberare tutto il loro potenziale e creare un ambiente di lavoro più positivo.

Ricordate che un cattivo ambiente di lavoro può essere tossico per il morale e la produttività del vostro team. Promuovete un ambiente che incoraggi la crescita e l'innovazione per creare un team più impegnato e motivato.

4. Sfruttare il giusto software di marketing

Assicuratevi che il vostro team utilizzi strumenti facili da gestire ed efficienti da usare.

I team di marketing si affidano spesso a diversi strumenti software, come piattaforme di email marketing, strumenti di gestione dei social media, strumenti di progettazione, CRM e strumenti di pubblicazione web.

Anche se questi strumenti possono facilitare la gestione del marketing, non complicate troppo le cose con troppe opzioni software.

Per semplificare la gestione del marketing a distanza, prendete in considerazione l'utilizzo di soluzioni di marketing completamente integrate. I membri del vostro team remoto non possono semplicemente fare un salto alla scrivania di un collega per fare una domanda veloce o ricevere un aggiornamento.

Quando gli strumenti e le app di marketing lavorano insieme su un'unica piattaforma, è più facile gestire il lavoro in remoto.

In questo modo si riduce la necessità di assistenza tecnica e si garantisce che l'intero team sia sempre sulla stessa lunghezza d'onda.

Le soluzioni di marketing integrate consentono di risparmiare tempo e di gestire le campagne in modo molto più semplice, il che è fondamentale quando si gestisce il marketing a distanza.

5. Utilizzare un software di comunicazione facile

Se lavorate con un team di marketing remoto, una delle vostre principali priorità dovrebbe essere la creazione di canali di comunicazione efficaci. Lavorare insieme in modo efficace è quasi impossibile senza connettersi facilmente con il vostro team.

Le e-mail possono essere lente e non sincronizzate, quindi è necessario disporre della giusta piattaforma di messaggistica e videoconferenza per i team.

Cercate un software rapido e facile da usare che vi permetta di rimanere in contatto con il vostro team, di collaborare ai progetti e di ricevere aggiornamenti immediati quando necessario.

I team che si occupano di contenuti a distanza si affidano a diversi servizi per la comunicazione, la collaborazione e l'organizzazione. Alcuni dei servizi più utilizzati sono:

• Slack è una potente applicazione per la comunicazione di gruppo che consente ai team di chattare e inviare messaggi privati. Aiuta a facilitare la collaborazione tra i membri del team.
• Confluence è ideale per creare documenti interconnessi in modo collaborativo. Aiuta a documentare i processi e a creare guide di stile.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule e Google Calendar sono strumenti fantastici per creare calendari editoriali condivisi. Rendono la gestione della pubblicazione dei contenuti una passeggiata.
• Airtable, Basecamp e Asana sono ottimi per assegnare e tracciare le attività dei team remoti.
• Zoom è una solida piattaforma di videoconferenza che supporta riunioni di team di grandi dimensioni e individuali. Con questo strumento, i team remoti rimangono in contatto e lavorano in modo efficace.

6. Non trascurare la sicurezza online del team remoto

Uno dei rischi della gestione di un team di marketing remoto è la potenziale minaccia alla sicurezza delle informazioni.

Per ridurre questo rischio, chiedete al vostro team remoto di utilizzare una VPN ad accesso remoto per creare una connessione sicura ovunque e in qualsiasi momento.

Quando si utilizza una VPN sul proprio iPhone o su qualsiasi altro dispositivo, i dati di navigazione vengono crittografati, il che significa che non possono essere intercettati o visualizzati da chiunque cerchi di accedervi.

Questo è particolarmente importante se si lavora con informazioni riservate o si accede alle reti e alle risorse aziendali da casa.

Siate cauti nel condividere le password tra i vari servizi basati sul web che il vostro team utilizza. Utilizzate servizi di gestione delle password affidabili come LastPass e 1Password per rendere la gestione delle password più semplice e sicura.

