Bagaimana Mengelola Proyek Pemasaran Secara Efektif?

Intro

Mengembangkan komunikasi interpersonal yang efektif adalah kunci penting untuk sukses bagi inbound marketer. Proyek yang sukses melibatkan komunikasi yang baik dengan rekan kerja, atasan, dan mitra Anda. Keterampilan yang sama ini sangat penting untuk bekerja secara efektif dengan pelanggan dan prospek.

Kurangnya keterampilan komunikasi interpersonal yang kuat dapat menyebabkan frustrasi, moral yang buruk, proyek yang gagal, dan peluang yang terlewatkan. Selain itu, hal ini bisa merugikan Anda sebagai individu dan perusahaan Anda secara keseluruhan. Kiat-kiat berikut ini akan membantu Anda menjadi komunikator interpersonal yang lebih efektif:

• Perhatikan
• Dengarkan secara aktif
• Memahami komunikasi nonverbal
• Latihlah empati
• Benar-benar ingin tahu
• Jujurlah
• Berlatih fleksibilitas dan kepositifan

Mempraktikkan keterampilan ini bisa meningkatkan komunikasi Anda, dan pada gilirannya, meningkatkan proyek, produktivitas, dan kolaborasi Anda. Keterampilan komunikasi sangat penting untuk kolaborasi yang efektif. Mari kita lihat lebih dalam apa yang membuat kolaborasi berhasil.

Kolaborasi yang efektif

Ada beberapa keterampilan kolaborasi yang bisa Anda kuasai yang akan membuat kerja sama dengan kolega, mitra, dan pelanggan menjadi lebih mudah dan lebih produktif. Pertama, menetapkan sasaran dan harapan yang jelas adalah kunci untuk kolaborasi yang berhasil. Selanjutnya, menggunakan waktu pertemuan secara efektif dan bersikap hormat serta menghargai orang lain, apa pun jabatan atau posisi mereka di perusahaan, akan sangat membantu dalam memiliki kolaborasi yang sukses dengan orang lain. Kami juga merekomendasikan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bagus, siap membantu memecahkan masalah, dan disiplin serta terorganisir, merupakan alat bantu yang tidak terpisahkan dari kesuksesan.

Selain itu, akan sangat membantu jika kolaborator lain selalu mengikuti perkembangan tentang kemunduran dan pergeseran prioritas. Akhirnya, dan mungkin yang paling penting, bersikap baik merupakan bagian integral dari kolaborasi yang efektif.

Sekarang setelah kita membahas keterampilan interpersonal dan komunikasi yang diperlukan untuk kolaborasi yang sukses, mari kita bahas tentang kiat dan keterampilan untuk mengelola proyek.

Mengelola Proyek Pemasaran Secara Efektif

Jika Anda telah bekerja di sebuah organisasi untuk waktu tertentu, Anda mungkin akrab dengan gagasan manajemen proyek dan perencanaan, pengorganisasian, dan implementasi proyek, sering kali dengan keterlibatan banyak kontributor. Manajemen proyek pemasaran lebih spesifik, yaitu pengelolaan seluruh proses pengembangan dan implementasi kampanye pemasaran.

Mengelola proyek pemasaran tidak selalu mudah. Sering kali ada banyak bagian yang bergerak yang perlu dipertanggungjawabkan, terutama ketika mengelola banyak proyek dan anggota tim. Proyek banyak yang harus dilacak dan terkadang, segala sesuatunya tidak selalu berjalan sesuai rencana. Keberhasilan penyelesaian proyek dapat bergantung pada banyak hal: dukungan dari pimpinan, anggaran yang stabil, dan tujuan yang realistis. Sayangnya, manajemen proyek yang buruk lebih umum daripada yang Anda pikirkan - hanya 55% proyek pemasaran yang selesai tepat waktu.

Kabar baiknya adalah, dengan mengembangkan proses yang bisa diikuti oleh Anda dan tim Anda, Anda akan bisa tetap berada di atas jadwal, tugas, dan anggaran.

