Manfaat Timesheet yang Harus Diketahui Setiap Pemilik Bisnis

Intro

Dalam lanskap bisnis modern, melacak waktu kerja karyawan memiliki arti penting. Hal ini memberikan wawasan tentang bagaimana sumber daya digunakan dan bagaimana waktu mereka dihabiskan di berbagai proyek.

Secara tradisional, bisnis sangat bergantung pada lembar waktu untuk mencatat data waktu kerja dalam format tabel untuk melacak jam kerja. Namun, dengan munculnya teknologi, banyak organisasi yang sudah matang secara digital telah beralih ke lembar waktu digital karena fungsinya yang sangat diperlukan dan juga menyaksikan peningkatan yang signifikan dalam laba dan penyelesaian proyek mereka.

Jadi, dalam blog ini, kita akan membahas manfaat utama dari memanfaatkan timesheet untuk karyawan dan bagaimana hal ini dapat membantu merampingkan proses penggajian, meningkatkan produktivitas tim, dan membina hubungan yang positif dengan klien dan tim.

Apa yang dimaksud dengan Timesheet?

Timesheet adalah alat yang digunakan bisnis untuk melacak total waktu kerja karyawan selama periode tertentu. Bisnis dapat menggunakan data waktu kerja karyawan dari timesheet untuk memproses penggajian, menagih klien, memperkirakan penyelesaian proyek, dan melacak pola ketidakhadiran. Ada tiga jenis timesheet yang paling populer digunakan oleh bisnis:

Berbasis kertas

Lembar waktu berbasis kertas, termasuk kartu waktu yang dapat dicetak, kartu punch, register, dan lain-lain, adalah yang paling tradisional yang digunakan untuk mencatat jam kerja karyawan. Namun, lembar waktu kuno ini membutuhkan entri waktu manual dan rentan terhadap kesalahan manusia, keamanan data, dan pencurian waktu.

Spreadsheet

Spreadsheet mengubah tata letak lembar waktu untuk membuat proses pencatatan waktu menjadi lebih terorganisir, efisien, dan tidak terlalu sibuk. Sifat tabular, kesederhanaan, dan kemudahan penggunaan membuat spreadsheet, terutama dalam format Excel, menjadi salah satu solusi lembar waktu yang paling banyak dicari untuk bisnis. Bahkan, bisnis bahkan dapat menggunakan template timesheet excel yang tersedia dalam berbagai format untuk melacak waktu kerja karyawan secara harian/mingguan/bulanan.

Lembar Waktu Digital

Sistem berbasis kertas dan spreadsheet memiliki beberapa keterbatasan dalam hal fungsionalitas dan juga rentan terhadap pencurian waktu, keamanan data, dan entri data yang salah, yang memberi jalan bagi lembar waktu digital seperti perangkat lunak pelacakan waktu yang tidak hanya menangkap data waktu secara presisi tetapi juga menawarkan berbagai fungsi, seperti pelaporan terperinci, jalur persetujuan, validasi, dan banyak lagi.

Sumber gambar

Ke depannya, kita akan membahas lebih dalam mengapa bisnis harus memanfaatkan perangkat lunak pelacakan waktu, yang juga dikenal sebagai lembar waktu online, dan bagaimana perangkat lunak ini dapat membantu mereka meningkatkan profitabilitas dan kompetensi.

10 Manfaat Timesheet yang Harus Diketahui Setiap Pemilik Bisnis {#10-manfaat-timesheet-yang-harus-diketahui-setiap-pemilik-bisnis}

* Penagihan yang Akurat untuk Klien

Baik itu akuntansi, pekerja lepas, atau perusahaan lain, melacak jam kerja pada beberapa proyek untuk menghitung faktur untuk klien yang berbeda sangatlah penting.

Untuk bisnis yang menagih klien per jam, timesheet berfungsi sebagai catatan untuk klien dan membantu menghasilkan faktur yang akurat.

Timesheet digital membantu bisnis mendapatkan wawasan tentang data waktu kerja kontekstual yang dihabiskan di berbagai proyek, memastikan klien ditagih dengan benar dan tepat waktu. Hal ini membantu menjaga hubungan yang sehat antara klien dan pemilik bisnis.

Perangkat lunak pelacakan waktu tersebut juga dilengkapi dengan fitur pelaporan yang dapat dikonfigurasi yang mengungkap detail mengenai penggunaan waktu dan membantu klien mengikuti perkembangan di mana uang mereka digunakan dan apakah uang tersebut telah digunakan dengan baik.

Laporan terperinci memungkinkan klien untuk melihat berapa banyak waktu yang didedikasikan sumber daya untuk menyelesaikan berbagai bagian proyek, sehingga berfungsi sebagai bukti penghitungan dan akurasi penagihan.

* Penghitungan Penggajian yang Efisien

Timesheet bermanfaat bagi organisasi yang merekrut pekerja berbasis jam kerja karena membantu organisasi melacak jam kerja karyawan.

