Dokumentasi Penting untuk Pemilik Perusahaan: 11 Jenis Dokumen Bisnis yang Harus Selalu Disimpan

Intro

Hanya sedikit pemilik perusahaan yang menyukai dokumen, dan lebih sedikit lagi yang ingin melacak semua dokumentasi yang melewati meja kerja mereka. Sayangnya, dokumen bisnis sangat penting bagi kesehatan organisasi Anda, karena tanpanya, Anda berisiko mengalami rasa malu, gangguan dalam operasi, dan bahkan masalah hukum.

Untungnya, hal ini hanya terjadi pada beberapa jenis dokumen bisnis tertentu. Maka, dalam artikel ini, kami akan mengajari Anda cara membedakan mana yang penting dan mana yang tidak, menjelaskan 11 jenis dokumen bisnis penting yang harus selalu Anda simpan, dan mengeksplorasi manfaat yang bisa diberikan dokumen-dokumen tersebut bagi perusahaan Anda.

Apa yang dimaksud dengan Dokumen Bisnis?

Secara umum, dokumen bisnis dapat berupa selembar kertas (atau yang setara dengan kertas digital) yang berhubungan langsung dengan operasi perusahaan Anda. Namun untuk lebih spesifiknya, Anda bisa menganggap dokumen bisnis sebagai catatan yang digunakan untuk berkomunikasi, menyimpan, atau mengatur informasi di dalam organisasi.

Mengapa Dokumen Bisnis Penting?

Seperti yang akan segera Anda lihat, dokumen bisnis hadir dalam berbagai bentuk, ukuran, dan yang paling penting, kasus penggunaan. Namun, mengapa dokumen ini penting, dan manfaat apa yang bisa diberikan kepada bisnis Anda? Baiklah, mari kita jawab.

• Organisasi & Efisiensi: Dokumen bisnis memberikan struktur dan kejelasan pada operasi Anda, sehingga memungkinkan efisiensi yang lebih tinggi, lebih sedikit kesalahan, dan konsistensi menyeluruh.
• Komunikasi & Kolaborasi: Dokumen juga memfasilitasi komunikasi internal dan eksternal yang efektif, menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan memungkinkan karyawan dan pemangku kepentingan untuk mencapai hasil terbaik.
• Berbagi dan Mengelola Pengetahuan: Ketika karyawan meninggalkan perusahaan Anda, mereka membawa semua pengetahuan mereka, sehingga menyebabkan inefisiensi. Dokumen bisnis memungkinkan Anda menyimpan semua informasi ini dan memberdayakan upaya staf di masa depan.
• Perlindungan Hukum: Sayangnya, berurusan dengan perselisihan, tuntutan hukum, dan inspeksi adalah bagian yang tidak dapat dihindari dalam menjalankan bisnis. Namun dengan menyimpan dokumen bisnis yang relevan, Anda dapat melindungi semua basis Anda, dan mengurangi efek negatif dari insiden hukum.
• Perencanaan & Pengambilan Keputusan: Dokumen bisnis memberikan wawasan yang tak ternilai ke dalam operasi Anda, sehingga Anda dapat belajar dari masa lalu dan beradaptasi untuk masa depan. Berkat hal ini, Anda selalu dapat membuat keputusan yang efektif dan berbasis data.
• Pemantauan & Evaluasi Kinerja: Bagaimana Anda dapat menjalankan bisnis Anda secara efektif jika Anda tidak memahami apa yang terjadi di dalamnya? Sederhana - Anda tidak bisa. Untungnya, dokumen bisnis memungkinkan Anda melacak semua metrik penting secara (hampir) real-time.
• Reputasi & Citra Merek: Di sini, nilai dari dokumen bisnis ada dua. Pertama, dokumentasi branding memungkinkan Anda untuk secara konsisten menargetkan pelanggan ideal Anda dengan nada suara yang mudah dikenali (dalam bentuk tulisan, media, desain, dll.). Namun kedua, manajemen dokumen yang efektif juga memungkinkan Anda untuk bekerja lebih efisien dan menciptakan reputasi yang lebih dapat diandalkan di sekitar merek Anda.

11 Jenis Dokumen Bisnis Penting yang Harus Selalu Disimpan

Seperti yang ditunjukkan di atas, cara standar untuk mengklasifikasikan dokumen bisnis adalah berdasarkan kasus penggunaannya di perusahaan Anda. Namun untuk mengidentifikasi tujuan akhir dokumen (misalnya, keranjang sampah atau laci meja kantor Anda), kita perlu melihat keusangannya.