Ada banyak model manajemen proyek di luar sana, dan banyak pemasar telah mengadaptasi versi pengembangan produk seperti Agile dan Waterfall untuk membantu mereka mengelola kampanye pemasaran. Sebagian besar perusahaan memilih menggunakan alat CMS, seperti HubSpot, untuk membantu mengelola kampanye pemasaran mereka secara lebih efektif. Terlepas dari model mana yang Anda pilih, ada langkah-langkah yang membantu membentuk setiap kampanye yang sukses:

1. Konsepsi dan inisiasi proyek
2. Perencanaan
3. Ruang Lingkup
4. Pembuatan konten
5. Mempersiapkan peluncuran
6. Peluncuran
7. Tinjauan pasca peluncuran

Konsepsi dan inisiasi proyek

Mengkonseptualisasikan sebuah proyek dan memulai proyek itu termasuk pengembangan piagam proyek dan pertemuan awal, atau materi, untuk menginformasikan kepada peserta bagaimana proyek akan dilanjutkan. Templat ini dapat memandu Anda melalui proyek Anda, saat Anda mengkonseptualisasikan proyek, gambaran umum dan deskripsi, sumber daya yang tersedia, dan item penting lainnya yang perlu dipertimbangkan saat memulai proyek.

Perencanaan

Tahap perencanaan bisa dibilang yang paling penting dari semua langkah dalam proyek pemasaran Anda. Dalam tahap ini, Anda akan menentukan ruang lingkup dan anggaran proyek, membuat daftar tugas dan jadwal, menentukan cara untuk mengurangi risiko, dan mengembangkan rencana untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan. Selain itu, Anda ingin memastikan bahwa Anda menetapkan tujuan S.M.A.R.T. untuk proyek menyeluruh. Ketika Anda membuat sasaran yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan tepat waktu, Anda meningkatkan peluang keberhasilan Anda. Anda memverifikasi bahwa sasaran tersebut dapat dicapai, mengidentifikasi metrik yang menentukan keberhasilan, dan membuat peta jalan untuk mencapai metrik tersebut.

Tujuan S.M.A.R.T. adalah:

• Spesifik: Bekerjalah dengan niat yang jelas, bukan tujuan yang luas atau samar-samar.
• Terukur: Berikan metode untuk mengukur keberhasilan Anda dengan menetapkan tolok ukur yang harus dipenuhi.
• Dapat dicapai: Tujuan yang masuk akal yang realistis dan dapat dicapai.
• Relevan: Kurangi pekerjaan yang tidak perlu atau tidak relevan yang bisa mengurangi apa yang penting.
• Tepat waktu: Tetapkan awal dan akhir yang jelas untuk dipatuhi dalam mencapai tujuan Anda.

Agar tetap fokus dan berada di jalur yang benar, Anda harus memastikan memiliki kerangka kerja yang jelas dan terstruktur, sasaran Anda spesifik dan tidak abstrak, serta tenggat waktu yang ringkas untuk dipatuhi. Mengembangkan sasaran yang konkret ini juga akan membantu Anda menghindari ruang lingkup yang merayap.

Ruang Lingkup

Scope creep adalah fenomena dalam manajemen proyek di mana ruang lingkup proyek tumbuh - baik secara terus menerus atau secara acak - saat proyek berlangsung. Ini biasanya terjadi ketika ruang lingkup proyek tidak didefinisikan, diperhitungkan, atau didokumentasikan dengan baik. Meskipun tidak selalu merugikan, hal ini cenderung berbahaya dan harus dihindari. Dalam tahap perencanaan, sangat penting untuk menentukan semua cara proyek Anda mungkin meleset dari targetnya, dan menentukan bagaimana Anda akan mengurangi risiko tersebut. Risiko umum termasuk perkiraan waktu dan biaya yang tidak realistis, siklus peninjauan yang panjang, pemotongan anggaran, perubahan prioritas, dan kurangnya sumber daya yang berkomitmen (orang, uang, peralatan, dll).

Berikut ini ada beberapa saran tambahan untuk tahap perencanaan:

• Adakan pertemuan awal untuk para pemangku kepentingan. Bahas rencana dan apa yang akan dibutuhkan untuk membuat proyek berhasil. Dapatkan pendapat dan dukungan mereka tentang tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
• Kembangkan peta jalan proyek. Garis waktu ini penting bagi Anda atau tim Anda untuk tetap berada di jalur yang tepat untuk memenuhi tenggat waktu. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat manajemen proyek seperti Airtable, Monday.com, CoSchedule, ClickUp, Trello, atau Asana.
• Tetapkan sarana komunikasi Anda. Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk mengirimkan email mingguan dengan pembaruan, atau menggunakan Slack untuk komunikasi real-time. Pastikan para pemangku kepentingan tahu bagaimana mereka akan menerima informasi yang paling penting bagi mereka.

