7 Platform Manajemen Pengeluaran SaaS Terbaik di tahun 2023

Intro

Tahukah Anda bahwa pengeluaran untuk perangkat lunak adalah pengeluaran terbesar ketiga dalam sebuah organisasi setelah pengeluaran untuk karyawan dan sewa kantor?

Ya, aplikasi SaaS, tidak seperti aplikasi lama, lebih mudah dibeli. Siapa pun yang memiliki akses ke kartu kredit perusahaan bisa membeli aplikasi SaaS tanpa persetujuan tim TI atau keuangan.

Pengeluaran yang tidak terkendali ini, yang secara teknis disebut "IT bayangan", meningkatkan jumlah aplikasi gratis dan tidak disetujui dalam portofolio SaaS Anda. Tersembunyi dari tim TI dan keuangan, aplikasi-aplikasi ini dapat menyebabkan pembaruan yang terlewat dan, dalam skenario terburuk, pelanggaran data juga.

Di sinilah platform manajemen pengeluaran SaaS berperan. Artikel blog ini akan menjelajahi tujuh platform teratas yang tersedia saat ini dan membahas manfaat menggunakan perangkat lunak tersebut.

Apa yang dimaksud dengan platform manajemen pengeluaran SaaS?

Platform manajemen pengeluaran SaaS adalah solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengoptimalkan dan merampingkan proses pengadaan, pengeluaran, dan manajemen pengeluaran aplikasi SaaS.

Sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem keuangan, SSO, dan HRIS Anda untuk memberikan visibilitas komprehensif ke dalam pengeluaran SaaS mereka, bayangan TI, dan membantu mengendalikan biaya secara efektif.

Tim TI dan SDM dapat menggunakan visibilitas yang ditawarkan oleh platform manajemen pengeluaran SaaS untuk mengidentifikasi TI bayangan dan menghilangkan aplikasi duplikat. Alat-alat ini juga memiliki pengingat dan alur kerja waktu nyata untuk mencegah perpanjangan otomatis dan membantu tim Anda memperbarui kontrak SaaS tepat waktu.

Peningkatan pengeluaran SaaS karena pembaruan yang terlewat, shadow IT, dll. akan berdampak pada keputusan penganggaran dan pendapatan Anda jika dibiarkan begitu saja. Jadi, mari kita lihat alat manajemen pengeluaran SaaS terbaik yang dapat membantu mengoptimalkan pengeluaran SaaS Anda.

7 platform manajemen pengeluaran SaaS teratas

CloudEagle

CloudEagle memimpin karena merupakan salah satu platform manajemen pengeluaran yang paling komprehensif dalam daftar ini. Manajemen aplikasi yang luas, pengoptimalan biaya, pengadaan, fitur manajemen vendor, dan antarmuka yang ramah pengguna telah menjadikannya platform pilihan bagi UKM dan perusahaan.

CloudEagle dapat berintegrasi dengan sistem SSO, keuangan, dan HRIS internal Anda. Hal ini memungkinkan Anda mendapatkan visibilitas 100% ke dalam tumpukan SaaS Anda, melacak wawasan penggunaan aplikasi, mengidentifikasi aplikasi yang tidak digunakan dan duplikat, dan menjaga agar TI tetap terkendali.

Platform ini juga menawarkan alur kerja otomatis untuk menyederhanakan proses pengadaan dan pembaruan, sehingga menghemat waktu dan tenaga tim Anda. Dengan CloudEagle, mengelola kontrak dan faktur menjadi sangat mudah, karena Anda bisa menyimpannya di satu tempat dan melacaknya dengan mudah.

Pakar pembelian SaaS CloudEagle akan membantu Anda menemukan perangkat lunak yang tepat dan bernegosiasi atas nama Anda untuk membeli perangkat lunak yang tepat dengan harga yang tepat. Selain itu, CloudEagle unggul dalam pemantauan pembaruan. CloudEagle akan mengirimkan pengingat melalui Slack dan Email 90 hari sebelum tenggat waktu perpanjangan dan meneruskannya ke berbagai pemangku kepentingan hingga kontrak diperbarui.

Fitur

• Visibilitas aplikasi dan wawasan penggunaan yang akurat
• Penyediaan dan pencabutan provisi pengguna secara otomatis
• Alur kerja untuk pengadaan dan pembaruan
• Pemberitahuan kelonggaran untuk pengadaan dan pembaruan
• Layanan pembelian berbantuan
• Mesin rekomendasi vendor yangdidukung AI
• Manajemen lisensi dan kontrak
• Laporan khusus.

Harga

Paket pemula dihargai $1000 per bulan.

Baiklah.

