Pentingnya Faktur di Toko eDagang

Intro

Setiap pengusaha eCommerce memahami pentingnya menjaga pelanggan tetap senang dan bisnis tetap teratur-dan faktur adalah salah satu cara yang pasti untuk mencapai kedua target tersebut dengan satu panah.

Bagi mereka yang baru mengenal, faktur adalah dokumen legal yang dikeluarkan penjual kepada pembeli untuk mencatat transaksi keuangan penjualan. Faktur memiliki banyak tujuan, termasuk catatan keuangan, bukti pembelian, dan kepatuhan pajak.

Namun, ada banyak hal yang lebih dari sekadar faktur-terutama dalam industri eCommerce senilai US$ 16,6 triliun.

Dalam panduan ini, kami akan membantu Anda memahami peran dan manfaat utama dari dokumen keuangan yang sangat penting untuk toko eCommerce Anda (Ditambah lima praktik manajemen faktur terbaik di bagian akhir).

Peran Faktur di Toko eCommerce

Bisnis dibangun dengan uang, dan faktur membuat ketentuan uang menjadi jelas. Namun, terlepas dari kenyamanan dan fleksibilitas pembayaran yang diberikan faktur, faktur juga memainkan peran penting dalam dua area utama bisnis eCommerce:

Memfasilitasi transaksi

Faktur memudahkan proses pembayaran bagi Anda dan pelanggan Anda. Menjadikan faktur sebagai bagian standar dari proses pembelian memungkinkan Anda melacak pembayaran dan membedakan faktur yang sudah dibayar dari tagihan yang belum dibayar.

Ini berkontribusi pada transaksi yang lancar dengan berfungsi sebagai:

• Konfirmasi resmi pembelian (termasuk detail seperti nama produk, harga, dan detail pengiriman)
• Media untuk mengkomunikasikan instruksi pembayaran kepada pelanggan, seperti gerbang pembayaran dan tanggal jatuh tempo
• Alat pelacakan pesanan yang memungkinkan pelanggan melacak pembaruan pengiriman secara real-time

Signifikansi hukum dan keuangan

Setiap negara mengenakan beberapa bentuk pajak penjualan eCommerce atas barang dan jasa kena pajak-PPN, GST, pajak Negara Bagian atau Provinsi-untuk beberapa nama.

Di sini, faktur akan menjadi dokumen legal yang memisahkan dan mengidentifikasi pajak penjualan. Otoritas pajak Anda mungkin juga akan meminta faktur sebagai bagian dari kewajiban pelaporan pajak.

Ingat, faktur dapat melindungi Anda dari potensi tuntutan hukum. Jika penipu mencoba mengakali Anda-misalnya, dengan menolak membayar setelah menerima pesanan-sebuah faktur akan membuktikan bahwa transaksi keuangan benar-benar terjadi.

Manfaat Menggunakan Faktur di Toko eDagang

Manfaat faktur lebih besar daripada argumen yang menentang faktur di eCommerce. Berikut ini adalah dua alasan utama yang kami yakini cukup untuk meyakinkan pemilik toko online yang ambisius:

Profesionalisme dan kepercayaan pelanggan

Faktur tidak hanya untuk mendapatkan pembayaran. Faktur juga merupakan bagian penting dari pengalaman pasca-pembelian pelanggan Anda. Perusahaan yang cerdas menggunakan faktur sebagai peluang pencitraan merek tambahan. Misalnya, dengan CTA untuk menggunakan kode promo atau bergabung dengan program loyalitas pelanggan.

Menggunakannya dengan bijak dapat berdampak pada pelanggan Anda-menghasilkan pelanggan tetap yang lebih tinggi dan pemasaran dari mulut ke mulut yang lebih baik.

Selain itu, menggunakan faktur adalah cara yang bagus untuk menghilangkan proses bolak-balik pasca pembelian yang tidak perlu antara pelanggan dan tim dukungan.

Jadi, ketika mendesain template faktur Anda, pikirkan hal-hal berikut ini:

• Citra merek
• Nada suara
• Tipografi
• Logo

Setelah Anda membuat keputusan, pastikan keputusan tersebut mengalir ke semua titik kontak pelanggan, termasuk situs web, spanduk, media sosial, dan faktur.

Pencatatan dan pengorganisasian

Faktur online adalah cara yang tidak merepotkan untuk menyederhanakan proses pembayaran Anda. Beralih ke faktur elektronik ini adalah kunci untuk mempertahankan catatan keuangan yang akurat dari bisnis eCommerce Anda.

Sistem ini membantu Anda melacak dan memantau tidak hanya penjualan tetapi juga pengeluaran dan pendapatan Anda, mendukung Anda dalam analisis keuangan, penghitungan keuntungan eCommerce, dan perencanaan masa depan.

