Bagaimana Memastikan Kepatuhan Bisnis pada Tahun 2024: Alat untuk Membantu Anda Tetap Terdepan

Intro

Jujur saja-mengikuti peraturan bisnis bisa terasa seperti tindakan yang menyulap. Di antara perubahan peraturan pajak, undang-undang privasi data, dan pedoman khusus industri, mudah sekali untuk merasa kewalahan.

Namun, inilah masalahnya: tetap patuh bukan hanya tentang mencentang kotak-kotak pada daftar periksa imajiner untuk bisnis Anda. Ini adalah tentang melindungi bisnis Anda dari denda, menjaga kepercayaan pelanggan, dan menjaga agar operasi tetap berjalan lancar.

Saat ini, bisnis tidak bisa lagi mengandalkan proses manual. Alat bantu kepatuhan adalah jalan ke depan. Dengan semakin banyaknya hal yang digerakkan oleh AI saat ini, bisnis tidak boleh ketinggalan.

Anda harus memastikan bahwa bisnis Anda patuh terhadap peraturan yang berlaku. Dalam artikel ini, kita akan membahas apa arti kepatuhan, mengapa hal ini sangat penting, risiko mengabaikannya, dan alat apa saja yang bisa membantu Anda tetap berada di puncak.

Apa yang dimaksud dengan Kepatuhan Bisnis?

Anggaplah kepatuhan bisnis sebagai pagar pembatas yang menjaga operasi Anda tetap aman dan legal. Kepatuhan bisnis adalah tentang mengikuti aturan dan regulasi yang berlaku untuk bisnis Anda-apakah itu undang-undang ketenagakerjaan, persyaratan privasi data, atau kewajiban pelaporan keuangan. Bagian yang sulit adalah mengikuti aturan, karena aturan tersebut tidak ditetapkan secara pasti.

Kepatuhan berarti selalu mengetahui perubahan-perubahan ini dan memastikan bisnis Anda selalu jelas. Tujuan Anda adalah untuk menghindari denda, menjaga kepercayaan pelanggan, dan menjalankan bisnis yang beroperasi secara legal dan benar.

Mengapa Bisnis Anda Membutuhkan Alat Kepatuhan Otomatis?

Mencoba untuk tetap patuh tanpa alat yang tepat sama saja dengan mencoba menyelesaikan maraton dengan sandal jepit. Mungkin saja Anda bisa menyelesaikan maraton, tetapi jangan berharap untuk berada di peringkat atas. Anda juga mungkin akan mengalami rasa sakit yang tidak perlu di sepanjang jalan.

Mengapa Anda ingin mengalami kesulitan seperti itu, bukan? Jadi, untuk maju, Anda memerlukan alat bantu kepatuhan otomatis. Alat-alat ini menghilangkan banyak hal yang memusingkan dalam mengelola peraturan. Inilah alasan mengapa alat ini sangat penting:

Kompleksitas Peraturan

Peraturan berubah dengan cepat. Tahun lalu, lebih dari separuh bisnis mengatakan bahwa mereka kesulitan untuk mengikuti peraturan yang terus berubah-terutama dengan undang-undang privasi data seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR). Alat bantu otomatis tetap diperbarui secara real-time, jadi Anda tidak perlu khawatir ketinggalan perubahan penting.

Integrasi Lintas Departemen

Kepatuhan tidak hanya berada di satu departemen. SDM, keuangan, TI-semuanya terlibat. Sistem otomatis memastikan bahwa semua bagian dari bisnis Anda selaras. Hal ini membantu Anda memenuhi persyaratan di seluruh bagian tanpa kerumitan.

Pemantauan Waktu Nyata

Bukankah lebih baik jika Anda mendapatkan peringatan ketika ada sesuatu yang tidak beres? Alat bantu kepatuhan otomatis melakukan hal itu. Alat-alat ini memberikan peringatan waktu nyata jika Anda hampir melanggar aturan sehingga Anda dapat memperbaikinya sebelum menjadi masalah.

Keunggulan Kompetitif

Pelanggan lebih memperhatikan bisnis mana yang bermain sesuai aturan. Faktanya, menurut laporan NielsenIQ tahun 2022, lebih dari 80% konsumen lebih suka bekerja sama dengan perusahaan yang transparan dalam prosesnya. Alat bantu otomatis membantu Anda membangun kepercayaan tersebut-dan kepercayaan diterjemahkan menjadi loyalitas dan kesuksesan jangka panjang.