Finly adalah solusi manajemen keuangan berbasis cloud yang dibangun untuk melacak dan mengelola pengeluaran dan biaya yang dikeluarkan oleh pengguna dan operasi dalam sebuah organisasi. Aspek keren dari Finly adalah dapat melacak dan memproses semua pengeluaran, baik dalam bentuk tanda terima kertas maupun catatan digital.

Finly dilengkapi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR), yang membuat alat ini mengekstrak informasi yang relevan dari struk, termasuk tanggal, detail vendor, dan jumlah yang dibelanjakan. Informasi ini kemudian diproses untuk menghasilkan laporan pengeluaran yang komprehensif secara otomatis.

Laporan-laporan ini kemudian dikirim ke manajer untuk ditinjau dan disetujui. Setelah disetujui, laporan tersebut diserahkan ke tim keuangan untuk penggantian biaya, sehingga memastikan pemrosesan biaya karyawan yang tepat waktu dan akurat.

Jika tumpukan SaaS Anda memiliki aplikasi duplikat karena adanya shadow IT, Finly dapat membantu Anda menemukan siapa yang membeli aplikasi tersebut dengan menganalisis tanda terima atau faktur. Dengan menggunakan alat manajemen keuangan seperti Finly, organisasi dapat meningkatkan akuntabilitas untuk pembelian bayangan dan menerapkan langkah-langkah untuk mencegah terulangnya hal tersebut.

Fitur

• Alur kerja otomatis
• Pelacakan aktivitas dan pengeluaran
• Manajemen penggantian biaya
• Mengotomatiskan pembayaran kontrak
• Mengelola pembayaran pesanan pembelian
• Sistem pengendalian anggaran
• Manajemen pembayaran kartu kredit perusahaan

Harga

Tersedia tiga tingkatan harga: Bisnis kecil, Pertumbuhan cepat, dan Perusahaan. Jenis bisnis apa yang Anda jalankan? Apakah Anda perusahaan rintisan yang berkembang pesat? Anda bisa menghubungi tim Finly untuk detail harga.

Ramp

Tidak seperti platform lain dalam daftar ini, Ramp menawarkan solusi unik yang akan mencegah karyawan membeli aplikasi SaaS tanpa persetujuan TI: Kartu perusahaan Ramp.

Bagaimana kartu perusahaan dapat mencegah karyawan melakukan pembelian bayangan?

Kartu-kartu ini dapat dikonfigurasikan dengan berbagai cara. Misalnya, Anda dapat menetapkan anggaran tertentu pada kartu yang akan mencegah tim melakukan pengeluaran berlebihan, dan Anda juga dapat membatasi pengeluaran pada kartu-kartu ini agar pengeluaran tetap optimal.

Dengan kartu nama Ramp, penganggaran SaaS menjadi mudah karena setiap departemen bisa diberikan kartu perusahaan khusus dengan anggaran yang telah ditentukan sebelumnya yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Pendekatan ini meningkatkan akuntabilitas dan mencegah pembelian bayangan.

Selain kartu nama, Ramp juga merupakan platform manajemen pengeluaran dan manajemen vendor yang kuat. Platform ini menyederhanakan proses pembayaran dengan mengumpulkan dan memverifikasi tanda terima secara akurat, memastikan pengalaman yang mulus bagi pengguna.

Fitur

• Manajemen vendor dan pengeluaran
• Menetapkan batas pengeluaran untuk kartu nama
• Daftar hitam vendor untuk mencegah pembelian yang tidak diinginkan
• Mencegah vendor menagih lebih banyak selama perpanjangan otomatis
• Memetakan transaksi ke vendor yang tepat
• Alur kerja persetujuan yang telah ditentukan sebelumnya untuk pengadaan
• Memusatkan semua pengeluaran karyawan dan SaaS untuk pengelolaan yang mudah.

Harga

Tersedia uji coba gratis. Anda perlu menghubungi tim untuk mengetahui lebih lanjut tentang harga.

Spendesk

Spendesk adalah solusi manajemen pengeluaran yang intuitif untuk membantu bisnis mengelola pengeluaran pengguna dan aplikasi secara efisien. Sistem ini menawarkan berbagai fitur dinamis seperti otomatisasi pengeluaran, kartu virtual, pencocokan faktur dengan OCR, dan lain-lain, untuk merampingkan manajemen pengeluaran.

Fitur ini memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan pengeluaran yang berulang, mengurangi upaya manual, menghemat waktu, dan meningkatkan produktivitas tim. Fitur otomatisasi ini menyederhanakan proses manajemen pengeluaran dan memastikan konsistensi.

