Bagaimana Transformasi Digital Dapat Meningkatkan Produktivitas Bisnis

Intro

Masih ingat perjalanan transformasi digital Disney yang luar biasa di awal tahun 2000-an, yang mendorong perusahaan berusia 80 tahun ini kembali ke dalam imajinasi pelanggan? Disney merevitalisasi taman hiburan dan bisnis streaming menggunakan teknologi digital, mengakuisisi Marvel pada tahun 2009, dan menghasilkan serangkaian film blockbuster yang meraup lebih dari US$ 22 miliar. Hal ini dimungkinkan karena intervensi CEO legendarisnya Bob Iger, yang menjadi contoh bagaimana teknologi digital dapat merevitalisasi organisasi.

Sumber Gambar

Hampir dua dekade kemudian, transformasi digital telah mendapatkan kanvas yang jauh lebih besar dengan implikasi finansial yang signifikan bagi bisnis.

Sebuah laporan industri terkemuka mengungkapkan bahwa bisnis mendapatkan keuntungan yang signifikan dari inisiatif transformasi digital mereka. Tujuh dari sepuluh pemimpin bisnis percaya bahwa mereka 1,5 kali lebih mungkin melaporkan peningkatan pendapatan, dan 66% memperkirakan profitabilitas organisasi yang lebih tinggi dalam dua tahun ke depan.

Temuan ini menggarisbawahi fokus yang belum pernah terjadi sebelumnya pada transformasi digital di antara organisasi-organisasi yang semakin mencari kelincahan dan ketahanan yang lebih besar dalam menghadapi ketidakpastian.

Bisnis harus gesit untuk mengambil keputusan yang cepat dan akurat dengan menggunakan data yang sangat banyak untuk melayani pelanggan mereka dengan lebih baik dan lebih cepat daripada pesaing mereka. Organisasi yang tangkas memiliki alat dan proses untuk membantu para pengambil keputusan merespons dengan cepat tantangan internal dan eksternal seperti kekurangan tenaga kerja terampil atau kebutuhan untuk meningkatkan keterampilan tenaga kerja untuk mempertahankan keunggulan kompetitif.

Ketahanan karena organisasi yang tangguh lebih siap menghadapi ketidakpastian. Organisasi yang meramalkan dan mengelola orang, proses, dan perubahan teknologi tanpa mengganggu alur kerja mereka atau memengaruhi tingkat layanan pelanggan akan berada dalam posisi yang lebih baik daripada organisasi yang terganggu oleh tantangan tak terduga dan pemadaman kebakaran yang terus-menerus.

Transformasi digital adalah tiket mereka untuk sampai ke sana lebih cepat!

Transformasi digital sering disalahpahami sebagai inisiatif berskala besar yang membutuhkan respons organisasi yang dramatis. Sebaliknya, transformasi digital merupakan pendekatan eksperimental yang digerakkan oleh penemuan di mana bisnis mengadopsi strategi, proses, dan struktur untuk memanfaatkan lanskap bisnis yang dipimpin oleh digital dengan meningkatkan produktivitas mereka secara keseluruhan.

Namun, transformasi digital tidak sepenuhnya tentang menjadi organisasi yang digerakkan oleh teknologi.

Ini juga tentang pelanggan dan melayani kebutuhan mereka dengan lebih baik dengan menangani fungsi bisnis, proses, dan platform teknologi yang terkotak-kotak serta merampingkannya untuk mendorong efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi.

Ini juga tentang memahami dampak teknologi yang sedang berkembang seperti Kecerdasan Buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) pada operasi, strategi bisnis, dan persaingan, dan bagaimana teknologi tersebut dapat memberdayakan dan mengoptimalkan tenaga kerja. Dan tentang memanfaatkan keahlian dan masukan dari pelanggan dan karyawan, serta memanfaatkannya untuk beradaptasi dengan model yang dipimpin oleh digital.

