Mencapai budaya pertemuan yang indah menurut tim Anda

Intro

Rata-rata karyawan menghabiskan waktu 6 jam dalam rapat. Manajer rata-rata menghabiskan lebih dari 23 jam seminggu untuk rapat, dan jumlah itu terus bertambah, menurut penelitian. Rapat adalah aktivitas yang menyita begitu banyak waktu dan energi di tempat kerja. Mereka hanya mendapat sedikit pemikiran dari perspektif budaya, dan tidak cukup banyak upaya yang dihabiskan untuk masalah ini. Rapat adalah salah satu bidang budaya perusahaan yang paling penting, namun diabaikan.

Alasan kurangnya perhatian ini ada banyak. Tidak ada proses yang jelas untuk membuatnya efektif. Sifat berbagi informasi yang terkadang di menit-menit terakhir dan informal. Studi tentang rapat sangat luas dan beragam, tetapi mengingat sifat rapat yang sangat berbeda, cenderung hanya ada beberapa hal yang dapat ditindaklanjuti.

Di Hybryd, kami telah menghabiskan satu tahun terakhir yang didedikasikan untuk meningkatkan pertemuan di berbagai jenis organisasi. Kami telah belajar dari ratusan percobaan dan uji coba bagaimana rapat mengalir. Di bawah ini adalah beberapa temuan utama kami.

Rapat dijalankan dengan cara yang mengutamakan budaya

Budaya adalah jiwa sebuah perusahaan, yaitu seperangkat keyakinan dan perilaku yang mengarahkan orang-orang dalam cara mereka bertindak dan berinteraksi. Ketika Anda menerima anggota baru, rapat adalah cara tim berinteraksi. Rapat adalah hal yang memberikan petunjuk terbaik bagi rekan tim baru Anda tentang budaya Anda. Di mana mereka akan benar-benar menyadarinya adalah dalam rapat. Rapat adalah jendela bagi organisasi Anda.

Bagaimana rapat dapat menegakkan kembali budaya?

• Apakah orang-orang yang diundang ke pertemuan tahu tentang apa pertemuan itu?
• Apakah mereka tahu hasil apa yang ingin dicapai oleh pertemuan itu?
• Apakah pemimpin rapat berbagi informasi secara tepat waktu?
• Apakah para peserta merasa nyaman berbagi gagasan mereka?
• Apakah hasil dan keputusan rapat tersedia untuk orang-orang yang tidak menghadiri rapat?
• Apakah mereka hanya dapat diakses oleh sekelompok orang tertentu?

Rapat memperkuat budaya yang ingin Anda bangun

Sementara beberapa praktik rapat menjauhkan Anda dari budaya yang Anda inginkan, praktik rapat lainnya memperkuat budaya yang positif. Klien datang kepada kami karena mereka ingin meningkatkan hasil dan budaya. Perusahaan sering kali memperkenalkan proses rapat baru, rapat yang terstruktur dengan pimpinan puncak, dan kerangka kerja menyeluruh untuk rapat. Masalahnya adalah membuat tim ikut serta dalam proses-proses ini.

Kunci untuk hasil yang lebih baik adalah memudahkan anggota tim untuk mengadopsi kerangka kerja. Kerangka kerja ini harus jelas, mudah digunakan dan ada saat mereka membutuhkannya.

Berikut ini beberapa praktik terbaik yang akan membantu Anda menjadi pahlawan rapat:

• Tetapkan tujuan, pastikan tujuan itu spesifik dan dapat ditindaklanjuti.
• Tetapkan agenda untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan dalam rapat.
• Agenda juga memastikan tim Anda berada di halaman yang sama ketika rapat dimulai.
• Pra-kerja ketika ada kesenjangan pengetahuan yang perlu ditutup pada saat rapat dimulai.
• Catatan, bahkan pengingat kecil pun membantu meningkatkan pembagian informasi di seluruh perusahaan.
• Menugaskan catatan untuk tindakan membantu akuntabilitas di antara rapat untuk memastikan keberhasilan proyek.

Setelah beberapa pertemuan pertama menggunakan sistem ini, Anda akan melihat perubahan yang tercatat dalam hasil dan keterlibatan karyawan. Keberhasilan sasaran dan akuntabilitas membantu perusahaan dan budaya mereka.

Bagaimana seharusnya budaya Anda memengaruhi rapat Anda?

Budaya Anda harus memandu bagaimana proses rapat Anda diberlakukan dan bagaimana rapat Anda dijalankan. Di dunia baru tim kerja hibrida sering kali bekerja dengan model campuran. Lebih penting dari sebelumnya untuk tetap memperhatikan budaya. Rapat-rapat yang dilakukan tim Anda menawarkan banyak peluang untuk mengekspresikan nilai-nilai dan tujuan yang dipegang perusahaan.

Menghargai waktu semua orang, berkomunikasi dengan jelas dan transfer informasi yang mudah hanyalah beberapa cara Anda dapat mendukung budaya melalui rapat. Tujuan yang jelas, agenda, dan pra-kerja hanyalah beberapa alat penting yang dapat membantu Anda dalam perjalanan Anda.