5 Tips Membangun Tim Jarak Jauh yang Tangguh

Intro

Jumlah karyawan global yang bekerja dari jarak jauh telah meningkat secara signifikan dalam beberapa tahun terakhir, meningkat menjadi 28% pada tahun 2023. Jumlah ini meningkat berkat berbagai faktor, seperti pandemi COVID-19 dan keinginan generasi Milenial untuk mendapatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik.

Terlepas dari alasannya, meningkatnya jumlah pekerja jarak jauh menyoroti pentingnya membangun tim jarak jauh yang kuat. Faktanya, 3M, Twitter dan HubSpot adalah beberapa perusahaan besar yang telah beralih ke pekerjaan jarak jauh.

Model kerja jarak jauh telah terbukti sangat berhasil untuk meningkatkan produktivitas. Namun, untuk mencapai tim jarak jauh yang terstruktur dengan baik membutuhkan waktu dan penerapan yang cermat. Artikel ini akan membahas lima kiat untuk membangun tim kerja jarak jauh yang kuat.

Merekrut dengan Hati-hati

Untuk membangun tim jarak jauh yang kuat, Anda perlu mengenali karyawan yang memiliki disiplin, dorongan, dan keterampilan untuk bekerja dari rumah, karena Anda tidak akan berada di sana untuk mengawasi mereka.

Luangkan lebih banyak waktu untuk proses rekrutmen dan pilihlah kandidat dengan kemampuan komunikasi yang sangat baik, waktu respons yang cepat, dan kemahiran di bidangnya. Selain itu, pastikan kandidat yang Anda rekrut selaras dengan budaya dan tujuan perusahaan Anda.

(Sumber gambar: Statista)

Untungnya, dengan semakin banyaknya karyawan yang menuntut fleksibilitas kerja jarak jauh, proses rekrutmen menjadi lebih mudah bagi perusahaan yang ingin merekrut talenta terbaik.

Memperjelas Ekspektasi Kerja

Tim kerja jarak jauh harus memahami ekspektasi sejak hari pertama. Mulailah dengan menetapkan ekspektasi kerja jarak jauh yang jelas, seperti komunikasi, tenggat waktu tugas, dan jam kerja. Berikut ini beberapa kiat untuk memastikan tim kerja jarak jauh Anda memiliki pemahaman yang sama:

• Gunakan kerangka kerja penetapan tujuan untuk memastikan tujuan karyawan jarak jauh selaras dengan tujuan perusahaan.
• Tetapkan metode komunikasi yang jelas seperti email atau perangkat lunak pesan instan.
• Memberikan umpan balik kinerja secara teratur dan menangani area yang perlu ditingkatkan.
• Tetapkan komitmen kerja seperti hari kerja yang diharapkan, waktu istirahat yang diizinkan, dan cuti tahunan.

Setelah menetapkan panduan dan ekspektasi yang jelas ini, tim Anda akan mengetahui apa yang Anda butuhkan dari mereka, dan mereka tidak memiliki alasan untuk tidak memenuhi harapan Anda.

Berinteraksi dengan Karyawan Jarak Jauh

Ingat, ada banyak perbedaan utama antara mengelola pekerja jarak jauh dan karyawan yang datang langsung, yang terpenting adalah komunikasi.

Gunakan alat komunikasi yang dapat diandalkan untuk berinteraksi dengan tim jarak jauh Anda secara teratur. Karyawan yang terputus dan tidak terlibat tidak akan bahagia atau produktif.

Gunakan alat komunikasi seperti Microsoft Teams, Slack, atau Zoom untuk secara teratur memeriksa pekerja jarak jauh, mengadakan rapat tim, dan menyelenggarakan aktivitas pembangunan tim virtual. Konferensi video telah menjadi sangat penting, dengan 90% pekerja jarak jauh mengandalkannya.

Selain komunikasi, kolaborasi tim juga sangat penting ketika mencoba melibatkan pekerja jarak jauh. Alat bantu manajemen proyek seperti Zoho, Monday, dan Trello dapat membantu Anda berkolaborasi secara efisien dalam proyek.

Gunakan Pelacakan Waktu

Anda mungkin tidak dapat memantau karyawan jarak jauh secara langsung, namun Anda tetap harus memastikan produktivitas mereka selama jam kerja sesuai dengan harapan.

Gunakan perangkat lunak pelacakan waktu untuk memastikan mereka bekerja pada waktu yang seharusnya. Selain itu, perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu Anda mengidentifikasi alur kerja yang bisa lebih efisien dan anggota tim yang membutuhkan lebih banyak pelatihan atau struktur.

Ada banyak aplikasi dan perangkat lunak pelacakan waktu gratis dan berbayar secara online, termasuk TSheets, Zoho Projects, Hubstaff, VeriClock, dan Clockify. Alat-alat ini dapat mengirimkan pengingat berbasis waktu melalui platform komunikasi yang Anda pilih atau menyediakan pencatatan waktu otomatis.

Menyediakan Peralatan dan Akses Perangkat Lunak yang Tepat

Tergantung pada sifat pekerjaan tim Anda, mereka mungkin memerlukan akses ke komputer atau laptop, mouse dan keyboard, printer, ponsel pintar, atau lebih.

Beberapa bisnis meminta karyawannya untuk menggunakan komputer dan perangkat lain milik mereka sendiri. Namun, tidak semua orang mampu membeli teknologi berkualitas baik, jadi lebih baik menyediakan peralatan yang dibutuhkan tim jarak jauh untuk meningkatkan peluang keberhasilan tim jarak jauh Anda.

Selain itu, Anda perlu memberikan akses ke perangkat lunak yang dibutuhkan karyawan jarak jauh untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien. Ini bisa termasuk perangkat lunak komunikasi seperti Slack, perangkat lunak pengeditan seperti Adobe, sistem manajemen konten, akun stok gambar, dan email bisnis.

Siap Membangun Tim Jarak Jauh yang Tangguh?

Penelitian menunjukkan bahwa pekerja jarak jauh lebih produktif antara 35 hingga 40% dibandingkan pekerja kantoran.

Namun, kami memahami bahwa membangun tim yang terlibat dan berkolaborasi dengan baik yang tersebar di seluruh negeri atau bahkan dunia tidaklah mudah. Dengan mengikuti lima tips yang dieksplorasi dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan manfaat dari membangun tim jarak jauh.