Cara Meningkatkan Keterkiriman Email Anda: Praktik Penting untuk Sukses

Intro

Keterkiriman email adalah ukuran seberapa sukses email pemasaran atau email transaksional mencapai kotak masuk penerima yang dituju. Ini adalah metrik yang penting untuk dilacak, karena secara langsung berdampak pada keberhasilan kampanye, baik dalam hal pendapatan dan ROI. Kabar baiknya, ada beberapa praktik yang dapat diterapkan untuk meningkatkan keterkiriman email.

Dalam blog ini, kami akan membahas praktik, alat, dan layanan utama yang bisa digunakan untuk memastikan email sampai ke penerima yang dituju.

Apa yang dimaksud dengan Keterkiriman Email?

Keterkiriman email adalah ukuran seberapa sukses email pemasaran atau email transaksional mencapai kotak masuk penerima yang dituju. Ini adalah persentase email yang terkirim yang berhasil melewati berbagai filter, pemblokiran, dan rintangan lain yang mungkin menghalangi pengiriman email. Dengan kata lain, ini adalah tingkat di mana email dikirim ke kotak masuk, bukan ke folder spam, email sampah, atau area lain dalam sistem email.

Pada intinya, keterkiriman email adalah tentang memastikan bahwa pesan sampai ke penerima yang dituju. Ketika keterkiriman email tinggi, artinya email tersebut dapat menjangkau audiens secara lebih efektif dan efisien, yang dapat membantu meningkatkan keterlibatan, membangun kepercayaan, dan meningkatkan pendapatan.

Namun, keterkiriman email bisa jadi merupakan hal yang menantang untuk dicapai. Banyak faktor yang dapat mempengaruhinya, termasuk konten email, reputasi pengirim, reputasi IP, dan server email penerima.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keterkiriman Email

Memiliki keterkiriman email yang rendah bisa jadi mahal, yang berarti pesan bisnis mungkin tidak sampai ke kotak masuk pelanggan mereka dan malah dialihkan ke folder spam atau diblokir sepenuhnya. Meskipun demikian, penempatan email di kotak masuk ditentukan oleh tujuh komponen yang dapat dikelola, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh bisnis. Kita akan membahas masing-masing secara bergantian.

Reputasi Pengirim

Penyedia Layanan Internet (ISP) memberikan "skor reputasi" kepada organisasi mana pun yang mengirimkan email. Ini adalah elemen yang sangat signifikan dari keterkiriman email, semakin tinggi skornya, semakin besar kemungkinan email yang dikirim akan diarahkan ke kotak masuk penerima, bukan ke folder spam, atau dalam beberapa kasus, ditolak mentah-mentah.

Setiap ISP akan memutuskan komponen mana yang akan diperhitungkan untuk menentukan reputasi pengirim, dan bobot yang akan diberikan pada komponen tersebut. Pengirim juga bisa saja memiliki skor yang berbeda dengan ISP yang berbeda. Demikian juga, jika pengirim memiliki beberapa nama domain dan mengirimkan email dari alamat IP yang berbeda, masing-masing akan memiliki skor reputasinya. \

Reputasi IP

Ketika penyedia layanan internet (ISP) mensurvei web untuk menilai peringkat keamanan alamat IP tertentu, mereka akan dengan cepat memutuskan apakah pengguna dari alamat tersebut bertindak untuk kepentingan yang baik atau buruk.

Memiliki posisi IP yang dapat diandalkan memastikan ISP mengenali bahwa alamat IP tersebut dapat dipercaya, tidak seperti alamat IP robot, penipu, atau penjahat siber. Jika aktivitas menampilkan perilaku penjelajahan yang tidak disetujui, alamat IP Anda dapat ditandai.

Secara sederhana, jika Anda seorang pemasar email, Anda harus melakukan semua yang Anda bisa untuk membuat kedudukan IP sesempurna mungkin (dan, tentu saja, menghindari tindakan apa pun yang dapat dianggap mencurigakan dan membuat Anda masuk dalam daftar hitam).

Konten

Anda mungkin menganggapnya aneh, tetapi kualitas konten email berperan dalam keberhasilan pengiriman pesan. Konten yang buruk, desain yang tidak memadai, dan tata letak buletin yang tidak responsif dapat berdampak negatif pada keterkiriman.

Ketika memutuskan keamanan sebuah pesan, baik penyedia layanan email, penyedia layanan internet, maupun penyaring spam, semuanya mencari indikator yang sama.

