Komunikasi yang Efektif Adalah Kunci Sukses Bisnis Anda

Intro

Saya tahu kita sering mendengar hal ini: "Komunikasi adalah kuncinya." Tapi benarkah demikian? Tentu saja benar! Komunikasi sangat penting dalam setiap aspek kehidupan kita. Entah itu hubungan pribadi atau profesional Anda, strategi bisnis Anda, atau bahkan emoji yang digunakan untuk memperhalus teks yang keras-itu adalah komunikasi non-verbal.

Kita biasanya berpikir bahwa ketika sesuatu didefinisikan sebagai pertukaran informasi antara dua orang atau lebih, hal itu hanya berkaitan dengan komunikasi tertulis dan verbal.

Namun, komunikasi lebih dari sekadar menggunakan kata-kata. Komunikasi juga dapat melibatkan bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan nada suara Anda; masing-masing hal ini mengirimkan pesan kepada lawan bicara Anda.

Dalam lingkungan bisnis, Anda menghabiskan banyak waktu untuk berkomunikasi. Baik secara internal, dengan menguraikan tujuan Anda, mengulangi prinsip-prinsip Anda, terlibat dalam diskusi, dan menindaklanjuti dengan rekan kerja. Atau secara eksternal, dengan berkoordinasi dengan pihak lain, berbicara dengan klien, atau mempromosikan barang atau jasa Anda.

Menurut saya, bentuk komunikasi yang berhasil adalah ketika pesan dipahami sebagaimana pesan itu dimaksudkan untuk dikomunikasikan. Tanpa pemahaman ini, sebuah pesan dapat disalahpahami atau disampaikan dengan tidak tepat, sehingga menimbulkan kesalahan atau frustrasi.

Bisnis apa pun membutuhkan komunikasi organisasi yang efektif karena tanpanya, tugas dan prosedur yang harus diselesaikan agar bisnis dapat beroperasi tidak dapat diselesaikan. Karena itu, mari kita lihat lebih dalam mengapa komunikasi yang efektif itu penting.

Pentingnya komunikasi yang efektif

(Sumber)

Komunikasi memiliki dampak yang signifikan terhadap produktivitas, budaya, dan antusiasme sebuah organisasi. Membangun keterampilan komunikasi yang efektif sebagai manajer memberikan manfaat jangka pendek dan jangka panjang yang signifikan bagi perusahaan Anda. Komunikator yang baik dapat menginspirasi tim mereka untuk bekerja lebih keras, memberikan hasil yang lebih baik, dan menghindari kesalahpahaman.

Semua faktor ini dapat berkontribusi pada kesuksesan perusahaan-serta kesuksesan Anda sendiri. Hal ini membantu membangun rasa kontribusi terhadap masa depan organisasi ketika karyawan terlibat langsung dalam produk dan proyek kerja. Hal ini juga memotivasi mereka untuk bekerja demi meningkatkan profitabilitas, kepuasan pelanggan, dan kesadaran merek. Karyawan yang secara pribadi diinvestasikan dalam tujuan perusahaan akan lebih peduli dengan aspek-aspek lain. Misalnya, jika merek memiliki reputasi positif sebagai tempat yang sangat baik untuk bekerja, hal ini dapat memengaruhi kapasitas Anda untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik dalam jangka panjang.

Sebelas alasan mengapa komunikasi bisnis yang efektif adalah kunci kesuksesan

(Sumber)

1. Membangun budaya perusahaan yang lebih baik

Strategi komunikasi bisnis yang tepat sangat penting untuk membangun budaya tim dan lingkungan kerja yang positif. Perusahaan yang berkomunikasi secara transparan dan terbuka memiliki suasana kerja yang jauh lebih sehat serta motivasi dan kepuasan karyawan yang lebih tinggi.

Di sisi lain, organisasi yang mengabaikan komunikasi bisnis sebagai sarana untuk meningkatkan budaya tempat kerja akan mengalami keterlibatan yang rendah, kepuasan karyawan yang rendah, tingkat kepuasan pelanggan yang rendah, dan tingkat turnover yang tinggi.

2. Meningkatkan upaya berbagi pengetahuan

Salah satu tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan berinvestasi dalam komunikasi internal adalah untuk meningkatkan praktik berbagi pengetahuan. Di dunia di mana karyawan terus berkembang dan mempelajari hal-hal baru, perusahaan perlu memungkinkan berbagi pengetahuan dengan mudah di dalam organisasi mereka. Tanpa strategi komunikasi bisnis internal yang ditetapkan dengan baik, berbagi pengetahuan dan pengetahuan organisasi akan terganggu.

3. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Menurut studi keterlibatan karyawan Ragan, komunikasi kepemimpinan merupakan aspek komunikasi internal terpenting yang secara statistik berkorelasi dengan keterlibatan karyawan. Tim komunikasi internal memainkan peran penting dalam membantu, melatih, dan mendidik para pemimpin tentang nilai komunikasi.

