Cara Meningkatkan Produktivitas Tim Anda dari Jarak Jauh

Intro

Terlepas dari semua gembar-gembor kerja jarak jauh yang diterima sebelum pandemi virus Corona, pekerjaan kantor memiliki beberapa manfaat yang tidak bisa dibantah oleh rekan kerja jarak jauhnya.

Salah satu manfaat yang paling sering diabaikan dari bekerja di kantor adalah bahwa hal itu memungkinkan perusahaan untuk memengaruhi kinerja karyawan mereka. Entah itu berarti seorang manajer bisa mendiskusikan masalah karyawan atau memberi mereka insentif untuk meningkatkan kinerja mereka secara pribadi, bekerja jarak jauh menciptakan tantangan baru bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitas tim mereka.

Pergeseran ke telecommuting baru-baru ini mungkin telah mengubah cara pendekatan perusahaan terhadap produktivitas, tetapi ini bukan akhir dari segalanya. Dengan demikian, ada banyak kiat produktivitas dan manajemen waktu yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan produktivitas tim Anda dari jarak jauh. Berikut ini cara yang bisa Anda lakukan.

Tentukan Produktivitas Untuk Karyawan Anda

Produktivitas mendefinisikan kemampuan yang dimiliki seorang pekerja untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dengan sukses. Dengan kata lain, ini adalah efisiensi kerja; semakin baik seorang karyawan dapat memenuhi tanggung jawab mereka, semakin produktif mereka.

Karena produktivitas adalah kata yang umum dan terlalu sering digunakan, Anda perlu mendefinisikan apa artinya bagi karyawan Anda untuk tanggung jawab pekerjaan mereka masing-masing. Menyelami lebih dalam statistik dan fakta produktivitas dapat membantu Anda dan tim Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menjadi produktif. Karyawan Anda harus tahu bagaimana pekerjaan mereka dilacak dan dinilai, sehingga Anda bisa mendiskusikan potensi perbaikan setelahnya.

Unit pengukuran yang Anda gunakan untuk melacak kinerja mereka harus berasal dari tanggung jawab yang ditetapkan ketika Anda mempekerjakan mereka serta dari sasaran bisnis Anda.

Dalam arti luas, pengukuran produktivitas Anda akan didasarkan pada salah satu aspek berikut ini dari pekerjaan karyawan Anda:

• Tingkat di mana tugas tertentu diselesaikan tepat waktu
• Jumlah tugas yang diselesaikan dalam periode waktu tertentu
• Kapasitas untuk menyelesaikan tugas yang diberikan sebagaimana dijelaskan dalam prosedur operasi standar (SOP)
• Umpan balik yang diberikan dari manajer, rekan kerja, dan/atau pelanggan
• Ketersediaan selama jam kerja

Masing-masing atribut ini harus diadopsi ke dalam tanggung jawab kerja setiap karyawan.

Untuk agen dukungan pelanggan, metrik produktivitas mereka bisa berupa skor kepuasan pelanggan, waktu panggilan rata-rata, dan jumlah tiket yang diselesaikan. Untuk pengembang, metrik mereka bisa berupa kode yang dikirimkan, perputaran kode, dan waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan proyek. Untuk pemasar, Anda bisa menggunakan biaya per prospek, biaya per akuisisi, dan jumlah prospek yang dihasilkan.

Apa pun metrik yang Anda gunakan, komunikasikan pengukuran produktivitasnya sebelum Anda duduk untuk mendiskusikan kinerja mereka.

Kembangkan Kebijakan Kerja-Dari-Rumah yang Jelas

Bekerja dari rumah mungkin tampak seperti obat mujarab bagi sebagian orang, tetapi kenyataan menunjukkan bahwa pengaturan kerja ini memiliki kelemahan. Laporan State of Remote Work 2019 dari Buffer menemukan bahwa masalah yang paling sering dilaporkan dengan pengaturan kerja jarak jauh adalah terputus dari pekerjaan setelah jam kerja mereka (22%), kesepian (19%), dan komunikasi (17%).

