Cara Efektif Mencegah Pencurian Waktu di Tempat Kerja

Intro

Benjamin Franklin, salah satu Bapak Pendiri Amerika Serikat, adalah seorang penulis, pengusaha sukses, pencetak, dermawan, politikus, dan penemu.

Dalam salah satu esainya - 'Nasihat untuk Pedagang Muda', ia menulis, "Ingatlah bahwa waktu adalah uang."

Franklin pasti akan terhibur mengetahui bahwa nasihatnya kepada para pedagang muda tetap relevan bahkan setelah 275 tahun, terutama bagi organisasi yang ingin mengatasi tantangan 'pencurian waktu karyawan' sambil memanfaatkan waktu karyawan secara optimal.

Pencurian waktu karyawan merupakan tantangan besar bagi organisasi yang ingin terus meningkatkan tingkat produktivitas di tempat kerja. Kegagalan dalam mengatasinya dapat menyebabkan hilangnya keuntungan, dan berdampak pada prospek pertumbuhan organisasi dan bahkan keberlanjutan jangka panjang.

Ketika organisasi menyelidiki alasan rendahnya produktivitas karyawan, mereka perlu menyelami lebih dalam apakah karyawan mereka secara sengaja atau tidak sengaja terlibat dalam pencurian waktu. Blog ini akan membantu Anda memahami semua tentang pencurian waktu, bagaimana karyawan terlibat dalam praktik semacam itu, dan bagaimana cara mencegahnya sebagai pemberi kerja.

Apa yang dimaksud dengan pencurian waktu?

Sumber Gambar

Pencurian waktu adalah penyalahgunaan jam kerja oleh karyawan, baik dengan berpura-pura bekerja dan melakukan aktivitas yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, baik secara sadar maupun tidak. Dengan cara ini, karyawan dibayar untuk jam kerja yang tidak mereka lakukan, sehingga menyebabkan hilangnya produktivitas dan hasil bagi organisasi.

Pencurian waktu mungkin terlihat sepele dan bahkan sulit untuk dipahami karena tidak seperti pencurian materi. Kita terbiasa menganggap pencurian sebagai kehilangan harta benda atau barang secara fisik. Itulah mengapa organisasi mungkin merasa kesulitan untuk memahami sepenuhnya kontur pencurian waktu dan dampaknya terhadap kinerja bisnis mereka.

Namun, ini adalah bentuk pelanggaran yang dapat menyebabkan hilangnya produksi dan pendapatan organisasi yang luar biasa, terutama untuk organisasi yang lebih besar dengan jumlah karyawan yang banyak.

Mari kita pahami hal ini dengan contoh sebuah organisasi dengan 700 karyawan. Jika setiap karyawan mencuri atau menyalahgunakan 30 menit sehari, maka organisasi kehilangan 21.000 menit atau 250 jam waktu produktif setiap hari!

Angka-angka ini dapat menjadi bola salju menjadi ratusan ribu jam kerja dan jutaan dolar dalam bentuk uang, menggarisbawahi bagaimana pencurian waktu dapat berdampak pada hasil bisnis dan bahkan membahayakan keberlanjutan organisasi jangka panjang.

Sekarang setelah kita memahami apa yang dimaksud dengan pencurian waktu, mari kita lihat beberapa cara karyawan mencuri waktu dari atasan mereka.

Tujuh Cara Karyawan Melakukan Pencurian Waktu

Kecerdikan tidak mengenal batas, dan tidak ada kelangkaan cara yang digunakan karyawan untuk melakukan pencurian waktu. Namun, di bawah ini kami telah mencantumkan tujuh cara yang paling sering dilakukan karyawan untuk mencuri waktu dari organisasi mereka.

1. Otomatisasi mouse

Salah satu cara paling efektif untuk mengelabui perangkat lunak pelacakan waktu adalah dengan menggunakan mouse otomatis. Karyawan dapat menempatkan mouse di atas perangkat yang dioperasikan dengan baterai atau yang dikendalikan dari jarak jauh, yang dapat dioperasikan dari jarak jauh.