Se i vostri freelance utilizzano i computer dell'azienda per il loro lavoro, praticate un'etichetta corretta per mantenere i dispositivi al sicuro e proteggere i dati sensibili.

Ecco alcuni consigli per i dipendenti che utilizzano il computer di lavoro a casa:

• Non salvare documenti personali sul computer di lavoro. Un file difettoso potrebbe compromettere la sicurezza, e qualsiasi contenuto scaricato sul computer appartiene all'azienda una volta che il freelance se ne va.
• Evitate di navigare su siti web che non vorreste far vedere al vostro capo. Questo vale sia per l'ufficio che per la casa, e i siti web sospetti potrebbero contenere virus o malware che potrebbero danneggiare il dispositivo.
• Resistete alla tentazione di fare acquisti online, perché i cookie e gli annunci pop-up potrebbero rallentare il dispositivo di lavoro o compromettere la sicurezza.
• Utilizzate solo la vostra e-mail di lavoro, poiché le e-mail personali potrebbero potenzialmente portare virus o e-mail di phishing nel dispositivo di lavoro.
• Mantenete i login sicuri con l'autenticazione a più fattori e seguite le regole di sicurezza di Internet per mantenere la concentrazione del lavoratore remoto e prevenire gli attacchi informatici.

7. Controlli regolari: Mantenere il team in carreggiata

Quando si gestisce un team remoto, può essere difficile mantenere un forte legame con ogni membro. Non è possibile avere conversazioni casuali con loro o fare domande faccia a faccia.

Per questo motivo, programmate regolarmente incontri individuali e caffè virtuali informali per mantenere un legame personale con ogni dipendente.

Durante questi incontri discutete i progressi del loro lavoro, offrite supporto e fornite feedback.

Inoltre, programmando regolari conversazioni sulla carriera con ciascun dipendente, si può dimostrare che si ha a cuore la sua crescita professionale e che ci sono opportunità di avanzamento all'interno dell'azienda.

Per essere più accessibili al vostro team remoto, lasciate un po' di tempo flessibile nel vostro calendario. In questo modo potrete partecipare a una chiamata o a una videoconferenza quando un collega ha una domanda o una preoccupazione che è meglio affrontare di persona piuttosto che tramite messaggi di testo.

Comunicate la vostra disponibilità tramite un software di messaggistica istantanea, in modo che il vostro team sappia quando può raggiungervi. Fate in modo che l'"ora d'aria" faccia parte del vostro programma per offrire ai membri del vostro team dei rapidi check-in per aggiornarli sui progressi del loro lavoro e farli sentire supportati.

8. Attenzione ai fusi orari

Il lavoro a distanza offre l'opportunità di assumere talenti da tutto il mondo. Questo aumenta la diversità del vostro team e amplia le vostre prospettive.

Ma la cosa più importante? Dovete adattarvi ai diversi fusi orari. In qualità di manager di team remoti, trovate il modo di lavorare in base ai diversi orari di lavoro del vostro team e incoraggiate tutti a rispettare gli orari dei loro compagni di squadra.

Al momento dell'inserimento dei nuovi dipendenti o della creazione del calendario del team, chiedete ai lavoratori remoti di specificare i loro orari di lavoro e non.

Discutete inizialmente con il team i fusi orari e gli orari di lavoro preferiti per assicurarvi che tutti siano consapevoli della disponibilità degli altri.

Se una parte significativa del vostro team si trova in un fuso orario diverso, prendete in considerazione la possibilità di adattare i vostri orari per un giorno alla settimana.

Un'altra opzione è quella di implementare un turno diviso, in cui si lavora durante le ore più attive di ciascun fuso orario. Questo approccio può aiutarvi a rimanere in contatto con i membri del vostro team globale e a rimanere aggiornati sui loro progressi lavorativi.