Pembuatan konten

Pembuatan konten adalah inti dari proyek ini. Anda akan menentukan aspek kreatif dari kampanye, apakah itu melalui video, email, posting blog, iklan, media sosial, situs web, white paper, atau komponen lainnya.

Pastikan Anda memiliki lokasi sentral untuk menyimpan materi-materi ini dan ada proses untuk meninjau, mengedit, dan menyetujui berbagai bagian kampanye Anda.

Di sepanjang jalur pembuatan konten, Anda juga ingin mengelola prosesnya dengan pemeriksaan rutin. Rencanakan strategi pemasaran konten Anda. Mendokumentasikan dan melacak kemajuan Anda juga penting. Ada alat visual yang dapat Anda gunakan seperti bagan Gantt atau papan Kanban untuk membantu manajemen proyek Anda. Alat-alat ini memberi Anda representasi sekilas tentang bagaimana suatu tugas berkembang melalui proyek. Papan Kanban memiliki beberapa kolom, yang dapat Anda beri label untuk tahapan proyek (yaitu piagam, penelitian, penulisan, peninjauan, peluncuran, dll.). Ketika tugas berkembang ke tahap berikutnya dalam proses, kartu dipindahkan ke kolom yang sesuai. Memvisualisasikan proyek membuatnya mudah untuk memahami apa yang perlu terjadi dari awal hingga akhir.

Mempersiapkan peluncuran

Pada tahap ini, Anda mungkin terlibat dalam pengendalian kualitas, menetapkan metrik dan mengembangkan prakiraan keberhasilan, dan menyusun rencana komunikasi Anda. Tahap proyek ini terkadang bisa sangat sibuk, dan itulah sebabnya persiapan Anda sebelumnya sangat penting. Memiliki sasaran dan harapan yang jelas selama proses, yang mengarah ke peluncuran proyek Anda, akan membantu bagian proses ini berjalan lebih lancar.

Peluncuran

Peluncuran kampanye pemasaran. Ini adalah semua yang telah Anda upayakan, dan ini adalah momen besar bagi Anda, tim Anda, dan perusahaan Anda. Terkadang peluncuran akan mencakup kampanye pemasaran yang besar, seperti mempromosikan peluncuran Anda di media sosial atau jalan lainnya, atau mungkin fokus yang lebih kecil. Apa pun rute yang Anda pilih untuk peluncuran Anda, ingatlah bahwa komunikasi adalah kuncinya.

Tinjauan pasca peluncuran

Dalam tahap ini, Anda akan meninjau hasil Anda terhadap sasaran yang diperkirakan, menentukan apa yang berhasil dan apa yang tidak, dan membagikan temuan Anda dengan pemangku kepentingan. Anda harus terus mengoptimalkan kampanye Anda berdasarkan hasil kinerja. CMS HubSpot memiliki pelaporan atribusi kontak, yang memungkinkan Anda melihat saluran pemasaran mana yang paling banyak mendorong prospek.

Dalam semua fase ini akan ada banyak kolaborasi dan kebutuhan untuk berkomunikasi dengan berbagai individu, berpotensi eksternal maupun internal. Tetapi, dengan rencana tindakan yang solid dan alat yang tepat, Anda akan berada di jalan untuk mengembangkan dan menyampaikan kampanye pemasaran yang benar-benar sukses.

Pemasaran masuk yang efektif

Secara keseluruhan, dengan tips-tips yang telah kami bagikan mengenai komunikasi interpersonal, kolaborasi yang efektif, dan mengelola proyek pemasaran, Anda dapat menjadi pemasar inbound yang efektif. Bersikap hormat dan baik hati, bersama dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bagus dan fleksibilitas, adalah fondasi dari komunikasi yang hebat dan proyek yang sukses.

Memiliki tujuan dan ekspektasi yang jelas untuk rapat dan proyek pemasaran Anda akan membuat Anda berada di jalur yang benar, yang mengarah pada kesuksesan. Lihat video HubSpot ini dengan beberapa tips tentang bagaimana pemasaran inbound dapat membantu Anda dan bisnis Anda berkembang. (Plus, jika Anda masih bingung tentang perbedaan antara pemasaran inbound dan outbound, itu juga dibahas).

Jika semua ini tampak luar biasa, jangan khawatir. Membangun keterampilan ini membutuhkan waktu, dan tidak ada yang lebih baik daripada latihan. Berlatih, berlatih, berlatih, dan Anda akan segera menjadi pemasar inbound terbaik!