Ketika membuat pesan, penting untuk memperhatikan bahasa yang digunakan. Kata-kata yang dapat ditafsirkan sebagai negatif atau seperti spam dapat merugikan dan menyebabkan pesan Anda dialihkan ke folder spam, sehingga disarankan untuk berhati-hati.

Ketika membuat pesan, penting untuk memperhatikan jumlah tautan yang digunakan. Jika terlalu banyak tautan yang digunakan, filter spam, ISP, dan ESP mungkin akan mengenalinya sebagai ancaman potensial. Oleh karena itu, yang terbaik adalah membatasi jumlah tautan menjadi satu.

Kesimpulannya, penyedia layanan internet, penyedia layanan email, dan filter anti-spam mempertimbangkan panjang konten dalam pesan email Anda. Panjang optimal untuk email sudah ditentukan, yaitu 500 karakter. Lebih dari itu akan dianggap mencurigakan oleh sistem, sementara pesan yang terlalu singkat dapat dialihkan ke folder spam.

Praktik Utama untuk Meningkatkan Keterkiriman Email

Meskipun pesan online dan bentuk komunikasi digital lainnya telah dikembangkan, email tetap menjadi bentuk korespondensi yang paling disukai untuk urusan komersial.

Menurut angka terbaru, sebanyak 306,4 miliar email dikirimkan setiap harinya. Inilah sebabnya mengapa 81% bisnis kecil dan menengah bergantung pada email sebagai cara utama untuk terhubung dengan pelanggan mereka.

Namun, masalah keterkiriman email harus diperhitungkan. Setengah dari 306,4 miliar email yang terkirim berakhir di folder spam, yang berarti bahwa 50% email yang terkirim tidak pernah sampai ke penerima yang dituju. Hal ini dapat berdampak buruk pada upaya penjualan dan pemasaran, yang menyebabkan penurunan produktivitas dan, akibatnya, penurunan pendapatan.

Ada beberapa praktik utama yang bisa Anda terapkan untuk meningkatkan keterkiriman email Anda. Hal ini meliputi:

Mengoptimalkan Konten Email Anda

Teks email sangat penting dalam hal mengirimkan pesan Anda ke kotak masuk penerima yang diinginkan; oleh karena itu, untuk memastikan keterkiriman email yang sangat baik, sangat penting untuk mematuhi praktik terbaik yang dijelaskan di bawah ini.

Judul

Penerima akan dapat melihat baris subjek email segera setelah email diterima; 69% dari waktu, email ditandai sebagai spam hanya karena apa yang tertulis di baris subjek.

Filter algoritmik atau penerima dapat menyebabkan email dengan kata kunci spam atau baris subjek yang tidak relevan dikirim ke folder spam. Oleh karena itu, filter spam secara efektif melakukan pekerjaan yang sama.

Pada akhirnya, hal ini akan mempengaruhi kemampuan email Anda untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Petunjuk: Pertimbangkan bagaimana tanda tangan email dapat membantu meningkatkan keterkiriman email dengan menambahkan lapisan keaslian ekstra pada email Anda. Selain itu, tanda tangan elektronik juga dapat digunakan untuk tujuan pencitraan merek dan pemasaran.

Kata-kata yang menimbulkan respons spam

Sangatlah penting untuk membatasi penggunaan kata-kata yang mengindikasikan spam baik pada baris subjek maupun isi email.

Algoritme yang digunakan oleh berbagai penyedia layanan email terus direvisi untuk memasukkan daftar kata kunci yang berpotensi menjadi spam. Jika salah satu dari kata-kata ini digunakan dalam email, maka secara signifikan dapat mengurangi kemungkinan email tersebut terkirim. Jadi, ada baiknya Anda memikirkan untuk menemukan kata dan frasa yang dapat membantu mengoptimalkan pengiriman email.

Teks dan kode HTML

Dengan asumsi Anda ingin mendapatkan tingkat konversi terbaik, memanfaatkan konten visual adalah cara yang tepat, meskipun hal ini bisa berdampak buruk pada keterkiriman email Anda.

Mempertahankan rasio 60:40 antara teks dan HTML dalam email adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa pesan tidak terlalu banyak mengandung spam, namun tetap memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi pembaca.

Mengautentikasi Email Anda

Memverifikasi alamat email Anda seperti memberikan SIM untuk melanjutkan perjalanan ke penerima. Ada empat jenis autentikasi yang berbeda yang diperlukan untuk mengirimkan email massal tanpa mencegah akun email Anda dan langsung masuk ke kotak masuk penerima.

