Mengapa Peningkatan Proses Sangat Penting untuk Pertumbuhan Agensi

Intro

Mengembangkan agensi SEO tidaklah mudah. Tetapi jika Anda tidak memiliki alur kerja yang efisien dalam bisnis Anda, Anda tidak hanya berenang ke hulu, Anda juga memiliki beban yang berat.

Peningkatan proses sangat penting untuk pertumbuhan bisnis apa pun. Namun, hal ini lebih penting lagi untuk SEO.

Tim Anda adalah sumber daya (dan biaya) terbesar Anda sebagai organisasi layanan profesional. Dan jika Anda tidak memiliki sistem untuk merampingkan alur kerja SEO Anda, Anda akan menghabiskan seluruh keuntungan Anda untuk menghasilkan aset bagi klien.

Artikel ini akan membahas biaya nyata dari proses yang tidak efisien di agensi SEO Anda dan apa yang dapat Anda lakukan untuk merampingkan alur kerja hari ini.

Biaya Sebenarnya dari Proses yang Tidak Efisien di Agensi SEO Anda

Biaya proses yang tidak efisien akan membebani Anda.

Rata-rata pengeluaran karyawan:

• 1,8 jam sehari untuk mencari dokumen
• 30 jam sebulan dalam rapat (atau 1,2 jam sehari)
• 4,1 jam setiap hari di kotak masuk mereka

Astaga.

Jadi, tidak mengherankan jika rata-rata pekerja kantoran memiliki produktivitas sekitar 2 jam 53 menit setiap harinya.

Waktunya untuk menghitung cepat untuk mengetahui berapa biaya yang harus dikeluarkan oleh agensi Anda.

Menurut Indeed, gaji rata-rata seorang spesialis SEO adalah $54.579. Dengan asumsi mereka hanya produktif selama 3 dari 8 jam setiap hari (37,5%), Anda kehilangan sekitar $34.111,87 per tahun dalam hal produktivitas per karyawan.

Bekerja dengan kontraktor alih-alih karyawan?

Katakanlah kontraktor Anda bekerja 30 jam seminggu dengan bayaran $50 per jam (batas bawah untuk tarif SEO). Namun, mereka hanya produktif 37,5% dari waktu tersebut.

Maka Anda akan kehilangan $45.000 per tahun (30 jam per minggu X $50 per jam X 48 minggu menghasilkan $72.000 X 0,625 untuk persentase waktu yang terbuang).

Memang, ini adalah perkiraan kasar.

Namun, ini menunjukkan kepada Anda berapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan untuk pekerjaan admin dan tugas-tugas lain yang tidak secara langsung memberikan hasil kepada klien. Dengan kata lain, pekerjaan yang berada di luar cakupan.

Proses yang Tidak Efisien Membuat Staf Anda Lelah

Biaya yang dikeluarkan juga lebih tinggi dengan cara lain. Akibat proses yang tidak efisien, staf Anda menjadi kurang produktif dan lebih stres.

Hal ini berdampak negatif pada bisnis Anda. Karyawan yang stres karena tertimbun tugas administratif yang menumpuk tidak memiliki waktu untuk fokus pada hasil yang diberikan kepada klien.

Lebih buruk lagi, tim Anda biasanya akan bekerja di luar jam kerja yang telah ditentukan untuk mengelola tugas dan mengejar ketertinggalan.

Meskipun Anda dapat memperoleh kembali sebagian uang yang hilang karena proses yang tidak efisien dengan cara ini, namun dalam jangka panjang Anda akan mengeluarkan biaya yang lebih besar. Karyawan Anda akan membenci Anda. Kualitas pekerjaan mereka akan menurun. Dan mereka akan kurang bersemangat untuk bekerja di agensi Anda.

Pada akhirnya, mereka akan meninggalkan organisasi Anda dan mencari agensi yang lebih efisien.

Hal ini merusak budaya tempat kerja Anda. Karyawan yang kelelahan cenderung menyeret karyawan lain di sekitarnya. Akibatnya, tempat kerja Anda bisa menjadi beracun.

Mengelola pergantian karyawan juga sangat mahal. Biasanya, dibutuhkan biaya sekitar 1,5x - 2x gaji karyawan untuk mengganti seorang karyawan.

Perlu diingat bahwa hal ini mengabaikan biaya dari dampak negatif terhadap budaya tempat kerja, klien yang sudah ada, dan merek secara keseluruhan.