Selain itu, menggunakan templat faktur akan menstandarkan faktur. Artinya, hanya dengan beberapa klik saja, semua catatan pembayaran Anda sudah terorganisir dengan baik.

Namun, pastikan untuk menyertakan semua informasi yang relevan dalam faktur Anda, seperti nama pelanggan, detail kontak, dan deskripsi produk. Mencantumkan informasi tersebut akan membantu Anda dan pelanggan Anda memiliki catatan transaksi yang komprehensif.

Gunakan sistem penomoran faktur untuk pengaturan yang lebih baik. Tetapkan setiap faktur dengan nomor unik untuk merekonsiliasi pembayaran dan memantau saldo terutang dengan mudah.

Kiat Pro: Banyak perusahaan yang kompeten ingin melakukan pekerjaan ini untuk Anda. Perusahaan-perusahaan ini adalah firma pembukuan dan akuntansi, penyedia layanan bisnis kecil, dan kelompok jaringan profesional, dan mereka semua bertanya-tanya bagaimana cara mendapatkan klien pembukuan seperti Anda. Mereka bersedia membantu. Jadi, lepaskan beban ekstra dari pundak Anda dan alihdayakan tugas-tugas biasa seperti pencatatan dan pembuatan faktur bila diperlukan.

Wawasan tentang Kinerja Iklan

Sebagai catatan terperinci dari pengeluaran eCommerce Anda, faktur memberi Anda pandangan terperinci tentang aspek keuangan dari kampanye pemasaran Anda - terutama kinerja iklan. Faktur ini akan memberi Anda wawasan berharga tentang kinerja iklan Anda, seperti:

• Alokasi biaya (penempatan iklan, produksi kreatif, biaya agensi, dll)
• Analisis performa (menghubungkan data faktur dengan metrik performa iklan seperti tayangan dan konversi)
• Perencanaan anggaran
• Penilaian ROI (Membandingkan biaya dalam faktur dengan pendapatan yang dihasilkan dari penjualan berbasis iklan)

Oleh karena itu, dengan memanfaatkan data faktur, Anda dapat mengoptimalkan strategi kinerja iklan Anda. Cara terbaik untuk mencapai hal ini adalah dengan mengintegrasikan alat pelacakan iklan Anda dengan sistem faktur eCommerce-menghubungkan penjualan Anda secara langsung dengan kampanye iklan yang ditargetkan.

Integrasi ini akan membantu Anda melakukan investasi iklan yang lebih baik, mengukur laba atas belanja iklan, dan evaluasi vendor.

5 Praktik Terbaik untuk Manajemen Faktur di eDagang

Mari kita bahas praktik terbaik kami untuk manajemen faktur di eCommerce yang dapat memberi Anda keunggulan dibandingkan pesaing. Terapkan ini, dan jaga agar transaksi, branding, dan manajemen bisnis Anda tetap berada di jalur yang benar:

Mengotomatiskan sistem faktur

Sebagian besar bisnis eCommerce memiliki staf yang terbatas, dan hanya ada begitu banyak hal yang dapat dilakukan oleh divisi hutang. Karyawan yang terlalu banyak bekerja juga menciptakan kesalahan dan penundaan yang menambah biaya dan, yang terburuk, berdampak pada citra merek Anda.

Di situlah otomatisasi menunjukkan harapan. Mengotomatiskan sistem faktur memungkinkan Anda untuk melakukannya:

• Mempercepat persetujuan faktur
• Menghilangkan entri data secara manual
• Mengurangi kemungkinan penipuan
• Mengurangi biaya pemrosesan faktur
• Menyimpan dokumen keuangan secara online dengan mudah

Secara khusus, fokuslah pada pembuatan faktur, pengiriman, dan pengingat pembayaran secara otomatis.

Kode curang: Sistem otomatisasi faktur Anda akan menjadi tambang emas perilaku pelanggan dan data pola pembelian yang berharga. Dengan demikian, dengan mengintegrasikan sistem dengan iklan Google untuk kampanye eCommerce, Anda dapat menyesuaikan iklan dan penargetan Anda dengan ketepatan laser.

Misalnya, jika sistem faktur Anda menunjukkan lonjakan pesanan produk tertentu, Anda dapat dengan mudah meluncurkan kampanye iklan yang ditargetkan untuk memanfaatkan tren tersebut. Sebaliknya, jika faktur menunjukkan penurunan penjualan untuk beberapa item, Anda dapat membentuk strategi iklan untuk merangsang permintaan.

Berikan faktur terperinci

Pastikan faktur eCommerce Anda menyebutkan semua produk/layanan dan waktu pengiriman. Ini adalah elemen penting dari faktur yang rapi dan mudah dibaca-yang memberi tahu pelanggan apa yang mereka bayar.