4. Meningkatkan kerja sama antardepartemen

Sangat sulit untuk mempertahankan komunikasi antar departemen yang efisien di dalam perusahaan tanpa rencana komunikasi yang kuat. Karyawan harus dapat berinteraksi dan berkolaborasi dengan mudah agar lebih produktif. Misalnya, departemen riset dan pemasaran Anda harus memiliki pemahaman yang sama, dan kantor bisnis serta departemen TI Anda harus selaras.

5. Meningkatkan kepuasan dan retensi pelanggan

Komunikasi bisnis yang lebih baik juga berarti kepuasan pelanggan yang lebih baik. Jika komunikasi di dalam organisasi buruk, ada dua hal yang terjadi dalam hal layanan dan kepuasan pelanggan: Pertama, karyawan yang berhadapan langsung dengan pelanggan tidak akan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Kedua, pelanggan akan merasakan rendahnya semangat kerja karyawan dan mendapatkan pengalaman negatif.

Faktanya, sebuah studi menemukan bahwa sikap karyawan memiliki dampak yang signifikan terhadap kepuasan pelanggan, yang kemudian berdampak pada peningkatan pendapatan.

6. Penghapusan email yang berlebihan

Mulai dari pembaruan progres hingga permintaan data, penugasan pekerjaan, interaksi dan umpan balik karyawan, undangan rapat, komunikasi dengan klien dan pemasok, pengiriman dokumen, dan ucapan selamat ulang tahun, umumnya semua hal tersebut ditangani melalui email di dalam perusahaan.

Menurut Radicati, rata-rata pekerja bisnis menghabiskan 25% dari hari kerja mereka untuk rutinitas yang berhubungan dengan email. Namun, hanya sedikit yang layak untuk kita tanggapi. Banyak email yang kami terima sama sekali tidak relevan bagi kami. Email yang berlebihan telah dikurangi dalam komunikasi bisnis internal yang menggunakan platform yang efektif untuk keterlibatan dan kolaborasi karyawan.

7. Mengurangi pergantian karyawan

Perusahaan yang memiliki karyawan yang lebih terlibat dan puas akan menikmati tingkat perputaran karyawan yang jauh lebih rendah. Untuk menarik dan mempertahankan generasi Milenial dan generasi yang lebih muda di tempat kerja, perusahaan harus memastikan bahwa karyawan mereka selalu mendapat informasi tentang apa yang relevan dengan pekerjaan mereka.

Di sisi lain, terlalu banyak informasi yang tidak relevan sering kali menyebabkan stres, ketidakterlibatan, frustrasi, dan, dengan itu, menurunkan retensi karyawan.

8. Komunikasi yang lebih baik untuk pekerja jarak jauh

Tim jarak jauh adalah cara masa depan. Menurut statistik, pada tahun 2028, 73% dari semua departemen bisnis akan mempekerjakan pekerja jarak jauh. Selain itu, di negara-negara makmur seperti Amerika Serikat, angkanya bisa melebihi 75%.

Hal ini membutuhkan pendekatan baru terhadap komunikasi, kepemimpinan, dan manajemen. Tim jarak jauh menghadapi berbagai masalah komunikasi, termasuk berkoordinasi lintas zona waktu, mengatasi hambatan informasi, dan mengatasi hambatan bahasa dan budaya. Selain itu, jarak menyulitkan anggota tim untuk merasa bahwa mereka adalah satu kesatuan. Namun, komunikasi internal perusahaan yang lebih baik dapat membuat perbedaan besar dalam cara tim jarak jauh berkolaborasi dan berinteraksi.

9. Penghapusan hambatan komunikasi

Hambatan informasi sering terjadi ketika ada terlalu banyak hal yang tidak relevan. Oleh karena itu, informasi penting bagi karyawan dapat dengan cepat salah tempat. Komunikasi internal perusahaan yang efektif, serta penggunaan alat komunikasi yang tepat, sangat penting untuk mengatasi kesulitan ini.

10. Meningkatkan advokasi karyawan

Ketika perusahaan mengetahui cara berkomunikasi dengan karyawan mereka secara efektif, mereka akan jauh lebih berhasil dalam mengubah karyawan mereka menjadi duta merek. Menjadi duta merek tidak sesulit yang dibayangkan oleh banyak perusahaan. Faktanya, karyawan yang bahagia akan senang untuk berkontribusi dalam program brand ambassadorship.

Ada empat cara utama yang dapat dilakukan oleh duta merek dan advokasi karyawan untuk membantu operasional perusahaan:

• Meningkatkan kesadaran merek
• Meningkatkan merek perusahaan dan menarik kandidat berkualitas tinggi
• Meningkatkan upaya pemasaran
• Meningkatkan penjualan

Bagaimana bisnis dapat bekerja pada proses komunikasi yang efektif?

(Sumber)

1. Gunakan alat komunikasi yang tepat

Alat yang Anda gunakan untuk berkomunikasi di dalam tim Anda bisa berdampak besar pada efektivitas proses komunikasi Anda. Jika Anda menggunakan alat bantu yang lambat, tidak ramah pengguna, atau membutuhkan banyak pelatihan agar karyawan terbiasa, maka hal ini dapat membuat karyawan frustrasi.

