Panduan Utama untuk Email Bouncing: Mengapa hal itu terjadi dan bagaimana cara memperbaikinya

Intro

Pernahkah Anda mengirim email kepada seseorang dan email tersebut memantul kembali kepada Anda? Itulah yang kami sebut sebagai email bouncing! Hal ini bisa sangat memusingkan, terutama bagi para pemasar, pengiklan, dan pemilik bisnis yang mengandalkan email untuk terhubung dengan pelanggan dan prospek mereka.

Email bouncing bisa berdampak signifikan pada kesuksesan kampanye email Anda, karena itu sangat penting untuk memahami seluk beluknya. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda tentang semua yang perlu Anda ketahui tentang email bouncing, mulai dari jenis dan penyebabnya hingga kiat-kiat praktis tentang cara meminimalkan dampaknya pada interaksi pelanggan Anda. Jadi, duduklah, rileks, dan mari selami dunia email bouncing!

Apa yang dimaksud dengan Email Bouncing?

Ketika Anda mengirim email, terkadang email tidak sampai ke kotak masuk penerima yang dituju, yang disebut dengan email bounce. Anda biasanya akan mendapatkan pesan otomatis yang menjelaskan mengapa email tersebut tidak masuk. Ada dua jenis bouncing: keras dan lunak. Email yang memantul dapat menyebabkan frustrasi bagi pengirim dan penerima, namun dengan memahami alasan di baliknya dan cara mengatasinya, maka akan menghasilkan keterkiriman dan keterlibatan email yang lebih baik.

Jenis-jenis pantulan email - Pantulan keras dan Pantulan lunak

Untuk memastikan keberhasilan upaya pemasaran email Anda, penting untuk melacak rasio pentalan email Anda. Bounce dapat terjadi karena berbagai alasan dan dikategorikan sebagai bounce lunak atau keras. Memahami perbedaan antara kedua jenis bouncing email ini adalah kunci untuk mengoptimalkan daftar pemasaran email Anda.

Pantulan keras

Ketika sebuah email gagal mencapai penerima yang dituju karena alasan yang permanen, hal ini disebut sebagai hard bounce. Kegagalan seperti ini biasanya terjadi ketika alamat email penerima tidak valid atau tidak lagi digunakan.

Hal ini bisa jadi disebabkan oleh kesalahan ketik oleh pelanggan, atau nama domain mungkin sudah tidak ada lagi. Bouncing yang keras dapat menjadi masalah karena berdampak negatif pada kecepatan pengiriman email dan reputasi Anda sebagai pengirim.

Pantulan lembut

Ketika email gagal terkirim karena masalah sementara, hal ini dikenal dengan istilah soft bounce. Hal ini dapat terjadi karena kotak masuk email penerima sudah penuh atau ada masalah dengan server penerima. Namun, jangan khawatir, karena soft bounce dapat dicoba kembali beberapa kali.

Jika email masih tidak masuk, saatnya untuk mengambil tindakan dan menghapus pelanggan tersebut dari daftar Anda, karena email tersebut dianggap sebagai hard bounce.

Alasan Email Terpental

Misalnya, ketika pesan email penjualan yang Anda kirim pertama kali gagal sampai ke penerima yang dituju, hal ini dikenal dengan istilah email bounce. Hal ini dapat terjadi karena berbagai alasan seperti alamat email yang tidak ada, kotak masuk yang penuh, pemadaman server, reputasi pengirim yang buruk, konten yang ditandai, atau catatan DMARC yang membatasi. Mungkin ada lebih banyak alasan daripada yang tercantum di atas. Beberapa alasan ini bisa bersifat sementara, sementara yang lain bersifat permanen.

Untuk mengatasi masalah bouncing email, Anda harus terlebih dahulu memahami jenis kategori bouncing email Anda.

Ada tiga jenis bounce back - email pentalan lunak, email pentalan keras, dan email yang masuk daftar blokir - yang dapat mengganggu pengiriman email Anda.

Email pentalan keras

Ketika email tidak terkirim secara permanen ke alamat email tertentu, hal ini dikenal sebagai hard bounce.