Dengan cara ini, mouse terus melayang di layar pada interval yang telah ditentukan sebelumnya, sebagaimana yang dianggap sesuai oleh pengguna, menjaga layar komputer tetap aktif. Karena alat perangkat lunak pelacakan waktu mengasumsikan bahwa pengguna aktif, alat ini tidak dapat mendaftarkan aktivitas yang mencurigakan dan melaporkan pencurian waktu.

2. Membuka beberapa jendela kecil

Cara lain yang efektif namun sederhana untuk pencurian waktu adalah dengan membuka beberapa jendela kecil di layar komputer. Dengan menggunakan jendela tersebut, karyawan dapat menjelajahi Internet, mengobrol dengan teman, atau bahkan berbelanja online. Sementara itu, mereka tetap membuka jendela layar penuh utama untuk aktivitas yang berhubungan dengan kantor. Karena beberapa jenis perangkat lunak pelacakan waktu online melacak jendela layar penuh, ini dapat menipu untuk mendaftarkan karyawan sebagai bekerja secara aktif pada tugas-tugas yang berhubungan dengan kantor.

3. Mengatur waktu perangkat lunak tangkapan layar

Menggunakan trik ini membutuhkan kemahiran dalam mengoperasikan perangkat lunak, terutama kemampuan untuk memotong atau memecahkan kode perangkat lunak yang digunakan untuk melacak karyawan. Karyawan bisa meretas perangkat lunak pelacakan waktu untuk mengetahui interval waktu saat perangkat lunak mengambil tangkapan layar dari layar komputer pengguna.

Informasi ini dapat membantu mereka mengatur waktu aktivitas mereka sedemikian rupa sehingga perangkat lunak pelacakan waktu mendaftarkan mereka sebagai sedang melakukan tugas resmi. Sementara itu, karyawan dapat dengan mudah menjelajahi Internet atau melakukan tugas yang tidak terkait dengan pekerjaan selama jeda di antara dua tangkapan layar.

4. Menggunakan beberapa monitor

Sebagian karyawan menghubungkan laptop mereka ke beberapa monitor/layar lain melalui kabel USB. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengoperasikan beberapa jendela secara bersamaan sementara mereka menggunakan jendela utama untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan kantor. Sayangnya, tidak banyak perangkat lunak pelacakan waktu di pasaran yang dapat mengidentifikasi dan melacak beberapa monitor.

Kekosongan yang ada ini memungkinkan beberapa karyawan untuk mencuri waktu atasan.

5. Merusak kode perangkat lunak

Ini adalah cara yang lebih umum untuk mengelabui perangkat lunak pelacakan waktu. Namun, karyawan yang mahir dalam teknologi dan perangkat lunak dapat mengeksploitasi alat pelacak waktu dengan membuat perubahan pada kode perangkat lunak.

Beberapa alat perangkat lunak pelacakan waktu rentan terhadap peretasan dan gangguan, sehingga menciptakan peluang bagi karyawan untuk mengubah cara kerja mereka. Dengan cara ini, alat tersebut mencatat informasi yang salah, yang telah dimasukkan sebelumnya oleh karyawan.

6. Meninju teman

Sumber gambar

Buddy punching sebagai cara untuk menipu perusahaan tentang penggunaan jam kerja karyawan telah ada sejak konsep pencatatan waktu muncul. Buddy punching melibatkan kehadiran proxy, di mana beberapa karyawan lain menandai kehadiran atas nama rekan kerja mereka.

Namun, sebagian besar organisasi telah memasang alat pencurian waktu ini dengan melembagakan sistem kehadiran biometrik, di mana karyawan mendaftarkan kehadiran mereka menggunakan pemindaian retina, pemindaian sidik jari, sistem pengenalan wajah, dan lain-lain.