SPF (Sender Policy Framework ) membuat entri di DNS (Domain Name System) Anda yang menyediakan daftar server yang disetujui untuk mengirimkan email atas nama domain.

Catatan ini juga menetapkan bagaimana penerima harus menangani email yang dikirim dari server yang tidak sah. Kapan pun pengirim mengirim email dari domain yang diverifikasi SPF, ESP penerima akan memeriksa autentikasi SPF dan memberikan izin ke domain pengirim.

DKIM (Domain Keys Identified Mail ) adalah metode yang digunakan untuk mendeteksi pemalsuan email, yang melibatkan penambahan tanda tangan digital yang identik pada catatan Domain Name System (DNS) Anda.

Hal ini membantu penyedia layanan email (ESP) pengirim untuk mengetahui apakah email tersebut dikirim dari sumber yang disetujui. Menerapkan catatan DKIM ke dalam DNS Anda dapat mengurangi kemungkinan menjadi sasaran penipuan email, serta meningkatkan produktivitas email Anda.

DMARC (Otentikasi, Pelaporan & Kesesuaian Pesan Berbasis Domain) adalah proses otentikasi lain, meskipun tidak wajib, yang bermanfaat untuk pengiriman email. Proses ini menggunakan catatan SPF dan DKIM untuk menunjukkan kepada ESP penerima bahwa email tersebut tidak terkait dengan aktivitas penipuan.

Selain itu, ketika penyedia layanan Internet (ISP) memblokir alamat IP atau server domain tertentu, catatan DMARC bertindak sebagai intervensi untuk memastikan email berhasil dikirim.

**TLS **adalah jenis protokol yang berfungsi untuk memberikan keamanan pada data yang ditransfer antara dua entitas.

Ini mencegah data diakses oleh orang asing dan penjahat siber untuk memastikan bahwa informasi hanya ada pada pengirim dan penerima.

Menggunakan domain khusus adalah cara untuk meningkatkan keterkiriman email.

Tautan pelacakan di badan email juga berpotensi mengirim email Anda ke folder spam, karena penyedia layanan email biasanya memasukkan tautan pelacakan ke dalam daftar hitam.

Menggunakan domain khusus menggantikan domain pelacakan asli dengan domain khusus Anda, yang aman digunakan dan tidak diblokir oleh penyedia layanan email mana pun.

Memantau Reputasi Email Anda

Reputasi pengirim adalah evaluasi yang diberikan oleh penyedia layanan email berdasarkan skor domain dan alamat IP. Semakin tinggi skornya, semakin besar kemungkinan email terkirim. Di sini kita akan membahas cara memperkuat reputasi pengirim.

Akun email baru sebaiknya tidak langsung digunakan untuk kampanye email besar-besaran.

Lebih baik memulai dengan lambat, mengirim email satu per satu dan membuat percakapan terlebih dahulu, lalu secara bertahap meningkatkan jumlah email yang dikirim. Jika banyak email yang langsung dikirim dari akun baru, penyedia layanan email dapat menempatkan akun tersebut di bawah pengawasan, sehingga berdampak negatif pada pengiriman email, atau bahkan memblokir akun tersebut secara permanen.

Penting untuk tetap mengetahui daftar hitam email, yang merupakan basis data yang menilai apakah sebuah pesan valid atau spam.

Daftar ini berisi kompilasi alamat IP dan domain yang dianggap mengirimkan email spam. Ada dua jenis daftar hitam email yang harus diwaspadai: berbasis domain dan berbasis alamat IP.

Yang pertama adalah daftar domain yang sering digunakan untuk spam atau phishing, sedangkan yang kedua adalah daftar alamat IP atau jaringan yang sering digunakan untuk mengirim email sampah atau materi yang menghina. Sangat penting untuk melacak domain dan alamat IP Anda karena jika masuk ke dalam daftar hitam, Anda harus melalui proses pemanasan domain dan memulai dari awal.

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang alat pemeriksa daftar hitam email, silakan lihat instrumen dalam artikel.

Banyak penyedia layanan email memberikan opsi bagi mereka yang berhenti berlangganan untuk memberikan umpan balik dalam bentuk survei atau bentuk lainnya. Hal ini menciptakan lingkaran umpan balik yang memungkinkan pengirim untuk tetap terhubung dengan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna mereka. Ketika seseorang memutuskan untuk berhenti berlangganan, mereka dapat meninggalkan komentar untuk pengirim tentang alasannya sehingga tercipta dialog yang bermakna.

