Mengotomatiskan Penyediaan UC: Apa yang Perlu Anda Ketahui

Intro

Di berbagai industri yang berbeda, perusahaan mengandalkan platform komunikasi terpadu (UC) dengan fitur yang berbeda. Fitur-fitur tersebut termasuk panggilan suara, konferensi video, dan pesan instan untuk kolaborasi yang mulus. Ini juga membantu mendorong produktivitas tenaga kerja dan menjalankan bisnis melalui antarmuka yang efisien.

Bagi para karyawan, pengalaman ini sangat mudah karena mereka memiliki alat dan perangkat yang tepat. Semuanya berjalan dengan mudah bagi mereka, tetapi Anda tidak dapat mengatakan hal yang sama untuk tim UC. Tim UC bertanggung jawab untuk secara manual menyediakan dan memonitor alat-alat tersebut.

Penyediaan UC secara manual sama sekali tidak mudah dan personel TI menghabiskan waktu berjam-jam untuk melakukannya. Mereka juga melakukan deprovisi dan memantau alat dan layanan UC lama setiap kali seorang karyawan masuk. Mereka melakukannya ketika karyawan berganti peran, meninggalkan perusahaan, atau memiliki masalah dukungan.

Belum lagi, sejak penerapan model kerja hybrid, ada tekanan tambahan pada tim UC. Oleh karena itu, bisnis besar beralih ke platform otomatisasi untuk memberikan manfaat bagi tim UC mereka juga. Mari kita bahas bagaimana UC muncul dan bagaimana otomatisasi memberikan manfaat bagi semua pihak yang terlibat.

Apa itu Penyediaan Komunikasi Terpadu (UC)?

Penyediaan dan pelacakan UC adalah proses yang memastikan alat UC berfungsi pada kapasitas optimal. Pemantauan penggunaannya sering dilakukan oleh staf TI atau penyedia layanan UC. Mereka membantu memastikan bahwa aplikasi UC selalu tersedia dan dalam kondisi terbaik. Dengan banyaknya perusahaan yang menggunakannya, Anda dapat membayangkan betapa sibuknya staf TI di lingkungan kerja hybrid.

Perangkat lunak penyediaan pengguna membantu perusahaan mengelola dan melacak akun pengguna dalam manajemen UC. Digunakan dengan perangkat lunak lain, termasuk manajemen identitas dan sistem kontrol akses. Perangkat lunak ini dapat membantu perusahaan mengotomatisasi proses audit akun pengguna.

Proses ini membantu staf TI menghemat waktu dan upaya, meningkatkan produktivitas dan uptime. Oleh karena itu, ini disebut penyediaan pengguna otomatis karena mereka tidak perlu memeriksa akun individu secara manual. Staf IT diberikan data yang akurat, tentang apa yang mereka butuhkan untuk memecahkan masalah, sehingga mereka hanya perlu membantu dengan hal-hal yang mendesak.

Perangkat lunak ini juga membantu perusahaan meningkatkan keamanan dan membantu dalam memecahkan masalah terkait pengguna. Oleh karena itu, perusahaan bisa mendapatkan wawasan berharga mengenai aktivitas pengguna yang membantu dalam strategi pemasaran.

Apa Sejarah Komunikasi Terpadu?

(Sumber: Pexels)

Memahami sejarah seseorang akan membantu Anda mengetahui lebih banyak tentang makna dan etimologinya. Bahkan alat memiliki asal-usulnya dan bagaimana mereka membantu sebuah industri berhasil. Mereka mengatakan bahwa kata-kata muncul secara sembarangan, jadi bagaimana istilah "komunikasi terpadu" muncul?

Pada tahun 1980-an, ada sistem telepon Private Branch Exchange (PBX) yang digunakan sebagian besar perusahaan. Perusahaan telepon lokal menawarkan dan mengelola mereka dengan jalur analog yang mengarahkan panggilan dari kantor pusat ke pelanggan.

Pada tahun 1990-an, email menjadi lebih luas dan bisnis memilih jaringan berbasis Internet Protocol (IP). Ada juga perkembangan dalam teknologi suara yang dikenal sebagai sistem telepon Voice over IP (VoIP). Mereka dikenal untuk mengirimkan lalu lintas suara di seluruh jaringan data. Popularitas dan efektivitas biaya mereka menyebabkan penurunan sistem PBX tradisional.

Kemajuan IP telephony memungkinkan telepon untuk hidup di jaringan yang sama dengan komputer yang membuka lebih banyak kemungkinan. Memikirkan integrasi lanjutan antara komputer dan telepon memunculkan ide "Unified Messaging". Ini termasuk voicemail, email, dan sistem pesan berbasis teks lainnya yang efisien.