Perangkat lunak pelacakan waktu melacak total jam kerja dan jam lembur, yang membantu bisnis memberikan kompensasi kepada karyawan secara adil dan akurat berdasarkan jumlah jam kerja.

Perangkat lunak ini juga mengawasi jam kerja karyawan, cuti, akrual, lembur, tunjangan hari raya, dll., membantu bisnis mengelola penggajian karyawan secara efisien bersama dengan tunjangan dan gaji tambahan.

Selain itu, dengan timesheet, perusahaan dapat dengan mudah memenuhi peraturan terkait penggajian seperti lembur, tunjangan berbasis shift, dll., untuk mematuhi undang-undang wajib.

Selain itu, jika terjadi konflik dalam pemrosesan penggajian, pemberi kerja/manajer selalu dapat merujuk ke data timesheet untuk memverifikasi jam kerja dan total jam kerja yang dikhususkan untuk proyek tertentu.

Dengan cara ini, timesheet digital memangkas waktu dan biaya yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif, sehingga membebaskan staf dari pemrosesan entri data waktu secara manual sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan yang lebih produktif yang dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi.

* Mencegah Manajemen Mikro

Manajer tim atau supervisor sering kali mengatur aktivitas karyawan secara mikro untuk mengelola apa yang sedang dikerjakan karyawan dan berapa banyak waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Sumber gambar

Dengan bantuan timesheet, manajer dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengatur karyawan secara mikro dan dengan mudah mengetahui apa yang mereka kerjakan, berapa banyak waktu yang mereka gunakan untuk menyelesaikan tugas, dan bagaimana sumber daya mereka digunakan secara keseluruhan.

Dengan demikian, timesheet membebaskan manajer dari tugas mengawasi dan mengelola tim mereka secara mikro, sehingga mengurangi kemungkinan konflik antara manajer dan anggota tim.

* Perkiraan dan Estimasi yang Lebih Baik

Salah satu keuntungan utama menggunakan lembar waktu digital adalah data mereka dapat digunakan untuk memperkirakan sumber daya seperti waktu, tenaga kerja, dan biaya untuk proyek-proyek mendatang.

Misalnya, sebelum tim memulai proyek baru, mereka perlu memperkirakan secara spesifik, seperti jadwal, pencapaian, dan sumber daya yang dibutuhkan. Dalam hal ini, manajer dapat menggunakan data timesheet dari proyek yang telah dikerjakan sebelumnya yang sifat tugasnya mirip dengan proyek yang sedang dikerjakan.

Dengan demikian, dengan bantuan data historis dari proyek-proyek yang telah dikerjakan sebelumnya, perusahaan dapat meningkatkan estimasi tenaga kerja, biaya, dan jadwal untuk proyek-proyek yang akan datang, mencegah pembengkakan biaya, dan memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.

* Manajemen Tugas dan Penentuan Prioritas

"Timesheet memberdayakan organisasi untuk mengelola alur kerja dengan lebih baik, mengidentifikasi area perbaikan, dan mengalokasikan sumber daya secara strategis yang akan berkontribusi pada penyelesaian proyek yang sukses dan berdampak positif pada keuntungan."

Lembar waktu adalah alat yang sangat berharga untuk mengetahui sifat tugas dan waktu yang biasanya dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

Manajer dapat memeriksa data absensi untuk melihat proyek dan tugas mana yang menghabiskan lebih banyak bandwidth karyawan dan mana yang lebih sedikit. Dengan bantuan analisis ini, manajer bisa membuat keputusan yang tepat seputar prioritas tugas, alokasi, dan manajemen.

Sebagai contoh, manajer dan perusahaan dapat menyingkirkan proyek yang tidak memberikan banyak manfaat dan menghabiskan lebih banyak bandwidth sumber daya.

Selain itu, manajer juga dapat memahami tugas mana yang membutuhkan banyak waktu dan mana yang tidak. Analisis ini membantu mereka meningkatkan alur kerja dengan memprioritaskan tugas-tugas sehingga tugas-tugas yang mendesak dapat dikerjakan terlebih dahulu dan tugas-tugas yang memiliki waktu yang lebih lama dapat dikerjakan kemudian. Misalnya, jika tim penjualan mengerjakan tugas-tugas admin dan penjangkauan yang menghabiskan banyak bandwidth mereka, namun, jika mereka diminta untuk mengerjakan email personal untuk klien yang membutuhkan waktu relatif lebih sedikit dan memiliki prioritas tinggi, maka mereka dapat diminta untuk mengerjakan email terlebih dahulu.

Sumber gambar

* Wawasan Tentang Tren Produktivitas

Timesheet tidak hanya melacak data waktu kerja karyawan, tetapi juga membantu manajer memastikan tren produktivitas dan mengidentifikasi area di mana karyawan tertinggal.

Sebagai contoh, manajer bisa melihat data absensi karyawan untuk menemukan tugas mana yang menghabiskan bandwidth maksimal dan tugas mana yang bisa mereka kerjakan dengan cepat.