Risiko Ketidakpatuhan: Denda, Kerusakan Reputasi, dan Gangguan Operasional

Tidak patuh tidak hanya berisiko, tetapi juga mahal. Ketidakpatuhan dapat memukul Anda dari segala sisi, dengan konsekuensi mulai dari hukuman finansial hingga rusaknya kepercayaan pelanggan.

Sebuah studi tahun 2017, berjudul Biaya Kepatuhan yang Sebenarnya terhadap Peraturan Perlindungan Data, oleh GlobalScape dan Ponemon Institute, menemukan bahwa biaya tahunan rata-rata ketidakpatuhan bisnis mencapai $14,8 juta. Angka ini 45% lebih tinggi dibandingkan tahun 2011 dan jauh lebih mahal daripada biaya rata-rata kepatuhan sebesar $5,5 juta.

Skenario ini hanya menunjukkan kepada Anda betapa efektifnya kepatuhan bisnis dari segi biaya. Skenario ini membantu Anda menghindari tiga risiko teratas:

Denda dan Masalah Hukum

Denda dan masalah hukum bukan hanya tamparan di pergelangan tangan. Ini adalah masalah serius yang berpotensi merugikan Anda hingga jutaan dolar. Ambil contoh GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) di Eropa. Jika Anda lalai, Anda bisa menghadapi denda GDPR hingga €20 juta atau 4% dari pendapatan global Anda, mana saja yang lebih tinggi.

Kerusakan Reputasi

Di dunia saat ini, merek Anda adalah segalanya. Satu cegukan kepatuhan, dan Anda dapat membahayakan reputasi bisnis Anda.

Ingatlah bahwa pelanggan saat ini lebih menghargai privasi mereka daripada sebelumnya. Mereka ingin tahu apakah data mereka aman bersama Anda. Jika tersiar kabar bahwa Anda terlalu longgar dalam melindungi informasi pribadi mereka, mereka mungkin akan mulai melihat-lihat pesaing Anda.

Sakit Kepala Operasional

Ketika ketidakpatuhan ditandai, hal ini dapat menghentikan operasi. Misalnya, Anda sudah siap untuk meluncurkan produk baru Anda. Tim pemasaran sangat bersemangat, dan semua orang siap untuk berangkat. Namun, masalah kepatuhan tiba-tiba muncul. Tiba-tiba, semuanya terhenti. Hal ini akan sangat mengecewakan bagi Anda, karyawan, dan pelanggan Anda.

Apa Saja Bidang Utama Kepatuhan Bisnis?

Kepatuhan bukanlah satu solusi untuk semua. Hal ini mencakup banyak area tergantung pada industri Anda. Berikut ini adalah area-area utama yang perlu diperhatikan oleh bisnis:

Perlindungan Data

Peraturan privasi data seperti GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum) dan California Consumer Privacy Act (CCPA) mengharuskan perusahaan untuk menangani informasi pelanggan secara bertanggung jawab. Ini termasuk melakukan langkah-langkah berikut:

1. Dapatkan persetujuan pelanggan untuk pengumpulan data.
2. Lindungi data yang dikumpulkan dengan enkripsi.
3. Memberitahukan pelanggan jika terjadi pelanggaran.

Peraturan Lingkungan Hidup

Jika bisnis Anda memiliki dampak terhadap lingkungan (dan sebagian besar memang demikian), Anda harus mengikuti peraturan seputar hal-hal seperti emisi karbon, pengelolaan limbah, dan praktik-praktik ramah lingkungan. Keberlanjutan tidak hanya baik untuk planet ini-ini juga menjadi peraturan yang harus dimiliki.

Faktanya, menurut Survei Suara Konsumen PwC tahun 2024, 9,7% konsumen akan membayar harga yang lebih tinggi untuk produk dan barang yang berkelanjutan. Hal ini konsisten dengan survei tahun lalu, yang menunjukkan kesediaan 9,8% untuk membayar harga premium demi keberlanjutan.

Pelaporan dan Audit Keuangan

Menyimpan pembukuan Anda dengan rapi tidak hanya cerdas, tetapi juga diwajibkan secara hukum. Pemerintah mengharapkan pelaporan keuangan yang akurat, dan banyak bisnis perlu mempersiapkan diri untuk audit. Mengotomatiskan kepatuhan keuangan dapat menyelamatkan Anda dari tugas dan masalah di menit-menit terakhir.