Perangkat lunak Optical Character Recognition (OCR) memungkinkan Spendesk untuk mencocokkan faktur dengan klaim pengeluaran secara otomatis. Hal ini membantu menghubungkan pengeluaran dengan faktur yang relevan secara akurat dan menyederhanakan proses rekonsiliasi.

Seperti Ramp, Spendesk juga menyediakan kartu kredit virtual sekali pakai, yang bisa digunakan untuk pembelian online yang aman dalam sebuah organisasi. Kartu-kartu ini dapat dikonfigurasikan dengan batas pengeluaran dan anggaran yang telah ditentukan sebelumnya untuk mencegah pengguna melakukan pembelanjaan yang berlebihan pada produk dan layanan.

Fitur

• Kartu virtual dan kartu debit pelanggan
• Kontrol anggaran pada kartu
• Melacak transaksi keuangan dan akuntansi secara real-time
• Membuat aturan pengeluaran yang telah ditentukan sebelumnya
• Kelola langganan aplikasi dengan mudah
• Penggantian biaya.

Harga

Anda bisa mendapatkan penawaran khusus dari tim berdasarkan kebutuhan Anda.

Payhawk

Berikutnya dalam daftar perangkat lunak manajemen pengeluaran SaaS terbaik kami adalah Payhawk, yang menggabungkan kartu perusahaan, manajemen multi-entitas, manajemen pengeluaran, dan utang usaha ke dalam satu platform.

Solusi terpadu ini meningkatkan visibilitas ke dalam arus kas, mengoptimalkan pengeluaran, dan menyederhanakan perencanaan di seluruh Grup, sehingga memungkinkan bisnis untuk mengambil pendekatan yang efisien dan efisien dalam mengelola proses keuangan mereka.

Kartu korporat memiliki fitur manajemen pengeluaran seperti batas pengeluaran, kebijakan, dan aturan untuk mengonfigurasi anggaran dan mengontrol pengeluaran individu dan tim. Anda dapat melacak penggunaan secara real time dan membekukan kartu serta transaksi lebih lanjut ketika pengguna terlibat dalam pembelian bayangan.

Aspek terbaik dari kartu Payhawk adalah Anda tidak perlu mengelola kartu satu per satu. Fitur otomatisasi akun akan memungkinkan Anda untuk melacak dan mengelola kartu secara massal. Anda bisa mengatur anggaran dan aturan pengeluaran dan menerapkannya ke seluruh departemen dengan sekali klik.

Fitur

• Kontrol anggaran dan pengeluaran yang proaktif
• Manajemen kartu massal
• Membuat kartu dengan anggaran bersama yang telah ditentukan sebelumnya
• Manajemen biaya
• Alur kerja persetujuan tersedia
• Aplikasi seluler Payhawk tersedia

Harga

• Kartu premium - €199/bulan
• Pengeluaran all-in-one - €299/bulan
• Perusahaan - Penawaran khusus berdasarkan kebutuhan

Membebani biaya

Expensify adalah sistem manajemen pengeluaran bisnis berbasis cloud yang menangani manajemen pengeluaran dan transaksi melalui pemrosesan data secara real-time.

Sistem ini menawarkan berbagai fitur untuk merampingkan pelacakan pengeluaran, menganalisis pola pengeluaran pengguna, mengelola hubungan dengan vendor, membuat rencana anggaran yang kuat, mengelola penerimaan, dan mengelola proses penggantian biaya.

Expensify juga menawarkan kartu kredit korporat untuk membantu tim keuangan mengontrol dan mengelola pengeluaran mereka secara efektif. Anda bisa menetapkan batas cerdas untuk setiap kartu untuk mengontrol pengeluaran. Setelah mencapai batas, kartu akan dimatikan sampai ada persetujuan atas pengeluaran sebelumnya.

Anda dapat membuat laporan pengeluaran yang cerdas dan komprehensif dengan menyusun pengeluaran individu dan kelompok dengan format yang dapat disesuaikan. Anda dapat membagikan laporan ini dengan kolega, manajer, atau departemen akuntansi untuk kolaborasi dan memfasilitasi keputusan yang cerdas.

Fitur

• Sistem deteksi agen nakal untuk kepatuhan
• Manajemen pengeluaran dan faktur
• Pengaturan perjalanan terpusat dan pembayaran pribadi
• Alur kerja dan integrasi otomatis tingkat lanjut
• Dukungan prioritas
• Aplikasi pemindaian tanda terima.

Harga

• Versi gratis tersedia dengan fitur terbatas
• Paket Collect dihargai $5/pengguna/bulan dengan kartu Expensify
• Paket kontrol dihargai $9/pengguna/bulan dengan kartu Expensify.