Gartner mendefinisikan transformasi digital "sebagai segala sesuatu mulai dari modernisasi TI (misalnya, komputasi awan), optimalisasi digital, hingga penemuan model bisnis digital baru. Istilah ini banyak digunakan dalam organisasi sektor publik untuk merujuk pada inisiatif sederhana seperti membuat layanan online atau modernisasi lama."

Alasan Utama Mengapa Bisnis Perlu Memulai Perjalanan Transformasi Digital

Sumber Gambar

1. Menurunkan Produktivitas dan Keterlibatan Karyawan

Disrupsi yang sedang berlangsung di pasar tenaga kerja global, dengan serangkaian tren yang dipimpin oleh karyawan seperti Pengunduran Diri Besar-besaran, menggarisbawahi tantangan yang ditimbulkan oleh kejenuhan yang berkelanjutan dan kurangnya antusiasme. Tempat kerja jarak jauh dan hibrida telah menyebabkan menjamurnya aplikasi kerja, mempersulit komunikasi dan kolaborasi dengan anggota tim. Ditambah lagi, tugas-tugas administratif, seperti mengisi absensi secara manual, memakan waktu kerja produktif mereka dan membuat mereka terlibat dalam aktivitas yang monoton.

Tantangan tersebut telah mendorong bisnis untuk mengotomatisasi proses dan membebaskan waktu karyawan untuk kegiatan produktif seperti membangun hubungan dengan klien dan meningkatkan keterampilan. Intervensi teknologi sangat penting untuk mempertahankan dan menarik talenta baru, seperti yang ditunjukkan oleh bagaimana organisasi semakin menjadikan teknologi sebagai bagian dari proposisi nilai karyawan utama mereka.

Misalnya, memanfaatkan sistem manajemen waktu dan kehadiran yang didukung oleh AI dapat menghemat waktu hingga 20-30 menit setiap hari untuk setiap karyawan - yang dapat dengan mudah membebaskan ratusan jam kerja lembur untuk aktivitas yang menggairahkan dan melibatkan mereka. Secara praktis, jika ada sejumlah besar karyawan di organisasi Anda, penghematan waktu yang terkumpul dapat dengan mudah mencapai ratusan jam kerja dari waktu ke waktu. Intinya, penerapan sistem manajemen waktu dan kehadiran meningkatkan efektivitas operasional sekaligus meningkatkan keterlibatan dan kesejahteraan karyawan, yang semuanya mengarah ke tempat kerja yang lebih dinamis dan produktif.

2. Perlunya Memaknai Data

Lonjakan tiba-tiba dalam adopsi model tempat kerja jarak jauh dan hibrida, jenis karyawan baru seperti pekerja shift, dan tenaga kerja yang lebih global dan beragam menciptakan data dalam jumlah yang sangat besar. Sistem lama dan proses manual tidak dilengkapi dengan kemampuan untuk menilai data secara akurat dan cepat untuk menawarkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti.

Akibatnya, para pengambil keputusan perlu menghabiskan banyak waktu dan usaha untuk memahami data yang tersedia untuk menemukan petunjuk arah dalam mengambil keputusan bisnis. Pendekatan manual ini menyebabkan hilangnya jam kerja produktif yang dapat digunakan manajer untuk mengerjakan inisiatif bisnis yang penting atau untuk meningkatkan kekompakan dan keterampilan tim mereka.

3. Meningkatkan Fokus pada Keterampilan Lunak

Komunikasi, kolaborasi, empati, manajemen waktu, dan kemampuan untuk menciptakan konsensus muncul sebagai keterampilan utama. Organisasi harus menciptakan faktor pendukung yang tepat bagi karyawan mereka untuk memperoleh dan memanfaatkannya. Untuk melakukan hal tersebut, diperlukan pembebasan waktu bagi karyawan.

Berlawanan dengan persepsi umum, sekitar 80% perusahaan lebih memilih untuk mengembangkan talenta secara internal daripada merekrut secara eksternal atau menerima pekerja temporer, demikian yang diungkapkan oleh Laporan Praktik Penilaian Bakat dari Mercer. Hampir tiga perempat perusahaan (73%) berencana untuk mengotomatisasi proses dan mengurangi keterlibatan manusia.