Harus diakui, ini sedikit rumit karena konsep ini melampaui kasus penggunaan, konten, dan bahkan departemen target. Secara umum, dokumen bisnis yang paling penting cenderung masuk ke dalam kategori keuangan, hukum, dan pemasaran, namun tidak semuanya.

Lebih jauh lagi, bahkan jika Anda menyimpan semua dokumentasi yang ada dalam kategori-kategori ini saja, Anda akan segera mendapati kantor dan komputer Anda dipenuhi dengan sampah kertas (digital). Jadi, cara yang paling efektif untuk membantu Anda mengidentifikasi dokumen mana yang harus disimpan adalah dengan memberitahukannya kepada Anda.

Laporan Laba Rugi #1

Juga dikenal sebagai laporan laba rugi, atau laporan pendapatan, dokumen-dokumen ini meringkas pendapatan, pengeluaran, dan laba atau rugi bersih perusahaan Anda selama periode tertentu. Dokumen ini penting untuk alasan internal, termasuk pembandingan, perencanaan, dan pengambilan keputusan.

Namun, nilai sebenarnya dari mereka akan terlihat ketika menyangkut pelaporan eksternal, lebih khusus lagi, analisis investor/kreditor selama akuisisi atau pencarian investasi, dan kepatuhan pajak.

Laporan laba rugi sangat penting untuk menilai kinerja dan kesehatan keuangan bisnis Anda, dan ketiadaan laporan ini dapat menimbulkan keraguan atas perilaku Anda. Dalam skenario terburuk, hal ini dapat menyebabkan pendanaan gagal atau bahkan membuat Anda berurusan dengan kantor pajak setempat.

(Sumber: Zervant)

Neraca #2

Seperti laporan laba rugi, neraca memberikan gambaran status keuangan perusahaan Anda pada waktu tertentu dan penting untuk alasan yang disebutkan di atas. Namun, keduanya berbeda dalam hal fokusnya pada aset, kewajiban, dan ekuitas pemegang saham bisnis Anda.

(Sumber: bdc.ca)

Surat Pemberitahuan Pajak #3

Seperti namanya, pengembalian pajak adalah dokumen bisnis yang Anda ajukan ke kantor pajak setempat (IRS di AS) untuk melaporkan pendapatan, pengurangan, dan kewajiban pajak Anda untuk periode apa pun dan berfungsi sebagai catatan aktivitas keuangan bisnis Anda.

Seperti yang Anda bayangkan, peraturan ini sangat penting untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum setempat, karena jika Anda melanggarnya, Anda akan dikenai denda, dan kemungkinan terburuknya Anda akan masuk ke ruang sidang atau sel.

(Sumber: AbbyMarketplace)

Faktur & Tanda Terima #4

Kami yakin Anda sangat paham tentang faktur dan tanda terima, namun jangan sampai ada yang tertinggal, dokumen-dokumen ini mengonfirmasi transaksi bisnis Anda. Hal ini menjadikannya sangat penting untuk beberapa alasan, termasuk akuntansi, sengketa pelanggan, dan perpajakan. Penerapan perangkat lunak f aktur adalah solusi optimal untuk membuat dan mengelola faktur.

(Sumber: Billdu)

Laporan Bank #5

Diterbitkan oleh bank atau organisasi keuangan lainnya, laporan bank meringkas transaksi bisnis Anda dalam periode tertentu, termasuk setoran, penarikan, transfer, dan banyak lagi. Seperti halnya dokumen keuangan lainnya, dokumen ini juga berperan penting dalam pembukuan internal, penganggaran, dan kepatuhan pajak.

Namun, dokumen ini juga membantu perusahaan Anda mendeteksi penipuan dan sangat penting dalam pengajuan pinjaman atau mencari pendanaan dari entitas bisnis lain. Hal ini menjadikannya lebih dari sekadar berguna untuk disimpan di laci Anda.

(Sumber: Perangkat Lunak Patriot)

Catatan Penggajian #6

Terutama digunakan untuk pencatatan internal, catatan penggajian melacak kompensasi karyawan, potongan, dan informasi terkait lainnya. Catatan ini sangat penting untuk memantau pengeluaran Anda, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan pajak, menyelesaikan perselisihan upah karyawan, dan membuktikan bahwa Anda tidak bersalah dalam audit.

(Sumber: Hourly)

#7 Lisensi & Izin Usaha

Beranjak dari keuangan, saatnya kita membahas dokumen bisnis legal. Lisensi dan izin memiliki beberapa kegunaan yang jelas, termasuk memberikan akses ke industri yang unik, meloloskan Anda untuk mengikuti program pemerintah tertentu, dan menunjukkan **keahlian** dan kepercayaan Anda.