Jelaskan deskripsi setiap produk dengan jelas untuk wawasan yang lebih baik. Pisahkan proyek yang lebih besar menjadi beberapa tahapan yang lebih kecil dengan biayanya kepada pelanggan Anda. Lebih baik lagi, Anda bisa menyesuaikan faktur dengan menambahkan tautan ke flipbook untuk meningkatkan presentasi produk.

Ketika klien memahami faktur, mereka akan segera memproses pembayaran tanpa klarifikasi atau penundaan. Dan, semakin cepat pembayaran, semakin baik arus kas bisnis Anda.

Integrasikan dengan perangkat lunak akuntansi

Menurut AIA Tech Culture Report, 59% perusahaan menggunakan perangkat lunak khusus akuntansi untuk pembuatan faktur pelanggan. Kami harap Anda termasuk di antara 59% tersebut. Jika tidak, mulailah mencari solusi perangkat lunak yang memungkinkan Anda mengelola faktur dengan lancar.

Berikut ini adalah beberapa fitur utama yang perlu diperhatikan saat memilih perangkat lunak yang tepat untuk eCommerce Anda:

• Integrasi platform (misalnya, tingkat inventaris, pembayaran yang terkumpul, pajak, dan lainnya)
• Konfigurasi pajak penjualan
• Laporan yang komprehensif
• Keamanan data keuangan
• Fitur tambahan untuk menyesuaikan layanan untuk bisnis Anda
• Dukungan dan peningkatan

Selain itu, perangkat lunak harus memungkinkan Anda dan pelanggan untuk melacak faktur dan pembayaran. Hal ini akan meningkatkan pengalaman pasca-pembelian pengguna (sehingga membangun loyalitas pelanggan) dan memudahkan pemantauan faktur untuk Anda.

Setelah Anda memutuskan, integrasikan otomatisasi faktur dan kembangkan bisnis Anda. Ingat, perangkat lunak akuntansi yang baik adalah investasi dalam manajemen keuangan, efisiensi, dan skalabilitas bisnis Anda.

Pilih perangkat lunak yang tepat, otomatiskan prosesnya, dan kembangkan bisnis Anda tanpa batasan akuntansi.

Kiat Pro: CDN adalah yang terbaik untuk meningkatkan kecepatan situs di toko eCommerce secara organik, dan CDN dapat menjadi alat yang berharga dalam meningkatkan keamanan kinerja dan pengalaman pengguna dalam manajemen faktur. Dengan demikian, pastikan untuk mengintegrasikan CDN ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda.

Menindaklanjuti faktur yang belum dibayar

Terkadang, klien mungkin lupa untuk membayar faktur atau bahkan menghadapi kesulitan saat melakukannya. Di sini, tindak lanjut yang sopan dan tepat waktu dapat mengingatkan pelanggan tentang faktur yang telah jatuh tempo.

Anda dapat mengatur email otomatis untuk pengingat pembayaran di perangkat lunak akuntansi Anda untuk mengirimkan tindak lanjut yang profesional dan ramah pelanggan. Selain itu, Anda harus menyediakan beberapa opsi pembayaran kepada pelanggan, seperti transfer bank, kartu kredit, atau PayPal, untuk meningkatkan kemungkinan pembayaran yang cepat.

Komunikasi yang saling menghormati dan efektif harus menjadi inti dari tindak lanjut faktur. Pertahankan saluran komunikasi yang terbuka untuk mengatasi masalah atau masalah yang mungkin menghalangi klien untuk menyelesaikan pembayaran.

Memprioritaskan keamanan dan privasi data.

Sekarang, bagian yang paling penting adalah keamanan dan privasi. Pelanggan Anda mempercayakan data keuangan mereka kepada Anda; menjaganya tetap aman harus menjadi prioritas utama Anda.

Jadi, pastikan untuk memilih perangkat lunak keamanan tinggi dengan autentikasi multi-level untuk mencegah akses yang tidak sah.

Pikiran Akhir

Membuat faktur bisa terasa seperti tugas yang biasa, namun suka atau tidak suka, faktur adalah tugas yang sangat penting.

Sistem pemrosesan faktur yang baik dapat mengubah cara pembuatan dan pemrosesan faktur-menghasilkan peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.

Jadi, buatlah faktur yang berdampak dan sesuai untuk toko online Anda yang sedang berkembang dengan menggunakan kiat-kiat di atas. Gunakan perangkat lunak canggih, dan terus perbarui sistem manajemen faktur Anda untuk memberikan pengalaman terbaik bagi karyawan dan pelanggan Anda-karena mereka berhak mendapatkan yang terbaik!