Ini berarti organisasi ingin mengurangi tugas-tugas administratif dengan mengotomatisasi tugas-tugas tersebut dan berfokus pada peningkatan profil keterampilan tenaga kerja internal mereka.

4. Tekanan yang Lebih Besar pada Margin Laba

Pengeluaran klien telah berkurang drastis, sehingga memberikan tekanan tambahan pada margin keuntungan. Ditambah lagi, klien sekarang lebih cenderung ke proyek-proyek dengan penawaran tetap di mana perubahan dalam ruang lingkup proyek, kesalahan manual, dan kurangnya visibilitas dan pengawasan secara real-time dapat berdampak pada keuntungan. Akibatnya, bisnis mencari cara untuk mendigitalkan proses dan alur kerja backend mereka dan mendapatkan visibilitas waktu nyata untuk mengelola proyek mereka dengan lebih baik. Fokusnya adalah pada pengoptimalan orang dan proses untuk mendorong efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi.

Tantangan-tantangan ini menunjukkan mengapa adopsi teknologi dan transformasi digital telah muncul sebagai prioritas utama organisasi bagi C-suite. Transformasi digital membantu produktivitas bisnis, yang secara langsung terkait dengan profitabilitas yang lebih tinggi.

Begini caranya:

Bagaimana Transformasi Digital Dapat Mengatasi Masalah dan Mendorong Produktivitas yang Lebih Tinggi

Sumber Gambar

Salah satu manfaat utama dari transformasi digital terletak pada peningkatan keterlibatan dan manajemen pelanggan. Laporan HubSpot Annual State of Service pada tahun 2022 mengungkapkan bahwa 93% tim layanan pelanggan percaya bahwa klien memiliki ekspektasi yang jauh lebih tinggi dari merek mereka daripada sebelumnya. Ini berarti organisasi harus menawarkan layanan yang dipersonalisasi dan multi-saluran serta terus berinovasi untuk menarik perhatian mereka yang semakin berkurang.

Melakukannya sambil mengelola sumber daya, dan melayani klien dari jarak jauh atau dalam pengaturan hibrida sangat menantang. Di sinilah inisiatif transformasi digital seperti penggunaan alat otomatisasi layanan profesional bertenaga AI dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan manajemen sumber daya organisasi.

Dengan visibilitas waktu nyata ke dalam kumpulan sumber daya global, rekomendasi dan alokasi sumber daya, serta kemampuan untuk melacak keterampilan, sertifikat, dan tingkat keahlian setiap sumber daya, organisasi dapat mempersenjatai manajer mereka dengan alat bantu yang mereka perlukan untuk secara konsisten memberikan pengalaman klien yang berkualitas tinggi.

Bob Iger, CEO Disney, mengatakan, "Disney saat ini memanfaatkan digital untuk melibatkan, menghibur, dan berinteraksi dengan konsumen setiap hari di seluruh taman hiburan, studio hiburan, platform media interaktif, dan toko fisiknya," menimbang bagaimana transformasi digital dapat mendorong keterlibatan klien yang lebih tinggi.

Beberapa keuntungan penting lainnya dari transformasi digital tercantum di bawah ini:

1. Peningkatan Kelincahan dan Skalabilitas Organisasi

Lanskap bisnis yang bergejolak mengharuskan organisasi untuk meningkatkan atau menurunkan skala dengan cepat dan mulus untuk meniadakan dampak dari perkembangan yang merugikan, seperti kekurangan tenaga kerja berketerampilan tinggi. Demikian pula, sebuah organisasi harus memiliki dasar-dasar digital untuk mendapatkan keuntungan dari ekspansi internasional atau tren baru perekrutan tenaga kerja global.

