Pekerja lepas dan SEO: Cara Mengelola Akuntansi dengan Benar Saat Bekerja Online

Intro

Jika Anda adalah seorang pekerja lepas SEO, kemungkinan besar Anda tidak akan mengalami kesulitan dalam menavigasi kata kunci berekor panjang atau mengetahui skema Anda dari peta situs. Istilah-istilah seperti "lalu lintas rujukan" dan "data terstruktur" pasti merupakan bagian dari bahasa sehari-hari Anda.

Tapi bagaimana dengan mengelola uang Anda? Meskipun anggaran merangkak mungkin sesuatu yang Anda pahami luar dalam, menganggarkan keuangan Anda mungkin sedikit lebih asing bagi Anda - terutama jika Anda baru saja memulai di dunia pekerja lepas.

Ini adalah sesuatu yang harus dihadapi oleh setiap pekerja lepas: meskipun Anda ingin menghabiskan seluruh waktu kerja Anda dengan fokus pada apa yang Anda _tahu_ (dan kemungkinan besar lebih menikmatinya daripada hal-hal seperti pembuatan faktur dan pembukuan), melacak keuangan Anda sama pentingnya dengan memantau rasio pentalan dan kecepatan halaman klien Anda.

Pekerja lepas di bidang SEO? Kesulitan untuk tetap memantau faktur dan pengeluaran? Lihat panduan 6 langkah yang mudah diikuti untuk mengelola akuntansi Anda.

1. Pilih struktur bisnis yang tepat

Sebelum Anda mulai mengirimkan faktur atau melacak pengeluaran, keputusan pertama yang perlu Anda buat adalah bagaimana menyusun struktur bisnis pekerja lepas Anda secara legal. Hal ini memengaruhi cara Anda membayar pajak, berapa banyak dokumen yang harus Anda lengkapi, dan tanggung jawab Anda secara keseluruhan.

Di Inggris, misalnya, opsi yang paling umum adalah beroperasi sebagai pedagang tunggal atau mendirikan perusahaan terbatas, sementara di sebagian besar Uni Eropa, banyak pekerja lepas yang mendaftar dengan status pengusaha mikro, yang menawarkan pengurangan beban administratif dan pelaporan pajak yang disederhanakan - meskipun ada batasan pendapatan dan pengurangan biaya yang lebih sedikit.

Bekerja sebagai pedagang tunggal atau pemilik tunggal umumnya merupakan cara termudah untuk memulai - ini melibatkan lebih sedikit dokumen dan biaya administrasi yang lebih rendah. Namun seiring bertambahnya penghasilan Anda, perusahaan terbatas (atau LLC) mungkin menawarkan efisiensi dan perlindungan pajak yang lebih baik. Ingatlah bahwa dengan meningkatnya manfaat, tanggung jawab juga meningkat, seperti pelaporan yang lebih kompleks dan pengajuan hukum.

Jika Anda tidak yakin rute mana yang tepat untuk Anda, pertimbangkan untuk berbicara dengan akuntan yang memahami model bisnis freelance dan digital. Membuat pilihan yang tepat sejak dini dapat mencegah sakit kepala yang tidak perlu di kemudian hari.

2. Gunakan alat bantu akuntansi untuk pembuatan faktur dan pembukuan

Spreadsheet manual mungkin dapat menyelesaikan pekerjaan pada awalnya, tetapi seiring dengan berkembangnya bisnis SEO freelance Anda, spreadsheet manual menjadi sesuatu yang tidak berguna. Perangkat lunak akuntansi yang dirancang untuk pekerja lepas dapat menghemat waktu setiap bulan dan mengurangi risiko kesalahan.

Banyak alat akuntansi bisnis individu yang memungkinkan Anda mengotomatiskan pembuatan faktur dan menghasilkan pengembalian pajak, sekaligus mengintegrasikan langsung dengan rekening bank Anda sehingga transaksi dapat diimpor secara otomatis dan dikategorikan dengan beberapa klik.

Anda juga dapat mengatur faktur berulang untuk klien retainer dan pengingat otomatis untuk pembayaran yang telah jatuh tempo, sehingga Anda tidak perlu repot-repot mengejar tagihan yang belum dibayar. Fitur-fitur seperti ini mendukung citra profesional dan mendorong pembayaran tepat waktu.

Menggunakan perangkat lunak akuntansi juga membantu Anda tetap mematuhi peraturan pajak setempat, terutama jika Anda diharuskan menyerahkan pengembalian pajak digital. Selain itu, perangkat lunak ini menciptakan jejak audit yang jelas di mana setiap item pendapatan dan pengeluaran dilacak dan diberi stempel waktu.

3. Lacak semua pendapatan Anda secara konsisten

Konsistensi adalah kunci utama dalam melacak pendapatan - dan bukan hanya karena hal ini membuat waktu pajak tidak terlalu menegangkan. Mencatat semua pendapatan secara akurat memberi Anda gambaran yang jelas tentang kinerja bisnis Anda dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Apakah penghasilan Anda berasal dari klien langsung, agensi, program afiliasi, atau sumber pasif seperti kursus online, Anda harus memperhitungkan setiap sennya. Ini termasuk pembayaran internasional dan pertunjukan satu kali, bukan hanya pengikut atau pekerjaan yang berulang.

Beberapa pekerja lepas membuat kesalahan dengan hanya mencatat pendapatan setelah masuk ke rekening bank mereka. Sebaliknya, Anda harus melacak pendapatan saat pendapatan tersebut _diperoleh_ - artinya segera setelah Anda mengirim faktur atau menyelesaikan pekerjaan, tergantung apakah Anda menggunakan akuntansi tunai atau akrual. Apa pun yang Anda pilih, patuhi untuk menjaga akurasi dan kepatuhan.