Peraturan Khusus Industri

Industri tertentu memiliki aturan tambahan yang harus diikuti. Sebagai contoh, penyedia layanan kesehatan harus mematuhi Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA ) untuk melindungi data pasien. Demikian pula, lembaga keuangan harus memenuhi persyaratan Anti Pencucian Uang (AML ) untuk mencegah penipuan.

Bagaimana Perangkat Lunak HR Dapat Merampingkan Kepatuhan terhadap Peraturan

Jika Anda berpikir bahwa kepatuhan hanyalah masalah keuangan atau hukum, pikirkan lagi. SDM juga memainkan peran besar. Untungnya, perangkat lunak HR dapat membuat pengelolaan kepatuhan menjadi lebih mudah.

Mengotomatiskan Dokumentasi dan Pelaporan

Alat bantu HR dapat menghasilkan laporan secara otomatis dan menjaga catatan Anda tetap mutakhir, sehingga Anda selalu siap menghadapi audit dan inspeksi.

Kepatuhan Hukum Ketenagakerjaan Menjadi Mudah

Mulai dari melacak jam kerja hingga menjamin upah yang setara, alat bantu SDM membantu Anda tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Sistem dengan pemeriksaan bawaan memudahkan Anda menemukan potensi pelanggaran sebelum menjadi masalah.

Perangkat Kepatuhan untuk Pelaporan Keuangan

Kepatuhan keuangan adalah salah satu area di mana otomatisasi benar-benar bersinar. Mari kita lihat bagaimana alat bantu keuangan dapat membuat Anda tetap berada di jalur yang benar:

Tetap Terupdate dengan Perubahan Undang-Undang Perpajakan

Peraturan pajak dapat berubah dengan cepat, terutama di negara bagian seperti California yang peraturannya sering diperbarui. Sistem penggajian yang dirancang untuk bisnis di California, seperti EarnPayroll, membantu Anda tetap terdepan dengan secara otomatis memberikan pembaruan tentang peraturan pajak yang baru. Hal ini memastikan bahwa pengarsipan Anda selalu akurat, membuat Anda tetap mematuhi persyaratan hukum terbaru khusus untuk California.

Tangkap Kesalahan Sebelum Menjadi Masalah

Kesalahan bisa saja terjadi-tetapi tidak harus berujung pada denda. Alat bantu keuangan otomatis menggunakan algoritme untuk mendeteksi kesalahan. Algoritme ini dapat menemukan masalah yang mungkin terlewatkan oleh mata manusia. Anda dapat memperbaiki kesalahan apa pun segera sebelum Anda mengirimkan laporan.

Penyimpanan Siap Audit di Cloud

Menyimpan dokumen keuangan di cloud membuat semuanya tetap teratur dan dapat diakses untuk audit. Penyimpanan cloud tidak hanya menjamin kepatuhan, tetapi juga melindungi catatan Anda dengan keamanan terbaik. Anda dapat mengakses dokumen Anda kapan saja dan di mana saja dengan aman.

Alat untuk Kepatuhan Privasi dan Keamanan Data

Dengan meningkatnya pelanggaran data, bisnis tidak bisa berhemat dalam hal keamanan. Berikut ini beberapa alat yang harus dimiliki untuk kepatuhan privasi data:

Perangkat Keamanan Siber untuk Tetap Patuh

Kepatuhan terhadap undang-undang data berarti lebih dari sekadar mengunci data-ini membutuhkan pemantauan yang konstan. Alat keamanan siber membantu Anda mendeteksi ancaman secara real-time dan tetap berada di depan dalam menghadapi risiko siber. Anda dapat mencegah potensi pencurian identitas dan masalah lain yang mungkin timbul dari serangan siber.

Ada alat bantu yang tersedia untuk membantu Anda mematuhi Fair Credit Reporting Act (FCRA ) saat mengelola informasi kredit pelanggan. Kepatuhan terhadap FCRA sangat penting untuk melaporkan informasi kredit yang akurat secara hukum.

Kepatuhan mungkin bukan bagian yang paling menarik dalam menjalankan bisnis, namun ini merupakan salah satu yang terpenting. Kabar baiknya, Anda tidak perlu menanganinya sendirian. Alat bantu otomatis dapat membuat kepatuhan menjadi lebih mudah.

Dengan alat yang tepat, Anda dapat menghindari kesalahan yang merugikan. Anda bisa fokus membangun kepercayaan dengan pelanggan dan mengembangkan bisnis Anda. Saat ini, tetap patuh bukan hanya tentang menghindari masalah. Ini tentang menyiapkan diri Anda untuk kesuksesan jangka panjang.