Ada berbagai alasan terjadinya email pentalan keras:

Alamat Email Palsu

Beberapa orang memberikan alamat email palsu, terutama saat diminta alamat untuk ditukar dengan sesuatu yang bersifat online, seperti konten atau diskon. Menggunakan keikutsertaan ganda dapat membantu menghindari bouncing ini.

Alamat Email Salah

Tidak ada pemeriksa ejaan di kolom alamat email, sehingga kesalahan pengetikan dapat terjadi, yang menyebabkan alamat email yang salah.

Email Diblokir

Beberapa domain pengirim, seperti domain pemerintah atau institusi, memiliki pengaturan filter spam yang lebih ketat, dan beberapa penerima mungkin sengaja memblokir alamat email Anda. Jika hal ini disebabkan oleh pengaturan filter spam, mintalah mereka untuk menambahkan Anda ke kontak mereka.

Ketika menyangkut email yang terpental keras, tidak ada perbaikan yang mudah. Namun, penting untuk mengambil tindakan dengan menghapus alamat email yang terpental dari milis Anda. Jika Anda membiarkannya menumpuk, email Anda bisa saja masuk ke dalam daftar blokir. Jadi, yang terbaik adalah tetap mengikuti perkembangan dan selalu memperbarui daftar Anda.

Email pentalan lunak

Ketika server email menolak email untuk sementara waktu, ini disebut soft bounce. Namun, ini hanyalah masalah sementara, dan layanan email biasanya berusaha mengirim ulang pesan yang mengalami soft bounce.

Ada berbagai alasan mengapa email mungkin mengalami soft bounce, seperti:

Kotak surat penuh

Ketika kotak surat penerima mencapai kapasitas penyimpanannya dan tidak memiliki ruang lagi untuk menerima email baru, email Anda akan dipantulkan kembali kepada Anda.

Ukuran email

Jika ukuran email Anda melebihi batas yang ditetapkan oleh klien atau server email penerima, email Anda akan dipantulkan kembali. Hal ini dapat terjadi jika Anda menyertakan lampiran berukuran besar atau gambar berukuran besar dalam email Anda.

Server sedang down

Jika server email penerima tidak aktif, server tersebut mungkin mengalami kerusakan, kelebihan beban, atau sedang dalam masa pemeliharaan. Dalam kasus ini, Anda harus menunggu untuk mengirim email lagi ke alamat penerima.

Balas otomatis

Ketika seseorang mengatur balasan otomatis, artinya mereka sedang berada di luar kantor, berlibur, atau tidak dapat segera membalas email Anda. Email Anda mungkin akan dibalas dengan pesan balasan otomatis.

Email yang masuk daftar blokir

Penyedia layanan email (ESP) membuat daftar blokir untuk menyaring konten yang berbahaya atau eksploitatif, seperti spam dan malware, dan menghilangkannya. Daftar blokir ini tidak dimaksudkan untuk mempersulit proses pengiriman email, melainkan untuk melindungi penerima dari 300 miliar email yang dikirim setiap hari.

Alasan Pemantulan:

Keluhan spam

Keluhan dari penerima dapat mengirim email Anda ke folder/daftar blokir spam

Rasio pentalan tinggi

Kebersihan daftar email yang buruk dapat menyebabkan rasio pentalan yang tinggi

Lonjakan ukuran/volume daftar

Pertumbuhan daftar email yang cepat atau pengiriman email dalam jumlah besar dapat menandakan spam atau daftar yang dibeli

Konten buruk

Penggunaan kata-kata spam di baris subjek atau konten dapat memicu filter

Dampak Email Bouncing pada Pengiriman Email

Ketika Anda mengirimkan sejumlah email, penting untuk memperhatikan rasio pentalan. Rasio pentalan sebesar 2% adalah normal dan tidak perlu dikhawatirkan, tetapi jika lebih dari 5% perlu dikhawatirkan. Hal ini karena rasio pentalan yang tinggi dapat berdampak negatif pada keterkiriman email Anda, yang pada akhirnya dapat merusak tingkat keterlibatan dan penjualan Anda.

Penyedia email melihat rasio pentalan tinggi sebagai tanda bahaya untuk taktik pemasaran email yang buruk atau konten berkualitas rendah, yang dapat menyebabkan email Anda ditandai sebagai spam. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk mengambil langkah-langkah untuk mengurangi rasio pentalan dan mempertahankan reputasi digital yang positif.