Organisasi dapat mengalami kesulitan untuk mendorong kelincahan dan skalabilitas tanpa platform dan proses teknologi yang dibutuhkan. Hal ini juga memengaruhi produktivitas organisasi karena karyawan sering kali bekerja terlalu keras karena sistem yang terkotak-kotak atau manual, dan tidak memiliki dukungan teknologi yang diperlukan untuk mendorong kelincahan dan skalabilitas yang diinginkan.

Transformasi digital tidak hanya membantu bisnis menghadapi tantangan saat ini, tetapi juga membantunya menciptakan model prediktif jangka panjang sambil menawarkan cara untuk meningkatkan pengelolaan sumber daya dan keuangan.

2. Penghematan Biaya Jangka Panjang

Survei Pengurangan Biaya Global Deloitte mengungkapkan bahwa pengurangan biaya telah menjadi mandat perusahaan global. "Pengurangan biaya telah menjadi praktik bisnis standar di setiap wilayah, dengan 86 persen responden global mengatakan bahwa perusahaan mereka akan melakukan inisiatif pengurangan biaya dalam 24 bulan ke depan," demikian bunyi laporan tersebut. Organisasi yang meningkatkan hasil bisnis dan mengurangi biaya dapat meningkatkan margin keuntungan mereka.

Transformasi digital memungkinkan penghematan biaya jangka panjang karena perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya besar secara berkala untuk menciptakan solusi sementara yang dapat mengatasi efek samping dari faktor luar seperti prospek ekonomi makro yang tidak menentu.

Sebaliknya, mereka dapat membangun ekosistem digital yang sesuai dengan kebutuhan organisasi mereka dan secara aktif mengelola biaya yang terkait dengan platform teknologi dan modernisasi, sambil memberdayakan karyawan, fungsi bisnis, dan proses mereka.

3. Menciptakan Tempat Kerja Masa Depan yang Menarik dan Mempertahankan Bakat

Bisnis yang mengadopsi teknologi baru seperti AI dan pembelajaran mesin dapat mendefinisikan kebutuhan tenaga kerja mereka dengan lebih baik dan menciptakan pengalaman yang lebih mulus bagi mereka. Dengan cara ini, perusahaan memposisikan diri mereka sebagai perusahaan yang menarik dan ingin merangkul masa depan. Mereka mampu menciptakan daya tarik di antara tenaga kerja yang sangat dicari, diperebutkan, dan berketerampilan tinggi.

Kesempatan kerja seperti itu merupakan tawaran yang menarik bagi karyawan yang ingin bekerja dengan teknologi mutakhir untuk memperluas matriks keterampilan mereka dan mengekspos mereka pada pekerjaan yang menantang dan bermanfaat.

Telah banyak yang ditulis tentang bagaimana teknologi dan ekosistem digital telah memungkinkan organisasi di seluruh dunia untuk mempertahankan kelangsungan bisnis selama masa-masa sulit pandemi COVID-19. Bisnis perlu menciptakan ekosistem yang tahan masa depan yang dapat menahan guncangan gangguan dan memungkinkan mereka untuk berkembang. Dengan cara ini, transformasi digital dapat membuat entitas bisnis tahan terhadap masa depan.

4. Mengurangi Kesalahan Manual

Kesalahan manual sangat merugikan organisasi karena kemungkinan terjadinya kesalahan lebih besar. Misalnya, mengelola kepatuhan upah dan tenaga kerja secara manual atau menggunakan sistem yang berbeda dapat menjadi tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan. Hal ini dapat mengakibatkan biaya administrasi yang tinggi, beban kerja yang meningkat, dan potensi ketidakakuratan dalam penghitungan penggajian, yang menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan potensi sengketa hukum.

42% perusahaan mengalami beberapa bentuk kebocoran pendapatan, dan kesalahan manual merupakan kontributor utama dari kerugian yang sebenarnya dapat dicegah ini. Perusahaan merasa sulit untuk menemukan dan menutup kebocoran pendapatan karena jarang terjadi dalam jumlah besar. Namun, kesalahan rutin seperti hilangnya produktivitas di jam kerja dapat menjadi bola salju yang merugikan bisnis secara finansial.