7. Berselancar di internet yang tidak produktif secara berlebihan

Berselancar di Internet adalah hal yang wajar dan karyawan memang sesekali mengunjungi Internet untuk meneliti atau memvalidasi informasi atau untuk mendapatkan wawasan tentang suatu subjek yang kemungkinan besar akan berhubungan dengan klien, manajer, atau kolega mereka. Namun, berselancar di Internet secara berlebihan, terutama untuk tugas-tugas yang tidak produktif seperti membalas email pribadi, berbelanja online, atau membaca tentang topik-topik yang tidak berhubungan dengan pekerjaan dapat menyebabkan hilangnya jam kerja yang produktif.

Beberapa karyawan mungkin juga menjelajahi Internet tanpa tujuan selama jam kerja sambil berpura-pura mencari informasi yang relevan terkait beberapa tugas resmi. Untuk menghadapi skenario seperti itu, Anda mungkin perlu berupaya menginspirasi karyawan Anda dengan berbagai cara untuk meningkatkan kinerja mereka.

Dampak pencurian waktu pada bisnis

Temuan industri menunjukkan bahwa pencurian waktu tetap menjadi sumber kebocoran pendapatan yang serius bagi organisasi. Sebuah laporan industri, misalnya, mengungkapkan bahwa pencurian waktu menyebabkan kerugian tahunan sebesar US$20 miliar dan US$50 miliar bagi organisasi di Amerika Serikat.

Sementara itu, perusahaan-perusahaan di seluruh dunia kehilangan lebih dari US$400 miliar akibat hilangnya produktivitas di tempat kerja! Ini adalah angka-angka yang serius dan menjadi perhatian bagi organisasi yang mengarungi berbagai krisis seperti pasar tenaga kerja yang bergejolak dan indikator ekonomi makro yang tidak menggembirakan di pasar-pasar utama.

Cara menghentikan pencurian waktu

Di bawah ini adalah beberapa cara yang dapat digunakan organisasi untuk menghentikan pencurian waktu.

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Sebuah laporan industri baru-baru ini menegaskan bahwa tingkat keterlibatan karyawan tetap berada pada titik terendah sepanjang masa. Hanya seperlima atau 21% dari tenaga kerja global yang diidentifikasi terlibat secara aktif. Sementara itu, tingkat stres karyawan mencapai 44% pada tahun 2022, yang bahkan lebih tinggi dari angka tahun 2021.

Pergeseran mendadak ke tempat kerja jarak jauh dan hibrida berdampak pada keseimbangan kehidupan kerja, sehingga meningkatkan tingkat kelelahan. Tantangan seperti ini berdampak pada kemampuan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas kantor dan menyeimbangkan kehidupan pribadi dan profesional mereka. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan harus meluangkan waktu bersama karyawan untuk memahami alasan di balik rendahnya tingkat produktivitas mereka dan perlunya menggunakan cara-cara untuk mengakali perangkat lunak pencatat waktu.

Karyawan yang terlibat cenderung tidak membuang-buang waktu kerja mereka untuk tugas-tugas yang tidak produktif dan menciptakan nilai yang lebih besar bagi organisasi. Untuk itu, perusahaan dapat melakukan berbagai aktivitas keterlibatan karyawan untuk meningkatkan produktivitas dan berkontribusi dalam mengatasi masalah pencurian waktu.

2. Berkomunikasi secara efektif

Komunikasi yang efektif menjadi lebih penting dari sebelumnya, terutama karena interaksi tatap muka menjadi lebih jarang dan pekerjaan jarak jauh menjadi lebih umum. Organisasi tidak hanya harus berkomunikasi secara efektif untuk melibatkan karyawan, namun juga untuk membantu mereka memahami kebutuhan akan sistem pencatatan waktu.

Organisasi harus membuat karyawan mereka percaya bahwa penggunaan mekanisme pelacakan waktu tersebut bukan untuk mengatur mereka secara mikro, namun untuk memberikan wawasan yang lebih dapat ditindaklanjuti tentang bagaimana mereka dapat diberdayakan untuk terlibat dalam tugas-tugas yang bernilai lebih tinggi. Para pemimpin bisnis harus memimpin dalam membantu melembagakan praktik-praktik semacam itu di seluruh organisasi dengan bertindak sebagai pembuat perubahan.