Faktur harus selalu diberi tanggal, diberi nomor urut, dan dicadangkan. Jika Anda menghadapi audit atau perlu mengajukan pembiayaan, memiliki catatan yang bersih dan konsisten akan memberi Anda kredibilitas dan ketenangan pikiran.

4. Catat dan kategorikan setiap pengeluaran bisnis

Pengeluaran bisnis bukan hanya hal-hal yang Anda beli untuk klien. Mereka juga termasuk biaya yang membuat operasi freelance SEO Anda berjalan dengan lancar. Jika Anda membayar untuk hosting, alat penelitian kata kunci, asisten virtual, atau bahkan pengaturan kantor di rumah, itu mungkin memenuhi syarat sebagai biaya yang dapat dikurangkan.

Namun, mengetahui bahwa sesuatu dapat dikurangkan tidaklah cukup. Anda perlu mencatat setiap pengeluaran dan mengkategorikannya dengan benar. Apakah Anda membayar langganan Ahrefs? Itu adalah biaya perangkat lunak. Perjalanan ke konferensi industri? Itu adalah pengembangan profesional atau perjalanan. Laptop baru? Itu adalah pengeluaran modal dan mungkin perlu disusutkan dari waktu ke waktu.

Memang sangat menggoda untuk membiarkan tugas ini sampai akhir bulan atau kuartal, tetapi semakin cepat Anda mencatat pengeluaran, semakin besar kemungkinan Anda akan mencatatnya secara akurat - termasuk melampirkan tanda terima dan mencatat tujuan pembelian.

Tetap disiplin dengan pelacakan pengeluaran tidak hanya mengurangi tagihan pajak Anda, tapi juga membantu Anda mengidentifikasi ke mana uang Anda pergi. Jika salah satu alat menghabiskan lebih dari yang diharapkan, atau jika Anda berinvestasi besar-besaran dalam kursus tanpa ROI yang jelas, catatan pengeluaran Anda akan menunjukkannya.

5. Menyisihkan uang untuk pajak

Salah satu pelajaran tersulit yang dipelajari oleh pekerja lepas adalah tidak ada yang memotong pajak untuk mereka. Tidak seperti pekerjaan tradisional, di mana pajak dipotong sebelum gaji Anda masuk ke rekening Anda, pendapatan freelance tidak dikenakan pajak - dan sayangnya itu berarti Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Anda tidak menghabiskan semuanya.

Untuk menghindari kejutan yang tidak menyenangkan, sisihkan sebagian dari setiap pembayaran yang Anda terima. Berapa banyak? Tergantung pada lokasi dan kelompok pajak Anda, tetapi aturan umumnya adalah 25% hingga 30% dari penghasilan bersih Anda. Beberapa pekerja lepas bahkan membuat rekening tabungan terpisah khusus untuk uang pajak agar tidak tercecer tanpa sengaja.

Di banyak negara, setelah penghasilan Anda mencapai ambang batas tertentu, Anda akan diminta untuk melakukan pembayaran pajak triwulanan. Jika Anda melewatkan pembayaran ini, Anda akan dikenai denda dan bunga. Tetap berada di depan kewajiban Anda tidak hanya membuat Anda tetap patuh, tetapi juga mengurangi kecemasan saat tenggat waktu pajak tiba.

Anda juga harus membiasakan diri dengan potongan atau kredit apa pun yang berlaku untuk pekerja lepas. Misalnya, jika Anda bekerja dari rumah, sebagian dari biaya sewa, utilitas, atau tagihan internet Anda dapat dikurangkan. Hal ini membuat pencatatan yang akurat menjadi sangat penting.

6. Tinjau keuangan Anda setiap bulan agar tetap terkendali

Anda tidak akan menjalankan kampanye SEO tanpa memeriksa data secara teratur, jadi mengapa harus melakukan pendekatan yang berbeda terhadap keuangan bisnis Anda? Sangat penting untuk menyisihkan waktu setiap bulan untuk meninjau pendapatan, pengeluaran, dan arus kas Anda secara keseluruhan.

Ini tidak perlu memakan waktu berjam-jam. Pemeriksaan keuangan bulanan yang singkat dapat membantu Anda menemukan pola - mungkin Anda selalu mengejar keterlambatan pembayaran dari klien tertentu, misalnya, atau pengeluaran Anda meningkat tanpa Anda sadari. Wawasan ini dapat membantu Anda mengambil keputusan yang lebih baik, seperti menyesuaikan tarif atau menegosiasikan ulang persyaratan klien.

Anda juga dapat menggunakan tinjauan bulanan Anda untuk memperbarui tujuan keuangan. Ingin mencapai target pendapatan tertentu, membangun dana cadangan, atau berlibur tanpa stres? Memantau kemajuan membuat Anda tetap bertanggung jawab dan termotivasi.

Jika Anda bekerja sama dengan akuntan, data bulanan ini membuat kolaborasi menjadi lebih mudah dan produktif. Anda juga akan siap dengan catatan yang bersih ketika musim pajak tiba - tidak perlu lagi mencari-cari di menit-menit terakhir!

Sebagai seorang pekerja lepas SEO, Anda sudah tahu betapa kuatnya data dan konsistensi. Nah, pola pikir yang sama juga berlaku untuk mengelola keuangan Anda. Anda tidak perlu menjadi ahli keuangan dalam semalam, tentu saja, tetapi memperlakukan akuntansi Anda dengan perhatian yang sama seperti yang Anda lakukan pada kampanye SEO Anda akan membuahkan hasil - baik dalam hal ketenangan pikiran dan profitabilitas jangka panjang.