Alasan Sebenarnya Mengapa Agensi Anda Memiliki Perputaran Karyawan yang Tinggi

Dengan "Pengunduran Diri Besar-besaran", "Inflasi", dan "Berhenti dengan Tenang" yang menjadi berita utama, Anda dapat dengan mudah menyimpulkan bahwa semua orang tidak bahagia dengan pekerjaan mereka di mana-mana.

Namun, bukan itu masalahnya.

Meskipun ada banyak cara untuk meningkatkan budaya di tempat kerja Anda (komunikasi yang lebih baik, pujian yang lebih banyak, gaji yang lebih tinggi, tunjangan yang lebih baik), semua ini mengabaikan penyebab ketidakpuasan yang sebenarnya. Orang-orang meninggalkan pekerjaan yang tidak perlu yang membuat mereka stres karena kurangnya struktur dan panduan yang membuat pekerjaan yang sederhana menjadi lebih rumit.

SEO membutuhkan waktu.

Anda perlu waktu untuk meneliti, membuat, dan mengoptimalkan aset. Juga sangat mudah untuk menghubungkan hasil dengan upaya tim Anda menggunakan analitik. Tekanan untuk mendorong hasil melalui rintangan ketidakefisienan dapat membuat tim Anda cepat lelah.

Itulah mengapa alur kerja Anda merupakan fondasi kesuksesan bisnis Anda.

Tanpa proses yang didefinisikan dengan jelas dan didukung oleh templat, alat bantu, dan prosedur operasi standar (SOP), tim Anda akan kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

Sebaliknya, mereka akan terjebak dalam kaleidoskop tugas-tugas yang menggerogoti hari-hari mereka sementara tenggat waktu dan kebutuhan untuk mencapai hasil membuat mereka stres.

Pada akhirnya, mereka akan merasa cukup dan pergi.

Cara Meningkatkan Proses di Agensi SEO Anda (5 Langkah)

Jika proses yang tidak efisien adalah masalahnya, perbaikan proses adalah solusinya.

Bersiaplah. Perubahan itu sulit.

Dan sebagai pemilik agensi SEO, Anda harus meluangkan waktu dan kerja ekstra di awal. Ini tidak akan mudah. Tapi itu akan sepadan.

Ikuti lima langkah berikut ini untuk merampingkan proses di agensi Anda.

1. Petakan Alur Kerja Anda

Anda tidak dapat memperbaiki proses hingga Anda menguraikan proses apa saja yang sudah Anda miliki.

Anda bisa menggunakan papan tulis, catatan tempel, kertas catatan, atau aplikasi seperti LucidChart atau Creately. Anda tidak perlu teknologi yang mewah. Namun, aplikasi lebih baik untuk agensi jarak jauh karena membuat kolaborasi lebih mudah.

Contoh Alur Kerja Penerimaan Klien yang Dipetakan dalam Bagan Lucid

Pilih area masalah dalam bisnis Anda dan mulailah memetakan alur kerja. Anda harus sedetail mungkin.

Ini bisa berupa sesuatu yang kecil, seperti menemukan kekurangan dalam proses Anda untuk mengoptimalkan posting yang ada. Atau, bisa juga berupa alur kerja yang lebih kompleks, seperti mencoba mengoptimalkan proses orient asi untuk klien baru.

Setelah Anda menyoroti langkah-langkah dalam setiap proses, undang tim Anda untuk berkolaborasi dan meninjau. Mereka akan memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.

2. Mengidentifikasi Inefisiensi

Sangat mudah untuk melihat masalah setelah Anda memetakan semuanya.

Anda akan melihat adanya kemacetan, redundansi, dan perlambatan lainnya. Soroti area-area ini dan diskusikan apakah area-area tersebut diperlukan untuk tim Anda.

3. Temukan Solusi

Anda memiliki tiga jalur yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan alur kerja:

• Hilangkan: Menghapus proses yang tidak perlu.
• Konsolidasi: Menggabungkan proses yang berlebihan.
• Tingkatkan: Gunakan alat bantu, pelatihan, dan templat untuk merampingkan proses.

Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk meningkatkan proses. Namun ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan sebelum Anda mengadopsi solusi apa pun.

Pertama-tama, bicarakan dengan tim Anda sebelum mengadopsi alat baru. Mereka mungkin memiliki rekomendasi lain. Atau, mereka mungkin tidak menyukai alat yang Anda pilih. Anda ingin mereka berinvestasi pada platform baru apa pun. Jika tidak, Anda akan membuang-buang uang untuk alat yang tidak digunakan oleh siapa pun.