Data ini membantu manajer menemukan di mana karyawan tertinggal dan area di mana mereka unggul. Berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, manajer dapat memanfaatkannya untuk berbagai proyek dengan kebutuhan spesifik.

Selain itu, manajer juga dapat mengidentifikasi sumber daya yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas umum dibandingkan dengan karyawan lain dan memberi mereka pelatihan dan panduan penting untuk meningkatkan kinerja mereka.

Bahkan, dengan adanya perangkat lunak pelacakan waktu, manajer dapat menghasilkan laporan yang sesuai dengan area tertentu untuk menilai kinerja karyawan, tren produktivitas, dan tingkat beban kerja dengan lebih baik. Wawasan terperinci ini dapat membantu mereka mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik, mendistribusikan tugas secara efektif, dan mengoptimalkan alur kerja untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara keseluruhan.

* Pemanfaatan Sumber Daya yang Optimal

Salah satu kekhawatiran terbesar bagi bisnis adalah apakah karyawan mereka sama-sama bekerja keras dan tidak menghabiskan waktu mereka untuk kegiatan di luar pekerjaan.

Timesheet melacak apa yang dikerjakan oleh karyawan, untuk durasi berapa lama, dan pada proyek mana. Visibilitas yang jelas terhadap data waktu sumber daya ini memastikan bahwa sumber daya tidak digunakan secara berlebihan atau kurang, dan jika diperlukan, tugas-tugas mereka dapat didelegasikan untuk mencegah kelelahan pada karyawan.

Selain itu, jika manajer menemukan bahwa bandwidth sumber daya telah digunakan secara maksimal dan lebih banyak sumber daya diperlukan untuk mendistribusikan pekerjaan, maka mereka dapat menandai perlunya staf sementara atau perekrutan bervolume tinggi dan meminta manajemen untuk merekrut sumber daya tambahan yang sesuai.

* Menjaga Klien Tetap Mengikuti Kemajuan Proyek

Untuk proyek yang berhadapan langsung dengan klien, timesheet dapat memberikan keajaiban karena memungkinkan klien untuk melihat perincian rinci tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk beberapa tugas dan menyimpulkan kemajuan proyek.

Analisis ini tidak hanya membantu klien dengan detail proyek yang rumit, tetapi juga memungkinkan tim untuk melibatkan klien dalam perjalanan proyek, memastikan ekspektasi mereka terkait jadwal selaras dengan tim dan membuat penyesuaian kapan pun diperlukan.

* Manajemen Proyek yang Lebih Baik dan Pengiriman Tepat Waktu

Timesheet memberikan pandangan holistik tentang waktu yang dihabiskan di beberapa tugas dan mengurangi ruang lingkup yang merayap dalam proyek.

Dengan demikian, dilengkapi dengan data timesheet, manajer dapat mengatasi hambatan proyek, menambah sumber daya jika diperlukan, membandingkan jadwal aktual vs. aktual, dan membuat keputusan yang tepat untuk memastikan bahwa proyek tidak tergelincir dari jalurnya.

Visibilitas waktu nyata ke dalam data timesheet ini membantu manajer mengoptimalkan alur kerja dan membuat keputusan proaktif dari waktu ke waktu untuk menjaga proyek tetap berada di jalurnya dan memastikan pengiriman tepat waktu.

* Mengurangi Ketidakhadiran yang Tidak Direncanakan

Ketika Anda tidak memiliki catatan absensi karyawan yang solid atau menggunakan proses manual untuk mencatatnya, pola ketidakhadiran mungkin tidak diketahui, sehingga karyawan Anda tidak tahu apa yang diharapkan dari mereka.

Timesheet digital melacak ketidakhadiran yang tidak direncanakan dan menandai jika ketidakhadiran ini telah menjadi tren. Dengan menemukan pola ketidakhadiran pada beberapa karyawan, manajer dapat mengambil tindakan proaktif untuk meminimalkan kejadian tersebut, meningkatkan keterlibatan, dan membantu karyawan mematuhi aturan dan peraturan organisasi yang diperlukan.

Intinya

Dalam lanskap bisnis, setiap momen sangat berarti, dan lembar waktu membuka jalan bagi bisnis untuk mengumpulkan data tentang waktu kerja karyawan dan menganalisisnya untuk mengambil keputusan yang tepat. Bisnis dapat menggunakan timesheet mana pun, baik yang berbasis kertas maupun spreadsheet. Namun, kerentanan terhadap kesalahan, pencurian waktu, dan pemrosesan manual membuat mereka tidak kompeten untuk penggunaan modern dan membuka jalan bagi perangkat lunak pelacakan waktu. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, timesheet modern ini tidak hanya meningkatkan pemanfaatan sumber daya untuk bisnis, tetapi juga membantu mereka mendapatkan wawasan waktu nyata ke dalam metrik bisnis utama untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.