Spendflo

Spendflo adalah platform manajemen SaaS end-to-end dan manajemen pengeluaran dengan banyak fitur untuk mengelola seluruh siklus SaaS Anda, mulai dari manajemen aplikasi hingga pengadaan dan manajemen pengeluaran.

Mempercepat proses pembelian SaaS dengan mengotomatiskan alur kerja persetujuan. Kurangi waktu manual dan biarkan tim Anda fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis untuk mengelola pengeluaran SaaS Anda.

Spendflo dapat berintegrasi dengan SSO internal dan sistem keuangan Anda untuk melacak data pengeluaran. Anda bisa mendapatkan tampilan 360 derajat tentang berapa banyak pengeluaran tim Anda untuk setiap aplikasi. Bandingkan pengeluaran yang direncanakan dengan pengeluaran aktual dan hitung di mana Anda kekurangan dan kelebihan pengeluaran. Hal ini akan membantu Anda merencanakan anggaran secara efektif.

Analisis data penggunaan setiap aplikasi, identifikasi lisensi yang kurang dimanfaatkan, dan sesuaikan ukurannya untuk meningkatkan penghematan SaaS Anda, yang secara signifikan akan berdampak pada keuntungan Anda.

Fitur

• Kelola aplikasi dan kontrak dari satu tempat
• Analisis pengeluaran dan pelacakan penggunaan yang akurat
• Alur kerja persetujuan otomatis dan pembelian berbantuan
• Penilaian risiko vendor
• Melakukan survei sentimen
• Kelola portofolio, pengeluaran, dan keamanan dari satu platform.

Harga

Paket perdana dihargai $2.500 per bulan (ditagih setiap tahun), dan harga akan meningkat berdasarkan pengeluaran tahunan Anda.

Manfaat menggunakan perangkat lunak manajemen pengeluaran

Menerapkan platform manajemen pengeluaran SaaS dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda. Berikut ini beberapa keuntungan utamanya:

Optimalisasi Biaya

Platform manajemen pengeluaran membantu Anda mendapatkan visibilitas ke dalam pengeluaran SaaS Anda melalui integrasi SSO dan keuangan, memungkinkan Anda mengidentifikasi lisensi yang tidak perlu, dan menghilangkan layanan yang berlebihan, sehingga menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

Visibilitas dan Pelacakan Terpusat

Dengan platform manajemen pengeluaran, Anda bisa mendapatkan gambaran menyeluruh tentang seluruh tumpukan SaaS Anda dan mengkonsolidasikan semua aplikasi SaaS Anda di satu tempat, sehingga memudahkan pelacakan, pemantauan, dan manajemen. Visibilitas lengkap mencegah bayangan TI, duplikasi, dan aplikasi yang berlebihan serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Alur Kerja yang Efisien

Perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti pemrosesan faktur, pelacakan pengeluaran, dan alur kerja persetujuan, sehingga mengurangi upaya manual dan meningkatkan produktivitas.

Pelacakan penggunaan

Berkat kemampuan integrasi perangkat lunak manajemen pengeluaran, Anda dapat melacak penggunaan aplikasi secara real time. Identifikasi aplikasi yang tidak terpakai dan kurang dimanfaatkan dan lakukan pengoptimalan yang diperlukan untuk mengontrol pengeluaran Anda.

Manajemen kontrak dan perpanjangan kontrak

Platform ini menyediakan kemampuan manajemen aset yang komprehensif, memungkinkan Anda untuk melacak persyaratan kontrak, mengotomatiskan pembaruan, dan menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik dengan pemasok dengan bantuan pembeli yang dibantu.

Kesimpulan

Ini dia, tujuh platform manajemen pengeluaran SaaS terbaik yang harus dicari di tahun 2023. Pengeluaran perangkat lunak telah menjadi beban yang tidak terkendali bagi tim keuangan karena kurangnya sistem yang canggih untuk mengelola seluruh portofolio SaaS.

Anda bisa menggunakan platform seperti CloudEagle dan Spendflo untuk manajemen SaaS dan proses manajemen pengeluaran yang lebih baik. Dapatkan visibilitas lengkap tentang apa yang digunakan tim Anda dan di mana mereka membelanjakan uang, dan buat keputusan pengoptimalan yang diperlukan untuk meningkatkan penghematan SaaS.

Platform seperti Ramp dan Expensify menyediakan kartu kredit virtual perusahaan, yang dapat digunakan untuk mengontrol pola pengeluaran tim Anda dan menjaga pengeluaran tetap sesuai dengan anggaran.

Jadi, apa pilihan Anda?