Tim Media Sosial Jarak Jauh: Cara Berkomunikasi Secara Efektif

Intro

Pada tahun 2023, banyak tim media sosial yang bekerja dari jarak jauh, baik secara paruh waktu maupun penuh waktu. Tidak hanya banyak perusahaan yang mempertahankan kebijakan hibrida atau WFH pasca pandemi. Menawarkan pekerjaan jarak jauh sepenuhnya juga memungkinkan tim untuk menarik talenta terbaik yang ditawarkan pasar kerja.

Namun, mengoordinasikan tim media sosial jarak jauh bisa menjadi tantangan tersendiri. Terutama dalam hal komunikasi.

Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama? Alur kerja berjalan dengan lancar? Bagaimana Anda dapat meminimalkan kerugian akibat gesekan dan kesalahpahaman?

Berikut adalah tujuh alat dan strategi yang dapat Anda gunakan untuk berkomunikasi secara efektif dengan tim media sosial jarak jauh.

Tentukan sistem kolaborasi dokumen tunggal

(Sumber: Freepik)

Untuk memulainya, Anda harus memutuskan satu platform kolaborasi dokumen yang akan digunakan oleh semua orang. Ya, ini sangat mendasar. Namun demikian, banyak tim yang masih kehilangan terlalu banyak waktu dengan mengirim dokumen bolak-balik dan mengonversinya di antara format file yang tidak perlu.

Pilihlah satu sistem kolaborasi dokumen berbasis cloud yang memungkinkan Anda untuk berbagi, membuat, dan mengedit bersama dokumen teks, spreadsheet, dan presentasi. Tidak peduli apakah itu rangkuman kuartal kedua, presentasi strategi, atau laporan tahunan, hanya dengan memiliki satu sistem pusat, akan jauh lebih mudah untuk menghasilkan dokumen yang kohesif dengan tingkat frustasi yang minimal.

Saat ini, solusi berbasis awan yang paling umum adalah Google Workspace dan Microsoft 365. Keduanya menawarkan berbagai jenis file dan terintegrasi dengan sejumlah besar aplikasi bisnis lainnya.

Memprioritaskan solusi berbasis cloud

Berbicara tentang solusi berbasis cloud, Anda harus memprioritaskan solusi ini untuk sebanyak mungkin alur kerja Anda, bukan hanya berbagi dokumen.

Penyimpanan file, desain grafis, pengeditan video. Alat-alat berbasis cloud yang canggih tersedia untuk semua hal tersebut. Dan mereka membuat kehidupan tim jarak jauh jauh lebih mudah.

Sebagai contoh, katakanlah salah satu anggota tim Anda sedang membuat grafik untuk gulungan Instagram atau posting tentang testimonial untuk produk terbaru Anda. Jika mereka mengerjakannya di Photoshop di laptop pribadi mereka, hanya mereka yang bisa mengerjakannya. Dan jika mereka sakit atau berhalangan, Anda akan terkatung-katung.

Solusi yang lebih efisien adalah dengan menggunakan alat bantu desain berbasis cloud seperti Canva. Seluruh tim Anda memiliki akses ke semua desain. Dan selama Anda memberi nama file dan proyek dengan benar, semua orang bisa menemukan dan mengedit apa pun yang mereka butuhkan.

Cobalah rapat asinkronisasi

Selanjutnya, pertimbangkan untuk beralih ke panggilan video asinkron, terutama jika Anda memiliki anggota tim yang berada di zona waktu yang berbeda.

Panggilan video adalah cara yang bagus bagi anggota tim untuk berinteraksi, berbagi ide, memamerkan desain terbaru mereka, mendapatkan umpan balik tentang konsep yang rumit, dan mempererat hubungan. Namun, panggilan video juga menghabiskan banyak waktu. Dan bisa jadi sulit untuk diatur, khususnya jika tim Anda internasional.

Sebaliknya, rapat asinkron memungkinkan Anda untuk merekam kontribusi Anda sebagai klip video - termasuk berbagi layar - dan kemudian membagikannya melalui tautan sederhana. Anggota tim Anda yang lain bisa menontonnya ketika mereka punya waktu. Selain itu, mereka dapat memeriksa transkrip otomatis untuk mencari informasi yang paling menarik, mempercepat atau memperlambat klip Anda, dan bereaksi melalui komentar atau video mereka sendiri.

Hal ini memungkinkan Anda untuk secara efektif mengkomunikasikan lebih banyak, dan informasi yang lebih kompleks daripada email, tetapi menghilangkan kebutuhan untuk menemukan waktu yang sesuai bagi semua orang untuk mengatur panggilan video.