Selain itu, pelatihan dan templat membutuhkan waktu dan sumber daya untuk membuatnya. Tetapi, pada akhirnya, pembayarannya sepadan. Daripada memulai dari awal setiap kali, tim Anda bisa menyelesaikan pekerjaan dengan beberapa klik saja.

Yang paling penting, buatlah video panduan untuk proses yang rumit. SOP tertulis sangat membantu, tetapi video dengan jelas menguraikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh tim Anda. Hal ini akan menghemat waktu dan rasa frustrasi setiap orang.

4. Tingkatkan Proses Anda

Mulailah dengan alur kerja yang paling bermasalah (tidak efisien) terlebih dahulu. Gunakan data yang dikumpulkan dari langkah pertama untuk meningkatkan proses Anda.

SEO melibatkan serangkaian proses dengan instruksi terperinci di setiap langkahnya. Anda memerlukan SOP yang jelas dan panduan video untuk langkah-langkah yang rumit. Untuk tugas-tugas sederhana, Anda memerlukan instruksi yang terperinci.

Setiap orang memproses informasi dengan cara yang berbeda. Semakin banyak detail, komunikasi, dan panduan yang Anda berikan, semakin mudah bagi tim Anda untuk menyelesaikan tugas dengan cepat dan akurat.

Dan jika Anda menggunakan platform baru, Anda juga harus membuat proses untuk melatih tim Anda menggunakan alat tersebut.

Untuk hasil terbaik, penting untuk memiliki seseorang yang terhubung langsung dengan alur kerja untuk menyempurnakan prosesnya. Hal ini akan memaksimalkan efisiensi dan memastikan tim Anda mengikuti prosesnya.

Ini adalah proses yang memakan waktu dan sumber daya. Hal ini bisa membuat frustasi dan sedikit memusingkan. Namun, Anda berinvestasi untuk kesuksesan masa depan bisnis Anda. Ini sangat berharga.

5. Melacak Hasil dan Merefleksikan

Setelah proses baru Anda berjalan, Anda harus melacak hasil dan merefleksikan alur kerja. Setelah menyelesaikan tugas, Anda harus meminta setiap anggota tim untuk merefleksikan alur kerja.

Ajukan pertanyaan-pertanyaan perbaikan proses ini kepada tim Anda:

• Apa yang berhasil?
• Apa yang tidak berhasil?
• Apa yang bisa ditingkatkan?
• Dan apakah Anda akan memperbaikinya?
• Apakah ada hal lain tentang proses ini yang ingin Anda bagikan?

Jika Anda belum melakukannya, Anda harus melacak waktu tim Anda dalam mengerjakan tugas.

Anda harus berhati-hati dalam hal ini, agar tidak terkesan sebagai manajemen mikro. Sebaliknya, jelaskan kepada tim Anda bahwa pelacakan waktu adalah cara bagi Anda untuk mengidentifikasi di mana "waktu yang menyebalkan". Dengan cara ini, Anda bisa memprioritaskan alur kerja mana yang harus dioptimalkan selanjutnya.

Tanpa pelacakan waktu, Anda tidak bisa memastikan apakah perubahan yang Anda lakukan dapat meningkatkan alur kerja Anda atau tidak.

Terakhir, Anda harus mengatur pertemuan rutin untuk meninjau proses dan mengimplementasikan saran baru dari tim Anda. Ini akan memastikan bahwa agensi SEO Anda tetap efisien.

Jangan Lupakan Tugas Peningkatan Proses Penting Ini

Anda tidak dapat meningkatkan apa pun di agensi SEO Anda tanpa dukungan dari pimpinan. Sangat penting untuk melihat peningkatan proses sebagai investasi dalam organisasi Anda.

Anda mengembangkan cara kerja yang lebih cerdas untuk memberikan hasil yang lebih baik kepada klien Anda, mengurangi stres bagi tim Anda, dan memberikan kompensasi yang lebih besar kepada semua orang. Lagipula, Anda tidak bisa mendapatkan klien baru dan meningkatkan margin jika Anda tenggelam dalam pekerjaan administratif.

Namun, semua itu akan berantakan tanpa adanya tindak lanjut dari kepemimpinan.

Anda perlu mendukung dan mendorong perubahan. Dengarkan rasa frustrasi tim dan klien Anda. Buat semua orang bersemangat. Tekankan bagaimana perbaikan proses ini akan membuat pekerjaan tidak terlalu menegangkan dan lebih menyenangkan.

Dengan pola pikir, pendekatan, dan tindak lanjut yang tepat, Anda dapat menciptakan tempat kerja yang lebih menyenangkan dan agensi SEO yang efisien dan lebih menguntungkan.