Alih-alih mengabaikan tantangan-tantangan ini, Anda perlu mengatasinya dengan mengembangkan kebijakan kerja-dari-rumah. Bahkan jika kantor rumahan sudah menjadi arus utama karena pandemi, Anda ingin mempertahankan kebijakan kerja-dari-rumah yang mendefinisikan ekspektasi pekerja jarak jauh.

Kebijakan ini harus mencakup alat bantu apa yang harus digunakan karyawan Anda-perangkat lunak atau perangkat keras-waktu-waktu apa mereka harus tersedia untuk komunikasi, bagaimana mereka harus melindungi diri mereka sendiri dan perusahaan, di antara hal-hal lainnya.

Mengingat tantangan yang ditimbulkan oleh kerja jarak jauh pada karyawan, kebijakan Anda harus membahasnya secara proaktif. Misalnya, kebijakan kerja-dari-rumah Anda bisa menyatakan kapan suatu hari selesai atau berbagi acara online publik di mana karyawan Anda bisa berbaur dan terhubung.

Kebijakan Anda harus menunjukkan saluran komunikasi yang berbeda, cara menggunakannya, dan dalam keadaan apa. Misalnya, Anda bisa memiliki Slack untuk komunikasi pribadi dan seluruh perusahaan, email untuk komunikasi yang lebih spesifik, Zoom untuk panggilan, dan Asana untuk manajemen proyek.

Sebagai kebijakan, perusahaan Anda juga harus membayar bonus bagi karyawan yang membutuhkan komputer baru, koneksi internet yang lebih cepat, dan peralatan yang berhubungan dengan kantor (misalnya, meja, kursi, dll.).

Mengembangkan Program Keterlibatan Karyawan

Karena adopsi mendadak dari kerja jarak jauh sebagai pengaturan kerja standar-meskipun sementara, banyak karyawan akan merasakan tantangan yang diciptakannya secara lebih mendalam. Sebagai penyeimbang, Anda ingin mengembangkan program pelibatan karyawan agar karyawan Anda tetap puas dengan pekerjaan mereka.

Jajak pendapat Gallup baru-baru ini mendapati bahwa 32% responden merasa terlibat dalam pekerjaan mereka, dengan 50% dan 17% lainnya masing-masing menyatakan tidak terlibat atau tidak terlibat.

Program engagement bertujuan untuk menghubungkan karyawan Anda dengan organisasi Anda, meningkatkan perasaan keterlibatan mereka saat ini dengan tingkat optimal yang diinginkan. Tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi telah terbukti meningkatkan retensi, rasa loyalitas, dan produktivitas sekaligus.

Untuk memulai, Anda perlu menjalankan survei yang mengungkap tingkat keterlibatan yang dirasakan saat ini. Tanyakan kepada karyawan Anda:

• Bagaimana perasaan Anda tentang peran Anda saat ini?
• Apa satu hal yang ingin Anda ubah tentang pekerjaan Anda?
• Seberapa puaskah Anda dengan keseimbangan kehidupan kerja Anda?

Bangun program keterlibatan Anda berdasarkan campuran praktik terbaik dan solusi untuk memperbaiki masalah yang ditemukan dalam survei Anda. Praktik terbaik yang umum termasuk mengembangkan program penghargaan berbasis poin, menawarkan program kesehatan, dan membina jaringan di seluruh perusahaan.

Program Anda juga harus menerima masukan dari karyawan Anda dan menunjukkan bahwa perusahaan Anda peduli dengan kesejahteraan emosional dan profesional mereka. Bagikan program ini secara terbuka dengan karyawan yang sudah ada dan yang baru direkrut untuk membangun ekspektasi yang tepat sejak awal.