9. Costruire un forte legame tra i membri del team

Costruire una solida cultura di squadra può essere impegnativo in un ambiente di lavoro remoto, dove i colleghi possono interagire solo durante le riunioni di lavoro e le celebrazioni del team.

Considerate la possibilità di organizzare attività virtuali come Pictionary o il karaoke per favorire un migliore legame di squadra. Queste attività non hanno nulla a che fare con il lavoro, ma possono permettere ai compagni di squadra di chiacchierare, conoscersi e divertirsi.

Identificare le opportunità di interazione personale con i singoli membri del team.

Programmate dei caffè a distanza o altre conversazioni informali dedicate esclusivamente a conoscere i vostri collaboratori a livello personale.

Conoscere i membri del team e capire come lavorare insieme, comunicare e interagire.

Che si tratti di attività virtuali o di conversazioni informali, il tempo trascorso insieme crea un rapporto e rafforza la cultura del team nonostante la distanza fisica.

10. Essere emotivamente intelligenti

La gestione di un team a distanza può comportare sfide emotive e l'intelligenza emotiva (EQ) è essenziale per affrontarle. L'EQ permette di riconoscere le proprie emozioni e di rispondere in modo appropriato alle varie situazioni, anche quando si lavora a distanza.

Ad esempio, la tentazione di controllare i lavoratori a distanza può essere forte, ma un manager emotivamente intelligente pianifica dei check-in per assicurarsi che il team sia sulla strada giusta.

Mantenere autonomia e fiducia per avere successo nella gestione di un team a distanza.

Supponiamo che un dipendente commetta un errore mentre voi siete offline. Un manager emotivamente intelligente eviterebbe di inviare e-mail arrabbiate e pianificherebbe invece una chat per discutere con il dipendente di un feedback costruttivo.

Ricordate che la comunicazione digitale deve essere rispettosa e professionale.

Quando sorgono dei disaccordi tra i compagni di squadra, affrontateli rapidamente e segnalate al team che siete disponibili a risolvere i problemi. Incoraggiate il vostro team a utilizzare l'IE nella vita lavorativa. Chiarite quali sono i comportamenti accettabili.

Usate l'intelligenza emotiva per costruire la fiducia e incoraggiare il vostro team a rivolgersi a loro con domande e dubbi.

11. Mantenere aggiornate le risorse didattiche

Per garantire che un team di marketing remoto sia sempre in grado di apprendere e migliorare, è necessario disporre di un canale di comunicazione dedicato per condividere le conoscenze e le sessioni di formazione. Organizzate riunioni regolari del team in cui i membri possano condividere le loro esperienze e i loro suggerimenti.

Mantenere tutte le risorse di apprendimento aggiornate e facilmente accessibili. Ciò può includere una serie di documenti condivisi con procedure operative standard (SOP), modelli e altre risorse utili.

Tenete a disposizione queste risorse per consultare rapidamente le informazioni corrette in caso di necessità. Questo aiuterà a snellire il flusso di lavoro e a migliorare l'efficienza.

Incoraggiate i membri del team a continuare a imparare in modo indipendente attraverso risorse come corsi online, webinar e conferenze di settore.

Fornite l'accesso a queste risorse o offrite un budget per la partecipazione dei membri del team per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e strategie di marketing.

Conclusione

Se non avete mai avuto l'opportunità di lavorare da remoto o di dirigere un team di lavoratori a distanza, può risultare difficile sviluppare una strategia efficace per la gestione di team dispersi.

Ma non lasciatevi scoraggiare dalle difficoltà iniziali. Con il tempo e l'impegno necessari, è possibile creare una fiorente cultura del lavoro a distanza che consenta al team di dare il meglio di sé.

Concentrarsi sulla creazione di un ambiente di lavoro che incoraggi la collaborazione, la creatività e il rispetto reciproco tra tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.

Investite nella costruzione di una cultura aziendale positiva per aiutare i membri del team provenienti da contesti diversi a sentirsi autorizzati a condividere le loro prospettive, idee e approcci al lavoro unici.