Sebuah perusahaan manufaktur menemukan bahwa penghitungan gaji dan pelacakan kepatuhan secara manual menghasilkan tingkat kesalahan penggajian rata-rata sebesar 5% di seluruh operasi internasionalnya. Dengan jumlah karyawan 10.000 orang, hal ini berarti sekitar 500 kesalahan penggajian per periode penggajian, yang menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan sumber daya administratif yang terbuang percuma.

5. Meningkatkan Kolaborasi di Seluruh Organisasi

Pandemi telah mengubah cara kita bekerja. Ketika organisasi beralih ke model tempat kerja hibrida dan jarak jauh, mereka harus memeriksa budaya mereka dan mendorong berbagi pengetahuan dan kolaborasi. Hal ini merupakan aspek penting yang memungkinkan kelancaran operasi dan pengalaman pemangku kepentingan, terutama ketika pelanggan dan karyawan bekerja secara online.

Transformasi digital dapat membantu meningkatkan berbagi pengetahuan antara tim penjualan, pengiriman, SDM, dan keuangan, serta mendorong keterlibatan dan kolaborasi yang lebih tinggi di seluruh organisasi. Selain itu, solusi yang mengintegrasikan proses di seluruh tim, menawarkan data dan wawasan secara real-time, mengurangi kesenjangan antara permintaan dan keterampilan, serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Transformasi Digital Itu Penting!

Teknologi bisa jadi menakutkan! Inovasi yang menakjubkan dan model bisnis yang mengganggu menantang kebijaksanaan tradisional dan memaksa C-suite untuk menilai kembali strategi dan proses organisasi mereka.

Sayangnya, perjalanannya tidak mulus.

Transformasi digital sering dianggap sebagai proses yang mengganggu. Asumsi yang salah ini telah menyebabkan resistensi dari beberapa pihak dalam pengaturan organisasi dan mempersulit tugas proses digital yang meresap ke dalam fungsi bisnis.

C-suite harus memimpin dalam menghilangkan kekhawatiran yang nyata atau yang dirasakan dengan mengambil peran sebagai mentor dan pembuat perubahan. Mereka harus memimpin dengan memberi contoh dan mengkomunikasikan dengan jelas bahwa transformasi digital bukan untuk menggantikan karyawan, melainkan proses manual. Hal ini dimaksudkan untuk memberdayakan mereka dengan alat yang diperlukan di tempat kerja modern.

Memulai dari hal kecil dan menunjukkan manfaat yang akan diperoleh karyawan bisa menjadi awal yang baik untuk mendorong adopsi teknologi yang lebih besar. Mengotomatiskan tugas-tugas sederhana seperti pencatatan waktu dapat memberikan pengalaman langsung kepada karyawan tentang bagaimana transformasi digital dapat memberikan kelancaran dalam kehidupan sehari-hari mereka, dan membebaskan mereka untuk melakukan tugas-tugas yang lebih produktif. Hal ini dapat membantu mempertajam fokus organisasi dalam menarik & mempertahankan talenta terbaik dan mengintegrasikan mereka dengan lebih baik untuk mengurangi keluar masuknya karyawan.

Itulah sebabnya mengapa perusahaan harus mengadopsi teknologi baru sembari mengartikulasikan bagaimana mereka ingin karyawan mereka menerimanya. Di situlah letak kunci untuk menavigasi ketidakpastian dengan lebih baik dan secara efisien mengelola tuntutan pemangku kepentingan yang terus berkembang.

Pada akhirnya, transformasi digital adalah proses yang berkelanjutan dan bukan tujuan akhir. Ini adalah proses untuk menjadi terintegrasi, lincah, dan tangguh, yang pada gilirannya dapat mengoptimalkan tenaga kerja untuk meningkatkan produktivitas bisnis.

Dan produktivitas berarti uang!