Pada tahun 2000-an, permintaan untuk telepon IP menyebabkan modifikasi sistem telepon PBX tradisional. Mereka menciptakan paket sirkuit yang dapat menghubungkan sistem telepon ke jaringan IP. Yang lain membuat peralatan yang memungkinkan panggilan suara di jaringan perusahaan untuk terhubung ke beberapa lokasi. Pada titik tertentu, solusi UC berevolusi dengan integrasi layanan komunikasi real-time.

Pada tahun 2010-an, Microsoft merilis pemain utama dalam ruang komunikasi bisnis, Lync. Ada banyak pilihan, tetapi Lync terintegrasi paling baik dengan lingkungan yang digunakan sebagian besar perusahaan.

Teknologi Cloud berevolusi dan model baru yang disebut Unified Communications as a Service (UCaaS) muncul. UCaaS menjadi lebih mainstream dan penyediaan layanan UC bergeser ke Cloud. UCaaS berbasis Cloud mengurangi pengeluaran modal yang terkait dengan penerapan sistem VoIP tradisional.

Pada titik ini, sistem UC telah menjadi otomatis yang berarti staf TI tidak perlu mengelola semuanya secara manual. Sistem ini dapat menangani sebagian besar tugas inti dan memastikan karyawan Anda yang bekerja dari rumah memiliki pengalaman yang lancar. Dan staf TI hanya diperlukan untuk memecahkan masalah apa pun yang muncul dalam sistem.

6 Manfaat Komunikasi Terpadu Otomatis

(Sumber: Pexels)

1. Otomatisasi itu Hemat Biaya

Sebuah bisnis akan selalu menemukan cara dan memanfaatkan peluang untuk mengurangi biayanya. Salah satu area ini adalah otomatisasi sistem UC mereka. Dengan mengotomatisasi penyediaan dan pelacakan sistem UC mereka, mereka dapat menghemat lebih banyak uang. Ini akan menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia dan kebutuhan akan proses manual.

Sebelumnya, kami telah menyebutkan bagaimana staf TI terlalu banyak bekerja dalam mengelola sistem UC karena pergeseran lingkungan kerja. Sebagai perusahaan, Anda harus membayar staf TI dan meningkatkan tunjangan mereka. Dengan begitu, mereka mendapatkan kompensasi yang layak untuk semua masalah yang mereka kelola untuk Anda. Namun, mengotomatisasi penyediaan UC Anda meringankan beban kerja mereka yang menghemat biaya Anda.

2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan

Otomatisasi telah menjadi topik hangat untuk berbagai industri baru-baru ini, disertai dengan beberapa pertanyaan. Apakah otomatisasi akan menggantikan pekerja atau hanya akan membuat beban kerja lebih ringan? Di ranah SEO, ada pencari kata kunci dan pemeriksa SERP yang membantu mereka dalam pekerjaan mereka. Dan ketika mereka berurusan dengan backlink, mereka memiliki pemeriksa dan pemantau backlink.

Satu hal yang pasti, alat bantu dan otomatisasi akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas di tempat kerja. Pada dasarnya, otomatisasi menarik karena membantu perusahaan meningkatkan keuntungan mereka.

Dengan mengotomatisasi proses, perusahaan dapat membebaskan sumber daya berharga yang dapat dialokasikan di tempat lain. Dengan begitu, Anda bisa fokus pada peningkatan produk dan layanan perusahaan Anda. Misalnya, karena mereka memiliki lebih banyak waktu, staf Anda dapat bertemu dan menyarankan perbaikan. Dan Anda dapat menyesuaikan proses hingga pencapaiannya ke dalam jadwal Anda.

Terlepas dari itu, otomatisasi adalah solusi yang terbukti dapat membantu perusahaan Anda menghemat dan bersaing di pasar. Hal ini telah dilakukan oleh perusahaan di berbagai industri sehingga tidak ada salahnya untuk mencobanya juga.

3. Anda Akan Mendapatkan Visibilitas yang Lebih Besar ke Jaringan Anda

Pemantauan UC tradisional memberikan pandangan yang terkotak-kotak ke dalam aplikasi, tetapi pemantauan modern berbeda. Platform-platformnya memungkinkan staf TI untuk memiliki pandangan holistik dari lingkungan UC mereka. Dengan begitu, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kesehatan keseluruhan sistem mereka. Jika Anda perlu memeriksa kesehatan SEO perusahaan Anda, Ranktracker memiliki alat untuk membantu.

Dari titik itu, mereka dapat menyelami berbagai aplikasi, lokasi kantor, dan karyawan tertentu. Kemudian, mereka dapat mengotomatiskan pelaporan dan mengidentifikasi tren berdasarkan data itu. Kemampuan ini sangat membantu ketika perencanaan kapasitas dan perizinan perangkat lunak ukuran yang tepat.