Untuk hal ini saja, izin dan lisensi Anda sudah cukup untuk dipegang. Namun, alasan yang paling penting adalah karena sifat dan aktivitas yang mereka lakukan, Anda sering kali harus menunjukkan kelayakan Anda untuk tindakan hukum dan bisnis tertentu.

(Sumber: SignNow)

#8 Kontrak & Perjanjian

Terlepas dari apakah Anda adalah bisnis B2B atau B2C, kontrak dan perjanjian adalah roti dan mentega Anda, termasuk perjanjian dengan entitas eksternal seperti perusahaan alih daya perangkat lunak, yang sangat penting untuk bisnis yang berfokus pada teknologi. Mereka merinci **ketentuan yang mengikat secara hukum dari hubungan Anda** (dengan pelanggan, mitra, wali amanat, dll.) dan membantu melindungi Anda dari potensi tuntutan hukum. Selain itu, mereka memungkinkan Anda untuk melacak kewajiban kontrak Anda untuk memastikan Anda memenuhi semua tanggung jawab Anda.

(Sumber: Jotform)

Dokumentasi Kekayaan Intelektual #9

IP adalah istilah umum untuk dokumen bisnis yang menetapkan dan melindungi hak kekayaan intelektual bisnis Anda, termasuk catatan, pendaftaran, dan paten. Dalam praktiknya, memiliki dokumen-dokumen tersebut memberikan banyak manfaat, terutama membuktikan kepemilikan Anda atas aset tak berwujud bisnis Anda, mencegah potensi pencurian atau penyalahgunaan, monetisasi, perizinan, dan pengenalan merek.

(Sumber: Signaturely)

Catatan Asuransi #10

Jenis dokumen bisnis lain yang harus selalu disimpan adalah catatan asuransi, karena dokumen ini melacak perlindungan asuransi perusahaan Anda, merinci semua informasi yang relevan, dan berfungsi sebagai bukti saat klaim. Dokumen-dokumen ini sangat penting untuk menjaga manajemen risiko yang baik dan memastikan kelangsungan bisnis yang sukses dan pemulihan bencana. Selain itu, dokumen-dokumen tersebut melindungi perusahaan dan karyawan Anda dari kecelakaan yang mungkin terjadi di tempat kerja.

(Sumber: SampleForms)

#11 Catatan Pemasaran

Terakhir, catatan pemasaran mengacu pada dokumentasi dan data yang terkait dengan aktivitas dan strategi pemasaran bisnis Anda. Catatan ini mencakup riset pasar, kampanye iklan, data pelanggan, analisis, rencana pemasaran, dan materi promosi.

Hal ini sangat penting untuk berbagai alasan, tetapi layak untuk dipertahankan, terutama untuk mempertahankan kinerja yang efektif dan analisis pesaing, melacak wawasan dan penargetan pelanggan, memastikan konsistensi pemasaran merek, dan memungkinkan perencanaan jangka panjang.

(Sumber: SlideTeam)

Bagaimana Dokumen Bisnis Diklasifikasikan?

Karena cakupan definisi yang luas, tidak mengherankan jika kategorisasi dokumen bisnis cukup bervariasi. Biasanya, mereka diklasifikasikan berdasarkan konten dan fungsinya ke dalam beberapa jenis berikut ini:

• Administratif: Digunakan untuk keperluan administrasi internal, dokumen-dokumen ini memfasilitasi komunikasi, koordinasi, dan organisasi dalam bisnis. Dokumen ini mencakup memo, email internal, agenda rapat, jadwal karyawan, dll.
• Hukum & Peraturan: Diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum dan peraturan, dokumen-dokumen ini membantu memastikan bisnis beroperasi dalam kerangka hukum untuk melindungi hak dan kepentingannya. Dokumen-dokumen ini mencakup kontrak, perjanjian, lisensi, izin, persyaratan layanan, kebijakan privasi, dan banyak lagi.
• Keuangan: Terkait dengan transaksi dan aktivitas keuangan lainnya, dokumen-dokumen ini diperlukan untuk akuntansi, perpajakan, dan analisis keuangan yang efektif. Dokumen-dokumen ini mencakup laporan keuangan, faktur, kuitansi, pesanan pembelian, laporan pengeluaran, dan banyak lagi.
• Pemasaran & Penjualan: Digunakan untuk menarik dan mengubah prospek menjadi pelanggan serta mempromosikan produk dan layanan bisnis, dokumen-dokumen ini mendorong penjualan dan menghasilkan pendapatan. Dokumen-dokumen ini mencakup brosur, selebaran, iklan, deskripsi produk/layanan, rencana pemasaran, testimoni pelanggan, dll.
• Sumber Daya Manusia: Dokumen SDM membantu memastikan manajemen karyawan yang tepat, kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, dan komunikasi yang efektif antara perusahaan dan stafnya. Dokumen-dokumen tersebut mencakup kontrak kerja, deskripsi pekerjaan, evaluasi kinerja, materi pelatihan, catatan disipliner, pengembangan perangkat lunak SDM untuk merampingkan proses SDM, dan banyak lagi.
• Operasional: Digunakan untuk mendukung operasional harian, dokumen-dokumen ini memberikan panduan dan instruksi bagi karyawan untuk memastikan efisiensi, konsistensi, dan kualitas. Dokumen-dokumen ini mencakup Prosedur Operasi Standar (SOP), diagram alir proses, catatan inventaris, catatan pemeliharaan, dll.
• Proyek: Khusus untuk manajemen proyek, dokumen-dokumen ini membantu melacak pencapaian, mengalokasikan sumber daya, dan memastikan penyelesaian proyek yang sukses melalui perencanaan, pemantauan, dan eksekusi yang cermat. Dokumen-dokumen ini mencakup rencana proyek, jadwal, Struktur Perincian Kerja (WBS), laporan kemajuan, penilaian risiko, dan banyak lagi.
• Korespondensi Eksternal: Terlibat dalam komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal seperti pelanggan, pemasok, dan mitra, dokumen-dokumen ini membantu membangun hubungan bisnis dan memfasilitasi interaksi dan kolaborasi yang lancar. Dokumen-dokumen ini mencakup surat, email, proposal, penawaran, pesanan pembelian, kontrak, dll.

Memiliki gambaran yang lebih baik tentang kategorisasi ini penting untuk memahami pentingnya dan penggunaan dokumen bisnis di perusahaan Anda. Namun, hal ini tidak akan membantu Anda menjawab pertanyaan yang membawa Anda ke sini sejak awal - dokumen mana yang aman untuk dibuang dan mana yang harus Anda simpan. Baiklah, mari kita jawab sekarang juga.

Apa Cara Terbaik Mengelola Dokumen Bisnis?

Saat ini, kita beruntung karena tidak perlu lagi bergantung pada folder yang membengkak dan laci meja yang penuh untuk menyimpan semua dokumentasi bisnis yang penting. Perangkat Lunak Manajemen Dokumen (DMS) adalah salah satu alat bantu terbaik untuk digunakan dalam bisnis Anda, karena tidak hanya mengurangi dampak dari dokumen yang membebani Anda, namun juga lingkungan.

DMS memungkinkan Anda menyimpan, mengatur, dan berbagi sumber daya dari satu antarmuka yang mudah digunakan, menjadikannya cara terbaik untuk mengelola dokumen bisnis. Namun, bukan berarti ini sepenuhnya bebas dari kerumitan. Jika Anda ingin menikmati pengalaman yang paling efisien dan memaksimalkan efisiensi Anda, Anda masih perlu menerapkan beberapa strategi pilihan untuk memberdayakan operasinya.

Ini termasuk:

• Menetapkan Kebijakan Penamaan dan Pelabelan yang Jelas
• Memusatkan Penyimpanan Dokumen
• Membuat Hirarki Akses
• Menerapkan Pencadangan dan Pemulihan Bencana
• Mengaktifkan Alur Kerja dan Kolaborasi Dokumen

Dalam Ringkasan

Seperti yang telah kami tunjukkan, dokumen bisnis adalah sumber daya penting untuk bisnis Anda dan semua operasinya di semua departemen, termasuk hukum, keuangan, pemasaran, dan banyak lagi. Dan kunci pertama untuk memanfaatkannya secara maksimal adalah dengan memisahkan dokumen yang memiliki nilai jangka panjang dari dokumen yang tidak.

Dalam artikel ini, Anda telah melihat 11 dokumen bisnis yang harus selalu Anda simpan dan mengetahui mengapa hal itu perlu dilakukan. Namun, pekerjaan Anda masih jauh dari selesai. Sekarang Anda perlu mengevaluasi kembali kebijakan manajemen dokumen internal Anda saat ini dan menentukan apakah kebijakan tersebut mendukung atau menghambat upaya tim Anda.

Apa pun kesimpulan akhir Anda, Anda harus ingat bahwa selalu ada ruang untuk perbaikan. Dan itu mungkin saja ruang yang bisa Anda kosongkan di laci meja kantor Anda dengan mentransfer semua dokumentasi Anda ke cloud.