Rasa frustrasi ini dapat menyebabkan miskomunikasi dan hilangnya produktivitas serta waktu. Akibatnya, pesan yang sebenarnya dapat menjadi kabur dalam prosesnya. Oleh karena itu, pastikan Anda melakukan riset tentang alat komunikasi tim yang tepat dan kemudian memilih dengan bijak.

Pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda. Sistem telepon kantor untuk bisnis kecil mungkin sangat cocok untuk bisnis Anda, namun organisasi yang lebih besar mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda.

2. Mengetahui apa yang Anda bicarakan

Orang bijak berbicara karena ada yang ingin mereka katakan; orang bodoh berbicara karena mereka harus mengatakan sesuatu. - Plato

Baik Anda berbicara dengan klien, rekan kerja, atau mitra bisnis dalam kapasitas profesional, Anda selalu berbicara atas nama orang lain selain diri Anda sendiri. Anda dapat memperkenalkan organisasi, layanan, atau divisi Anda.

Anda harus selalu menyadari untuk siapa Anda berbicara dan mengapa Anda berkomunikasi. Pertimbangkan hal-hal berikut ini sebelum berbicara:

1. Untuk siapa saya berbicara?
2. Mengapa saya berbicara?

3. Hindari menghina orang lain

Jangan menyinggung perasaan orang lain dengan cara yang sama yang membuat Anda kehilangan kesabaran. Sebagai komunikator yang baik dalam bisnis, ingatlah bahwa tujuan Anda adalah menyelaraskan audiens dengan tujuan Anda. Orang tidak akan mau mendengarkan, bekerja sama, atau berkolaborasi dengan Anda jika Anda tidak menghormati mereka dengan cara apa pun.

Selain itu, menghina orang lain memberi mereka pertahanan baru yang sebelumnya tidak mereka miliki. Sikap Anda sekarang menjadi titik perhatian utama, dan pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi hilang di latar belakang.

4. Dengarkan baik-baik dengan penuh perhatian

Anda tidak benar-benar mendengarkan saat berdiskusi, dan perhatian Anda tertuju pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya, bukan pada apa yang dikatakan oleh orang lain. Anda dapat salah menafsirkan atau mengabaikan komponen penting dari pesan mereka, yang dapat menghasilkan keputusan yang tidak bermanfaat. Memberikan perhatian penuh kepada mereka adalah langkah pertama dalam komunikasi yang efektif.

5. Jaga bahasa tubuh yang positif

Kemampuan untuk mengendalikan bahasa tubuh Anda mutlak diperlukan untuk komunikasi. Dengan memvisualisasikan sebuah garis yang membentang dari dada Anda ke langit-langit atau langit dan dengan lembut menarik Anda lebih tinggi, Anda dapat berlatih berdiri tegak. Berhati-hatilah, jangan sampai berlebihan. Anda ingin tampil sealami mungkin.

6. Tetap waspada terhadap emosi yang sulit

Terkadang, kondisi yang sulit menyebabkan banyak emosi yang kuat. Kita harus mampu mengidentifikasi dan mengelola emosi kita sendiri jika ingin meningkatkan komunikasi. Kita juga harus mampu bereaksi secara tepat terhadap ekspresi kemarahan atau ketidakpuasan orang lain.

Meskipun kita berkomunikasi dengan orang lain setiap hari, beberapa orang belum diajarkan atau diberi kesempatan untuk mempraktikkan teknik komunikasi yang tepat.

Mulailah berkomunikasi dengan lebih baik hari ini

Setiap tahun, keterampilan komunikasi menduduki peringkat teratas dalam daftar keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Alasannya adalah karena komunikasi adalah hal yang membuat hubungan profesional dan pribadi kita berjalan dengan lancar. Ini adalah cara kita menunjukkan kepedulian, mengkatalisasi perubahan, dan menyelesaikan sesuatu. Itu adalah alasan yang cukup untuk meningkatkan dan terus meningkatkan keterampilan penting ini. Untungnya, kita semua bisa belajar untuk berkomunikasi dengan lebih baik.

Memahami lebih banyak tentang gaya komunikasi akan membantu Anda membuat diri Anda didengar, siapa pun yang Anda ajak bicara. Dan itu adalah bagian penting dalam memimpin orang lain dan membantu mereka melihat sudut pandang Anda.

Ingatlah bahwa kebanyakan orang akan memiliki perpaduan gaya komunikasi yang berbeda-beda dan dapat berubah-ubah tergantung pada suasana hati dan situasinya. Adalah tugas Anda sebagai komunikator-dan pemimpin-untuk memastikan bahwa semua orang memahami Anda, siapa pun yang Anda hadapi. Apa pun gaya Anda, jika Anda mengembangkan cara berkomunikasi dengan tim Anda yang cocok untuk Anda, Anda sedang menuju kesuksesan untuk bisnis Anda.