Dalam jangka panjang, umpan balik ini akan membantu pengiriman email pengirim, sehingga mereka dapat menyimpan daftar penerima yang lebih terorganisir dan bernilai.

Sangat penting untuk mengonfirmasi daftar alamat email ketika mengirim pesan.

Tidaklah mustahil untuk mendapatkan daftar kontak, namun, beberapa alamat email mereka mungkin tidak valid atau sudah ketinggalan zaman. Oleh karena itu, selalu disarankan untuk menggunakan alat validasi untuk memvalidasi daftar penerima. Dengan melakukan hal tersebut akan mengurangi tingkat bounce rate, meningkatkan pengiriman email, dan meningkatkan skor reputasi pengirim.

Untuk menjaga daftar email Anda tetap bersih, tinjau keterlibatan secara teratur dan hapus pelanggan yang tampaknya tidak lagi tertarik, jalankan daftar Anda melalui alat validasi, dan segmentasikan daftar Anda ke dalam pelanggan yang aktif dan tidak aktif.

Umumnya, memverifikasi daftar kontak dengan alat verifikasi akan membaginya ke dalam tiga kategori: valid, berisiko, dan tidak valid.

• Kontak yang valid adalah kontak yang telah diautentikasi dan aman untuk dikirim.
• Kontak berisiko adalah kontak yang ada namun tidak aman untuk dikirim karena tidak aktif.
• Kontak yang tidak valid tidak ada atau sudah kedaluwarsa, sehingga tidak disarankan untuk mengirim email kepada mereka karena kemungkinan besar akan terpental.

Menghindari pengembalian email adalah suatu keharusan.

Tidak ada seorang pun yang senang jika emailnya dibalas, tetapi sayangnya, hal ini tetap saja terjadi. Jika sebuah pesan dikembalikan, ini bisa berarti sebuah kesempatan yang terlewatkan meskipun sudah bekerja keras. Selain itu, jika pengirim memiliki jumlah email yang dipantulkan dalam jumlah besar, domain mereka dapat ditempatkan pada daftar hitam dan/atau diblokir oleh penyedia layanan email.

Ada dua jenis pantulan - Hard dan Soft.

• Pentalan keras dihasilkan ketika alamat email penerima tidak ada, sudah kedaluwarsa, atau domain tidak valid. Ini adalah pentalan permanen, yang berarti Anda tidak akan pernah bisa mengirim email ke alamat tersebut dan harus menghapusnya dari daftar penerima.
• Soft bounce terjadi ketika kotak masuk penerima penuh, ukuran file email terlalu besar, atau masalah sementara lainnya. Pentalan ini hanya bersifat sementara, namun jika Anda tidak dapat mengirimkan email ke alamat tersebut setelah beberapa kali mencoba, maka Anda perlu menghapusnya dari daftar.

Cara Memantau dan Menguji Keterkiriman Email

Setelah Anda menerapkan praktik-praktik utama untuk meningkatkan keterkiriman email Anda, sangat penting untuk memantau dan mengujinya. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan banyak alat dan layanan, seperti alat pemantauan keterkiriman email dan layanan pengujian keterkiriman email.

Alat pemantauan keterkiriman email digunakan untuk melacak keterkiriman email Anda dan memastikannya tetap tinggi. Alat-alat ini memberikan wawasan real-time tentang keterkiriman email Anda, seperti tingkat keterbukaan, rasio klik-tayang, rasio pentalan, dan banyak lagi.

Layanan pengujian keterkiriman email digunakan untuk menguji email Anda sebelum dikirim. Layanan ini dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah yang dapat memengaruhi keterkiriman email Anda, seperti tautan rusak, gambar yang hilang, atau HTML yang tidak valid.

Saat ini, ada beberapa sumber daya, beberapa di antaranya bebas biaya, yang memungkinkan Anda untuk membuat pemeriksaan keterkiriman email yang tepat, memeriksa berbagai aspek keterkiriman, dan menghitung bagaimana email Anda beroperasi:

• Mailtrap - manfaatkan Email Sandbox untuk menilai proses email Anda dalam suasana yang aman. Periksa bagaimana tampilan email ke berbagai pelanggan, analisis peringkat spam mereka, dan periksa apakah email tersebut dikirim dengan tepat, tanpa bahaya mengirim spam ke penerima.
• Skor Pengirim - memungkinkan Anda menilai status domain Anda dan memberikan "Skor Pengirim" untuk setiap alamat IP yang diidentifikasi sebagai tempat Anda mengirimkan email. Selain itu, memverifikasi otentikasi penting dan sertifikasi situs web yang berlaku.
• Mail-tester.com, Isnotspam.com, dan Spamcheck by Postmark merupakan instrumen tambahan yang memungkinkan pengguna mengevaluasi reputasi alamat email dengan cepat. Mengirimkan alamat email ke layanan-layanan ini akan langsung menghasilkan laporan komprehensif dengan proposal tentang cara meningkatkannya.