Misalnya, perusahaan Anda menemukan bahwa perusahaan dapat mengurangi jumlah jalur telekomunikasi di kantornya. Hal ini karena lebih banyak karyawan memilih untuk bekerja dari rumah, tetapi itu berarti Anda perlu meningkatkan perizinan. Anda juga harus meningkatkan kapasitas untuk akses eksternal dalam pengaturan ini.

4. Otomatisasi dapat Membantu Anda Meningkatkan Skala

Mampu meningkatkan skala sangat penting untuk pertumbuhan dalam dunia bisnis. Dan otomatisasi adalah salah satu cara paling efektif untuk melakukannya. Seperti yang disebutkan sebelumnya, mengotomatisasi proses membantu perusahaan membebaskan sumber daya. Dan memungkinkan mereka untuk mengalokasikan sumber daya tersebut di tempat lain, memberikan ruang untuk perbaikan.

Otomatisasi penyediaan juga membantu perusahaan meningkatkan proses yang paling cocok untuk bisnis. Ini bisa berkisar dari pekerjaan sederhana hingga proses yang kompleks, seperti entri data dan pemasaran. Tidak masalah apa bidang bisnisnya karena hampir semua hal dapat diotomatisasi sekarang. Dan itu berarti ada lebih banyak cara untuk membantu mencapai tujuan Anda.

5. Otomatisasi Mengurangi Risiko dan Meminimalkan Kesalahan

Dengan penyediaan tradisional, ada kemungkinan besar bahwa staf TI akan membuat kesalahan konfigurasi manual. Mereka mungkin juga secara tidak sengaja memilih pengaturan yang salah ketika ada banyak langkah dalam platform yang kompleks.

Tetapi tim UC dapat menyederhanakan pengalaman ini dan menciptakan kebijakan standar dengan mengotomatisasi UC. Kebijakan-kebijakan tersebut membantu mencegah kesalahan manusia dan mendorong konsistensi di seluruh peran karyawan. Mereka juga memastikan bahwa perangkat disediakan dengan benar dengan aplikasi dan alat yang benar.

Mampu memitigasi risiko merupakan hal yang penting di sektor publik dan industri lain yang sangat diatur. Misalnya, layanan keuangan dan perawatan kesehatan perlu memenuhi standar kepatuhan yang ketat. Lagi pula, memberikan akses yang salah kepada karyawan atau mantan karyawan dalam industri tersebut bisa menjadi bencana.

6. Otomatisasi Meningkatkan Pengalaman Karyawan

Meningkatnya pekerjaan hibrida berarti lebih banyak karyawan yang bekerja di luar kantor yang membutuhkan alat UC. Jika tidak, kolaborasi jarak jauh tidak akan mulus dan karyawan akan memiliki pengalaman berkualitas rendah. Tetapi dengan peningkatan visibilitas dan pelaporan otomatis, staf TI dapat memonitor alat-alat tersebut.

Mereka dapat mengawasi perangkat keras dan hypervisor untuk memastikan bahwa kualitas panggilan suara dan video konsisten. Hal ini akan mencegah gangguan pada tugas dan pengalaman karyawan digital. Tetapi jika ada sesuatu yang tidak beres, platform pemantauan UC modern memudahkan tim untuk memecahkan masalah.

Misalnya, staf TI dapat melakukan tes lalu lintas sintetis untuk mensimulasikan aktivitas karyawan. Dengan begitu, mereka dapat menentukan sumber masalah apakah itu tentang bandwidth atau latensi. Ada banyak masalah yang bisa mereka identifikasi selain contoh yang diberikan.

Kesimpulan

Gagasan sistem komunikasi terpadu sudah ada sejak dulu dan telah berkembang menjadi seperti sekarang. Perkembangan teknologi terus membuat alat menjadi lebih baik dan hidup lebih nyaman bagi karyawan. Sebelum ruang kerja hibrida menjadi norma, staf TI tidak memiliki masalah dalam menjaga ketentuan UC secara manual. Tetapi sekarang, sangat menegangkan untuk mengelola semuanya secara manual, maka dimulailah otomatisasi.

Banyak manfaat yang diperoleh dari penyediaan pengguna otomatis dan perangkat lunak penyediaan secara keseluruhan. Misalnya, hemat biaya dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas di tempat kerja. Anda juga akan memiliki wawasan yang lebih baik ke dalam jaringan Anda yang membantu mengurangi risiko kesalahan. Dan semua ini membantu meningkatkan pengalaman karyawan digital sehingga pekerjaan mereka akan berjalan lancar. Sementara itu, otomatisasi membantu skala pertumbuhan perusahaan Anda, memastikan Anda mengikuti persaingan.