Baca juga: 5 Alat Komunikasi Internal yang Efektif Untuk Meningkatkan Alur Kerja Bisnis Anda

3. Memasang perangkat lunak pelacakan waktu

Sumber Gambar

Menerapkan perangkat lunak pelacakan waktu adalah langkah strategis untuk bisnis yang ingin meningkatkan produktivitas dan pencegahan pencurian waktu. Dengan mengadopsi alat pelacakan waktu seperti Replicon, perusahaan dapat secara akurat memantau jam kerja dan aktivitas karyawan, sehingga mengurangi risiko pencurian waktu. Solusi canggih ini menawarkan wawasan waktu nyata ke dalam tugas dan jadwal proyek, memastikan akuntabilitas dan transparansi di tempat kerja. Beberapa alat ini menawarkan lembar waktu bertenaga AI dan lembar waktu seluler yang membantu perusahaan mencatat waktu dan data kehadiran, memesan cuti, dan mengelola jadwal kerja secara efisien kapan saja, di mana saja.

4. Mengaktifkan jam kerja yang fleksibel

Sumber gambar

Perusahaan dapat membantu karyawan mendapatkan kehidupan kerja yang lebih baik dengan memungkinkan jam kerja yang fleksibel. Pengaturan waktu kerja yang fleksibel dapat membantu karyawan mengelola kehidupan pribadi dan tanggung jawab mereka dengan cara di mana mereka tidak perlu berbohong tentang online selama jam kerja "tetap" atau menemukan cara yang cerdik untuk mengelabui perangkat lunak pencatat waktu.

Hal ini akan memungkinkan mereka untuk fokus pada pekerjaan mereka dan menjalani hidup yang lebih bebas stres, yang akan membantu meningkatkan tingkat produktivitas mereka, yang akan menguntungkan organisasi dalam jangka panjang dengan membantu mereka memenangkan perang yang sedang berlangsung untuk mendapatkan talenta!

Anda dapat mencoba pengaturan waktu fleksibel di mana karyawan dapat bekerja selama beberapa jam tertentu namun memilih kapan mereka akan bekerja atau bahkan mencoba jadwal kerja yang dikompresi seperti 4/10, 9/80 atau 2-2-3 yang memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan jam kerja dalam seminggu dalam waktu kurang dari lima hari untuk mendapatkan lebih banyak waktu libur di mana mereka dapat melakukan aktivitas pribadi mereka.

5. Fokus pada hasil

Organisasi perlu mengembangkan budaya di mana karyawan dan manajer berfokus pada hasil daripada waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek atau tugas. Hal ini mungkin merupakan perubahan dari paradigma yang sudah mapan di mana 'waktu yang dihabiskan' dianggap sebagai tolok ukur produktivitas.

Namun, untuk membuat perubahan seperti itu membutuhkan intervensi dan komitmen jangka panjang, karena perubahan budaya membutuhkan waktu yang lama untuk terwujud.

6. Mengaudit dengan rajin

Mengaudit bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka dapat memberikan wawasan mendalam tentang tren di seluruh organisasi, yang dapat digunakan oleh para pemimpin untuk membuat peta jalan untuk perbaikan. Misalnya, organisasi dapat mengotomatiskan tugas-tugas administratif jika tenaga kerjanya menghabiskan lebih banyak waktu untuk aktivitas administratif daripada tugas-tugas yang sangat penting bagi bisnis.

Kesimpulan {#kesimpulan}

Beberapa tahun terakhir ini merupakan masa yang penuh gejolak bagi organisasi-organisasi di seluruh dunia. Berkurangnya margin keuntungan, penurunan yang cukup besar dalam pengeluaran klien, perang yang berkecamuk dalam hal talenta, dan meningkatnya biaya sumber daya manusia mengharuskan perusahaan untuk mencari cara untuk menutup kebocoran pendapatan. Dan mengatasi masalah pencurian waktu di antara karyawan adalah cara yang mudah namun sangat efektif untuk meningkatkan keuntungan.