Mendorong Keseimbangan Kehidupan Kerja

Survei Buffer menunjukkan bahwa keseimbangan kehidupan kerja merupakan masalah bagi pekerja jarak jauh. Survei terpisah yang dilakukan pada 1.004 karyawan penuh waktu yang berbasis di AS menemukan 29% karyawan jarak jauh mengatakan bahwa mereka berjuang dengan keseimbangan kehidupan kerja, sementara 31% mengatakan bahwa mereka perlu mengambil cuti untuk kesehatan mental mereka.

Bahkan jika karyawan Anda secara teoritis bisa menutup komputer mereka kapan saja, sebagian besar adalah orang-orang yang bertanggung jawab yang menganggap serius pekerjaan mereka. Bagi perusahaan Anda, ini mungkin terdengar seperti berita bagus, tetapi bagi karyawan Anda, sikap ini berdampak pada produktivitas mereka.

Perusahaan Anda perlu secara proaktif mendorong keseimbangan kehidupan kerja dengan menjelaskan-atau memaksa, jika diperlukan-kapan karyawan Anda harus berhenti bekerja, dalam keadaan apa, dan jam berapa mereka harus tersedia.

Cara terbaik untuk membuat pekerja jarak jauh bahagia adalah dengan membiarkan mereka menentukan jam kerja mereka. Kecuali mereka harus menghadapi pelanggan pada zona waktu tertentu - bayangkan agen dukungan pelanggan atau perwakilan penjualan - sebagian besar karyawan dapat memenuhi sebagian besar, jika tidak semua, tanggung jawab mereka pada waktu tertentu.

Atau, Anda bisa memberi tahu mereka bahwa mereka harus bekerja dalam jumlah jam tertentu pada waktu yang sama dengan sebagian besar pekerjaan, dan membiarkan mereka mengisi jam kerja lainnya sesuai keinginan mereka.

Pertimbangkan untuk berbagi teknik produktivitas yang memberi insentif untuk melepaskan diri dari pekerjaan, seperti Teknik Pomodoro. Mereka juga bisa menggunakan aplikasi pelacakan waktu yang memberi tahu mereka setelah mereka bekerja dalam jumlah jam tertentu secara berturut-turut.

Sebuah studi dari perusahaan kepegawaian global Robert Half menemukan bahwa pekerja yang mengalami keseimbangan kehidupan kerja dua kali lebih bahagia, lebih produktif, dan menunjukkan loyalitas yang lebih besar kepada atasan mereka daripada mereka yang berjuang untuk menemukan keseimbangan.

Ukur Produktivitas Tim Anda

Metrik yang Anda gunakan untuk melacak efisiensi kerja karyawan Anda adalah fondasi yang menjadi dasar taktik peningkatan produktivitas Anda. Hal ini terutama penting bagi pekerja jarak jauh yang tidak memiliki mekanisme umpan balik langsung seperti yang digunakan pekerja kantor berbasis lokasi.

Karyawan suka menerima umpan balik selama umpan balik itu berasal dari analisis yang objektif dan transparan, dan bukan preferensi pribadi. Karyawan Anda dapat menggunakan umpan balik ini untuk meningkatkan efisiensi kerja mereka, yang pada gilirannya memengaruhi kepuasan dan keterlibatan kerja mereka.

Ambil metrik yang Anda tetapkan, seperti yang dijelaskan sebelumnya dalam artikel ini, dan tentukan target yang harus dicapai karyawan Anda. Target ini bisa didasarkan pada data masa lalu, tolok ukur industri, atau diskusi internal antara manajer dan karyawan.

Tentukan garis waktu untuk memeriksa metrik setiap karyawan-setidaknya, lakukan setiap tiga bulan sekali. Selain itu, bagi setiap target menjadi target bulanan dan mingguan dan minta manajer Anda untuk melacak kinerja mereka.

Analisis bagaimana setiap karyawan memenuhi target mereka dan berikan umpan balik yang relevan dari data. Kembangkan rencana untuk memperbaiki jika karyawan atau tim meleset dari target mereka, dan tawarkan dukungan publik ketika mereka melampaui target tersebut.