Alat dan Layanan untuk Membantu Meningkatkan Pengiriman Email

Selain memantau dan menguji keterkiriman email Anda, banyak alat dan layanan yang bisa membantu Anda meningkatkannya. Alat pemasaran B2B dapat membantu bisnis menghemat waktu dan uang dengan mengotomatiskan tugas-tugas seperti email dan kampanye media sosial.

Ini termasuk:

Alat Pengiriman Email: Alat-alat ini digunakan untuk memantau dan melacak keterkiriman email Anda. Alat-alat ini memberikan wawasan waktu nyata tentang keterkiriman email Anda, seperti tingkat keterbukaan, rasio klik-tayang, rasio pentalan, dan banyak lagi.

Layanan Pengiriman Email: Layanan pengiriman email digunakan untuk memastikan bahwa email terkirim ke kotak masuk. Layanan ini menyediakan fitur-fitur seperti penyaringan spam, manajemen pentalan, dan banyak lagi.

Layanan Validasi Email: Layanan validasi email digunakan untuk memeriksa keabsahan alamat email sebelum dikirim. Hal ini dapat membantu mengurangi rasio pentalan dan meningkatkan keterkiriman email.

Platform Pemasaran Email: Platform pemasaran email menyediakan alat bantu yang canggih untuk membantu membuat, mengirim, dan memantau email. Platform-platform ini juga menyediakan fitur-fitur untuk membantu mengoptimalkan keterkiriman email, seperti pengujian A/B otomatis. Selain itu, gunakan audit situs web untuk memeriksa apakah keterkiriman email sudah sesuai standar.

Sangat penting untuk memilih alat yang dapat dipercaya yang memiliki reputasi yang telah terbukti untuk alamat IP dan fungsi yang memenuhi persyaratan bisnis.

Platform ini memiliki banyak spesialis pengiriman email, dan mereka bisa membantu meningkatkan kampanye.

• Mailtrap Email API memberikan otoritas lebih besar kepada para pengembang atas pengiriman email dan memungkinkan mereka untuk segera mengatasi masalah pengiriman yang ada sebelum terjadi. Selain itu, Email API menawarkan throughput pengiriman sekitar 10.000 email/detik.
• SendGrid merupakan salah satu pemain utama dalam pasar yang berspesialisasi dalam email transaksional dan kampanye pemasaran. Anda bisa memanfaatkan API mereka yang kuat untuk menautkan fitur-fitur mereka dengan platform Anda. SendGrid juga menyediakan banyak piranti untuk membuat email yang menarik dan sukses.
• Sendinblue menyediakan pesan transaksional dan iklan serta memiliki fitur tambahan seperti SMS dan otomatisasi pemasaran.
• Mailchimp merupakan pilihan yang tepat untuk membangun aktivitas promosi dan otomatisasi dengan templat, kreator email seret dan lepaskan, serta analisis. Selain itu, mereka memiliki Mandrill, sebuah perangkat populer untuk mengirim email transaksional.
• Terakhir, Mailjet merupakan pilihan yang masuk akal untuk mengirimkan email transaksional dan buletin, menawarkan fitur serupa.

Kesimpulan

Keterkiriman email adalah faktor kunci dalam keberhasilan kampanye Anda. Mencapai keterkiriman email yang tinggi membutuhkan perencanaan yang cermat dan penerapan praktik dan alat yang tepat. Dengan mengikuti tips yang diuraikan dalam blog ini, pastikan email sampai ke penerima yang dituju dan tingkatkan keterkiriman email.

Jika Anda membutuhkan bantuan untuk meningkatkan keterkiriman email, kami sarankan untuk memanfaatkan berbagai alat dan layanan yang tersedia. Dari alat pemantauan keterkiriman email hingga layanan pengiriman email, alat-alat ini memastikan bahwa email mencapai kotak masuk dan memaksimalkan ROI.

Pada akhirnya, meningkatkan keterkiriman email adalah proses yang berkelanjutan. Pantau keterkiriman email dan lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan bahwa email sampai ke penerima yang dituju.