Memusatkan telepon bisnis Anda

Cara lain yang sangat baik untuk meningkatkan efisiensi komunikasi Anda adalah dengan mendapatkan layanan telepon bisnis sentral.

Seperti banyak alat lain dalam daftar ini, layanan telepon bisnis modern biasanya berbasis cloud. Ini berarti tim Anda bisa mengaksesnya dari mana saja, di mana pun mereka berada.

Selain itu, mereka hadir dengan lebih banyak saluran daripada sekadar panggilan suara biasa. Panggilan video, pesan instan, obrolan langsung, dan email juga sering disertakan.

Selain itu, banyak penyedia layanan yang juga menawarkan fitur tambahan yang bagus, sering kali berdasarkan kecerdasan buatan, untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Sebagai contoh, beberapa layanan dilengkapi dengan transkrip panggilan otomatis dan ringkasan panggilan. Hal ini membuat membuat notulen rapat menjadi mudah.

Memanfaatkan kolaborasi tim berbasis pesan

(Sumber: Freepik)

Apakah Anda lelah dengan rantai email yang tak berujung? Dan melewatkan pesan penting karena seseorang lupa menekan "balas semua"?

Maka Anda mungkin ingin beralih ke alat kolaborasi tim berbasis pesan. Selama beberapa tahun terakhir, Slack dan Discord secara khusus telah muncul sebagai pesaing kuat dalam bidang ini. Dan untuk alasan yang bagus.

Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk menyusun komunikasi secara efisien di antara anggota tim. Meskipun Anda dapat mengirim pesan langsung kepada seseorang, sebagian besar pertukaran terstruktur ke dalam saluran.

Sebagai contoh, katakanlah Anda memiliki kelompok kerja dalam tim Anda yang bertugas menyusun strategi baru untuk konten video berdurasi pendek, sebagai tanggapan atas kemungkinan pelarangan TikTok di Amerika Serikat. Daripada meminta anggota kelompok kerja ini saling berkirim email, Anda bisa membuat saluran Slack untuk bertukar pesan dan berbagi dokumen. Dengan begitu, tidak ada yang perlu khawatir ketinggalan informasi penting.

Memanfaatkan rangkaian manajemen proyek

Jika Anda mengerjakan proyek yang lebih besar atau lebih kompleks, atau Anda harus mengoordinasikan tim yang lebih besar, pertimbangkan untuk menggunakan alat bantu manajemen proyek.

Alat-alat ini hadir dengan fungsi yang lebih canggih daripada alat kolaborasi di atas. Alat-alat ini memungkinkan Anda menetapkan peran, menentukan tenggat waktu, mengatur ketergantungan antar tugas, dan memperjelas alur kerja.

Setiap anggota tim akan melihat tugas yang diberikan kepada mereka dan tanggal penyelesaiannya. Selain itu, jika Anda ingin mengecek status proyek, Anda bisa dengan mudah memvisualisasikannya dalam bentuk papan Kanban atau bagan Gantt.

Pilih alat manajemen media sosial jarak jauh terbaik

Terakhir, ada alat manajemen media sosial yang Anda gunakan. Dalam tim jarak jauh, memilih alat yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda bisa jadi sedikit rumit. Ada beberapa prioritas yang berbeda.

Pertimbangkan berapa banyak pengguna yang diizinkan oleh alat yang berbeda pada paket yang berbeda. Apakah Anda bisa menentukan alur kerja dan izin yang berbeda untuk peran yang berbeda. Apakah memungkinkan untuk menyimpan dan mengedit draf serta memberikan komentar dan saran.

Ini mungkin terdengar mendasar, tetapi banyak alat manajemen media sosial yang hebat sebenarnya tidak menyertakan fungsi-fungsi ini dan karena itu kurang cocok untuk tim jarak jauh.

Kesimpulan

Bekerja sebagai bagian dari tim jarak jauh bisa menjadi pengalaman yang luar biasa bagi para ahli media sosial yang termotivasi. Dan Anda bisa membentuk tim yang fantastis, penuh semangat, dan produktif untuk membawa permainan media sosial bisnis Anda ke tingkat berikutnya.

Artinya, selama komunikasi berjalan dengan lancar.

Dengan mengintegrasikan alat dan strategi di atas ke dalam alur kerja Anda, Anda akan dapat memastikan hal tersebut. Hal ini akan membantu Anda meminimalkan frustrasi, miskomunikasi, dan kerugian akibat gesekan. Dan pastikan bahwa seluruh tim Anda dapat bekerja untuk mencapai tujuan bersama secara sinkron.