Ingat, setiap email yang terpental adalah kesempatan yang hilang untuk interaksi pelanggan, jadi ada baiknya Anda menjaga rasio pentalan Anda serendah mungkin.

Cara Mendeteksi Email Terpental Menggunakan Pemeriksa Email Terpental

Bukan masalah besar jika Anda menerima beberapa email yang terpental sesekali. Namun, membiarkan masalah email bouncing tanpa pengawasan bisa merepotkan. Untuk mencegah dampak negatif dari milis yang tidak bersih, disarankan untuk menggunakan alat pemeriksa email bouncing yang andal.

Kami memiliki beberapa hal yang dapat Anda perhatikan:

Mailfloss adalah alat hebat yang digunakan oleh banyak profesional untuk memverifikasi milis besar secara massal. Ini adalah pemeriksa bounce-back email otomatis, yang berarti Anda tidak perlu khawatir tentang mengelola prosesnya. Jika Anda ingin mencobanya, Anda bisa mendapatkan uji coba gratis selama 7 hari.

EmailListVerify merupakan sebuah perangkat berperingkat tinggi yang memeriksa kesalahan sintaksis, domain yang tidak aktif atau tidak ada, dan jebakan spam yang bisa menghambat email Anda terkirim. Dipercaya oleh para pemain besar dalam industri pemasaran email, seperti Mailchimp dan Shopify. Dengan EmailListVerify, Anda bisa memverifikasi hingga 1.000 alamat secara gratis.

**Clearout **adalah sebuah alat yang melakukan persis seperti namanya - alat ini menyingkirkan alamat email yang buruk dengan menggunakan metode yang berbeda. Alat ini bisa mendeteksi email yang berasal dari domain yang masuk daftar hitam, jebakan spam, dan email yang sebelumnya pernah menyebabkan hard bounce. Anda bisa mencoba Clearout secara gratis dengan hingga 500 alamat.

Tips Memperbaiki Email yang Memantul - Hard Bounce dan Soft Bounce

Anda memiliki beberapa strategi berbeda yang dapat Anda gunakan untuk mengurangi rasio pentalan Anda.

Kiat untuk Memperbaiki Pantulan Keras:

• Periksa kembali alamat email: Kesalahan bisa saja terjadi, dan terkadang bounce yang keras terjadi hanya karena alamat email salah eja. Pastikan Anda mendapatkan alamat email yang benar dan coba kirimkan email lagi.
• Hapus alamat email yang tidak valid: Jika alamat email sudah tidak aktif atau tidak valid, sebaiknya hapus alamat tersebut dari daftar email Anda. Hal ini akan membantu menghindari bouncing di masa mendatang.
• Gunakan layanan validasi email gratis: Jika Anda tidak yakin dengan keabsahan sebuah alamat email, tersedia layanan gratis yang dapat membantu Anda memverifikasinya dan mencegah terjadinya hard bounce.

Kiat untuk Memperbaiki Pantulan Lembut:

• Tunggu dan coba lagi: Soft bounce biasanya bersifat sementara dan sering kali disebabkan oleh faktor seperti kotak surat yang penuh atau server yang sedang down. Tunggu sebentar lalu coba kirim email lagi.
• Periksa ukuran email Anda: Jika email Anda menyertakan lampiran atau gambar berukuran besar, mungkin ukurannya terlalu besar untuk kotak surat penerima. Coba kirimkan email yang lebih kecil atau kirimkan lampiran melalui metode lain.
• Perhatikan kebiasaan mengirim email Anda: Mengirim terlalu banyak email terlalu cepat dapat memicu filter spam atau menyebabkan masalah server sementara. Atur kecepatan Anda dan perhatikan metrik email Anda untuk menghindari soft bounce di masa mendatang.

Rangkuman

Penting untuk memahami dan mengatasi email bouncing untuk memastikan email Anda terkirim ke orang yang tepat dan menghindari folder spam. Dengan mengikuti tips kami, Anda dapat meminimalkan email bouncing dan meningkatkan keterkiriman dan keterlibatan email Anda. Ingatlah tips ini untuk membantu Anda membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan dan prospek Anda melalui email!